LOMAKE.FI-OHJAUSRYHMÄN KOKOUS

Aika	23.5. klo 9-11

Paikka	Mariankatu 9, YK, nh 3

Läsnä
Hannu Korkeala (VM) pj.

Vesa Seppä (Vantaan poliisi)
Irma Nieminen (OPM) 
Raija Ollikainen (Helsingin kaupunki)
Simo Karlsson (AKE)
Matti Hakomäki (ISLH)
Anne Lindblad-Ahonen (Vantaan kaupunki)
Simo Tanner (Kuntaliitto) 
Seija Karevaara (Verohallitus)
Kalevi Heiliö (Verohallitus)
Tommi Björklund (Elma)
Kari Kekki (VM)
Pirkko Romakkaniemi (VM)
Olli-Pekka Rissanen (VM)

Päivi Väyrynen (VM) siht.

KÄSITELLYT ASIAT

1.  Avaus ja palvelun tila 
Hannu Korkeala (VM) esitteli lyhyesti VNTHYn ja sen web-ryhmän.   Hän kertoi mikä on Lomake.fi-palvelun kehittämisen tilanne sen siirryttyä sisäasiainministeriöstä vuoden 2003 alussa valtiovarainministeriöön.  Hanke on saatu nyt resurssoitua, mistä syystä kehittämistyö etenee alkuvuotta rivakammin.

Korkeala määritteli ohjausryhmän luonteen keskustelevaksi ja asioita linjaavaksi sekä profiloitujen asiantuntijoiden foorumiksi.  Tämän vuoksi tähän ensimmäisen kokouksen pöytäkirjaan on tallennettu käyty keskustelu varsin monipuolisesti.
  
2.  Toimittajan katsaus palvelun tilanteeseen 
Tommi Björklund Elmasta kertoi Lomake.fi-palvelun saavuttaneen 3 kuukaudessa sen mitä Tyvi-palvelulta vei 3 vuotta, joten alku on ollut lupaava.  Tällä hetkellä varsinaisia verkkolomakkeita palvelusta löytyy kymmenisen kappaletta ja lisäksi lukuisia Word- ja Pdf -lomakkeita.  Verkkolomakkeita on palvelussa tällä hetkellä kolmelta virastolta ja muita lomakkeita kaikkiaan 19 virastolta.

3.  Tiedottaminen ja markkinointi 
Pirkko Romakkaniemi (VM) kertoi kuluvan vuoden markkinointitoimenpiteiden keskittyvän syksyyn.  Tarkoitus on yhdistää Suomi.fi, Lomake.fi, Asiointiopas.fi ja Otakantaa.fi -tuoteperheen markkinointia ja saada siten näkyvyyttä aiempaa enemmän.  Markkinointi tulee kohdistumaan syksyllä sekä kansalaisiin että viranomaisiin.  Markkinointisuunnitelma on parhaillaan tekeillä ja tarjouspyyntökierros toteuttamisesta on tarkoitus hoitaa ennen heinäkuuta.

Elokuun 27. päivänä valtiovarainministeriö ja Elma järjestävät ison tiedotustilaisuuden Marina Congress Centerissä.   Tilaisuudessa esitellään Lomake.fi-palvelua niin entisille kuin uusillekin potentiaalisille virastoasiakkaille.   Matti Hakomäki (ISLH) esitti, että tilaisuus voitaisiin välittää verkon välityksellä  myös muualle maahan kunnon kattavuuden aikaansaamiseksi.  

Päätettiin tutkia tällaisen välitystavan mahdollisuudet.

Tommi Björklund (Elma) totesi, että tietoa on levitettävä laajalle kentälle, sillä hienoista palveluista ei ole iloa, jollei kukaan tiedä niistä ja käytä niitä.  Toisekseen kun kansalaiset käyttävät palveluja ja kysyvät niitä niin sitä kautta syntyy painetta kaikkien virastojen suuntaan myös kehittää palveluja.

