VALTIPAN TOIMINTASUUNNITELMA VUODELLE 2003

1	Johdanto

Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä, VALTIPA, asetetaan vuosiksi 2003-2004.  Valtipa on  yksi valtioneuvoston tietohallinnon johtoryhmän, VATIn, valmisteluelimistä. Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon tietohallinnon kehittämisestä määrittelee Valtipan tehtäväksi valtioneuvoston sisäisten tietovarantojen ja –prosessien kehittämisen, ylläpitämisen, ulkoisten tietojen hankkimisen sekä niiden hyödynnettävyyden varmistamisen ja tiedon aktiivisen tarjoamisen. Tavoitteena on hyvän tiedonhallintatavan edistäminen valtioneuvostossa. 

Valtipa pyrkii tiivistämään yhteistyötä tietopalvelun, tietohallinnon, tiedotuksen ja koulutuksen välillä sekä tietopalvelujen eri osa-alueiden (tietopalvelu, kirjastot, asiakirjahallinto) välillä.

Valtipan visio vuodelle 2004 on: 

Vuonna 2004 Valtipa tunnetaan monialaisena, ammattitaitoisena ja asiantuntevana verkostona, joka 
•	tarjoaa kokonaispalveluna tuotettavaa ja yhtenäistä tietoa valtioneuvoston toimintaprosesseihin ja näissä prosesseissa hyvän tiedonhallintatavan mukaistesti tuotettua tietoa kansalaisille
•	toimii asiantuntijana valtioneuvoston tiedon johtamisen (Knowledge Management) strategian suunnittelussa ja toteuttamisessa
•	tuottaa lisäarvoa sekä valtioneuvoston päätöksentekoon että yksittäisen ministeriön tietopalveluun.

Valtipa on samalla
•	huipputason tietopalvelu
•	asiakkaiden valitsema ja valtioneuvoston johdon arvostama
•	ylpeyden aihe siihen kuuluville tietoammattilaisille
•	houkutteleva yhteistyökumppani.

Vision voi kiteyttää seuraavasti:
•	Valtipan tietoasiantuntemus valtioneuvoston toiminnan ja päätöksenteon ytimeen!

Valtipan strategia vuosille 2002 – 2004 on:

Strategia on ryhmitelty neljään kehittämisalueeseen: integroituminen, tiedon jakaminen, verkosto ja yhteistyö. Jokaiselle kehittämisalueelle on osoitettu sitä koskevat kehittämistoimenpiteet. Toimintasuunnitelmaa vuodelle 2003 on tarkoitus lukea rinnan strategian kanssa. Toimintasuunnitelma on samanrakenteinen strategian kanssa ja se konkretisoi strategiaa.

2	Valtipan toimintatapa

Valtipa jatkaa toimintaansa entiseen tapaan. Kukin organisaatio ehdottaa jäsenen ja varajäsenen Valtipa-yhteistyöryhmään. Koordinaattori toimii valtioneuvoston tietohallintoyksikössä valtiovarainministeriössä. Yhteistyöryhmän puheenjohtajuus kiertää puolivuosittain. Koordinaattorin tukena toimii troikka, joka koostuu istuvasta, entisestä ja tulevasta puheenjohtajasta. Vuoden 2003 kevään troikka koostuu OPM:n, SM:n ja VM:n  edustajista.

Ministeriöiden tietopalvelujen, Eduskunnan kirjaston, eduskunnan sisäisen tietopalvelun ja Kansallisarkiston tietopalveluammattilaiset muodostavat VALTIPA-verkoston, jossa ovat mukana kaikki tietopalvelun ammattiryhmät. Suurin osa verkoston toiminnasta perustuu jäsenten omaan aktiivisuuteen erilaisissa hankkeissa sekä verkostoryhmissä ja pääkäyttäjäryhmissä. 

Hanke on tiettyä tehtävää varten asetettu (yleensä ryhmä), jonka toimikausi on määräaikainen. Verkostoryhmät ovat syntyneet enemmän tai vähemmän eri ammattiryhmien tai eri aihealueiden ympärille. Ne toimivat omaan aktiivisuuteen perustuen. Osalla on pysyvä puheenjohtaja ja sihteeri, osalla roolit kiertävät. Verkostoryhmillä ei ole määräaikaa, vaan ne toimivat, jos on tarvetta ja niin kauan kuin on tarvetta. Osa on  jäänyt toimimaan jonkin hankkeen jatkona, kyseistä työtä tekevien henkilöiden tiedonvaihdon foorumina ja yhteisten pelisääntöjen laatijana. Pääkäyttäjäryhmät taas toimivat yhteisten järjestelmien kehittämisen ja ylläpidon tukena.

