Valtiovarainministeriön asianhallinnan kehittäminen, VM Mahti

Asettaminen	
	Valtiovarainministeriön hallintoyksikkö on tänään asettanut asianhallinnan kehittämishankkeen asianhallintajärjestelmän hankintaa ja käyttöön ottoa varten .	

Toimikausi	
	17.9.2007 - 31.3.2010  	

Tausta  	
	Ministeriön nykyinen tilanne
Ministeriössä on käynnissä toimintatapojen uudistaminen kohti osastorajat ylittävää asioiden valmistelua. Tämä vaatii uutta keskustelevaa ja tiimityötä tukevaa organisaatiokulttuuria ja ministeriön työprosessien kehittämistä.

Valtiovarainministeriön strategian (2004-2007) ja hallinnonalan tuottavuusohjelman sisältämän henkilöstösuunnitelman mukainen henkilöresurssien kohdentaminen muuttaa erityisesti tukihenkilöstön työtä, mutta uudet toimintatavat vaikuttavat myös johdon ja asiantuntijoiden työhön.  

Uudenlaista toimintatapaa voidaan tukea työnkulkuja ohjaavalla asianhallintajärjestelmällä, josta on liittymät operatiivisiin ja työryhmätyöskentelyä tukeviin järjestelmiin.

Ministeriön nykyiset asianhallintajärjestelmät ovat elinkaarensa lopussa. Asiat ja niihin kuuluvat asiakirjat ovat hajallaan verkkolevyillä, sähköpostilaatikoissa, sähköpostin ilmoitustauluilla, Valdossa ja muissa tietojärjestelmissä. Lisäksi nykyisistä järjestelmistä puuttuu integroinnissa vaadittavia ominaisuuksia ja rajapintoja. Tietoja joudutaan viemään käsin järjestelmästä toiseen, eivätkä tiedot aina ole yhtenäisiä, riittäviä tai ajan tasalla. 

Hallinnon rekistereille ja asiakirjajärjestelmille  asetetut vaatimukset ovat tiukentuneet: 
viranomaisen asiakirjahallintoa koskevien asetusten ja normien (mm. Kansallisarkiston SÄHKE-määräys) mukaan asiat ja niiden käsittelymenettelyt on rekisteröitävä luotettavasti, todennettavalla tavalla ja hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen. 

Valtion IT-strategia 
Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon  IT –toiminnan kehittämisestä (15.6.2006) kannustaa organisaatioiden väliseen yhteistyöhön. Periaatepäätöksen mukaan valtionhallinnon IT-toiminnan yksi strateginen tavoite on tukea yhtenäisiä ja yhteisiä tietotekniikkapalveluja ja –järjestelmiä. 

MAHTI-yhteistyö
Valtiovarainministeriö osallistui Ministeriöiden yhtenäisen asianhallinnan tavoitteiden esiselvitys –hankkeeseen (MAHTI, Hare-tunnus LVM062:00/2005), jonka tulosten mukaan edellytykset osallistuneiden ministeriöiden yhtenäiselle asianhallintajärjestelmälle ovat olemassa. 

Asianhallintajärjestelmän hankintaa varten asetettiin KTM:n, LVM:n, VM:n, VNK:n ja OKV:n yhteinen MAHTI-hanke (VM094:00/2006). Yhteishankkeessa tavoitteena on kilpailuttaa ja hankkia määrittelyjen mukainen asianhallintajärjestelmä osallistuville organisaatioille. Yhteishanke teki 30.8.2007 kilpailutuksen jälkeen päätöksen yhtenäisen asianhallintajärjestelmän alustan ja asiakaskohtaisten sovitusten hankinnasta. Yhteishankkeen lisäksi kukin organisaatio käynnistää organisaatiokohtaisia määrittely-, toteutus- ja käyttöönottotehtäviä varten oman asianhallintahankkeensa, joka on yhteishankkeen osahanke. 

MAHTI-yhteishanke ottaa huomioon ValtIT:n dokumentinhallinta- ja kokonaisarkkitehtuuri- kehittämishankkeiden linjaukset.	

Tavoitteet	
	Hankkeen tuloksena on 
•	VM:n toimintatapoja tukevat asianhallinnan työnkulut /menettelyt.
•	Ministeriön toimisto-ohjelmiin integroitu asianhallintajärjestelmä, jonka käyttöön henkilöstö on koulutettu. 
•	Työryhmätyön tukijärjestelmä, joka sisältää työvälineet ja yhteisen työtilan työryhmille osastorajoista riippumatta, sekä käyttömahdollisuuden tarvittaessa myös ministeriön ulkopuolisille työryhmien jäsenille. 

Asianhallinnan kehittämisen tavoitteena on
•	Tehostaa henkilöstön ajankäyttöä parantamalla asiakirjoihin ja asiankäsittelyyn liittyviä rutiineja, esim. jakeluun, kirjaamiseen, hyväksymiseen, tallentamiseen tai arkistointiin liittyviä menettelyjä. 

•	Helpottaa asioiden ja asiakokonaisuuksien seurantaa ja hallintaa. Järjestelmän avulla esimiehet voivat esim. antaa toimeksiantoja sekä seurata niiden etenemistä. Järjestelmästä saadaan monipuolisia raportteja toiminnan tueksi. 