Raija Ollikainen (Helsingin kaupunki)  kertoi Helsingin kirjastoilta tulleen palautetta, että kirjastossa kävijät kysyvät lomakkeista ja Lomake.fi:n käytöstä sekä yleisemminkin julkishallinnosta, mutta kirjaston työntekijät eivät osaa ohjeistaa kysyjiä.  Niinpä hänen mielestään olisi tarpeellista järjestää esittelytilaisuus, joka sopisi oivallisesti toteutettavaksi kirjastojen neuvontapalveluiden henkilökunnalle järjestettävän verkkopalvelukoulutuspäivän yhteydessä 28.8.2003.  Helsingin kaupunginkirjasto toivoisi edustajia kertomaan paitsi Lomake.fi:stä myös Suomi.fi:stä, jotta kirjastojen henkilökunta osaisi tulevaisuudessa neuvoa asiakkaita oikeille tiedon lähteille ja he osaisivat neuvoa teknisesti lomakkeiden täyttämisessä.

Päätettiin osallistua ko. tilaisuuteen esittelemällä niin Lomake.fi- kuin Suomi.fi-
palveluja.

Matti Hakomäki  kannatti lämpimästi kirjastotiedottamista koko Suomessa, sillä ovat keskeisiä tiedonlähteitä etenkin haja-asutusalueella.  Hän toivoi koulutustilaisuuksia myös Itä-Suomeen. Kirjanmerkki sai positiivista palautetta häneltä.  Pirkko Romakkaniemi kertoi, että Suomi.fi-toimitusta on pyydetty osallistumaan ensi syksynä maakuntakirjastoissa pidettäviin koulutustilaisuuksiin.  Niissä aiotaan esitellä sekä Suomi.fi-, Lomake.fi-, Asiointiopas.fi- ja Otakantaa.fi-palveluja. 

4.  Koulutus
Kesäkuun 11. päivänä järjestetään Lomake.fi:n hallinnointiliittymän käyttäjäkoulutustilaisuus, josta kutsut lähtivät perjantaina 23.5.2003.  Koulutus on tarkoitettu ensi sijassa pääkäyttäjille.

5.  Kuntalomakkeet 
Simo Tanner Kuntaliitosta kertoi heidän sunnitelmistaan siirtää Lomake.fi:hin kuntalomakkeet.  Näin ne olisivat kaikkien Suomen kuntien käytössä.  Valtionhallinnolla on se etu, että kullakin hallinnonalalla on vain yksi toimija ja yksi lomake asiaa kohden.  Kunnallishallinnossa tilanne on toinen, sillä Suomessa on 446 kuntaa ja siten samasta asiasta lukuisia lomakeversioita.  Jotta jokaisen kunnan ei tarvitsisi tehdä omia lomakkeitaan sähköisen asioinnin mahdollistamiseksi, Kuntaliitto on päättänyt, että 50-100 lomaketta siirretään Lomake.fi-palveluun ns. geneerisiksi lomakkeiksi.  Palvelu olisi keskitetty paikka, josta kunnat saisivat lomakkeet ilmaiseksi. Kielilaki tulee voimaan 1.1.2004, joten kaikista lomakkeista on tehtävä ruotsinkieliset versiot.  Tämän tarjonnan hoitamiseksi Lomake.fi voisi olla korvaamaton apuväline.
  
Ensi kesänä julkaistaan Kunnat.net, jonne lomakkeet voitaisiin myös sisällyttää, mutta olisi kansalaisia ajatellen parempi jos kaikki julkishallinnon lomakkeet löytyisivät yhdestä  paikasta.  Ihmiset eivät tiedä aina kuka palvelusta vastaa ja siten yksi paikka mistä saa kaikki lomakkeet olisi paras ratkaisu, jotta vältyttäisiin tarpeettomalta etsimiseltä.

