HALKO työpajakysely

1. 1. Viestintä
Vastaajien määrä: 11
-	Miksi vain viestintäpäälliköt kokoontuivat työpajaan, ehkä viestinnässä muillakin olisi ollut kiinnostusta asiaan...jo videoneuvottelumahdollisuus (passiivinenkin) olisi ollut mukava ele eikä olisi aiheuttanut matka- ym.  kustannuksia. Muiden yksiköiden työpajat olivat avoimia muillekin  kuin päälliköille.  Avoimuudesta on puhuttu HALKO-projektin yhteydessä.

ks. viestintä

-	Keskittämisen mahdollisuuksia paljon enemmän kuin työpajan esitykset. Koko viestinnän keskittäminen ml. kehittäminen mahdollista.
-	Enemmän valtakunnallista, vähemmän virastokohtaista.
-	Viestinnän kohdalla on vaara, että osa henkilöstöstä joutuu useamman esimiehen alaisuuteen, jolloin vähenevien resurssien myötä tilanteesta voi tulla ko. henkilöille repivä. Tarvitseeko olla suoraan johdon alainen, jotta voi toimia johdon tukena? Vaihtoehto B vaikuttaa hyvälle. Tärkeää on varmistaa alueen yhteyshenkilön jäsenyys johtoryhmässä/johtoryhmissä, jotta alueellista tukea voidaan antaa ja alueen tuntemus säilyy myös viestinnässä.
-	Käännöspalvelut: Olemassa olevan kääntäjäresurssin hyödyntäminen niin, että käännökset suomesta ruotsiksi hoidetaan viraston sisällä, keskitetysti. Ostopalvelujen käyttö suomesta ruotsiksi tehtävien käännösten osalta tulee vähentää. Muissa kielikombinaatioissa käytettäisiin edelleen ostopalveluja.
-	1. Miksi viestinnän taulukossa on jo htv-määriä? Muissa niitä ei ole. Noillako htv-määrillä viestintä hoidettaisiin kaikissa Suomen AVI:ssa?

-	Eikö oikeasti viestintää voida keskittää valtakunnallisesti johdetuksi hajautetuksi toiminnaksi tämän enempää? Eihän viestinnällä ole toiminnassaan minkäänlaista perusteltua erityisasemaa muuhun hallintoon nähden. Myös talous- ja henkilöstöhallinto toimivat lähellä viraston ylintä johtoa ja sen hyvin suorassa ohjauksessa.
-	
Viestinnän johtamiskysymyksistä
Päivittäisviestintä tulisi hoitaa virastokohtaisesti. Viestintä on kiinteä osa viraston johtamista ja toimintaa. Viestintä olisi silloin organisoitu suoraan ylimmän johdon alaisuuteen, kuten valtionhallinnon viestintäsuositus linjaa. Normaaliolojen viestinnällä ja verkostoitumisella luodaan toimintamallit tehostettua viestintää edellyttäviin tilanteisiin. Varsinkin ajankohtaisviestintä on arjen tilanteissa johdettua toimintaa. Viestintä on osa viraston ydinprosesseja
Häiriötilanteiden hoitoa varten nykyiset viestintäresurssit eivät riitä. Niitä tilanteita varten tulee tehdä suunnitelmat erikseen, eli mitä muuta AVIn henkilöstöä ja mitä viestintätehtäviä hoitamaan voidaan siirtää. Verkosto tulee luoda ja kouluttaa normaalioloissa. Mm. pandemia- ja lintuinfluenssatilanteet koskettaisivat kaikkia AVI:ja/alueita yhtä aikaa, mikä tulee ottaa resurssisuunnittelussa ja toiminnan ohjauksessa huomioon. Kun toimintaa johdetaan virastokohtaisesti, mm. substanssista, ja perustetaan esim. tilannekeskus eläintautiepidemian hoitoa varten niille alueille, joissa tautitapausta esiintyy, on ratkaistava, miten viestinnän organisoitumista johdetaan. Onko tehtävä hallintopalveluista valtakunnallisesti johdettua, vai kunkin viraston johdon ja vastuualueiden johdon ohjaamaa? Tulevasta AVI-ELY hallintomallista myös riippuu, miten viestintää johdetaan eri tilanteissa.
Valtakunnallisesta yhdenmukaistamisesta
Viestinnän valtakunnallisen yhdenmukaistamisen (esim. yhteiset tiedotteet) saavuttaminen edellyttää substanssiprosessien kehittämistä, niissä viestinnän kuvaamista ja substanssijohtamisen uudistamista näiltä osin. Esim. varautuminen tiedotteen lähettämisen jälkeiseen toimintaan on yhtä tärkeä kuin tiedotteen suunnittelu ja julkaiseminen. Ei siis ole yhdentekevää ja viestintähenkilöstön määrättävissä, milloin tiedote julkaistaan. Keskeistä on ratkaista, miten substanssitoimintaa voitaisiin vastuualueilla johtaa uudella tavalla siten, että tavoitteet viestinnän yhdenmukaistamiseksi voitaisiin saavuttaa mm. mediatiedottamisessa. 
Tuotteet ja hankinnat keskitetysti
Viestinnän tuotteet ja hankinnat voitaisiin toteuttaa keskitetysti. Suunnitelmien tulisi olla ennakoitavissa, avoimesti kaikkien tiedossa ja yhteisesti budjetoitu muun tulos- ja vuosisuunnittelun yhteydessä. AVIen julkaisupolitiikka suunniteltaisiin uudelleen. Tavoitteena voisi olla AVIen julkaisusarja, jota ylläpidetään ja hallinnoidaan keskitetysti. Yhteistä esittelymateriaalia/lehteä voidaan kehittää projekteina, johon osallistuvat kaikkien AVIen henkilöstö, myös substanssihenkilöstö, tarpeellisilta osin. Projekteilla on selkeä alku ja loppu, jolloin niihin käytettäviä resursseja voidaan ohjata joustavasti ja ketterästi sen mukaan, mikä on tuotteen tavoite, sisältö ja kohderyhmä. Lehtien toimittaminen ja julkaisujen taitto voidaan hoitaa ostopalveluna. Määrärahat on varattu keskitetysti. Suunnitelma päivitetään vuosittain.
Keskitettyjä tehtäviä varten resurssitarve voisi  olla seuraava:
-	graafinen palvelu, julkaisujen taiton koordinointi ja julkaisusarjojen hallinnointi, esittelymateriaalien tuottaminen, messuosastojen suunnittelun tuki 0,5 htv
-	AVIen uutiskirjeet, lehdet, yhteiset viestinnälliset tiedotteet 0,5 htv
-	Hankinnat, mediaseuranta ja analyysit, viestinnän osaamisen kehittämisen suunnittelu ja koordinointi 0,5 htv
-	eri henkilöitä, jotta voidaan varmistaa sijaisketjut ja laajempi osaaminen, henkilöt sijaistavat toinen toisiaan, esim. lomat.
YHTEENSÄ 1,5 htv
Verkkopalveluiden organisoinnista
Verkkopalvelujen tekninen ja sisällön päätoimittajuus voitaisiin hoitaa keskitetysti. Teemavastaavien verkostoa tulisi voida hyödyntää täysipainoisesti. Teemavastuutehtävä pitäisi olla kirjattu myös nimettyjen henkilöiden toimenkuvaan. Intranetin päätoimittajuus tulisi ratkaista ennen kuin uutta intranetia lähdetään kehittämään. Jokaisessa virastossa tulisi olla päätoimittajaresurssia ja paikallista tukea internetiä ja intranetiä toimitustyötä varten. Kaikkia virastoja koskeva aineisto tuotetaan kootusti kertaalleen. 
Kootut resurssit
-	tekninen päätoimittaja 2 htv (nyt tietohallinnossa)
-	sisällön päätoimittaja 0,5 htv (internet) ja sisällön päätoimittaja 0,5 htv (intranet) (eri henkilöitä, jotta voidaan varmistaa sijaisketjut ja laajempi osaaminen
-	kaikki henkilöt sijaistavat toinen toisiaan, esim. lomat vuoroperiaatteella
-	intranetin kehittämisprojektia varten tulee turvata resurssit mm. palkkaamalla määräaikaista työvoimaa.
YHTEENSÄ 3 htv (sisältää tietohallinnon 2 htv)

