OIKEUSMINISTERIÖ		HANKESUUNNITELMA
Olli Muttilainen			26.11.2004

OIKEUSMINISTERIÖN  HALLINNONALAN  PALVELUKESKUSPROJEKTIN
HENKILÖSTÖTUKIHANKE

1. Kehittämistarpeet

Hankkeen tausta (PALVO-hanke)

Oikeusministeriön hallinnonalan henkilöstö- ja taloushallinnon toimintoihin kohdistuu seuraavan kymmenen vuoden aikana useita muutospaineita. Eräiden rakenneuudistusten vuoksi on selvitettävä varsin pian, miten tukipalveluja kehitetään kokonaisuutena hallinnonalalla. Ministeriö käynnisti vuonna 2003 työn, jonka tarkoituksena oli laatia esiselvitys tukipalvelujen organisoinnista ja eri vaihtoehtojen eduista ja haitoista. Tämä esiselvitys valmistui 14.11.2003 ja sen perusteella jatkettiin työprosessien yksityiskohtaisia uudistamistavoitteita ja uudistuksella saavutettavien hyötyjen arviointia jatkoselvityshankkeessa. Jatkoselvityksessä oli tarkoitus ratkaista hallinnonalan henkilöstö- ja taloushallinnon järjestämismalli sekä uudistetut työprosessit sekä esittää alustava toimeenpanosuunnitelma organisaation uudistamisesta ja aikataulusta.

Jatkoselvitys valmistui toukokuussa 2004. Siinä esitettiin, että tukipalvelut keskitetään mahdollisimman suurelta osin oikeusministeriön alaiseksi yksiköksi vuoden 2006 alusta lukien perustettavaan oikeushallinnon palvelukeskukseen. Palvelukeskuksen rakentamisessa hyödynnetään mahdollisimman paljon nykyistä maksukeskusverkostoa. Palvelut on tarkoitus siirtää palvelukeskukseen vuoden 2006 alusta rikosseuraamusalan ja pääosin myös oikeuslaitoksen ja ministeriön osalta.

Jatkoselvityksen mukaisesti talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelujen palvelukeskuksen luomiseksi muodostettiin valmisteluhanke (PALVO I), jolla on johtoryhmä ja päätoiminen projektipäällikkö. Muutoksen läpiviemiseksi luodaan henkilöstöpoliittiset periaatteet, jotka käsitellään yhteistoiminnassa henkilöstön kanssa. Valmisteluhake käynnistettiin elokuussa 2004 ja valmistelun tulokset on tarkoitus julkistaa joulukuussa. Palvelukeskuksen toiminta on tarkoitus käynnistää yhdessä tai useammassa toimipisteessä vuoden 2006 alusta. Muutos koskee ensi vaiheessa hallinnonalan tilivirastojen maksukeskuksissa työskenteleviä noin 70 virkamiestä sekä oikeusministeriössä ja Rikosseuraamusvirastossa työskenteleviä ao. virkamiehiä, joita on yhteensä noin 30 henkeä. Palvelukeskuksen muodostaminen liittyy osana myös valtioneuvoston valtion toimintojen alueellistamista koskevaan päätöksentekoon. Sen mukaisesti alueellistettavat toiminnot tulee sijoittaa pääkaupunkiseudun ulkopuolelle.

Oikeushallinnon palvelukeskuksen valmisteluhanke on käynnistynyt ja organisoitunut kolmeksi alaryhmäksi, jotka selvittävät hankkeen tietojärjestelmä- ja työprosessivaikutuksia, henkilöstövaikutuksia sekä alueellistamisratkaisun. Työ on tällä hetkellä kaikissa alaryhmissä kesken. Loppuraportti ministeriön johdolle päätöksenteon ja alueellistamisesityksen pohjaksi annettaneen joulukuun puoleen väliin mennessä.

