EU-asianhallintajärjestelmän kehittämishanke

Asettaminen	
	Sosiaali- ja terveysministeriö on tänään asettanut EU-asianhallintajärjestelmän kehittämishankkeen (STM-EUtori).	

Toimikausi	
	1.5.2001 - 31.3.2002  	

Tausta	
	Valtioneuvoston EU-sihteeristö ja EU-tiedonhallinta siirtyivät ulkoasiainministeriöstä valtioneuvoston kansliaan 1.7.2000. Siirtoa valmisteltaessa sovittiin, että yksiköt saavat käyttää UM:n kehittämiä EU-asianhallinnan tietojärjestelmiä siihen asti, kun uudet järjestelmät rakennetaan valtioneuvoston verkkoon.

Valtioneuvoston kanslia käynnisti uuden EU-asianhallinnan tietojärjestelmän hankinnan 20.4.2000. Järjestelmän toimittajaksi valittiin TietoEnator. Toteutus perustuu Documentum-ohjelmistoon. Uusi EUtoriksi ristitty järjestelmä korvaa aikaisemmin käytetyt EU-asioiden tiedonhallintajärjestelmän Eurodocin, EU-asioiden saapumis-rekisterin sekä valtioneuvoston kansliassa käytössä olleet Aski-dokumentin-hallinta-järjestelmän ja EU-diaarin.

EUtorin määrittelystä ja toteutuksesta vastaava projektiryhmä muodostuu VNK:n tietopalvelun, kehittämisyksikön ja EU-sihteeristön edustajista sekä toimittajan nimeämistä edustajista. 

Projektiryhmän työskentelyn tueksi on muodostettu aihekohtaisia asiantuntijaryhmiä ministeriöiden ja EU-koordinaatioon osallistuvien viranomaisten edus-tajista.
Projektin keskeisiä tehtäviä ovat Documentum-perustuotteen sovittaminen, räätä-löintitarpeiden määrittely, laitevaatimusten määrittely, räätälöinnin suunnittelu ja toteutus sekä järjestelmätestaus. Projekti käynnistyi tammikuussa 2001 ja järjestel-män käyttöönotto tapahtuu syksyllä 2001.	

Tavoitteet	
	STM:n tavoitteena on osallistua aktiivisesti valtioneuvoston EUtori-järjestelmän määrittelystä vastaaviin asiantuntijaryhmiin. Tavoitteena on tuoda esille STM:n kokemuksia ja kehittämisehdotuksia nykyisten tietojärjestelmien käyttäjänä ja EU-asianhallinnan prosessien kehittäjänä.

Tavoitteena on samalla uudistaa STM:n omia EU-asianhallinnan prosesseja toimintaympäristössä, jonka uusi tietojärjestelmä tekee mahdolliseksi.
Projektin tavoitteena on myös tukea koko ministeriön kattavaa yhteistä asian- ja dokumentinhallinnan kehittämishanketta, joka on tarkoitus käynnistää syksyllä 2001. Asiankäsittelyprosessien kehittäminen edellyttää tutustumista asian- ja dokumen-tinhallinnan ohjelmistojen markkinatarjontaan ja referenssitoimituksiin.

Tehtävä	
	STM:n projekti jakaantuu seuraaviin kolmeen vaiheeseen:
- STM:n osallistuminen valtioneuvoston EUtori-järjestelmän kehittämiseen
- EU-asianhallinnan prosessien uudistaminen STM:ssä
- Ohjelmistojen ja referenssitoimitusten kartoitus

EU-asianhallinnan prosessien uudistaminen sisältää mm. seuraavat tehtävät:
- Työryhmä koulutetaan prosessien kuvaamisen ja uudistamisen menetelmiin. Koulutuksesta vastaa HM&V Research Oy.
- Kuvataan EU-asioiden valmistelun nykyiset toimintaprosessit ja tiedonhallintatavat STM:ssä ja EU-koordinaatiossa.
- Analysoidaan ja kuvataan nykytilan keskeiset ongelmakohdat ja kehittämiskohteet.
- Kuvataan tavoitetila: EU-asioiden sähköinen valmistelu STM:ssä valmistelijan, EU-koordinaattoreiden ja tietopalvelun kannalta.
- Arvioidaan EUtori-järjestelmän mahdollisuudet tavoitetilan toteuttamiseksi.
- Määritellään EUtorin ja STM:n asianhallintajärjestelmän rajapinnat sekä rajapin-nat EU:n Council Extranetiin kuin myös jo nyt laajaan sähköpostitse tapahtuvaan dokumenttien siirtoon.

Organisointi	
	Ohjausryhmä	
		Puheenjohtaja Helena Puro, kansainvälisten asiain johtaja, kansainvälisten asiain toimisto 	
		Jäsenet:	
		Martti Lähteinen, neuvotteleva virkamies, sosiaali- ja terveyspalveluosasto 	
		Raimo Salonen, neuvotteleva virkamies, ehkäisevän  sosiaali- ja terveyspolitiikan osasto 	
		Rolf Myhrman, apulaisosastopäällikkö, talous- ja suunnitteluosasto 	
		Tarmo Pukkila, osastopäällikkö, vakuutusosasto 	
		Jukka Kallio, johtaja, työsuojeluosasto 	
		Sihteeri Johanna Hartman, tietopalvelupäällikkö, hallinto-osasto 	
	Projektiryhmä	
		Puheenjohtaja Johanna Hartman, tietopalvelupäällikkö, hallinto-osasto 	
		Jäsenet:	
		Mervi Kattelus, ylitarkastaja, sosiaali- ja terveyspalveluosasto 	
		Matti Kajantie, ylitarkastaja, työsuojeluosasto 	
		Juha Pyötsiä, neuvotteleva virkamies, ehkäisevän sosiaali- ja terveyspolitiikan osasto 	
		Antero Kiviniemi, ylitarkastaja, vakuutusosasto 	
		Hellevi Laajisto, julkaisusihteeri, hallinto-osasto 	
		Markus Seppelin, ylitarkastaja, sosiaali- ja terveysministeriö 	
		Birgitta Pajula, osastosihteeri, sosiaali- ja terveysministeriö 	
		Anu Simell, atk-suunnittelija, hallinto-osasto 	
		Sari Karhinen, ylitarkastaja, ehkäsevän sosiaali- ja terveyspolitiikan osasto 	
		Marja-Riitta Pitkänen, tietopalvelun hoitaja, hallinto-osasto 	
		Outi Kuivasniemi, ylitarkastaja, kansainvälisten asiain toimisto 	
		Kaarina Haataja, osastosihteeri, kansainvälisten asiain toimisto 	
		
	Hanke on organisoitu projektiryhmäksi ja ohjausryhmäksi. Hankkeen projektipäällikkö toimii ohjausryhmän sihteerinä. Projektiryhmä voi nimetä keskuudestaan sihteerin, kuulla asiantuntijoita ja käyttää budjettinsa puitteissa konsulttipalveluja.	

Kustannukset ja rahoitus	
	Työryhmä työskentelee virka-aikana ilman eri korvausta. Työryhmän muut kulut maksetaan sille varatusta määrärahasta.	

	Kansliapäällikkö	Markku Lehto	

	Osastopäällikkö, ylijohtaja	Arto V. Klemola	

LIITTEET	

JAKELU	
	Päätöksessä mainitut	

TIEDOKSI	
	Osastot
Kansainvälisten asiain toimisto
Viestintäyksikkö
Hankerekisteri
VIE
TAO/TIR
Hankerekisteri