HALKO työpajakysely

1. Aluehallintovirasto, jossa työskentelen
Vastaajien määrä: 22

2. 9. Terveiset ja kehittämisehdotuksesi HALKO-projektille
Vastaajien määrä: 15
-	Ks. viestintä
-	ks. Viestintä
-	Samassa yhteydessä kun hallinnon toimintoja keskitetään ja resursseja pienennetään, olisi syytä pohtia aluehallintovirastojen raportointivelvollisuuksia, mitä tietoja tarvitaan ja mihin niitä tarvitaan ja milloin niitä tarvitaan. Jos hallintoa kevennetään, voisiko samalla keventää myös raportointia?

Keskitetyn hallinnon esimiehille ja johdolle on varattava riittävästi aikaa esimiestyöhön. Monitoimipaikkainen työskentely vaatii esimiestyöltä enemmän kuin yhdellä paikkakunnalla työskentely. On kohtuutunta odottaa, että esimiestyö on laadukasta ja toimintaa palvelevaa, jos sen ohella pitää tukuttain hoitaa substanssitehtäviä. Ja kun esimiestyö ei toimi, kestää pitkään ennen kuin palvelut vastuualueille toimivat. Onko meillä siihen varaa?

-	Miten varmistamme, ettemme tule rakentaneeksi uusilla järjestelyillä lisää hallinnollista byrokratiaa?
-	Olisikohan viisasta odottaa päätökset aluehallintovirastojen ja vielä ELYjenkin suunnitteilla olevista yhteen liittymisistä. Sen muutoksen jälkeen tulee varmasti uusia näkemyksiä myös hallinnon tehtäviin.
Kalliiksi tulee, jos työ tehdään kahteen kertaan.
-	Yrittäkää saada aikaan konkreettisia organisointimalleja, yksi tai kaksi, joihin voi ottaa kantaa.
-	Hallinnon tehtävät voisi pääsääntöisesti keskittää, ainakin asiakokonaisuuksittain. 

Turhia ongelmia ja päällekkäisyyttä voi syntyä, jos joitain tehtäviä hoidetaan keskitetysti että virastoissa. Muutos vaatii selkeää työnjakoa keskitettyjen ja viraston tehtävien välille - muutoin virastoihin jääviin voi kohdistua liikaa odotuksia keskitetyistä palveluista, vastuualueilta kuin ylemmältä johdoltakin. 