•	Parantaa tiedonkulkua ja lisätä ministeriön toiminnan avoimuutta ja läpinäkyvyyttä ylläpitämällä tietoja yhdessä järjestelmässä, josta tiedot siirtyvät automaattisesti ja ajantasaisina muihin järjestelmiin ja julkaisupaikkoihin.

•	Helpottaa valtioneuvoston sisäistä asian käsittelyä ja ennakoida tulevia tarpeita ottamalla käyttöön standardienmukaisesti integroitava järjestelmä. Esim. sähköinen asiointi, avoimuuden ja kansalaisvaikuttamisen periaatteet, viranomaisten välinen yhteistyö sekä sähköinen arkistointi edellyttävät monella taholla yhteensopivia järjestelmiä, ja korkeaa tietoturvaa. 

•	Täyttää julkisuuslain, henkilötietolain, hallintolain sekä arkistolaitoksen SÄHKE-määräyksen velvoitteet ottamalla käyttöön vaatimustenmukainen asianhallintajärjestelmä, jossa asiat ja niiden käsittelymenettelyt on rekisteröity luotettavasti, todennettavalla tavalla ja hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen. 	

Tehtävä	
	Hankkeen tehtävät ovat:
•	hankkeen valmistelu ja käynnistäminen, organisointi, dokumentaatio 
•	MAHTI-yhteishankkeen hankintasopimusten tekeminen VM:n osalta 
•	hankittavan järjestelmän, järjestelmäalustan ja VM:n organisaatiokohtaisten osuuksien määrittely, toteutus ja testaus yhteistyössä MAHTI-yhteishankkeen ja toimittajan kanssa
•	hankkeessa kehitettävien prosessien ja työnkulkujen valinta ja kuvaaminen yhteistyössä VM:n osastojen kanssa, sekä työnkulkujen toteuttaminen järjestelmään
•	nykyisistä järjestelmistä uuteen järjestelmään siirrettävien aineistojen kartoitus, konversioiden valmistelu ja toteutus
•	käyttöönoton vaiheistus ja valmistelu, siirtymävaiheen toimintatapojen määrittely
•	tukihenkilöiden ja käyttäjien koulutus,  koulutuksen, koulutusaineistojen ja esittelymateriaalin valmistelu
•	hankkeesta tiedottaminen
•	järjestelmän ja uudistettujen työnkulkujen käyttöönotto ministeriössä 
•	käyttötuen suunnittelu ja organisointi
•	ylläpidosta sopiminen, suositukset jatkotoimenpiteistä, hankkeen päättäminen	

Organisointi  	
		Projektiryhmä	
		Puheenjohtaja: Anna-Maija Marttila, tietoasiantuntija, valtiovarainministeriö
Raija Pyykkö, informaatikko, valtiovarainministeriö
Sihteeri: Suvi Metsärinta-Lehmusvaara, hankevastaava, valtiovarainministeriö
Tarvittaessa voidaan käyttää asiantuntijoita.

Hankeryhmä 
- VM:n osastojen ja yksiköiden edustajat

Ohjausryhmä
- perustetaan v. 2008 käyttöönottoon liittyviä linjauksia varten	
			
	Hanke toimii MAHTI- yhteishankkeen osahankkeena. Hankkeen työskentelystä vastaa projektiryhmä. 

Projektiryhmän lisäksi perustetaan osastojen edustajista koottu hankeryhmä, joka toimii asiantuntijana työnkulkujen ja toimintatapojen kehittämisessä ja käyttöönotossa.

Ennen käyttöönottovaihetta hankkeelle perustetaan ohjausryhmä päättämään käyttöönoton aikataulusta, vaiheistuksesta ja laajuudesta. 

Toteutus ja käyttöönotto -vaiheissa em. ryhmien rinnalle voidaan koota asiantuntijaryhmiä, joiden tehtävä määritellään hankkeen edetessä, esim. järjestelmän ulkoasuun, koulutusmateriaaleihin tai käyttötukeen liittyviä tehtäviä varten. 

Projektille nimetään hankeassistentti. 	

Kustannukset ja rahoitus	
	
MAHTI-yhteishankkeen projektikustannukset jaetaan osallistuvien viiden organisaation kesken. 
VM:n oman hankkeen kustannuksiin kuuluvat hankevastaavan palkka, sekä järjestelmään VM:lle toteutettavien organisaatiokohtaisten osuuksien sovitus- ja  käyttöönottokustannukset. 

Hankkeesta aiheutuneet kustannukset maksetaan ministeriön toimintamenoihin varatuista määrärahoista momenteilta 28012112 ja 28012111.	

	hallintojohtaja 	Heikki Euramo	

	
	tietopalvelupäällikkö 	Irja Peltonen	

LIITTEET	
	Hankesuunnitelma	

JAKELU	
	valtiosihteeri kansliapäällikkönä
alivaltiosihteeri Juhani Turunen
osastot ja yksiköt
projektiryhmän jäsenet	

TIEDOKSI	
	KTM, LVM, OKV, VNK, ValtIT