Lomake.fi-ohjausryhmän kokous

Aika		8.11.2004 9.05–10.50
Paikka		Säästöpankinranta 2 A, IV krs, huone 410

Läsnä		Hannu Korkeala, VM, puheenjohtaja
Juha Alasuvanto, Helsingin kaupunki
		Seppo Aunola, Poliisi
		Seija Karevaara, Verohallinto
		Simo Karlsson, Ajoneuvohallintokeskus
		Tommi Karttaavi, SM
		Kari Kekki, VM
		Anne Lindblad-Ahonen, Vantaan kaupunki
		Irma Nieminen, OPM
		Olli-Pekka Rissanen, VM
		Saara Rusanen, Elma Oyj Electronic Trading
		Simo Tanner, Suomen Kuntaliitto
		Mari Kervinen, VM, sihteeri

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen.

2. Edellisen kokouksen pöytäkirja

Edellisen kokouksen pöytäkirjaan ei ollut huomauttamista.

3. Toimittajan tilannekatsaus

Käytiin läpi Lomake.fi-palvelun kävijä- ja käyttötilastot syyskuulta (liite 1). Tilastointityökalun ongelmien takia lokakuun tilastot eivät ole vielä käytettävissä.

- kävijöitä (visits): syyskuu 62 865
- yksittäisiä kävijöitä (unique visits): syyskuu 31 409
- sivupyyntöjä (pages): syyskuu 641 015
- lähetettyjä verkkolomakkeita: syyskuu 8 593, lokakuu 8 778

Lähetetyimpiä verkkolomakkeita ovat edelleen olleet Helsingin kaupungin vuokra-asuntohakemus, työministeriön työnhakuilmoitus ja Poliisin rikosilmoituslomakkeet. Uusimpana verkkolomakkeena palveluun on tuotu verohallinnon tilinumeronmuutoslomake. Lomaketta ei ole markkinoitu vielä kovin laajalta, mutta se mainittiin mm. Lomake.fi:n lehdistötiedotteessa 22.10.2004. 

Keväästä lähtien Lomake.fi-palvelussa on tilastoitu myös tulostettavien pdf- ja word-lomakkeiden latauksia (liite 2). Sihteeri jakoi kaikille paikalla olleille organisaatioille ladattujen lomakkeiden tilastot. Kunkin organisaation tilastot toimitetetaan myös sähköisesti organisaation pääkäyttäjälle. 

Ohjausryhmä toivoi jatkossa myös tilastointia erilaisten tunnistautumismenetelmien käytöstä.

Uusia sopimuksia on tekeillä oikeushallinnon/OM:n ja Kotkan kaupungin kanssa. Myös Kela on lupautunut tekemään sopimuksen VNTHY:n kanssa (toistaiseksi Kelan lomakkeet ovat olleet palvelussa ilman sopimusta ja näin ollen ilman ylläpitoa).

4 . Lomakkeiden metatiedot ja yhdenmukainen suunnittelu

JHS 144
Edellisessä kokouksessa esillä ollut JHS 144 "Sähköisten lomakkeiden metatiedot ja esitysmuodot" -suosituksen uudistaminen käynnistettiin lokakuussa. Työryhmään kuuluvat Mari Kervinen (VM), Marit Olander (VNK), Jaana Välikangas (Poliisin tietohallinto) ja Tommi Karttaavi (SM). Työryhmän ensimmäisten kokousten perusteella todettiin, että JHS 144 -suositus on hyvin pitkälti päällekkäinen JHS 143 -metatietosuosituksen kanssa. Tämän vuoksi työryhmä on päätynyt ehdottamaan, että JHS 144 -suositus lakkautettaisiin kokonaan. Työryhmä jättää asiasta perustelumuistion Juhtalle joulukuun alussa.