Tämän suunnitelman liitteeksi on otettu palvelukeskushankkeen esiselvitys, jatkoselvitys ja projektisuunnitelma.

Henkilöstön tukeminen muutoksessa

Palvelukeskuksen perustaminen on hallinnollisena toimenpiteenä melko tavanomainen, joskin suuri uudelleenorganisointi. Hallinnonalalla toimii jo nyt seitsemän ministeriön yleisen osaston alaista maksukeskusta eri puolilla maata sekä rikosseuraamusalalla Länsi-Suomen maksukeskus (Turussa). Palvelukeskuksen perustamista koskeva muutos on henkilöstölle merkittävä kuitenkin sen vuoksi, että:
1)	organisaatiouudistukseen kuuluu toiminnan keskittäminen yhdelle, tai aluksi useammalle paikkakunnalle pääkaupunkiseudun ulkopuolella;
2)	alueellistamisen seurauksena useimmat nykyisistä toimipisteistä lakkaavat;
3)	hankkeessa on tarkoitus yhdistää aikaisemmin eri tilivirastoissa tehtyä työtä;
4)	samalla kun palvelutoimintaa keskitetään, muutetaan myös työjakoa muiden hallinnonalan virastojen ja palvelukeskuksen sekä ministeriön välillä;
5)	myös tietojärjestelmäratkaisut muuttuvat;
6)	henkilöstön toimenkuvat uudistuvat ja palvelukeskuksen toimenkuvat perustuvat ennakollisiin mitoituslaskelmiin;
7)	palvelukeskuksen perustamisesta arvioidaan syntyvän toiminnan tehostumisen myötä taloudellista säästöä.

Edellä kuvatulla tavalla palvelukeskushanke on monta kehittämistavoitetta samanaikaisesti sisältävä projekti. Hanke on suunnittelultaan vaativa ja erityisesti henkilöstön kannalta vaikeammin hahmotettava kuin yhtä muuttujaa kehittävä uudistus. Jotta uudelleenjärjestelystä saadaan arvioitu tehostumishyöty ja se mm. täyttää valtioneuvoston alueellistamiselle asettamat vaatimukset, on tukipalveluiden työprosessit kokonaisuutena arvioitava uudestaan ja tietotekniikan käyttöä myös tehostettava. Olennaisimmat vaikutukset kohdistuvat nyt talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävissä toimiviin työntekijöihin. Koko organisaation uudistuksessa on keskeistä saada henkilöstö mukaan uuden toiminnan suunnitteluun ja uusien toimenkuvien ja työnjakojen viemiseen käytäntöön. Tämä edellyttää hankkeen tavoitteiden ja etenemisen hyvää informointia ja erityisesti esimiesten kehittämispanosten käyttämistä suunnittelussa.

Kun uudelleenorganisointi koskee koko henkilöstöä nykyisissä maksukeskuksissa sekä oikeusministeriön ja Rikosseuraamusviraston talous- ja henkilöstöhallinnon vastuualueilla, on myös tehtävä jokaista muutoksessa mukana olevaa virkamiestä koskeva henkilöstösuunnittelu. Hankkeen voimavarat (konsultti ja päätoiminen projektipäällikkö) eivät kuitenkaan riitä henkilöstön muutosvalmentamiseen, eikä muutoksen riittävään käsittelyyn työpaikoilla. Toimenkuvien suunnittelu voidaan tehdä PALVO I –hankkeessa karkealla toimenkuvatasolla ja henkilöstöä informoida tässä vaiheessa yhteisissä ja työpaikkakohtaisissa tapaamisissa. Sen sijaan yksilöllisten toiveiden ja muutostarpeiden selvittäminen voi tapahtua vain esimiesten ja/tai erityisen tukiprojektin avulla. Kun muutos koskee ensi vaiheessa esimiehiä samoin kuin muitakin maksukeskustehtävissä olevia, pidetään erillisen tukihankkeen käynnistämistä välttämättömänä.

