KOKOUS

Aika		Ke 14.11.2001 klo 13.00-15.30

Paikka		LVM:ssä, Etelä-Esplanadi 16, 1 krs., kh Kanava

Läsnä		Aki Hietanen OM puheenjohtaja
		Pekka Kuittinen VNK
		Jyrki Paloposki UM
		Irja Peltonen VM
		Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM					Hannele Anttila MMM
		Paula Mikkonen LVM
		Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö KTM
		Johanna Hartman STM
		Ritva Järvinen TM
		Ulla Virtasalo YM
		Virpi Johansson eduskunnan kirjasto
		Leena Airola kansallisarkisto
		Maija Jussilainen VM sihteeri

 

1	Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen.
2	Edellisen kokouksen pöytäkirja
Hyväksyttiin 10.10.2001 pidetyn kokouksen pöytäkirja.
3	Senaattori 2 –hankkeen esittely
Pekka Kuittinen esitteli Senaattori 2 –hankkeen vaihetta. Asiakirjat oli jaettu kokouskutsun yhteydessä. 
27.11. klo 10-12 valtioneuvoston tiedotustilassa valtioneuvoston linnassa on Senaattori 2:n konseptin, julkaisujärjestelmän ja XML-skeemojen esittely. Sopimus WM Datan kanssa on allekirjoitusta vailla valmis.
Sopimus on laadittu siten, että myöhemmässä vaiheessa voidaan vaihtaa Senaattorin alusta dokumentinhallintajärjestelmäksi (Documentum), jos se näyttää tarpeelliselta. Monessa ministeriössä (STM, YM, UM. OM, eduskunta) dokumentinhallintajärjestelmä on verkkopalvelujenkin alustana.
Senaattori tarjoaa mahdollisuutta rakentaa ministeriöiden intranet Senaattorin pohjalle. STM on lähtenyt tähän hankkeeseen, tavoitteenaan maksimihyöty  virkamiehilleen. 
Pekka Kuittinen esitti kysymyksen hakupalvelusta: tarvitaanko useampiin Senaattorin tietojärjestelmiin yhteishakua ja jos tarvitaan, mitkä ovat tärkeimpiä lähteitä, jotka pitäisi saada  yhteishaun piiriin. Todettiin, että yhteishaku on tarpeen, mutta asiaa pitää valmistella huolellisesti. Senaattorin edellinen hakupalveluhanke osoitti hakupalvelun rakentamisen vaikeudet. Yhteinen metadata ja yhteiset käytännöt kuvailutietojen käytössä ovat olennaisia hakupalvelun onnistumisen kannalta. On myös selvitettävä tarkkaan, mihin hakukoneet (-robotit, -ohjelmistot) pystyvät ennen kuin hanketta käynnistetään. 
Senaattorin toimitusneuvosto on toivonut diaareiden saamista Senaattorin kautta haettaviksi. Todettiin, että useimmissa tapauksissa kysymys ei ole teknisistä ongelmista, ministeriöissä/ministeriöiden tietopalveluissa on vain tehtävä päätös diaarin linkittämisestä Senaattoriin.  Triplan-diaarien selainversiossa on suljettu pois salassa pidettävät asiat, joten niiden suhteen ei liene ongelmia avata diaareja koko valtioneuvostolle.  Diaarit voidaan ministeriöiden päätöksellä avata nykyisessä muodossaan Senaattorissa haettavaksi,  vasta yhteishaku edellyttää diaarien yhdenmukaistamista (diaarikaavat, yhteiset käytännöt).  VM:n diaari on ollut pitkään Senaattorissa, VNK:n esimieskokous on suhtautunut myönteisesti VNK:n diaarin liittämiseen Senaattoriin.