Kuntaliiton lomakkeet ovat olleet aiemmin Editalla kaupallisessa levityksessä, mutta sopimus on rauennut 1.1.2003.  Tosin Edita voi myydä lomakkeita tämän vuoden loppuun asti.  Editalla on ollut myynnissä 203 kpl pdf-lomakkeita, jotka ovat liittyneet pääasiassa asiakaskontakteihin.

Tarkoitus olisi edetä pienten askelten tapaan eli lähteä olemassa olevista lomakkeista ja katsoa miten ne toimivat Lomake.fi:ssä.  Aluksi voitaisiin testata n. 100 pdf-lomakkeella ja 48 xml-lomakkeella.  Kesän aikana voitaisiin laittaa ensimmäiset 50 kpl lomaketta Lomake.fi-palveluun.

Hakomäki totesi, että lääninhallitusten verkkopalvelustrategia on tekeillä ja siinä pyritään yhtenäistämään lomakkeita ja tekemään yhteisiä verkkolomakkeita jossain vaiheessa

6.  Pankkitunnistuksen käyttöönotto 
Olli-Pekka Rissanen (VM) kertoi, että kaikki valmiudet pankkitunnusteiden käyttöönottoon on olemassa.  Jokaisen viraston täytyy sopia maksamisesta erikseen pankin kanssa, sillä yhtä puitesopimusta ei ainakaan näillä näkymin voi tehdä.  Nordean lakimiehet ovat tulkinneet, että tunnistus käy allekirjoituksesta.Valtiovarainministeriö on valmis maksamaan 1 ½ vuotta tunnistamiseen liittyvän kokeilun kustannuksia, josta tarkempia tietoja Rissaselta. 

Risto Karlsson kertoi, että AKE lähtee pilotiksi testaamaan järjestelmän toimivuutta.  He ovat halukkaita aloittamaan mahdollisimman pian. 

7.  Lomakemuunnossopimus 
Tommi Björklund Elmasta totesi, että mikäli viranomaisilla on tarvetta lomakesuunnitteluun, niin Elma voi tarjota apua siihen erillisen sopimuksen mukaan.   
Mikäli jossain vaiheessa tulevaisuudessa tulee yhteinen formaali tapa määritellä verkkolomakkeita, eivät EFSL:llä tehdyt määritykset mene hukkaan.  Niin kauan kuin määritysmuotojen tietosisältö on sama, voidaan määrittelykielestä toiseeen siirtyminen tehdä automaattisesti.  Tällöin muunnosta ei aiheudu uutta veloitusta.

Valtiovarainministeriö on sopinut myös Republican kanssa lomakesuunnittelusta.  Republican valtiovarainministeriön maksamassa kiintiössä on vielä jonkin verran  käyttämätöntä lomakesuunnittelua.

Kalevi Heiliö toi esiin sen, että lomakkeiden palvelullisuuteen ja niiden täyttökoulutukseen ei ole panostettu riittävästi.  Keskusteltiin siitä miten paperista lomaketta ei voi sinällään siirtää suoraan verkkoon vaan sen esittämisen tapaa on mietittävä uuden välineen lähtökohdista.

Vesa Seppä (Vantaan poliisi) toi esiin sen, että vaikka jokainen lomakkeen täyttökohta olisi ohjeistettu niin silti täyttöongelmia syntyy.  Ihmiset eivät aina lue ohjeita tai ymmärtävät ne väärin.   Näin ollen lomakkeen selkeys ja yksiselitteisyys on erittäin tärkeätä.

Simo Karlsson kertoi , että Ajoneuvohallintokeskuksessa he käyvät ns. kakkoskierrosta omien lomakkeiden osalta eli testauttavat asiakkaillaan niiden toimivuutta.
Korkeala ehdotti, että Asiointiopas.fi-palvelun lomakkeiden täyttöohjeita vielä katsottaisiin käytettävyyden ja yksiselitteisyyden näkökulmasta, jotta ainakin siellä olisi selkeät ohjeet.  Toisaalta katsottiin, että lomakkeiden pitäisi olla itsessään mahdollisimman selkeitä, sillä ihmiset eivät lähde tutustumaan johonkin oppaaseen löytääkseen täyttöongelmiinsa vastauksen.