Valtipa toimii ministeriöiden välisenä joustavana yhteistyöverkostona. Valtipassa keskustellaan yhteisesti kiinnostavista asioista ja sovitaan yhteisistä toimenpiteistä. Usein toimenpiteiden toteuttaminen edellyttää päätöksiä ministeriöiden tietopalveluissa.  Avoimuuden ja hyvän tiedonkulun varmistamiseksi jokaisella Valtipan toimintaan osallistuvalla on vastuu viestinnästä.

Toteutetaan Valtipan itsearviointi vuoden 2003 aikana.

Valtipan toiminta alkoi vuonna 1993 – vuonna 2003 järjestetään 10-vuotistapahtuma.

3	Verkostoryhmät ja pääkäyttäjäryhmät

Valtipa-verkostossa toimii useita verkostoryhmiä :
•	arkistonhoitajien yhteistyöryhmä
•	asiakirjahallinnon yhteistyöryhmä
•	asiasanastoryhmä
•	Elki-yhteistyöryhmä
•	kirjaamojen yhteistyöryhmä
•	laaturyhmä
•	tietoympäristöryhmä.

Pääkäyttäjäryhmät:
•	HARE (valtioneuvoston hankerekisterin) –pääkäyttäjäryhmä
•	EUTORI –tietopalvelupääkäyttäjäryhmä

Pääkäyttäjäryhmien, Valtipan, VNTHY:n ja yhteisten järjestelmien omistajien rooleja selkiytetään.

Verkostoryhmät	
Arkistonhoitajien yhteistyöryhmä 
Valtioneuvoston arkistonhoitajien yhteistyöryhmän tavoitteena on yhteisten tapaamisten ja mielipiteiden vaihdon kautta arkistotoimen kehittäminen ja asiakirjoihin liittyvän tietopalvelun laadun parantaminen.

Yhteistyöryhmä käsittelee jäsenille yhteisiä ajankohtaisia asioita
-	arkistonhallintajärjestelmän kehittäminen (erillinen työryhmä)
-	yhteisen arkistonmuodostussuunnitelman ylläpito

Yhteistyöryhmässä jaetaan tietoa arkistoalan koulutuksesta, kursseista ja kongresseista (esim. Pohjoismaiset arkistopäivät Islannissa 6.-10.8.2003) ammattitaidon ylläpitämiseksi. Ryhmä tekee myös tutustumiskäyntejä liittyen ajankohtaisiin käsiteltäviin asioihin mm. eduskunnan arkistoon, ja kutsuu tarvittaessa asiantuntijavieraita.

25.11.2002 pidetyn julkisuuslaki-koulutuspäivään liittyen ryhmä pyrkii yhteistyössä kirjaajien ryhmän kanssa etsimään ratkaisuja vastaamatta jääneisiin kysymyksiin niin, että julkisuuslakia tulkittaisiin ministeriöiden arkistoissa yhteneväisesti. 

Pyritään luomaan yhtenäiset käytännöt asiakirjasiirtoihin, niin että asiakirjaluovutukset tapahtuisivat laadukkaasti.

Kartoitetaan valtioneuvoston arkistotilatarpeita ministeriöiden ja valtioneuvoston arkiston osalta. 

Asiakirjahallinnon yhteistyöryhmä  
Ryhmän tavoitteena on valtioneuvoston asiakirjojen tuotanto-, rekisteröinti- ja tallennusjärjestelmien ja asiakirjojen käsittelyn menettelytapojen yhdenmukainen kokonaisuus.  Ryhmässä pyritään saamaan aikaan valtioneuvoston asianhallinnalle ja asiakirjojen käsittelylle yhteisiä menettelytapoja. Ryhmä edistää asiakirjahallinnon järjestelmien integrointia.