4	Senaattorin johtamisen näkymä ja keskushallinnon uudistamisen ns. simulointihanke
Maija Jussilainen esitteli Senaattorin johtamisen näkymän nykyistä vaihetta ja esityisesti ns. hallitusohjelman simulointihankkeen yhteydessä kehitettävää strategisten politiikkaohjelmien tietotukea. Kokouskutsun yhteydessä oli jaettu esittelykalvot ja johtamisen näkymän rakennetaulukko.
Keskustelussa todettiin, että tietotuen rakentaminen ei ole vain tietopalvelujen tehtävä, vaan olennainen osa tiedon tuotannosta, valikoinnista, analyysistä ja seurannasta tulee asiantuntijavirkamiehiltä ja tutkimuslaitoksilta. Myös hallinnonalan tietopalvelujen mukaan kytkemistä on syytä valmistella. Tietopalvelun rooli kaipaa edelleen selventämistä.
5	Valtipan strategiaseminaari
Koko päivän kestävä seminaari pidetään maanantaina 10.12.  Tieteiden talossa, Kirkkokatu 6.  Seminaarin vetämisestä on neuvoteltu Anne Kauhanen-Simanaisen kanssa. Seminaariin kutsutaan Valtipa-yhteistyöryhmän lisäksi  verkostoryhmien edustajia, ainakin ensi vuoden puheenjohtajat ja sihteerit. Seminaariin mahtuu noin 40 henkilöä. Ilmoittautumiset 30.11. mennessä Aira Vilolle (aira.vilo@vm.vn.fi).
Maija Jussilainen kokoaa seminaariin luettelon tausta-aineistosta: keskushallinnon uudistamisen keskeiset raportit, ministeriöiden tiedon hallinnan (tmv.) strategiat, Valtipan itsearviointipäivän tulokset ja Valtipan aiemmat strategiat (1994, 1999). Valtipan jäseniä pyydetään lähettämään Maija Jussilaiselle omien ministeriöidensä puuttuvat strategiat;  tiedossa on STM:n, YM:n. KTM:n ja eduskunnan strategiat. Irja Peltonen lupautui tekemään seminaariin katsauksen ministeriöiden strategioista, Maija Jussilainen luo katsauksen keskushallinnon uudistamiseen. 
6	Valtipan ryhmien terveisiä
Arkistonhoitajien ryhmä esittää järjestettäväksi kouluttaja- ja vuorovaikutustaitojen koulutusta tietopalveluhenkilöstölle sekä omaa esittelymenettelykurssin tyyppistä kurssia tietopalveluhenkilöstölle. Kirjaajien ryhmä esittää lisäksi asiakirjahallinnon, kirjaajakoulutusta, koulutusta sähköisestä asioinnista sekä koulutusta lainsäädännön muutostilanteissa (mm. hallintomenettelylaki, hallintolainkäyttölaki). Ehdotukset on osoitettu Kansallisarkistolle, Hausille ja Valtipalle. Todettiin, että yleisille esittelymenettelyn kursseille on vaikea päästä ja niistä puuttuu asiakirjahallinnon näkökulma.  Päätettiin, että perustetaan 2-3 hengen työryhmä valmistelemaan koulutusta. Työryhmä koostuu Valtipan koordinaattorista sekä arkistonhoitajien ja kirjaajien verkostoryhmien edustajista.
Kirjaajien ryhmä on käsitellyt kirjaamistoimintojen yhtenäistämistä: ”Yhtenäistäminen voidaan aloittaa merkintätapojen standardisoinnista ministeriöiden yhteisissä asioissa. Yhteistyö arkistoryhmän kanssa todettiin myös tarpeelliseksi. Asiaa valmistelemaan valittiin Marja Piiroinen-Honkanen, Suvi Metsärinta-Lehmusvaara, Eila Heikkinen ja Jari Suutari.”

