Lomake.fi-ohjausryhmän kokous

Aika		8.6.2004 11.30–13.30
Paikka		Helsingin yliopistomuseo / Arppeanum, Snellmaninkatu 3, 2. krs.

Läsnä		Hannu Korkeala, VM, puheenjohtaja
		Juha Alasuvanto, Helsingin kaupunki
		Seppo Aunola, Poliisi
		Tommi Björklund, Elma Oyj Electronic Trading
		Seija Karevaara, Verohallinto
		Simo Karlsson, Ajoneuvohallintokeskus
		Tommi Karttaavi, SM
Irma Nieminen, OPM
Pirkko Romakkaniemi, VM
Mari Kervinen, VM, sihteeri

1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen.

2. Edellisen kokouksen pöytäkirja
Edellisen kokouksen pöytäkirjaan ei ollut huomauttamista.

3. Toimittajan tilannekatsaus
Lomake.fi-palvelun käyttö on kasvanut kevään aikana tasaiseen tahtiin. Viime kuukausien kävijätilastot ovat seuraavat (tilastot myös liitteenä):

-	kävijöitä (visits): maaliskuu 68 657, huhtikuu 56 776, toukokuu 63 449
-	yksittäisiä kävijöitä (unique visits): maaliskuu 34 291, huhtikuu 29 259, toukokuu 31 457
-	sivupyyntöjä (pages): maaliskuu 539 164, huhtikuu 512 503, toukokuu 535 232
-	lähetettyjä verkkolomakkeita: maaliskuu 7475, huhtikuu 7738, toukokuu 9206

Lähetetyimpiä lomakkeita ovat edelleen olleet Helsingin kaupungin vuokra-asuntohakemus, työministeriön työnhakuilmoitus ja Poliisin rikosilmoituslomakkeet. Verkkolomakkeita on tällä hetkellä 23 kappaletta. Verkkolomakkeiksi muunnettuja lomakkeita on noin 100 kappaletta, mutta niistä vain murto-osa on siirretty tuotantoon. 

Pdf- ja word-tiedostojen käytön tilastointi on käynnistynyt nyt kevään aikana. Tilastointityökalu kerää parhaillaan tietoa, jonka oikeellisuus varmistetaan vielä ennen tilastojen julkaisua. Tavoite on, että jatkossa myös ladatuista pdf/word-tiedostoista saadaan ajantasaista tietoa organisaatioille.

Toimittaja kertoi verohallinnon esittämästä toiveesta, että tunnistautumisen yhteydessä tietyt tiedot siirtyisivät automaattisesti lomakkeelle. Elma selvittää asiaa verohallinnon kanssa.

4. Toimintasuunnitelma syksylle 2004
Verkkotoimittaja esitteli syksyn 2004 toimintasuunnitelman, jossa Lomake.fi-palvelun kehittäminen on osana Suomi.fi-sivustoperheen toimintasuunnitelmaa. 

Toimitussuunnitelmaan ehdotettiin lisättäväksi pdf/word-tiedostojen tilastoinnin kehittäminen. Korjattu toimintasuunnitelma liitteenä.

5. Lomake.fi-konsepti
Verkkotoimittaja esitteli tarkennetun Lomake.fi-konseptin (liitteenä). Uudistetussa konseptissa on kuvattu seuraavat asiat:
-	Lomake.fi osana Suomi.fi-sivustoperhettä
-	Lomake.fi-yhteistyöverkosto
-	Asiointiliittymä ja hallinnointiliittymä
-	Palvelun kohderyhmät
-	Palvelun sisältö
-	Palvelun liittymisen kriteerit
-	Erilaiset liittymistavat
-	Sisällön ylläpidon vastuut
-	Palvelun kehittäminen

Keskusteltiin siitä, että vaikka lomakkeiden suunnittelu kuuluukin virastoille ja laitoksille, olisiko mahdollista miettiä verkkolomakkeiden tekemistä osin keskitetysti. Keskusteluissa nousivat esille myös erilaiset lomakkeiden muuntopalvelut, suunnittelu- ja muut asiantuntijapalvelut, joille monilla virastoilla on selvää tarvetta. Pohdittiin, olisiko mahdollista tehdä yhteiskilpailutus erilaisille palveluntarjoajille. Esille nousi myös, että sanastotyötä tekevän työryhmän tulokset tulee ottaa huomioon, mikäli yhteistä lomaketuotantomallia aletaan kehittää.

Sovittiin, että lomakkeiden suunnittelusta järjestetään syksyllä erillinen kokous, jossa pohditaan tarkemmin näitä kysymyksiä. Kokouksen kutsuu koolle Lomake.fi-verkkotoimittaja. Kokoukseen kutsutaan erityisesti niitä Lomake.fi:ssä mukana olevia organisaatioita, joilla verkkolomakkeiden suunnittelu on ajankohtaista.