Hankkeessa tuettaisiin henkilöstöä muutoksessa. Toisaalta tarvitaan PALVO I-hankkeen sekä sitä seuraavan PALVO II-hankkeen tueksi tarkempi henkilöstön toivomusten, muutosvalmiuden ja -pelkojen selvittely kuin projektien omin voimavaroin on mahdollista. Tarkoituksen on saada henkilöstö itse pohtimaan ao. muutosten merkitystä elämässä ja työssä ja myös sitä, millaisia voimavaroja ja odotuksia kullakin virkamiehellä on muutostilanteessa. Henkilöstö on myös itse toivonut, että samaan aikaan maksukeskusten henkilöstölle käynnistettäisiin yhteinen ASLAK- kuntoutushanke. Tämän selvittely on vielä kesken.

2. Kohderyhmä

PALVO-hanke koskee ensi vaiheessa ministeriön alaisia sekä rikosseuraamusalan maksukeskuksia, joissa on yhtyeensä henkilöstöä noin 70, ministeriön taloushallintoyksikköä ja henkilöstötietojen hallintayksikköä, joissa henkilöstöä on yhteensä noin 15 ja Rikosseuraamusviraston talous- ja henkilöstöhallinnon virkamiehiä, joita on yhteensä 15.

Tukihankkeen piirissä olisi siten noin 100 henkeä, joiden toimipaikat sijaitsevat seitsemällä paikkakunnalla (Helsinki, Hämeenlinna, Turku, Kouvola, Vaasa, Kuopio ja Oulu). Joukossa on kymmenen esimiestä.

3. Tavoitteet

Hankkeen tavoitteena on:

a)	kartoittaa kohderyhmään kuuluvien työntekijöiden ja esimiesten muutosvalmius ja muutospelot;
b)	antaa PALVO-projektin henkilöstöryhmälle palautetta henkilöstösuunnittelun tueksi ja tiedotuksen onnistumiseksi;
c)	antaa kaikille muutoksen kohteena oleville tietoa ja koulutusta muutoksen kohtaamisesta ja muutoksen vaikutuksista henkiseen valmiuteen, motivoitumiseen ja työssä jaksamiseen;
d)	antaa osallistujille mahdollisuus yhdessä ja työpaikkakohtaisesti käsitellä toimintatavan ja rakenteen muutokseen liittyvät odotukset, henkilökohtaiset tavoitteet ja tunteet;
e)	opettaa osallistujille muutoksen henkistä hallintaa ja antaa hankkeen suunnittelijoille tietoa eri työpaikkojen erityiskysymyksistä, ja
f)	ottaa huomion erityisryhmänä ikääntyneet työntekijät ja auttaa heitä sopeutumaan muutokseen.

Tavoitteista suurin osa on tukihankkeen sisäisiä, ts. sellaisia, että ne ovat tukemassa muutoksen kohtaavia virkamiehiä ja työyhteisöjä henkisesti. Vain pieni osa suuntautuisi varsinaisen PALVO- kehittämishankkeen henkilöstösuunniteluun.

4. Toimintatavat

Hankkeelle on alustavasti suunniteltu seuraavia toimintamuotoja:

a)	muutoksen kohteina olevien virkamiesten yhteiset koulutuspäivät;
b)	työpaikkakohtainen työskentely ja henkilökohtaiset keskustelut;
c)	työpaikkakohtaiset koulutustilaisuudet; sekä
d)	konsulttien ja PALVO-suunnitteluryhmän yhteiskokoukset