•	yhtenäisten metatietojen ja yhteisten käytäntöjen edistäminen yhteisissä ja yhteisessä käytössä olevissa asiakirjajärjestelmissä. Näitä järjestelmiä ovat ainakin EUTORI, HARE, PTJ, Eduskunnan VEPS, FINLEX, ministeröiden asiakirja- tmv. järjestelmät, diaarit
•	sähköinen asiointi valtioneuvostossa –hankkeen kehittämistavoitteiden toteuttamisen tukeminen: yhtenäisten ohjeiden laatiminen ministeriöiden sähköiselle asioinnille  (yhteisten käytäntöjen luomisen näkökulma)
•	seurataan PTJ:n uudistamista (yhtenäiset metatiedot)
•	arkistolaitoksen SÄHKE-hankkeen seuraaminen
Asiasanastoryhmä 
Ryhmä toimii asiasanoituksen asiantuntijaverkostona ja valtioneuvostoasiasanaston ylläpitäjänä.
•	Valtioneuvoston asiasanaston käytön edistäminen.
•	Valtioneuvoston asiasanaston edelleen kehittäminen niin, että vuoden 2003 lopussa sanaston suomenkielinen versio on valmis ja vaatii sen jälkeen vain ylläpitoa ja päivitystä. Puuttuvien ministeriöiden  (UM ja YM) sanastojen mahdollinen lisääminen. Sanojen toimittaminen YSAan.
•	Asiasanastokoulutuksen järjestäminen asiasanastoryhmän jäsenille keväällä 2003. 
•	Selvitellään yhteistyömahdollisuuksia ministeriöiden julkaisutoiminnasta vastaavien kanssa julkaisujen asiasanoituksen merkeissä. 
ELKI –yhteistyöryhmä 
Ryhmä ylläpitää yhteistä linkkitietokantaa eduskunnan ja ministeriöiden tarpeista. Tietokanta on julkisessa käytössä. 
Kirjaamojen yhteistyöryhmä  
Valtioneuvoston kirjaajien yhteistyöryhmässä käsitellään kirjaajien jokapäiväisessä työssä esiin nousevia asioita; jaetaan kokemuksia ja hankitaan tietoa. Tavoitteena on tukea omalta osaltaan kirjaamopalveluiden korkeaa laatua. 

25.11.2002 pidetyn julkisuuslaki-koulutuspäivään liittyen ryhmä pyrkii yhteistyössä arkistonhoitajien ryhmän kanssa etsimään ratkaisuja vastaamatta jääneisiin kysymyksiin niin, että julkisuuslakia tulkittaisiin ministeriöissä yhteneväisesti.

•	käsitellään mm. julkisuus- ja tietoturvakysymyksiä kirjaamisen näkökulmasta, diaaritiedon tarjoamista verkossa,  lakiuudistusten vaikutusta kirjaamiseen sekä sähköistä asiointia
•	valmistellaan ja käynnistetään kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistämishanke saattamaan loppuun  vuonna 2001 perustetun alatyöryhmän työ
•	jatketaan tutustumisia eri kirjaamoihin ja niissä käytössä oleviin tietojärjestelmiin.
Laaturyhmä 
Ryhmä jatkaa edelleen yhteisten rekistereiden laadun seurantaa ja laadun arvioinnin mittareiden kehittämistä.
•	tietopalvelujen yhteistilastojen kehittäminen ja käytäntöjen vakiinnuttaminen mahdollisimman monessa ministeriössä
•	EUTORIn laadun seurannan kehittäminen yhdessä EUTORI-pääkäyttäjäryhmän kanssa 
•	HAREn laatupalkinnon jakaminen. Laatupalkinnon kriteereinä ovat: kattavuus, ajantasaisuus, virheettömyys, yhtenäinen  tallennuskäytäntö, päällekkäisyyksien välttäminen ja käytettävyys.
•	Uutena keskusteluteemana on  laatu uusien palkkausjärjestelmien mukaisessa henkilökohtaisen suoriutumisen arvioinnissa.

Tietoympäristöryhmä 
Ryhmä kartoittaa, arvioi ja tarjoaa tarvittavaa yhteistä ulkoista tietoaineistoa, käsittelee Senaattorin ulkoisen tietoaineiston tarjontaa ja järjestää Valtipan tietomessut keväällä 2003. Ryhmä selvittää yhdessä Eduskunnan kirjaston ja Suomi.fi –portaalin kanssa Sähköisten säädöslähteiden koulutuspaketin ylläpitovastuun.

Tietoympäristöryhmä osallistuu ohjelmajohtamisen tietotuen toteuttamiseen.

Pääkäyttäjäryhmät
Hare -pääkäyttäjät
Hare-pääkäyttäjäryhmä kehittää Harea sekä ministeriöiden sisäisenä työvälineenä että hankkeista julkisuuteen tiedottamisen välineenä. Tavoitteena on edistää valtioneuvoston tietojärjestelmien integraatiota. Pääkäyttäjät muodostavat yhteisiä käytäntöjä Haren ylläpitämisessä ja huolehtivat kouluttamisesta ja tiedottamisesta ministeriöissä. 

	EUTORI –tietopalvelupääkäyttäjät 

Valtioneuvoston kanslia on keväällä 2002 nimennyt EUTORI-järjestelmän käyttöönoton ja käytön tukemiseksi kolmesta pääkäyttäjäryhmästä muodostuvan pääkäyttäjäorganisaation. Käyttöönotto on toteutettu vaiheittain 2002-2003.