-	Päätökset nopeasti ja yhtä nopea tiedotus niistä. Kaikilta henkilöiltä kysely siitä suuntautuuko mielenkiinto valtakunnallisiin vai virastokohtaisiin tehtäviin ja sen mukaan tehtäväkuvat ja sijoittuminen. Ei esimiehen päätöksenä, vaan henkilöstökyselynä. Uudenlaisiin tehtäväkokonaisuuksiin ilmoittautumismahdollisuus sijaintipaikasta riippumatta. Avoin toiminta muutostyön edetessä...
-	1. Miten tehtäviä ja uusia tehtävänkuvia suunnitellessa huomioidaan myös virastojen omien tarpeiden toteutuminen uudistuksessa? Ettei vaan keskitytä liikaa keskittämiseen, jolloin kunkin viraston oma toiminta rapautuu entisestään?
2. Miten turvataan nopea ja asiantunteva neuvonta ja palvelut virkamiehille keskitettävissä toimissa? Jos AHTI on esimerkkinä, en suosittele. Päivien, joskus jopa viikkojen, odottelu avun saamisessa ei todellakaan tehosta/paranna työn tekemistä. 
3. Kuinkan monta uutta päällikkövirkaa näillä kaavailuilla saadaan lisää?
4. Moniportaisessa hierarkiassa (henkilö tekisi sekä valtakunnallisia että oman viraston tehtäviä, eri esimiesten alaisuudessa) tulee paljon riskitekijöitä: miten esimies tietää alaisensa todellisen työn sisällön, miten ja kenen kanssa käydään kehityskeskustelut, kuka priorisoi kiiretilanteessa työtehtävät, kuka määrää/päätää ylitöistä, lomajärjestelyt, mikä on työntekijän työyhteisö, virkamatkoista päättäminen, 
5. Millä perusteella päätetään keskitettävien tehtävien johtopaikkojen sijainnista? Onko jälleen kaikki tieto-taito vain kehä 3:n sisäpuolella? 
6. Tämäkään uudistus ei ole parantanut henkilökunnan motivaatiota tai sitoutumista työhön. Ensin väännetään tehtäviä uuteen asentoon, mutta ajatellaanko millaisia tehtäväkokonaisuuksia niistä muodostuu? Ovatko ne mielekkäitä ja motivoivia mahdollisille tekijäkandidaateille?
-	Etäjohdetussa organisaatiossa työyhteistaitojen merkitys ja myös vastuu työkaverista nousee nykyistä tärkeämpään asemaan. Suuri osa henkilöstöstä ei ole tähän tottunut ja se vaatii keskustelua ja koulutuksellista tukea, KAIKU-hanke on tässä työssä erittäin hyvä valinta.
Esimiestyöhön tulisi etäjohtamiseen tähtäävässä uudistuksessa kiinnittää erityistä huomiota. Vallan ja vastuunrajauksen selkeys esimiestyössä korostuu. KIEKUn mukanaan tuomat esimiestyötä selkeyttäneet määrittelyt olisi hyvä pitää voimassa myös tulevassa hallinnon organisaatiossa. 
Myös kehityskeskustelut olisi selkeintä käydä lähimmän esimiehen kanssa eikä lähintä esimiestasoa korkeamman tason kanssa, jolloin työhön liittyvistä ongelmista ja tavoitteista keskusteltaisiin työnjohdollisen esimiehen ”selän takana”. Tämän vuoksi en kannata yksikön päällikön alaisuudessa olevia ”tiimin vetäjiä”. ESAVIssa mallia on kokeiltu ja se purettiin epäselkeänä ja vastuunrajoja hämärtävänä.
Organisoitumisessa tulisi huomioida myös se, ettei yksittäinen virkamies joutuisi sijaintivirastonsa johdon ja oman etäesimiehensä välisten mielipide-erojen ristituleen. Sama koskee myös viraston sitoutumista valtakunnallisesti sovittuihin asioihin. Näitä tilanteita varten tulisi olla selkeät periaatteet siitä mistä asioista ja missä rajoissa päättää virasto ja mistä asioista tehdään valtakunnallinen päätös. 
Uudistuksessa tulisi pohtia myös ns. ylimmän johdon esikuntatyyppisten tehtävien hoitamista, hoidetaanko ne viraston voimin vai valtakunnallisen organisaation voimin, toisin sanoen kummanko organisaation johdon esikuntatehtäviä hoitava henkilöstö priorisoi ylimmäksi?

-	Tietohallinnon ja toiminnankehittämisyksikön tehtävät pitää yhdistää tai organisoida aivan uudella tavalla. Nyt kyseiset tehtävät ovat osittain päällekkäisiä. Tarvitaanko erillistä toiminnan kehittämisyksikköä.

Asiakirjahallinnon tehtäviin pitäisi ottaa uudenlainen lähetysmistapa, jotta toiminto palvelee paremmin tulevaisuuden haasteita. 

Asiakirjahallinto on yksi kokonaisuus tiedonhallinnasta. Tiedonhallinta on toimintaa, jossa tietoa hallitaan organisaation aineettomana pääomana. 

Tiedonhallinnan tavoitteena on varmistaa luotettava viranomaistehtävien hoitaminen ja hyvän tiedonhallintavan avulla tiedon oikeellisuus ja eheys ja tehostaa tiedon käyttöä 

Tiedonhallinta tehtävät voidaan jakaa kahteen osa-alueeseen: 

Tiedonhallinnan kehittäminen ja ohjaus 

Kehittämisprosessin vastuulle kuuluvat: tietoarkkitehtuuri, tietojohtaminen, tiedonhallinnan sisällöllinen määrittely, sen ohjaus ja valvonta, tietojen ohjauksen säilyttämisen kehittäminen sekä tiedonhallinnan käytäntöjen yhtenäistäminen ja ohjeistus sekä käsiteltävien ja säilytettävien tietojen määrittely sekä tiedon arvon, elinkaaren sekä liittyvien tilojen säilytysajan, säilytysmuodon, suojaustason ja tiedonsaantioikeuksien ja käyttöoikeuksien määrittely sekä näitä tukeva järjestelmäkehitys.

