Poliisin asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmähanke ASPO 

Asettaminen	
	Sisäasiainministeriön poliisiosasto on tänään asettanut Poliisin asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmähanke ASPOn. Hankkeesta vastaa poliisin ylijohto, sisäasiainministeriön poliisiosasto 31.12.2009 asti ja 1.1.2010 alkaen Poliisihallitus.	

Toimikausi	
	 17.8.2009–31.12.2011	

Tausta	
	Osana poliisin sähköisen asioinnin hanketta (SM084:00/2005) sisäasiainministeriön poliisiosasto asetti 15.2.2008 (SM084:01/2005) poliisin sähköisen asioinnin ja sähköisen arkistoinnin projektiryhmän (ASPO). Ryhmän määräaikaa jatkettiin ja kokoonpanoa muutettiin 23.2.2009. Projektiryhmän tehtävänä oli määritellä, suunnitella ja toteuttaa poliisin asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmä.  
Keskusrikospoliisi käynnisti vuonna 2005 sähköisen asianhallintahankkeen (AHJ 2008). Keskusrikospoliisi solmi vuonna 2007 sisäasiainministeriön puitesopimuksen mukaisen toimitussopimuksen Fujitsun kanssa asianhallintajärjestelmä AHJ:n toteutuksesta. 
Kesäkuussa 2009 ASPO- ja AHJ-järjestelmien toteutus päätettiin yhdistää ja koko poliisihallinnolle tulee yhteinen ASPO-järjestelmä. 
Keskusrikospoliisin ja Fujitsun välinen toimitussopimus AHJ-järjestelmän toteuttamisesta päätettiin yhteisellä päätöksellä 23.6.2009. Poliisin ylijohto allekirjoitti 23.6.2009 toimitussopimuksen sisäasiainministeriön poliisihallinnon käyttöön tulevan asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmä ASPOn toteutuksesta. 
Perusjärjestelmän toteutuksesta vastaa Fujitsu Services Oy. Fujitsu on solminut vuonna 2006 puitesopimuksen sisäasiainministeriön kanssa ASDO -asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän toimituksesta sisäasiainministeriölle ja sen alaisille virastoille ja laitoksille. ASPO-järjestelmän toteutus kuuluu puitesopimuksen piiriin. 
Hanke käyttää tarpeen mukaan myös muita toimittajia ja alihankkijoita.	

Tavoitteet	
	Poliisin organisaatio muuttuu 1.1.2010 alkaen. ASPO-hankkeen tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa poliisin uuden organisaation mukaisia poliisiyksikköjä varten Poliisin asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmä. Poliisiyksikköjä ovat sisäasiainministeriön alainen keskushallintoviranomainen Poliisihallitus sekä sen alaiset yksiköt. Lisäksi järjestelmän käyttäjäksi tullee Ahvenanmaan poliisilaitos. Yksiköistä suojelupoliisi ei ota järjestelmää käyttöön. 
Vuosien 2008 ja 2009 aikana ASPO-projektissa ja  AHJ-hankkeessa on tehty yhdessä Fujitsun kanssa määrittelyt järjestelmän hallinnollisille perustoiminnallisuuksille sekä keskusrikospoliisin rikosteknisen laboratorion asiankäsittelyjärjestelmän (LOLA, ent. LIMS) integraatiosta ASPOon. Vuosien 2009–2010 aikana jatketaan konversioiden, tarvittavien integraatioiden, sähköisen asioinnin tarpeiden ja lupa-asioihin liittyvien tarpeiden määrittelyä. Tarkempi työsuunnitelma on projektisuunnitelmassa.
Järjestelmästä tarvitaan myös ruotsinkielinen versio, jonka käyttäjä voi halutessaan valita. Ensimmäisessä vaiheessa SM vastaa ruotsinkielisen www-käyttöliittymän toteutuksesta, joka tulee koko hallinnonalan käyttöön. Täysin ruotsinkielisen ASPOn toteutus ei kuulu tähän hankkeeseen. 
Perusjärjestelmän käyttöönotto tapahtuu vaiheittain vuoden 2010 aikana, ja hanke päättyy 31.12.2011.	

Tehtävä	
	Hanke vastaa mm. seuraavista asioista:
-	Tekee projektisuunnitelmassa hankkeen vastuulle nimetyt tehtävät ja myötävaikuttaa projektin edistymiseen
-	Varmistaa tarvittavien henkilöiden riittävän osallistuminen projektiin ja sen eri vaiheisiin
-	Valmistautuu suunnitelman mukaisiin kokouksiin ja työpajoihin etukäteen jaetun tai tiedossa olevan materiaalin pohjalta
-	Varmistaa, että projektin eri kokouksissa on tarvittava päätösvalta asioiden käsittelemiseksi
-	Kommunikoi ja toimittaa tarvittavat materiaalit ja tiedot sovitun mukaisesti laadullisesti ja määrällisesti riittävinä 
-	Huolehtii eAMS:n (TOS:n) sovittamisesta ja tallennuksesta järjestelmään
-	Tallentaa koodistot, asiakirjatyypit ja asiakirjapohjat järjestelmään
-	Vastaa pilottien toteutuksesta, hyväksymistestauksesta ja vastaanottotarkastuksesta, siihen liittyvästä suunnittelusta ja materiaalin tuottamisesta
-	Suunnittelee ja toteuttaa järjestelmän käyttöönoton 
-	Laatii ohjeet ja huolehtii tiedottamisesta
-	Organisoi loppukäyttäjien koulutuksen 

Sähköisen asiointiin ja lupa-asioihin sekä järjestelmään tarvittavat muut integraatiot ja lisätoiminnallisuudet määritellään ja toteutetaan hankkeen aikana myöhemmin päätettävällä tavalla.	