Laaturyhmä on lähettänyt Valtipa-yhteistyöryhmän kautta kyselyn  parhaiden käytäntöjen levittäminen tutustumisten avulla. Eutorin laatuun liittyvä käyttöönottohankkeen käynnistämisseminaari  on 20.11. klo. 9-16 VM:n tiloissa Mariankatu 9,neuvotteluhuoneet 2-3. Ilmoittautumiset aira.vilo@vm.vn.fi 16.11.2001 mennessä. Seminaari on tarkoitettu ministeriöiden Eutori -yhdyshenkilöille, tuleville pääkäyttäjille, Eurodoc -pääkäyttäjille ja muille EU-tiedonhallinnnassa työskenteleville sekä tietopalveluista vastaaville. Kutsu on lähetetty 14.11.  Haren laatua arvioidaan; Haren laatupalkinto myönnetään parhaalle ministeriölle vuoden 2002 alussa.

Päivi Tommila alkaa vetää Valtipan asiakirjahallinnon työryhmää.

7	Ilmoitusasiat
•	Sähköinen asiointi valtioneuvostossa –hankkeen loppuraportti  on VM:n internetsivuila, painettu versio tulee viikon 46 aikana.  Asiakirjahallinnon ryhmä ottaa hankkeen jatkon käsiteltäväkseen.
•	EU:n eContent –ohjelman tiedotustilaisuus pidettiin 7.11. Maija Jussilaiselta saatavana esittelykalvot paperilla.
•	27.11. Verkostoiltapäivä  Julkisen sektorin tieto ja EU; ks. myös komission tiedonanto KOM 2001(607) lopullinen, www.publicsectorinfo.com  Todettiin että keskustelua julkisen sektorin tiedosta on syytä virittää myös Valtipan puitteissa. 
•	27.11. klo 12 Esteettömät verkkopalvelut –seminaari Arlainstituutissa
•	29-30.11. eGovernment –seminaari Brysselissä. Tarkemmat tiedot
•	OM:n työryhmä, jonka tehtävänä on selvittää viranomaisen velvollisuutta vstata sille osoitettuihin sähköpostiviesteihin, asetettu, pj. lainsäädäntöneuvos Eija Siitari-Vanne
•	OM:n hanke (OM034:00/2001): Julkisuuslain seurannan johtoryhmä, puheenjohtajana  vararehtori Teuvo Pohjalainen (Joensuun yliopisto) on asetettu toimikaudeksi 2.10.2001-30.8.2003. Tehtävänä on julkisuus- ja salassapitolainsäädännön kokonaisuusuudistuksen seurantaan liittyvä selvitystyö ja siihen liittyvän yhteistyön järjestäminen. 
•	VN-tietohallintoyksikön johtajaksi on esitetty Kari Kekkiä. Hän on toiminut tietohallinnon konsulttina ja tehnyt mm. ministeriöiden tietohallintostrategioita. Tietohallintoyksikön toimintasuunnitelmaa vuodelle 2002 on valmisteltu; liitteenä muistioluonnos.
•	Keskushallinnon uudistamisen työryhmiä ollaan asettamassa. Simulointihanke alkaa marraskuussa. Kansalaisjärjestöstrategia-työryhmän asettamiskirje on allekirjoitusta vaille valmis; työryhmässä on  Valtipasta Paula Mikkonen.  Kehysten ja strategiasalkun kehittämistyöryhmä, mahdollisesti yhdessä tulosohjaustyöryhmän kanssa odottaa VM:n budjettiosaston edustajaa. Rakenneselvitys tulee ministeriryhmän käsittelyyn. Ministeriryhmä pitää joulukuussa viimeisen kokouksensa,  mutta oman harkintansa mukaan saattaa jatkaa kokoontumisia. 
•	JHS 143- asiakirjojen metadataformaatin päivitystä valmistellaan  vuoden 2002 alussa hyväksyttäväksi. HYK:n Marit Olander on pyytänyt ehdotukseen kommentteja kuluvan viikon  aikana. Ehdotus on lähetetty metadatakysymyksistä kiinnostuneille, ml. Eutorin metadataryhmälle. Lisäkiinnostuneet voivat ilmoittautua Maija Jussilaiselle. Keskusteliin, missä yhteydessä metadata-asioita käsitellään vastaisuudessa. Todettiin, että metadata-asiantuntijoita on myös tietohallinnon piirissä ja internet/intranet-kehittäjien piirissä. Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö tarvitsee asiakirjahallinnon ja metadatan asiantuntemuksen vahvistamista. Jätettiin asian edelleen kehittely asiakirjahallinnon työryhmän vastuulle. Asiaan palataan seuraavissa kokouksissa. 
•	Vahti (Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä) on asettanut työryhmän asiakirjojen turvaluokituksen tarkistamiseksi. Työryhmän tehtävä on tarkastella NATO:n, OECD:n  ja EU:n turvaluokitusta. Työryhmässä on mukana mm. Anna-Riitta Wallin OM:stä, Hannele Anttila MMM:stä ja varajäsenenä Leena Vanhanen VNK:sta.
•	Ministeriöiden tietopalveluissa tapahtunutta: Jari Suutari LVM:n tietopalvelusta siirtyy kahden viikon sisällä Kansanterveyslaitoksen arkistonhoitajaksi. Leila Keranto on valittu 13.11. lukien VM:n tietopalvelusihteeriksi, tehtävänä EU-jakelut. Eduskunnan kirjasto on liittynyt ensimmäisenä tieteellisenä kirjastona Kirjasto.fi:n Kysy kirjastonhoitajalta –palveluun.  Palveluun on tullut jo aiemmin kansalaisilta kysymyksiä, jotka liittyvät eduskunnan kirjaston alaan.
•	Kansallisarkisto järjestää perjantaina 16.11. klo 14-16 ministeriöiden asiakirjahallinnosta vastaaville tarkoitetun keskustelutilaisuuden, jossa käsitellään julkisuuslain mukaisen hyvän tiedonhallintatavan toteuttamisen edellyttämistä asiakirjahallinnollisista toimenpiteistä ja niiden priorisoinnista. Kutsu on lähetetty aiemmin asiakirjahallinnon työryhmälle. 

8	Seuraava kokous ja pikkujoulu
Jyrki Paloposki toivotti Valtipan verkostoryhmineen tervetulleeksi seuraavaan kokoukseen ja samalla Valtipan pikkujouluun keskiviikkona 12.12. klo 13. Tilaisuudessa esitellään  UM:n Arkki-asiakirjajärjestelmää. 
9 	Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.30.

Maija Jussilainen VM
sihteeri