Jakelussa mainituille

OHJE 3: VIRASTON HENKILÖSTÖSUUNNITELMAN LAATIMINEN JA 
TOTEUTUMISEN SEURANTA    

Oikeusministeriön hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus käynnistää toimintansa asteittain vuoden 2006 alusta. Palvelukeskusmalliin siirryttäessä merkittävä osa viraston nykyisistä henkilöstö- ja taloushallinnon tehtävistä siirtyy palvelukeskuksessa tehtäväksi. Jotta virastoon jäävät talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävät tulisivat uudessa tilanteessa tarkoituksenmukaisella tavalla järjestetyiksi ja mahdolliset ongelmakohdat henkilöstön sijoittamisessa ja tehtäväjärjestelyissä saadaan riittävällä tavalla esille, virastoa pyydetään laatimaan talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäväjärjestelyihin liittyvä henkilöstösuunnitelma. Tämä henkilöstösuunnitelma toimii samalla viraston yleisen henkilöstösuunnittelun pohjana. 

Virastoissa tapahtuvan PALVO-henkilöstösuunnittelun tueksi ministeriö on asettanut hallinnonalaneri sektoreiden edustajista muodostettavan henkilöstömuutoksen tukiryhmän, jonka tehtävänä on tuen ja käytännön avun ohella seurata henkilöstömuutoksen toteutumista hallinnonalalla. Virastoissa laadittavat henkilöstösuunnitelmat luovat pohjan tukiryhmän työskentelylle.
 
Seuraavassa annetaan käytännön ohjeita henkilöstösuunnitelman laatimiseksi.  Henkilöstösuunnitelma pyydetään laatimaan oheiselle lomakkeelle ja palauttamaan oikeusministeriöön henkilöstömuutoksen tukiryhmälle (ks. yhteystiedot jäljempänä) 10.11.2005 mennessä. 

HENKILÖSTÖSUUNNITTELUN TAVOITTEET

Tavoite on, että virastojen henkilöstösuunnitelmaa voidaan käsitellä jo kuluvan syksyn  tulosneuvotteluissa, minkä vuoksi suunnitelma tulisi laatia pikaisesti. Tulosneuvotteluissa täsmentyvät säästötavoitteet ja muualta saadut suunnitelmaa täsmentävät tiedot tulisi päivittää henkilöstösuunnitelmaan mahdollisimman pian, viimeistään kuitenkin 31.12.2005. On tärkeää, että myös vuonna 2007 palvelukeskuksen asiakkaiksi siirtyvät virastot (tuomioistuimet, syyttäjä- ja ulosottolaitos sekä konkurssiasiamiehentoimisto) laativat henkilöstösuunnitelman ja ottavat huomioon tulevat säästötavoitteet, palvelukeskuksen käyttöönoton ja sinne vuonna 2007 siirtyvät työntekijät.

Toimialat tulevat jyvittämään säästötavoitteita alaisille virastoilleen tulosneuvotteluissa. Liitteessä 1 on esitetty koko hallinnonalan säästötavoitteet vuosille 2006–2011. Huolella tehty, tulostavoitteisiin pohjautuva henkilöstösuunnitelma on viraston oma apuväline työjärjestelyjen tekemiseen ja henkilöstömuutosta koskevien tulostavoitteiden saavuttamiseen. Ajantasaisten henkilöstösuunnitelmien avulla voidaan sektoritasolla seurata tehtäväjärjestelyjen etenemistä ja tarvittaessa tarjota apua virastoille mm. uudelleensijoittumisiin ja koulutusmahdollisuuksiin liittyen. 

HENKILÖSTÖSUUNNITELMAN LAATIMINEN

Henkilöstösuunnitelmassa (pohja liitteessä 2) käydään yksilökohtaisesti läpi kunkin nykyisin talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviä kokoaikaisesti tai vain osan työajastaan tekevän työntekijän tuleva sijoittuminen ja aikataulu muutokselle. Henkilöstösuunnitelman pohjana on virastossa kesällä ja syksyllä 2005 käydyt esimies-alaiskeskustelut, joiden tuloksia henkilöstösuunnitelmassa kannattaa hyödyntää. Virastoilla on esimies-alaiskeskustelujen pohjalta tiedossaan henkilöt, joita palvelukeskusmalliin siirtyminen koskettaa. Niiden virastojen osalta, joissa esimies-alaiskeskusteluja ei ole käyty, viraston päällikön tulee määrittää talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviä tekevät henkilöt.