Viestinnän yleisestä organisoinnista
AVIen tulosohjaus tulisi ulottaa myös viestintään. Keskustelua ja vuoropuhelua ohjaavien tahojen viestintähenkilöstön kanssa olisi hyvä tiivistää. Tavoitteen saavuttamiseksi AVIen ylijohtajien, viestintäpäälliköiden ja ohjaavien tahojen tulisi kokoontua yhteen sopimaan vuosittaisista tavoitteista ja saavuttamisesta. Tätä varten voitaisiin perustaa AVIen strateginen viestinnän ohjausryhmä. Samalla ryhmä lisää vuoropuhelua myös johdon ja ohjaavien tahojen viestinnän kanssa. Ohjausryhmä kokoontuu pari kertaa vuodessa. 
Vuosittaista kehittämistä ja yhteistyötä varten jatkaisi toimintaansa AVIen viestintäpäälliköistä koostuva Viestinnän kehittämisryhmä. Se laatii mm. valtakunnallisen vuosittaisen viestintäsuunnitelman kootuille ja jokaisen AVIn osalta alueellisille tavoitteille. Ne koordinoidaan kehittämisryhmässä. Ryhmä kokoontuu säännöllisesti, jotta tiedonvaihto on tehokasta. 
Internet-palveluja varten on AVI.fi toimituskunta. Intranet-palveluja varten perustetaan Intranetin toimituskunta. Siinä päärooli on hallintopalveluilla. 
Jotta sekä virastokohtaisten että koottujen tehtävien hoito voidaan turvata, tulisi pohtia, onko mahdollista jakaa htv:itä valtakunnallisiin/virastokohtaisiin (esim. yhdestä htv:stä puolet viraston omassa käytössä, puolet valtakunnallisissa tehtävissä). Projekteihin nimetään henkilöt erikseen, mikä lisäisi joustavuutta ja osaamisen ketterää hyödyntämistä. 

-	Jotta viestintä saavuttaisi kohderyhmänsä ja jotta viestinnän laatu pysyisi korkeana kaikella tapaa, vistinnän tulisi olla osaavien henkilöiden käsissä. Ammattilaisten. Joitain tehtäviä toki voidaan hoitaa valtakunnallisesti, mutta jos halutaan turvata esim. yksittäisen aluehallintoviraston ongelmaton viestintä, myös paikallista tuntemusta ja alueellista asiantuntijuutta tulee arvostaa. 
Viestintä ei saa lipsua kokonaan hallinnon määräysvaltaan!
Sieltä kun ei löydy viestinnän ammattilaisia eikä alan osaamista!
Muistakee: mitä useampi kokki sen huonompi soppa!
-	
Monitoimipaikkainen aluehallintovirasto tarvitsee enemmän koordinointia ja sisäistä viestintää paikan päällä, joita ei voi keskittää.