Asianhallinnan kehittäminen vaihe 4
- hankkeen ohjausryhmän asettaminen

Asettaminen	
	Ympäristöministeriön asettanut ohjausryhmän organisoimaan, ohjaamaan ja valvomaan asianhallinnan kehittäminen, vaihe 4. - hankkeen toteuttamista.	

Toimikausi	
	15.3.2005 - 31.3.2007  	

Tausta	
	Ympäristöhallinnon tiedon hallinnan strategiaan on yhdeksi avainhankkeeksi kirjattu mm. asianhallinnan kehittäminen tukemaan entistä paremmin toiminnan prosesseja ja sähköistä asiointia. Asianhallintaa on kehitetty vuosina 2000-2004 kolmen hankkeen aikana. Asianhallinnan perusjärjestelmä on luotu, siihen on liitetty ympäristölupien käsittely sekä viimeisimpänä erityyppisten hankkeiden ja avustusten käsittelyrutiinit.  Asian- ja dokumentinhallinnassa on menty suuren murroksen läpi. Hallinnonalan virastoista 18 käyttää nykyisin yhteistä asianhallintajärjestelmää. Yhteisen dokumentinhallintajärjestelmän päälle on asianhallinnan lisäksi toteutettu myös yhteinen intranet.

Syksyn 2004 valmistelun jälkeen on asianhallintaa koskevat kehittämistavoitteet ja tarpeet päätetty koota yhdeksi hankkeeksi, joissa keskeisenä tavoitteena on asianhallinnan ja sähköisten palveluiden yhdistäminen.

Tavoitteet	
	Hankkeen keskeisinä tavoitteina ovat mm.
·yhdistää asianhallinta yksityishenkilöille ja
 yrityksille tarkoitettuihin vuorovaikutteisin
 asiointipalveluihin 
·mahdollistaa julkisten asiakirjojen verkkojulkaisu
 asiakaspalvelun parantamiseksi
·rakentaa rajapinta asianhallintajärjestelmän
 yhdistämisestä muiden viranomaisten järjestelmiin
·mahdollistaa asiakirjojen parempi tuottaminen ja
 käsittely asianhallintajärjestelmässä
·edistää asianhallinnan monipuolista käyttöä
 ympäristöhallinnossa sekä luoda tarpeelliset
 ohjeistot käytön edistämiseksi

Tehtävä	
	Ohjausryhmän tehtävänä on mm.
·organisoida hankkeen toiminta em. tavoitteiden
 saavuttamiseksi
·nimetä hankkeen toteutuksen kannalta tarvittavat
 ryhmät sekä ohjata ja valvoa niiden työtä, 
·hyväksyä hankkeessa tuotetut tulokset ja palvelut
 sekä
·varmistaa hankkeen työn tuloksena syntyvien tuloksie
 ja palvelujen laatu ja käyttöönotto.

Hankkeen työssä tulee noudattaa ympäristöhallinnon tiedon hallinnan hankeohjeessa kuvattuja toimintatapoja.

Hankkeen puitteissa toteutettavat palvelut ja tehtävät on kuvattu tarkemmin liitteenä olevassa hankekuvauksessa. 

Organisointi	
		Puheenjohtaja Heikki Heikkilä, tietohallintojohtaja, ympäristöministeriö 	
		Jäsenet:	
		Markku Hietamäki, ympäristöneuvos, ympäristöministeriö 	
		Tommi Laanti, Ylitarkastaja, Ympäristöministeriö 	
		Olavi Rantasaari, aluehallintoneuvos, ympäristöministeriö 	
		Riitta Rönn, lainsäädäntöneuvos, ympäristöministeriö 	
		Satu-Kaarina Virtala, vanhempi hallitussihteeri, ympäristöministeriö 	
		Leena Saastamoinen, Hallintopäällikkö, Uudenmaan ympäristökeskus 	
		Matti Hepola, johtaja, Pohjois-Suomen ympäristölupavirasto 	
		Sihteeri Minna Saros, erikoissuunnittelija, Pirkanmaan ympäristökeskus 	

Kustannukset ja rahoitus	
	Ohjausryhmä tekee työnsä virkatyönä. Ohjausryhmän matkakustannukset maksetaan momentilta 350121015	

	Hallintojohtaja	Riitta Rainio	

	Hallitussihteeri	Merja Suoninen	

LIITTEET	
	Hankekuvaus	

JAKELU	
	Ohjausryhmän puheenjohtaja ja jäsenet	

TIEDOKSI	
	Ympäristöministeriön osastot ja yksiköt 
Alueelliset ympäristökeskukset
Suomen ympäristökeskus
Ympäristölupavirastot

						                 Liite

HANKEKUVAUS:
ASIANHALLINNAN KEHITTÄMINEN 

KÄSITTEITÄ

Asianhallinnalla ympäristöhallinnossa tarkoitetaan kokoelmaa välineitä ja sääntöjä, joiden avulla voidaan hoitaa ja hallita viraston toiminnan kannalta tärkeimmät prosessit. Välineitä ovat tietojärjestelmät ja vastaavat. Sääntöjä ovat erilaiset ohjeet ja mm. diaarikaava.

Asiankäsittelyjärjestelmä = Yhden tai useamman työprosessin hoitamiseen tehty tietojärjestelmä tai tietojärjestelmäkokonaisuus

Asiakirjanhallintajärjestelmä = järjestelmä, joka hoitaa mm. asiakirjan tallentamisen, muuttamisen, välittämisen ja hakutoiminnot

Sähköisellä asioinnilla tarkoitetaan kaikkea perinteistä virastoasiointia korvaavaa tai täydentävää asiointia, joka tapahtuu tietoverkkojen välityksellä.

HANKKEEN TEHTÄVÄ

Tiedon hallinnan strategian mukaisessa tavoitetilassa prosessien ja rakenteiden osalta sähköisiä palveluita ja tietotekniikkaa osataan käyttää laajasti työprosessien tehostamisessa hallinnon eri tasoilla.  Hallinnon sähköiset palvelut ja tietojärjestelmät tukevat keskeisiä työprosesseja kokonaisuuksina siten, että ne ulottuvat asiakkaalle saakka ja ovat myös asiakkaalle hyödyllisiä. Tiedon saatavuutta ja käytettävyyttä toiminnallisissa prosesseissa on edelleen parannettu koko hallinnonalan käyttöön tarkoitetuilla yhtenäisillä sähköisillä palveluilla ja yhteiskäyttöisillä järjestelmillä. 

Kaikki yllämainittu edellyttää asianhallinnan kehittämistä siten, että tietojen vastaanotto käsittelyineen asiointipalveluista on mahdollista. Samoin on pystyttävä  palauttamaan valmiita päätöksiä tai asiakirjoja asiakkaille sekä julkaisemaan tietoja internetissä.  Omat tarpeensa hankkeelle tuovat myös asiakirjojen tuotannon helpottaminen, liityntöjen rakentaminen muihin järjestelmiin sekä asianhallinnan soveltaminen ja sen käytön edistäminen uusissa hallinnonalan prosesseissa.

Hankkeen keskeiset tehtävät ovat:
•	Lomakeasioinnin vastaanottoliitynnän tekeminen asianhallintaan
•	Yleisen, julkisessa käytössä olevan asiakirjojen ja asianhallinnan selausliittymän toteuttaminen www.ymparisto.fi:n kautta käytettäväksi yhdessä sähköisen asioinnin kehittämishankkeen kanssa
•	Sähköisen asiakirjatuotannon kehittäminen
•	Asiakasrekisterin monimuotokäyttö laajentamalla se toiminnan kohteiden määrittelyyn
•	Liityntätarpeet valtioneuvoston järjestelmiin (esim. HARE)
•	Asianhallintaa tukevien ohjeistojen luonti ja käyttöönotto
•	Asianhallintajärjestelmän laajentaminen korvaamaan mm. nykyinen TMS- sovellus
•	Asianhallintajärjestelmän ylläpitokehittäminen