Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskushanke

Jakelussa mainituille

LISÄOHJE HENKILÖSTÖSUUNNITELMIEN KÄSITTELYYN

Oikeusministeriö pyysi 27.10.2005 päivätyllä kirjeellä kaikkia hallinnonalansa virastoja laatimaan talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävien uudelleenjärjestelyjä varten henkilöstösuunnitelman. Henkilöstösuunnitelma pyydettiin lähettämään henkilöstömuutoksen tukiryhmälle, jonka tehtävänä on muun muassa seurata henkilöstömuutoksen toteutumista. 

Valtaosa virastoista palautti henkilöstösuunnitelmansa määräpäivään mennessä. Suuri kiitos siitä! Jatkossa henkilöstösuunnitelmat tarvitaan kuitenkin kaikista virastoista siitä riippumatta, koska virasto siirtyy palvelukeskuksen asiakkaaksi. Seuraava henkilöstösuunnitelman palautuksen eräpäivä on 31.12.2005.

Ensimmäisen henkilöstösuunnitelmalomakkeen täyttämisessä ja lähettämisessäkin ilmeni muutamia käytännön ongelmia. Alla on lisäohjeita ja apua henkilöstösuunnitelmien käsittelyyn.

•	Joidenkin virastojen henkilöstösuunnitelmissa oli mukana henkilöitä, jotka johtavan asemansa vuoksi esim. hyväksyvät menoja tai jotka vain satunnaisesti sijaistavat henkilöstö- tai taloushallinnon tehtävissä toimivia. Nämä henkilöt voidaan jättää henkilöstösuunnitelmista pois.

•	Lomakkeen suunnitelma -kohdan yhtenä vaihtoehtona oli toimia viraston henkilöstö- tai/ja taloushallinnon yhteyshenkilönä. Tätä kohtaa toivotaan käytettävän silloin, kun viraston koko huomioon ottaen yhteyshenkilön tehtävät ovat kokopäiväisiä.. Mikäli henkilö yhteyshenkilön tehtävän lisäksi tekee muutakin, joko entistä päätehtäväänsä tai muuta viraston työtä, molemmista toivotaan maininta. Lisätietoja -kohtaan toivotaan mainintaa siitä, kenen tehtävässä palvelukeskukseen siirtyvien tehtävien osuus huomioidaan.

•	Suunnitelma –kohdan yhtenä vaihtoehtona oli myös eläke. Ministeriössä voidaan tehdä henkilöiden syntymävuoden perusteella karkeita arvioita Palvo-kohderyhmästä eläkkeelle jäävien määrästä vuoteen 2011 mennessä. Jotta saisimme tarkempaa tietoa kultakin sektorilta kunakin vuonna eläkkeelle jäävistä, toivomme, että kohderyhmään kuuluvien henkilöiden myötävaikutuksella suunnitelma -sarakkeeseen merkittäisiin arvio eläkkeellelähtövuodesta, mikäli se osuu vuosille 2005-2011.

•	Jokaisen henkilöstösuunnitelmassa mainittavan henkilön tiedot tulee merkitä samalle lomakkeelle.

•	Palkka-sarakkeeseen merkitään euromääräinen bruttopalkka. Jos henkilö tekee osa-aikatyötä, esimerkiksi on osa-aikaeläkkeellä, palkka-sarakkeeseen merkitään kokoaikaisen palkka ja lisätietoihin maininta osa-aikaisuudesta.
 
•	Oikeusministeriössä henkilöstösuunnitelmien käsittely helpottuu, kun liitteen nimeksi kirjoitetaan viraston nimi muotoon Joensuun oat, Helsingin KO, Jyväskylän sy jne. Tiedoston nimeen pyydetään myös lisäämään kunkin palautuksen eräpäivä. 

•	Henkilöstösuunnitelmat tulee lähettää ainoastaan osoitteeseen henkilostomuutos@om.fi.  Muutamat virastot ovat varmuuden vuoksi lähettäneet suunnitelman useampaan kertaan, koska eivät ole saaneet lähetykseensä vastaanottokuittausta. Oikeusministeriön tiimipostissa vastaanottokuittaus-toiminto ei kuitenkaan ole käytössä. Siinä tapauksessa, että viesti ei ole mennyt perille, järjestelmä lähettää ilmoituksen tuntemattomasta vastaanottajasta. 

Teknisissä ongelmissa auttaa Riitta Sokalahti 010-366 4659 / 0500-872 835 / riitta.sokalahti@om.fi

Talousjohtaja			Harri Mäkinen

Projektipäällikkö		Sinikka Vahvaselkä

JAKELU	Oikeusministeriön osastot ja erillisyksiköt (B-jakelu)
	Oikeusministeriön hallinnonalan virastot (A-jakelu)

TIEDOKSI 	PALVO-hankkeen ohjausryhmä
	Henkilöstömuutoksen tukiryhmä