JHS 144 -suosituksen tilalle laaditaan "Metatietojen sovellusohje Lomake.fi-palvelussa". Sovellusohje kuvaa JHS 143 -suosituksen mukaisten metatietojen hyödyntämistä Lomake.fi:ssä, ja sen tavoitteena on myös ohjeistaa muita organisaatioita lomakkeiden metatiedottamisessa. Sovellusohje julkaistaan Suomi.fi- ja Lomake.fi-yhteistyöverkostojen sivuilla Suomi.fi-portaalin yhteydessä.

Ohjausryhmä kannatti työryhmän ratkaisua JHS 144 -suosituksen lakkauttamisesta.

Yhdenmukainen lomakesuunnittelu
Aiemmin tänä vuonna ohjausryhmässä oli pohdittu, voisiko lomakesuunnitteluun kuuluvia asiantuntijapalveluita hankkia keskitetysti. Samassa yhteydessä on myös keskusteltu lomakesuunnittelun yhdenmukaisuudesta. Aiemmin oli sovittu, että ohjausryhmän sihteeri kutsuu koolle erillisen työryhmän, joka pohtisi näitä kysymyksiä. 

Sihteeri esitti työryhmän siirtämistä keväälle 2005, jolloin mm. yllä mainittu sovellusohje olisi käytettävissä sekä XForms-kuvailumuotoon siirtyminen pidemmällä. Ohjausryhmä kannatti työryhmän siirtämistä keväälle. Tässä yhteydessä nostettiin myös esille, että Hansel on juuri toteuttanut kilpailutuksen paperilomakkeiden osalta, joten myös verkkolomakkeiden suunnittelun kilpailutus tulisi tehdä Hanselin kautta.

5. Strategia 2005–2007

Sihteeri esitteli luonnoksen uudesta Suomi.fi-portaalin strategiasta vuosille 2005–2007 (liitteet 3 ja 4). Uusi Suomi.fi-strategia käsittää myös Lomake.fi-palvelun. Uudesta strategiasta nousevat esille seuraavat pääkohdat:

Sisällön laajentuminen
Suomi.fi:n visiona on tarjota tietoa ja palveluja kansalaisille ja yrityksille sekä toimia esimerkkinä ja tukena viranomaisille. 

Pääkohderyhmiksi nousevat nykyisin palvelua aktiivisesti käyttävät, nuoret, ulkomaalaiset Suomessa ja suomalaiset ulkomailla. Uutena kohderyhmänä on myös yritykset, joita palvellaan lähinnä YritysSuomi.fi-portaalin kautta. Suomi.fi ja YritysSuomi.fi tiivistävät yhteistyötään. 

Samassa asiayhteydessä tarjotaan sujuvana prosessina asiaan liittyvä informaatio palveluista, oikeuksista ja velvollisuuksista, yhteystiedot, linkit keskeisiin verkkopalveluihin ja sähköiseen asiointiin (lomakkeet). Sisältöä on tarkoitus laajentaa myös entistä enemmän alueellisiin ja paikallisiin sekä kansainvälisiin ja EU-tason tietoihin.

Organisoinnin selkeytyminen
Myös organisointia ja ohjausta on tarkoitus yhtenäistää. Tavoitteena on hyvin toimiva verkkopalveluryhmä, joka koostuu toteutuksesta vastaavasta Suomi.fi-toimituksesta, verkkotoimituksista ja hajautetuista ylläpitäjistä, käytännön kysymyksistä päättävästä toimituskunnasta, ajankohtaisia tai erityiskysymyksiä käsittelevistä kehittämisryhmistä sekä toimintaa ohjaavasta toimitusneuvostosta.

Suomi.fi-kokonaisuudelle muodostetaan yksi yhteinen toimitusneuvosto, jossa ovat edustettuina vähintään vuorotteluperiaatteella kaikki Suomi.fi:n sisältöalueet (lomakkeet, asiointiopas jne.) ja yhteistyöverkoston osapuolet. Uusi toimitusneuvosto korvaa nykyisen Suomi.fi-toimitusneuvoston ja Lomake.fi:n ohjausryhmän. Nykyinen Lomake.fi-ohjausryhmä jatkaa toimintaansa kehittämisryhmänä, joka keskittyy lomakkeiden ja Lomake.fi-alustan kehittämiseen.