Tiedonhallintapalvelut

Tähän kokonaisuuteen kuuluvat arkistotoimen tehtävät ja asioiden käsittelyn ja asiakirjallisen tiedon hallinta ja määräaikojen seuranta rekisteröintitoimintojen avulla. 

Nykytilassa aluehallintovirastot ovat kukin oma arkistomuodostaja. Vastuu arkiston hoidosta on arkistonmuodostajalla. Olisi pohdittava ovatko aluehallintovirastot yksi arkistonmuodostaja.

-	Viestinnän osalta on keskeistä, mikä on tuleva virastomalli. HALKOssa ratkaistava on, kuka viestintää keskitetyssä mallissa johtaisi, mikäli AVI-virastot säilyvät itsenäisinä? Mikä on viestinnän rooli ja asema virastossa? Johtaako ylijohtaja keskitetyssä mallissa viestintää lainkaan? Mikä on vastuualueiden ohjausrooli? Onko viestintä johtamista tukeva prosessi, vai koetaanko se yksittäisiksi tehtäviksi, joita tilataan ja toteutetaan. Vai onko se molempia? Mitä ministeriöt ja VNK lausuisivat hallintopalveluihin siirretystä keskitetystä viestintäpalvelusta, mikäli AVI-virastot säilyisivät itsenäisinä? Miten alueellisia tilanteita ja hankkeita silloin johdetaan/ohjataan VNK- ja keskushallintotasolta? 

ALKU-hankkeessa AVIhin siirtyi viestintähenkilöstöä ainoastaan lääninhallituksista, vaikka AVIhin siirrettiin merkittävästi tehtäviä mm. ympäristökeskuksista. Ympäristölupavirastoissa ei ollut viestintähenkilöstöä eikä aktiivista viestintäkulttuuria. ELYhin viestintähenkilöstöä siirtyi runsaasti suhteutettuna virastojen kokoon ja AVien viestintähenkilöstön määrään. ELVIissä on 10 htv:tä. AVIen viestintä toimii siten jo varsin tehokkaasti pienillä resursseilla, ja henkilöstö on alkuajoista edelleen vähentynyt. Onko mahdollista tarkastella uudelleen AVIen ja ELYjen viestintähenkiöstökokonaisuutta ja tasapainottaa tilannetta? 

-	Palkkauksesta: missään vaiheessa ei ole sanallakaan mainittu hallinnon henkilöstön palkkauksellisesta asemasta. Mitkä ovat oikeudet nykyiseen palkkaan, jos tehtävän vaativuus alenee ja palkkaa esitetään pienemmäksi tästä muutoksesta johtuen ja henkilöstä riippumattomista syistä?

Erityistä huomioitavaa: TYÖPROSESSIT, TIEDON KULKU, SELKEÄT JA MIELEKKÄÄT TYÖROOLIT/TEHTÄVÄT, SIJAISUUDET, PALKKAUS, JOHTAMINEN/ESIMIESTYÖ!
-	Tsemppiä ja uudenlaista lähestymistapaa !
-	Muutosturva pohdituttaa. Muissa tilanteissa, kun työnantaja on siirtänyt toisiin tehtäviin. palkkaus on säilynyt samana, vaikka vaativuustaso heikkenee. Virastossa on tällä hetkellä muutamia henkilöitä, jotka eivät suoriudu tehtävistään. Heko-pisteillä voidaan jonkin verran vaikuttaa, jos on rohkeutta laskea pisteitä. Käytännössä em. lienee aika vaikeata ja neuvottelut työllistäviä, jolloin asian helposti annetaan olla. Jos Halkon myötä ei ole mahdollista tarjota osaamista ja nykyistä vaativuutta vastaavia tehtäviä, niin olen ymmärtänyt, että palkkaus voi laskea kahden vuoden kuluessa. Henkilöstön motivaation ja sitoutumisen kannalta tämä on riski. Ydinosaajat hakeutuvat muualle? Vai onko työmarkkinatilanne niin heikko, ettei tästä ole huolta?