Alustava hankesuunnitelma:

joulukuu 2004	Hankkeen konsultin/ konsulttien kilpailutus	
joulukuu 2004	Hankkeen konsulttien ja PALVO-hankkeen henkilöstöryhmän yhteistoiminta
- alustavat keskustelut
- tukihankkeen hankesuunnitelman laatiminen ja hyväksyminen	
tammikuu 2005	Yhteinen aloituskokous  palvelukeskuksen ensimmäisen vaiheen muutoksessa mukana oleville
- sisältönä; yleinen muutosvalmennus, hankkeesta olevien mielikuvien ja tuntemusten purkaminen
- tässä vaiheessa PALVO I-hanke on päättynyt loppuraporttiin ja palvelukeskuksen sijoitusta ja organisaatiorakennetta sekä rajapintoja koskeva päätöksenteko on harkittavana oikeusministeriössä	
tammikuu – huhtikuu 2005	Työpaikkakohtaiset kokoontumiset, joissa käsitellään muutoskoulutuksessa esille tullutta yksityiskohtaisemmin ja puretaan henkilökohtaiset toivomukset ja odotukset (psykologinen lähestymistapa)

Tässä vaiheessa on todennäköisesti menossa PALVO II hanke, jossa palvelukeskuksen henkilöstöä ja roolitusta valmistellaan. Muutosvalmennus voidaan yhdistää tähän valmisteluun palautteen saannin osalta.	
toukokuu 2005	Yhteinen kokoontuminen hankkeen ensimmäisessä vaiheessa mukana oleville
- muutospelosta muutoksen tekijäksi – henkilökohtaisten valintojen kirkastuminen kehitysprosessin edetessä (henkilökohtaisen motivoinnin etsiminen)	
toukokuu – lokakuu 2005	Työskentelyä työpaikoilla muutossuunnitelmien laatimiseksi aikaisemman työskentelyn pohjalta (muutosklinikka)	
marraskuu 2005	Tukihankkeen yhteinen päätöskokous ja loppuarviointi sekä palautteen anto päähankkeelle henkilöstön huomioon ottamisesta muutoksessa	
tammikuu 2006	Uusi palvelukeskus aloittaa toimintansa jollain nykyisistä toimipaikoista. Mukaan tulee ensi vaiheessa rikosseuraamusalan henkilöstöä.	
tammikuu 2006	Raportti tukihankkeen toiminnasta ja tuloksista	
tammikuu 2007	Palvelukeskuksen liittyy suoraan oikeusministeriön alainen muu talous- ja henkilöstöhallinnon toiminta	

5. Aikataulu

Hankkeen suunnittelu ja konsulttien kilpailutus alkaisi heti rahoituspäätöksen jälkeen.

Toteutus alkaisi 2004 loppusyksystä ja päättyisi vuoden 2006 alkuun mennessä.
 
Yhteiset kokoontumiset 1) alkuvuodesta 2005 2) keväällä 2005 ja 3) loppusyksystä 2005.
Työpaikkakohtaiset tilaisuudet talven 2004-2005 aikana (1-2 kertaa tarpeen mukaan)
Työpaikkakohtainen työskentely ja palautetoiminta yhteisten kokoontumisten välillä.

6. Toteuttajat

1)	Projektiryhmä, jossa on edustus PALVO I-hankeryhmästä, ministeriön osastoilta sekä muutoksen ensi vaiheen ryhmässä olevien edustaja ja oikeusministeriön henkilöstövastaava. Esitys projektiryhmäksi:

hallitusneuvos Markku Kuusela (pj), oikeusministeriö (yleinen osasto)
neuvotteleva virkamies Olli Muttilainen, oikeusministeriö (johdon tuki)
hallintotarkastaja Markku Korpinen, Rikosseuraamusvirasto
hallitussihteeri Anne Hartoneva, oikeusministeriö (kriminaalipoliittinen osasto)
ylitarkastaja Tiina Kukkonen-Suvivuo, oikeusministeriö (yleinen osasto)
taloustarkastaja Anja Leino, oikeusministeriö (Hämeenlinnan maksukeskus)

2)	Muutoskonsultti, jolla maanlaajuinen toiminta sekä myös psykologinen asiantuntemus.

7. Kustannusarvio