Kommentteja
Ohjausryhmässä kommentoitiin strategiaa mm. seuraavasti:
- Kansalaiset on käsitteenä vaikea, koska se sulkee pois muut kuin Suomen kansalaiset, tilalla voisi käyttää esimerkiksi käsitteitä yleisö tai yksityishenkilöt.
- Yhteisöjä ei ole mainittu strategiassa ollenkaan, vaikka esimerkiksi Lomake.fi:n kannalta se on yksi tärkeä kohderyhmä.
- Maahanmuuttajat on myös hankala käsite, koska joillakin hallinnonaloilla sillä tarkoitetaan muista kuin EU-maista muuttaneita.
- Lomake.fi:n ohjausryhmän kaltainen kehittämisryhmä on erittäin tarpeellinen säilyttää jatkossakin, koska tässä ryhmässä käsitellään hyvin konkreettisia ja tärkeitä kysymyksiä. 
- Lomake.fi:n erilaisten liittymistapojen kirjo tulisi säilyttää jatkossakin.

Ohjausryhmässä kysyttiin myös, onko Lomake.fi:n oma kehittämisstrategia unohdettu. Puheenjohtaja kommentoi, että tämä strategia korvaa aiemmat Lomake.fi:hin liittyneet strategiat, mutta jatkossakin Lomake.fi:n kehittämisestä tehdään oma suunnitelmansa.

6. Muut asiat

Olli-Pekka Rissanen kertoi lyhyesti valtion tietohallinnon menettelytapojen uudistamisen etenemisestä (TiMe). Parhaillaan käynnistetään hanke johtoryhmän ja johtamisyksikön perustamiseksi. Samanaikaisesti mietitään asiaan liittyvää lainsäädäntöä, budjetointia sekä yhteisten IT-palvelujen määrittelyä. Uudistamisessa edetään vaiheittain.
Kalevi Heiliö (Verohallitus) ei päässyt osallistumaan kokoukseen, mutta lähetti sähköpostitse muutaman kysymyksen ohjausryhmän käsiteltäväksi. Ensinnäkin Heiliö toivoi, että strategiassa ja TiMe-työssä tuotaisiin esille Lomake.fi:n käyttäminen laajempi käyttäminen. VM:n tulisi tehdä tästä vaatimus kaikille valtion virastoille. Ohjausryhmässä pohdittiin, voiko VM esittää varsinaisia vaatimuksia, mutta suosituksia ainakin. Lomake.fi:n roolia yhteisenä sähköisen asioinnin alustana pyritään nostamaan TiMe-työskentelyssä esille.

Toinen Heiliön esille nostama kysymys liittyi sähköiseen tiedoksiantoon Adobe Acrobat 6.0 -tuotteella sähköpostitse. Sovittiin, että Lomake.fi-toimitus jatkaa tämän kysymyksen selvittämistä yhdessä Elman kanssa.

Seija Karevaara pyysi selvittämään, olisiko palveluun mahdollista saada "Palvelu ruuhkautunut väliaikaisesti" -virheilmoitusta sellaisia tilanteita varten, joissa tietyn lomakkeen käyttöä halutaan väliaikaisesti estää. Lomake.fi-toimitus ottaa asian esille Elman kanssa.

Irma Nieminen (OPM) tiedotti opetusministeriön väliraportista (Sähköistä asiointia opetusministeriön valtionavustusprosessissa kehittävän työryhmän väliraportti).

Lomake.fi-toimittaja on opintovapaalla 1.12.2004–7.2.2005. Hänen sijaisenaan toimii Heli Kokkinen VM:n tietopalvelusta. 

Seuraava Lomake.fi-ohjausryhmän kokous on keskiviikkona 16.2.2005 klo 9.00–11.00. 

7. Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.50.