Järjestelmän käytön ja kehittämisen tukena ovat pääkäyttäjäryhmät
-	tietopalvelupääkäyttäjät ja
-	tekniset pääkäyttäjät
-	EU-koordinaattorit

EUTORI-tietopalvelupääkäyttäjäryhmä kehittää EUTORIa ministeriöiden työvälineenä, ottaen erityisesti huomioon tietopalveluiden tarpeet.

Tietopalvelupääkäyttäjäryhmän keskeisenä tehtävänä on rekisteröintiin, arkistointiin ja jakeluihin liittyvistä menettelytavoista sopiminen.

4  Kehittämisalueet 2003
Integroituminen ja tiedon jakaminen 

Valtioneuvoston tietohallintostrategia
Seurataan ja otetaan kantaa valtioneuvoston tietohallintostrategiaan. Valtipan mielenkiinnon kohteina ovat erityisesti yhtenäinen tietojärjestelmäarkkitehtuuri, joka tukee tietojärjestelmien yhteensopivuutta, sekä yhtenäinen metatieto ja yhteiset käytännöt.

Asiakirjahallinnon järjestelmien integrointi
Asiakirjahallintoa kehitetään valtioneuvosto –kokonaisuuden näkökulmasta yhteistyössä valtioneuvoston tietohallintoyksikön kanssa. Kehittämisessä otetaan huomioon sekä asioita valmistelevien virkamiesten, asiakirjahallinnon että tietopalvelun tarpeet. Kehittämisessä käytetään hyväksi valtioneuvoston yhteisistä asianhallintaprosesseista ja sähköisestä asioinnista tehtyjä selvityksiä ja suosituksia sekä Kansallisarkiston vastaavien hankkeiden tuloksia. Asiakirjahallinnon yhteistyöryhmä toimii asiantuntijana. 

Osallistutaan valtioneuvoston asianhallinnan kokonaisuuden ongelmakentän hahmottamiseen yhteistyössä VNTHY:n kanssa.

Kirkastetaan käsitystä, mitä asioita asiankäsittelyjärjestelmällä pitäisi hoitaa, mikä on sen varsinainen tehtävä, sen suhde muihin tietojärjestelmiin (EUTORI, PTJ, Kansallisarkiston mallinnus >kirjaamisohje). Perehdytään asiankäsittelyobjektin käsitteeseen. 

Parannetaan yhteisten tietojärjestelmien ylläpitoa, yhteiskäyttöä ja haettavuutta:
•	käynnistämällä  selvityshanke yhteisten ja yhteisessä käytössä olevien järjestelmien metatietojen nykytilasta (EUTORI, HARE, PTJ, Eduskunnan VEPS, FINLEX, ministeröiden asiakirja- tmv. järjestelmät, diaarit, kirjastojärjestelmät...) yhteistyössä Kansallisarkiston SÄHKE-hankkeen kanssa
•	 käynnistämällä kirjaamojen yhteensopivuus- ja kirjaamojen käytöntöjen selvitys
•	edistämällä yhteisten metatietojen ja merkintäjärjestelmien käyttöönottoa (sähköisen asioinnin vaatimukset, yhtenäiset diaarit ja sähköiset arkistot)
•	luomalla yhtenäisiä käytäntöjä yhteisten järjestelmien ylläpidossa

Sähköinen asiointi

•	sähköinen asiointi valtioneuvostossa –hankkeen kehittämistavoitteiden toteuttamisen tukeminen: yhtenäisten ohjeiden laatiminen ministeriöiden sähköiselle asioinnille  (yhteisten käytäntöjen luomisen näkökulma)
•	sähköisen asioinnin lakien (Sähköinen viranomaisasiointi: Hallituksen esitys HE 17/2002 vp on annettu eduskunnalle 14.3.2002 ja Hallituksen esitys eduskunnalle laeiksi väestötietolain ja henkilökorttilain muuttamisesta HE 236/2002 vp ja Hallituksen esitys eduskunnalle laeiksi sähköisistä allekirjoituksista ja viestintähallinnosta annetun lain 2 §:n muuttamisesta HE 197/2002 vp) seuraaminen; tästä seuraavat ohjeet: Sähköpostiohje (VM/HKO), Kirjaamisohje (KA; Juhta julkaissee JHS:nä).

Valtioneuvoston kirjastoyhteistyö

•	käynnistetään hanke, jonka tarkoituksena on mm.
- yhteisen laiteympäristön kehittäminen, ensimmäisenä askeleena yhteinen palvelin PrettyLib-kirjastoille (tässä yhteydessä ministeriöt päivittävät vanhentuneet PrettyLib ohjelmistot)
- nykyjärjestelmien tietosisällön tilan selvittäminen ja yhdenmukaisten käytäntöjen kehittäminen.