Organisointi	
	Hankkeen ohjauksesta vastaa ohjausryhmä. Hankkeen käytännön toteutuksesta vastaavat projektipäälliköt apunaan projektiryhmä sekä osaprojektit ja työryhmät (mm. TOS-, käyttövaltuus-, konversio-, skannaus- ja LOLA-osaprojektit, sekä käyttöönotosta ja sisäisestä viestinnästä vastaavat työryhmät).

ASPO-hanke tekee yhteistyötä sisäasiainministeriön asettaman ASDO-hankkeen kanssa.

Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK toimii hankkeessa alihankkijana ja tiiviissä yhteistyössä toimittajan ja ASPO-hankkeen kanssa.	

ASPO-ohjausryhmä	
	Sanna Heikinheimo, apulaispäällikkö, puheenjohtaja, keskusrikospoliisi
Tapani Hämäläinen, tietohallintopäällikkö, varapuheenjohtaja, SM/PO
Anne Aaltonen, lupahallintopäällikkö, SM/PO
Antero Rytkölä, apulaispoliisipäällikkö, Pirkanmaan poliisilaitos
Ulla Kytönen, projektipäällikkö, ohjausryhmän sihteeri, keskusrikospoliisi
Markku Kraft, projektipäällikkö, sisäasiainministeriö
Sanna Hakkarainen, projektipäällikkö, HALTIK
Annaliisa Issakainen, palvelupäällikkö, HALTIK

Ohjausryhmän kokouksiin voidaan kutsua asiantuntijoita tarpeen mukaan.

Työskentelytapana on, että ASPO-ohjausryhmä kokoontuu ensin ja tekee sisäisen tilannepäivityksen ja tarvittavat päätökset. Tarpeen mukaan välittömästi ohjausryhmän kokouksen jälkeen voidaan pitää toimittajan kanssa yhteinen johtoryhmän kokous, jossa ennakkovalmistelun pohjalta tehdään tarvittavat päätökset. 
	
ASPO/Fujitsu-johtoryhmä	
	ASPO-ohjausryhmän jäsenet sekä seuraavat Fujitsun erikseen nimeämät edustajat:
Sauli Päkkilä, projektitoiminnan johtaja, projektin ohjaus ja valvonta Fujitsulla  
Mauri Mikkonen, myyntipäällikkö, sopimusasiat, myynti  
Arja Törmälä, projektipäällikkö, sihteeri  
	
ASPO-projektiryhmä	
	Ulla Kytönen, projektipäällikkö, keskusrikospoliisi
Sanna Hakkarainen, projektipäällikkö, HALTIK
Eila Heikkinen, suunnittelija (hallinto, eAMS), SM/PO
Maarit Kivelä, informaatikko (eAMS), keskusrikospoliisi
Tarja Ranta, ylitarkastaja (luvat), SM/PO
Jukka Mäkilähde, apulaispoliisipäällikkö (paikallispoliisi), Varsinais-Suomen poliisilaitos
Arja Salin, osastosihteeri (pilotointi) Pirkanmaan poliisilaitos
Heli Sampakoski, suunnittelija (pilotointi), Pirkanmaan poliisilaitos
Saija Rahkola, suunnittelija (skannaus), HALTIK
Poliisin ammattikorkeakoulua pyydetään nimeämään edustajansa ryhmään (koulutus)

Ryhmän kokouksiin kutsutaan asiantuntijoita tarpeen mukaan. Muiden työryhmien ja osaprojektien jäsenet toimivat nykyisissä tai myöhemmin sovittavissa kokoonpanoissaan.	

Kustannukset ja rahoitus	
	Poliisin ylijohto on myöntänyt hankerahoitusta keskusrikospoliisin AHJ-hankkeelle sekä asiointihankkeelle vuodelle 2009 momentilta 26.10.01.2. Käyttämättä jääneellä AHJ-hankkeen osuudella sekä asiointihankkeen ASPO-projektin käyttöön varatulla osuudella hoidetaan ASPO-hankkeen loppuvuoden rahoitus. 

Hankerahoituksesta vuosille 2010–2011 päätetään erikseen.	

Poliisijohtaja			Jorma Toivanen

Poliisitarkastaja		Seppo Aunola

LIITTEET	
	-	

JAKELU	
	Ohjausryhmän jäsenet
Projektiryhmän jäsenet	

TIEDOKSI	
	Poliisin valtakunnalliset yksiköt
Poliisilaitokset (ml. Ahvenanmaan poliisilaitos)
Sisäasiainministeriö, poliisiosaston yksiköt
Sisäasiainministeriö, ministeriön hallintoyksikkö
HALTIK
Arkistolaitos
Fujitsu Services Oy