Anne Lindblad-Ahonen (Vantaan kaupunki)  peräänkuulutti liitosajattelua.  Heiliön mielestä liitosajattelu on ajankohtaista sen jälkeen, kun lomakkeet ovat ensin verkossa.  Ongelma hänen mielestään on, että virastot eivät tee riittävästi yhteistyötä ja valtionkin ohjaus on heikkoa.

Päätettiin,  että VM järjestää koulutustilaisuuden, jossa käsitellään miten paperilomakkeista saadaan selkeitä, käyttäjä/täyttäjäystävällisiä sähköisiä lomakkeita.  

8.  Asialuokitus ja -sanoitus Suomi.fi:n näkökulmasta 

Pirkko Romakkaniemi (VM) totesi, että Lomake.fi-palvelussa olevat lomakkeet täytyy saada myös Suomi.fi-palvelun haun kautta esiin.  Siten palvelut ovat parhaiten asiakkaiden saatavissa.  Jotta tähän päästään, täytyy lomakkeiden metatiedot saada Suomi.fi-palveluun.  Pirkko Romakkaniemi kertoi lyhyesti Suomi.fi:n hakutoiminnoista ja niiden toimivuuden edellytyksistä.  Hän totesi Suomi.fi:ssä haun olevan kolmijakoinen: 1. vapaatekstihaku 2. aihealueselailu 3. A-Ö hakemisto

1. Vapaatekstihaun toteutus: Lomakkeiden tietyistä metatiedoista tuotetaan xml-tiedosto, jonka Suomi.fi-palvelin käy noutamassa joka yö.
2. Liityntä aihealuiden selailuun toteutetaan lisäämällä Suomi.fi-palvelun aihealueille linkki Lomake.fi-palveluun siten, että linkki tekee automaattisesti tiedonhaun.  Tämä vaatii Lomake.fi:ltä aihejaottelun, jonka täytyy olla sama kuin Suomi.fi:ssä.  Juhta on laatimassa aihejaottelusta suositusta, joka pohjautuu pitkälti Suomi.fi:n nykyiseen jaotteluun.  Toimivinta olisi muuttaa Suomi.fi suosituksen mukaiseksi ja toteuttaa lomakkeille sama aiheluokittelu.  Aiheluokituksen vahvistuminen jää syksyyn.
3. A-Ö hakemiston kautta lomakkeiden hakeminen vaatii Lomake.fi- ja Suomi.fi-palveluilta samoja asiasanoja.  Suomi.fi voi tuottaa asiasanoista xml-tiedoston, jonka Lomake.fi-palvelu hakee öisin.  Näin vältyttäisiin siltä, että sama asia tulisi usealla eri kirjoitustavalla palveluun.

Ollikaisen mielestä JHS 145:n asialuokitus on vanhentunut ja on hyvä, että JUHTA on uudimassa luokitusta.  Kuntien viranomaiset olisi saatava mukaan määrittelyyn.  Helsingin kaupunki on tekemässä palveluhakemistoa, jossa on mukana synonyymiohjaus.

Ryhmän yleisnäkemys on, että vapaa asiasanojen lisäämismahdollisuus olisi tarpeen lomaketuottajille, vaikka Suomi.fi:n asiasanatkin voitaisiin liittää palveluun.  Epäiltiin, että Suomi.fi:ssä ei ole riittävän kattavasti asiasanoja kaikkia lomakkeita ajatellen.  Pirkko Romakkaniemi totesi, että Suomi.fi ilman muuta lisää asiasanoja tarvittaessa.

Hannu Korkeala totesi, että asiaa ei päätetä tässä kokouksessa.   