Henkilöstösuunnitelmassa: 

1.	Luetellaan kaikki talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviä hoitavat henkilöt.
2.	Kunkin henkilön osalta merkitään tehtävänimike, päätehtävät, talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävät sekä ja nykyinen osasto / virasto. ”Päätehtävät” sarakkeeseen kirjoitetaan, mihin pääosa työajasta menee. ”Talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävät” sarakkeeseen kirjoitetaan, mitä ko. tehtäviä työntekijä tekee.  
3.	Kunkin henkilön osalta merkitään hänen oman vakinaisen virkansa kuukausipalkka, jotta henkilöstömuutoksen toteutumisen kustannusvaikutuksista saadaan oikeaa tietoa. (Kuukausipalkkoihin lisätään lomarahat ja työnantajan sivukulut keskitetysti ministeriössä.) 
4.	Kunkin henkilön uudelleensijoittuminen merkitään kohtaan ”Suunnitelma”. Työntekijöillä on seuraavia vaihtoehtoja
•	Siirtyy Palvelukeskukseen
•	Viraston henkilöstöhallinnon yhteyshenkilö
•	Viraston taloushallinnon yhteyshenkilö
•	Samat tehtävät omassa virastossa, mitkä
•	Muut tehtävät omassa virastossa, mitkä
•	Muut tehtävät hallinnonalalla, mitkä
•	Muut tehtävät valtiolla, mitkä
•	Muut tehtävät, missä (esim. täydennyskoulutus)
•	Eläke 
Henkilön on mahdollista tehdä sekä samoja tehtäviä omassa virastossa sekä muita (uusia) tehtäviä omassa virastossa. Vaihtoehto ”Ei suunnitelmaa” ei ole mahdollinen. Kaikille henkilöille tulee laatia sijoittumissuunnitelma.
5.	Siirtymäsuunnitelman toteutumisen ajankohta merkitään kohtaan ”Siirtymäajankohta” (kk/vvvv). Toteutuvan ajankohdan merkitseminen on tärkeää, jotta koko hallinnonalalla toteutuvaa henkilömuutosta pystytään seuraamaan todenmukaisesti. 
6.	Raportoitaessa siitä, miten suunnitelma on toteutunut, merkitään kohtaan ”Siirtymä toteutunut” Kyllä (K) tai Ei (E) sen mukaan, mikä tilanne kyseisenä ajanhetkenä on. Tämä on tärkeää virasto- ja hallinnonalakohtaisen toteutumisen seurannan kannalta. 

HENKILÖSTÖSUUNNITTELMAN YLLÄPITO JA RAPORTOINTI

Henkilöstösuunnitelma on päivittyvä dokumentti ja sen toteutumisesta raportoidaan henkilöstömuutoksen tukiryhmälle (Om.Henkilostomuutos@om.fi) kolmen kuukauden välein oheisen henkilöstösuunnitelmapohjan avulla. Raportointipäivät ovat: 
•	10.11.2005 (suunnitelman ensimmäinen versio)
•	31.12.2005 (tulosneuvottelujen perusteella päivitetty)
•	31.1.2006
•	30.4.2006
•	31.8.2006
•	30.11.2006
•	vuoden 2007 raportointipäivät ilmoitetaan myöhemmin

Lisätietoja henkilöstösuunnitelman tekemisestä ja henkilöstömuutoksen toteuttamisesta antaa projektipäällikkö Sinikka Vahvaselkä, sähköpostitse sinikka.vahvaselka@om.fi.

Kansliapäällikkö	Kirsti Rissanen

Talousjohtaja		Harri Mäkinen		

JAKELU	Oikeusministeriön osastot ja erillisyksiköt (B-jakelu)
Oikeusministeriön hallinnonalan virastot (A-jakelu)

TIEDOKSI     	PALVO-hankkeen ohjausryhmä

LIITTEET	 Liite 1 Hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallintoon liittyvät säästötavoitteet vuosille 2006–2011.
Liite 2 Henkilöstösuunnitelmapohja (Excel-pohja

Liite 1 Hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallintoon liittyvät säästötavoitteet vuosille 2006–2011.

* OM tiliviraston työajan poistuma käsittää vuonna 2006 OM:n ohjaavat yksiköt sekä Helsingin maksukeskuksen osalta 2 htv. Lisäksi v. 2006 luvussa on huomioitu työn siirtyminen palvelukeskuksen kesken kalenterivuotta (1.4.2006). Vuoden 2007 luvussa on huomioitu lisäksi Vaasan, Oulun ja Kuopion maksukeskusten siirtyminen palvelukeskuksen siirtymäajan sivutoimipisteiksi sekä Helsingin maksukeskuksen lakkauttaminen 31.12.2006 lähtien.

** Vaikka Palvelukeskus tuottaa virastoille yhteisiä palveluja jo vuonna 2005, ko. virastoista siirtyy työtä pois vasta vuodesta 2007 alkaen. Palvelukeskus tuottaa tuomioistuimille, syyttäjälaitokselle, ulosottolaitokselle kuitenkin vuonna 2006 yhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut, mm. oikeudenkäyntikulujen laskujenkäsittelyn.