6. Siirtyminen EFSL-kuvauskielestä X-Formsiin
Lomakkeiden kuvauskieli X-Forms on standardoitu syksyllä 2003. VNTHY pyysi keväällä Elmaa selvittämään, miten ja millä aikataululla nykyisin käytettävästi EFSL-kielestä pystyttäisiin siirtymään X-Forms-kieleen. 

Elman selvitys ei ehtinyt valmistua kokoukseen mennessä, mutta se luvattiin toimittaa Lomake.fi-toimitukselle vielä ennen kesälomia. Lomake.fi-toimitus lähettää selvityksen ohjausryhmän jäsenille tiedoksi (liitteenä). Asiaa käsitellään vielä seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa.

7. Kehitteillä olevat toiminnallisuudet
Puheenjohtaja kertoi lyhyesti palvelun kehitteillä olevista uudistuksista: 

-	Palveluun on tulossa mahdollisuus ottaa käyttöön verkkolomakkeita, joissa tarvitaan useampi kuin yksi allekirjoitus (esim. järjestöjen avustushakemus). Myös palvelun kautta annettavaan päätökseen on mahdollista liittää useampi allekirjoitus. Toiminnallisuus tulee käyttöön elokuussa ja ensimmäisenä se toteutetaan OPM:n avustushakemuslomakkeelle.
-	Palvelun kautta annettavasta päätöksestä voidaan jatkossa lähettää tieto asiakkaalle myös tekstiviestitse. Toiminnallisuus tulee käyttöön elokuussa.

Uudistuksista tiedotetaan tarkemmin ennen niiden siirtämistä julkiseen palveluun.

Keskusteltiin myös ohjausryhmän jäsenien tiedossa olevista kehittämishankkeista ja mahdollisista kehittämistarpeista:
-	Poliisilla on käynnissä passien ja henkilökorttien sähköiseen hakuun liittyvä kehittämishanke.
-	AKE toi esille, että AKEn yritysasiakkaat vierastavat Lomake.fi-palvelua eivätkä koe sitä omakseen. Lomake.fi:hin ei kannata rakentaa erillistä yrittäjäkäyttöliittymää, mutta yhtenä ehdotuksena nousi esille, että AKE voisi tehdä omille sivuilleen yrittäjänäkymän, jossa myös lomakkeet ovat mukana.
-	Puheenjohtaja kertoi Lomake.fi-toimituksen ja VRK:n tapaamisesta, jossa käytiin läpi VRK:n sähköisen asioinnin kehittämishankkeita. Tässä yhteydessä nousi esille lomakkeiden esitäyttömahdollisuus ja VRK:n perusrekisterien käyttö. VRK olisi valmis pilotoimaan esitäyttöä omissa lomakkeissaan, minkä jälkeen rekisteritietojen käyttö olisi mahdollista myös muiden viranomaisten lomakkeilla. Lomake.fi-toimitus nosti tapaamisessa esille, että rekisterin käytön hinnoittelua pitäisi tarkistaa, jotta myös muut viranomaiset pystyisivät paremmin hyödyntämään palvelua.

8. Käyttöliittymien kehittäminen
Verkkotoimittaja kertoi, että asiointikäyttöliittymän uudistaminen on parhaillaan työn alla ja uusi ulkoasu julkaistaan alkusyksystä. Tämän jälkeen aloitetaan hallinnointiliittymän jatkokehittäminen. Käyttöliittymien muutoksista tiedotetaan hyvissä ajoin sekä ohjausryhmälle että lomakkeiden ylläpitäjille. 

9. Käyttäjäkysely
Verkkotoimittaja kertoi Lomake.fi-palvelun käyttäjäkyselyn tuloksista (liitteenä). Taloustutkimus Oy kartoitti Lomake.fi-palvelun käyttöä huhtikuun aikana. Tutkimuksen kohderyhmänä olivat palvelun aidot käyttäjät sekä palvelun tuottamiseen osallistuvat viranomaiset. Tutkimukseen vastasi 768 sivuston käyttäjää ja 56 yhteistyökumppania. 

Kävijäkyselyssä Lomake.fi-palvelu sai vastaajilta varsin hyvät arviot – palvelun kokonaisarvion keskiarvo oli 7,98 (asteikolla 4-10). Lomake.fi-palvelun parhaimpina puolina pidettiin helppokäyttöisyyttä ja selkeyttä sekä sitä, että palvelusta löytää etsimänsä. Tutkimuksessa nousi esiin mm. seuraavanlaisia kehittämisideoita: 
-	palvelussa tulisi olla enemmän lomakkeita, erityisesti sähköisesti täytettäviä ja lähetettäviä lomakkeita
-	lomakkeiden hakumahdollisuudet voisivat olla monipuolisemmat
-	lomakkeiden tallentaminen voitaisiin tehdä helpommaksi
-	palvelun ulkoasua voisi kehittää värikkäämmäksi ja houkuttelevammaksi.

10. Muut asiat
Seuraava Lomake.fi-ohjausryhmän kokous pidetään 14.9.2004 klo 9.00–11.00. Paikka ilmoitetaan myöhemmin. 

11. Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen.