EU-rahastojen sähköistyshankkeen asettaminen

Taustaksi
Pääministeri Kataisen hallituksen ohjelmassa on asetettu tavoitteeksi kehittää sähköistä asiointia ja mahdollisuuksien mukaan hyödyntää yhteisiä sähköisen asioinnin palvelualustoja. Sisäasiainministeriön hallinnonalan konsernistrategian mukaan hallinnonalalla edistetään sähköistä asiointia ja tuodaan uusia verkkopalveluja ihmisten ulottuville. Ministeriön hallinnonalan 2014–2017 toiminta- ja taloussuunnitelman mukaan myös ministeriön yhteistä asiankäsittelyjärjestelmää (ASDO) ja siihen kytkeytyviä prosesseja kehitetään aktiivisesti. Tästä on jo tehty päätökset.
Oikeus- ja sisäasioiden EU-rahastojen haku- ja hallinnointiprosesseja esitetään nyt sähköistettävän rahoituskaudeksi 2014–2020. Näitä rahastoja on kaksi: sisäisen turvallisuuden rahasto ja maahanmuutto- ja turvapaikkarahasto.
Valtionhallinnon yhteisen asiointitilihankkeen pysähdyttyä poliisi on kilpailuttanut sähköisen asiointialustan koko sisäasiainhallinnonalan käyttöön.  EU-rahastojen sähköinen asiointi on tarkoitus toteuttaa poliisin asiointialustaa hyväksi käyttäen. Hankkeessa käytettävää toimintamallia ja siitä saatuja kokemuksia voidaan myöhemmin hyödyntää myös muissa hallinnonalan sähköiseen asiointiin liittyvissä hankkeissa.
Asettaminen	
		
Sisäasiainministeriö asettaa EU-rahastojen sähköisten toimintatapojen kehittämistä ja sähköisen asioinnin alustan käyttöönottamista varten tämän ministeriön sisäisen kehittämishankkeen, joka on osa hallinnonalan asiankäsittelyjärjestelmän jatkokehityshanketta (SM004:00/2013).
Toimikausi	
		
Hankkeen toimikausi on 15.5.2013 – 31.12.2014.
Tavoitteet	
		
Hankkeessa otetaan käyttöön poliisin asiointialustaan perustuva sähköinen asiointitili. Rahastojen vastuuviranomaisen käyttöön kehitetään ministeriön asiainhallintajärjestelmään yhteyteen hanketietokanta, johon tallennetaan hakemuksiin ja hankkeisiin liittyvä kirjallinen ja numeerinen tieto. Hanketietokanta myös ohjaa haku- ja hallinnointiprosessien etenemistä sekä toimii sähköisenä arkistona. Rahastojen raportointi ja seuranta toteutetaan asiankäsittelyjärjestelmään luotavilla raportointityökaluilla. 
Mainitut elementit ovat toistensa edellytyksiä, ja tiedon tulee liikkua niiden välillä saumattomasti.
EU-rahastojen haku- ja hallinnointiprosessien sähköistämisellä nopeutetaan ja tehostetaan merkittävästi hakemus- ja raportointiprosesseja ja parannetaan niiden laatua. Niin ikään järjestelmällä pienennetään henkilöresurssien riittävyyteen liittyvää riskiä sekä tehostetaan vastuuviranomaisen toimintaa. 

Tehtävä	
		
Hankeen tehtävänä on määritellä, toteuttaa, testata ja ottaa käyttöön EU-rahastojen uusi, ministeriön asiankäsittelyjärjestelmän yhteydessä toimiva hanketietokanta ja liittää siihen hallinnonalan sähköisen asioinnin alustan tarpeelliset palvelut.
Hanke toteutetaan kahdessa vaiheessa: 1. määrittely, 2. toteutus. Määrittelyvaiheen jälkeen hankkeesta tehdään kustannus – hyötyanalyysi. Hanke vastaa myös järjestelmän käyttäjien koulutuksen järjestämisestä rahastojen vastuuviranomaisen henkilöstön osalta.
Organisointi	
		
Hankeen toteuttamista varten asetetaan seuraava hankeryhmä.
Puheenjohtaja, tietopalvelupäällikkö Manu Herna, SM, HY.
Sihteeri, ylitarkastaja Ville Similä, SM, KVY.
Jäsenet:
ylijohtaja Kalle Kekomäki, SM KVY
ylitarkastaja Pauliina Eskola, SK KVY
erityisasiantuntija Markku Kraft, SM HY
tietoasiantuntija Maarit Rajala, SM HY
ylitarkastaja Markus Kainulainen, SM, HY
projektipäällikkö Antti Haukipuro, Haltik
Asiantuntijat:
ylitarkastaja Arla Juntunen, Poliisihallitus
erikoistutkija Jarmo Houtsonen, Poliisiammattikorkeakoulu
tutkimussihteeri Suvi Tiirikainen, Pelastusopisto
pääsihteeri Hanna Paakkolanvaara, Palosuojelurahasto
Hankeryhmän asiantuntijat edustavat sellaisia hallinnonalan virastoja ja laitoksia, jotka mahdollisesti myöhemmin ottavat käyttöön EU-rahastoille kehitettävän kaltaisen sähköisen asioinnin ratkaisun.
Hankkeen tietoteknisestä toteutuksesta vastaavat sovellustoimittajina Fujitsu Finland Oy (ASDO) ja HiQ Finland Oy (asiointialusta). Toimittajien edustajat osallistuvat tarvittaessa hankeryhmän kokouksiin.
Hankeryhmä raportoi hallinnonalan asiankäsittelyn kehittämisen ohjausryhmälle (SM044:00/2011). Sisäasiainministeriön tietohallinnon sähköisen asioinnin ohjaus on edustettuna hankeryhmässä. 
Kustannukset ja rahoitus	
		
Hankkeen kustannukset maksetaan ministeriön kansainvälisten asioiden yksikön hallitsemalta rahastojen teknisen tuen TA-tililtä 2601225, teknisen tuen 2012 projektikoodilla ja hankkeen seurantakoodilla 20012002. 

Kansliapäällikkö		Päivi Nerg

Ylijohtaja			Kalle Kekomäki

Asiakirja on sähköisesti allekirjoitettu asiankäsittelyjärjestelmässä. Sisäasiainministeriö SM 17.05.2013 klo 11.21. Allekirjoituksen oikeellisuuden voi todentaa kirjaamosta.

Jakelu	Hankeryhmän jäsenet	
Tiedoksi	Tihry