9.  Palvelun kaksisuuntaistaminen 
Tommi Björklundin (Elma) mielestä, tiedoksisaantimenettely olisi järkevää, sillä se säästäisi aikaa ja rahaa.  Asia liittyy monasti maksutilanteeseen, joten hoituisi sen vuoksi sujuvasti.  Valtiovarainministeriö saa Elmalta tarjouksen asiasta kesäkuun aikana.
Opetusministeriö on kiinnostunut hankkeesta ja haluaa tietää miten nopeasti palvelu on saatavissa.  Björklundin mukaan valmius riippuu tarjouksen hyväksynnän aikataulusta, mutta mikäli sopimuksesta päästään lähiaikoina yhteisymmärrykseen niin palvelu olisi saatavilla syksyllä.

Simo Karlsson ehdotti, että kutsutaan saman pöydän ääreen tahot, jotka ovat kiinnostuneita asiasta.  Ajoneuvohallintokeskukseen järjestelmä on tulossa ja jos valtiovarainministeriö ei etene niin AKE etenee omin voimin.

Anne Lindblad-Ahonen esitti, että kaksisuuntaisuutta ei rajattaisi vain päätöksiin vaan myös seurantaan ja diaariin.

Karlsson kertoi heillä jo olevan käytössä diaarinen seurantajärjestelmä.

Poliisi puolestaan on kiinnostunut palvelusta, jossa asiakas voi seurata oman koodin avulla asiansa käsittelyn etenemistä heidän organisaatiossaan.

Opetusministeriö haluaisi ko. palvelua laajennettavan kansalaisten lisäksi myös organisaatioihin ja tapauksiin joissa vaaditaan kaksi allekirjoitusta.

Karlssonin mukaan missään ei sanota, että pitää olla kaksi allekirjoittajaa.  Ajoneuvohallintokeskuksessa kaikki toimii vain yhdellä allekirjoituksella.

Björklund kertoi Elman näkökulmasta prioriteettijärjestys olisi:
1. pankkitunniste 2. kaksisuuntaisuus 3. allekirjoittaminen (mahdollisesti kaksi allekirjoitusta), mutta näistä kaksisuuntaisuuden ja kahden allekirjoittamisen suunnittelusta valtiovarainministeriö ei ole vielä sopinut heidän kanssaan.

10.Muita asioita
Kalevi Heiliö totesi, että Lomake.fi on sellainen palvelu, johon jokaisella virastolla on tekniset ja taloudelliset edellytykset.  Hän ehdotti, että on luotava periaatteet sähköisen asioinnin lisäämisestä.  Samalla pitäisi antaa velvoittava vaan ei sitova ohje, että kaikkien virastojen on siirryttävä sähköiseen asiointiin.  O-P Rissanen totesi, että parhaillaan on menossa siirtymävaihe ja sähköisen asioimisen kattavuutta voidaan pitää tulevaisuuden tavoiteltavana visiona.

Keskusteltiin siitä pitäisikö Lomake.fi:n luettelonomaisesti kertoa mistä löytyy muita kuin julkishallinnon lomakkeita, jotta käyttäjät löytäisivät myös etsimänsä ei-julkishallinnon lomakkeet palvelun kautta.

Päätettiin selvittää asia.  Lisäys voitaisiin tehdä ulkoasu-uudistuksen yhteydessä ensi syksynä.

Päätettiin tarkistaa kerrotaanko kunnallisilla kotisivuilla Lomake.fi-palvelun olemassaolosta.  Tilanteen mukaan tiedotuksella pyritään hoitamaan palvelun ja Suomi.fi -portaalin näkyvyys.

Hakomäki esitti, että Lomake.fi etusivulle tulisi uusien lomakkeiden esittely, mitä pidettiin toteuttamiskelpoisena ajatuksena. 

Hannu Korkeala ehdotti, että pidetään erillinen palvelun kehittämiskokous.   Simo Karlsson ehdotti elokuuta.  Valtiovarainministeriö tekee tarkennetun ehdotuksen.

Päätettiin pitää seuraava kokous 9.9. klo 13.