HALKO työpajakysely

1. 3. Asiakirjahallinto
Vastaajien määrä: 7
-	Mahdollisuuksia kehittää toimintaa merkittävästi. Asiakirjahallinnon keskittäminen kokonaisuudessaan mahdollista yhteen yksikköön. Tietohallinto ei ole sopiva paikka.
-	Tehtävä: valtiollisten vaalien äänestyslippujen säilyttäminen ja määräajan kuluttua hävittäminen. Tehtävä on jäänne lääninhallitusajoista. Tehtävään kuuluu myös vaaleissa syntyneiden asiakirjojen vastaanotto, seulonta, hävittäminen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirto arkistolaitokseen. Oikeusministeriön hallinnonalalle kuuluva tehtävä, jonka ei pitäisi kuulua aluehallintovirastoille.
-	Asiakirjahallinnon kehittämistä ei tulisi erottaa tietohallinnosta. Sisällöllinen kehittäminen asiakirjahallinnon asiantuntijoilta, tekninen osaaminen tietohallinnosta.
-	Asiakirjahallintoa ohjaavat ja määrittelevät tahot saattavat olla välillä liian etäällä käytännön viraston toiminnasta, välillä tuntuu tulee liikaa eritasoisia ja ristiriitaisia ohjeita. 

Tiedonohjaussuunnitelma ja asiakirjojen säilytysajat pitää saada mahdollisimman pian arkistolaitoksen vahvistamiksi. Sähköinen arkistointi mahdollisimman pian toteutukseen. Samoin postin kulku ja käsittely pitäisi saada jatkossa valtaosin sähköiseen muotoon, paperista asiakirjaliikennettä tulee vähentää.
-	sähköinen arkistointi / uspan kehittäminen
Määräaikaisten asiakirjojen sähköinen arkistointi on jo nykyisenjärjestelmän puitteissa mahdollista, mutta jostain syystä todellinen tahto tai osaaminen sen hyödyntämisessä puuttuu.  Tällä menettelyllä myös tehokas asiakirjojen kierto käsittelijältä toiselle tai yhtäaikaiselle käsittelylle olisi mahdollista. Lisäksi tällä menettelyllä ja USPAn tiedonhakua kehittämällä säästettäisiin arkistotilojen vuokrissa sekä arkistojen tietopalvelujen htv-määrissä huomattavia summia, sillä avien asiakirjoista yli 80 % on määräaikaisesti säilytettäviä. Näistä asiakirjoista ainakin lääninhallitustaustaisten toimintojen asiakirjoista suurin osa voitaisiin toiminnallisestikin järkevästi arkistoida sähköisesti.  Tämän vuoksi USPAn käytettävyyden kehittämiseen kannattaisi suunnata tehokkaasti resursseja.
asiakirjahallinto omaksi kokonaisuudekseen
Tällä hetkellä asiakirjahallinnon kehittämiseen ei ole valtakunnallisesti suunnattu riittävästi resursseja, joten toiminta on hajanaista ja epäyhtenäistä. Tilannetta parantaisi avien yhteinen valtakunnallinen asiakirjahallinto.

Esimiestyö
Esimiestyöhön tulisi kiinnittää erityistä huomiota, koska etänä tehtävä esimiestyö väistämättä lisääntyy. Vallan ja vastuunrajauksen selkeys esimiestyössä korostuu. KIEKUn mukanaan tuomat esimiestyötä selkeyttäneet määrittelyt olisi hyvä pitää voimassa myös tulevassa hallinnon organisaatiossa. 
Myös kehityskeskustelut olisi selkeintä käydä lähimmän esimiehen kanssa eikä lähintä esimiestasoa korkeamman tason kanssa, jolloin työhön liittyvistä ongelmista ja tavoitteista keskusteltaisiin työnjohdollisen esimiehen ”selän takana”. Tämän vuoksi en kannata yksikön päällikön alaisuudessa olevia ”tiimin vetäjiä”. ESAVIssa mallia on kokeiltu ja se purettiin epäselkeänä ja vastuunrajoja hämärtävänä.

eläköitymisongelma
Asiakirjahallinnossa henkilöstö ikääntyy nopeasti ja esimerkiksi ESAVIssa Pasilan arkisto jää ilman arkistonhoitajaa keväällä 2015. Vuonna 2014 eläköityneen kirjaamotehtäviä hoitaneen hallinnon sihteerin viran täyttö keskeytettiin loppuvuodesta 2013 HALKO-projektin vuoksi. Pasilaan jäljelle jäänyt yksi kirjaaja eläköityy hänkin vuonna 2017. Näin Pasilaan ei jää asiakirjahallinnon asiantuntemusta lainkaan. Tälläkin hetkellä Pasilaan saapuneista asiakirjoista suuri osa postitetaan Hämeenlinnaan tai Kouvolaan kirjattaviksi, joilta paikkakunnilta ne postitetaan kirjaamisen jälkeen takaisin Pasilaan. Muuta hallinnon henkilöstöä ei Pasilassa ole mahdollista siirtää kirjaamotehtäviin, koska vuoden 2017 lopussa siellä on eläköitymisten jälkeen jäljellä enää kaksi virastomestaria ja kielenkääntäjä. Nämä resurssikapeikot / ongelmat tulisi HALKO-projektin puitteissa ratkaista mahdollisimman nopealla aikataululla sillä ongelma on jo nyt realisoitunut ja pahenee entisestään keväällä 2015.

-	Viestinnän ja julkisuuslain soveltamiseen liittyvät kysymykset yhteisiä. Mediapalvelussa yhteistyö tärkeätä. USPAn kehittäminen siten, että se mahdollistaa julkiset listaukset vireille tulleista ja päätetyistä asioista. Tiivistelmien kehittäminen niin, että niistä voidaan laatia alueelliset tiedotteet nettisivuille ja ajankohtaistiedotteisiin.
-	Asiakirjanhallinnon prosesseja  olisi saatava yhtenäistettyä myös eri vastuualeiden kesken (myös työsuojelu, ympäristövastuualue mukaan). Nyt tehdään liian monessa paikkaa samanlaisia asioita ja ne työllistävät.