•	kehitetään kirjastoyhteistyötä myös muilla myöhemmin sovittavilla tavoilla.

Valtipan asiantuntemus yhteiseen käyttöön/tietoon
•	selvitetään asiantuntijarekistereiden standardeja ja tietopalvelujen asiantuntijarekisterin laatimisen mahdollisuuksia, mahdollisesti pilottina laajemmasta, valtioneuvoston asiantuntijat kattavasta asiantuntijarekisteristä. Työssä otetaan huomioon muut henkilötietoja sisältävät rekisterit, joilla voisi olla yhteys asiantuntijarekisteriin. Otetaan huomioon henkilötietolain vaikutus.

EUTORI:n käyttöönoton vakinnuttaminen
•	VALTIPA  osallistuu EUTORIn kehittämiseen tukemalla osaltaan EUTORI:n käyttöönottoa ja pääkäyttäjäryhmien työtä.

HARE:n kehittäminen
Harea kehitetään osana valtioneuvoston tietojärjestelmien kokonaisuutta.  Erityisesti yhteys uudistettavaan PTJ:hin, uuteen hallituksen strategiseen asiakirjaan (HSA) ja ohjelmajohtamisen tietotukeen otetaan huomioon.

•	rekisteröinnin yhteisten käytäntöjen kehittäminen;  rekisteröintiohjeen uudistaminen
•	toteutetaan haku- ja raporttitoiminnan uudistaminen
•	toteutetaan asiakirjojen vastaanoton liittymä XML-siirtoja varten
•	XML-siirtohankkeen  toteuttaminen OM:n Oskarista Hareen
•	Haren kehittämissuunnitelma; Hare valtioneuvoston tietojärjestelmien kokonaisuudessa; teetetään käytettävyystutkimus pohjaksi
•	selvitetään ministeriöiden valmiudet XML-siirtoihin ministeriön asiankäsittely- tms. järjestelmistä Hareen
	
Senaattori 
Valtipa tukee Senaattori2:n kehittämistä osallistumalla aktiivisesti Senaattorin toimitusneuvoston, toimituksen, projektiryhmän ja yhteyshenkilöverkoston työskentelyyn.
•	toimitaan ministeriöiden intranettien, verkkopalvelujen ja järjestelmien sekä Senaattorin koordinoimiseksi ja integroimiseksi keskenään
•	vaikutetaan ministeriöiden diaarien ja kirjastojärjestelmien avaamiseksi Senaattorin kautta käytettäviksi 
•	osallistutaan Senaattorin (ohjelma)johtamisen näkymän kehittämiseen.

Ohjelmajohtamisen  tietotuen edistäminen
Kehitetään tietopalvelujen valmiuksia osallistua ohjelmajohtamisen tietotuen kehittämiseen.  Valtipa-verkosto tukee tietopalvelujen työtä tietoympäristön jäsentämisessä; erityisesti tietoympäristöryhmä on foorumi, jolla asiaa edistetään. 
Syvennetään valtipalaisten ymmärrystä ohjelmajohtamisesta ja tiedon merkityksestä  päätöksenteossa 
•	käsitellään Valtipan tilaisuuksissa ohjelmajohtamista 

Valtipa Senaattorissa ja internetissä
•	Kehitetään Valtipan osuutta Senaattorissa. Valtipa testaa mm. ohjelmajohtamisen tarpeisiin kehitettävää työhuonetta/ työtilaa/ työryhmäfoorumia. Työhuone/-tila on tarkoitus kehittää kaikkien valtioneuvoston työryhmien  tarpeisiin; kehittämistä  ja testausta tehdään  Valtipan työskentelyssä.
•	Luodaan linja Valtipan esiintymiselle Senaattorissa, Haressa ja VM:n internet-sivuilla.

Osaamisen kehittäminen

XML
•	järjestetään XML-teemaisia aamukahvitilaisuuksia yhdessä tietohallinnon ja viestinnän kanssa

Kouluttaja- ja vuorovaikutustaitokoulutus 
•	kouluttajakoulutus, erityisesti tietojärjestelmien kouluttamiseen
•	vuorovaikutustaidot ja kokouskäytännöt 
•	kohderyhmänä kaikki valtipalaiset
 
Arkistonhoitajien ja kirjaajien koulutus 
•	esittelymenettely asiakirjahallinnon näkökulmasta (toukokuussa 2003), 
•	asiakirjahallinto valtioneuvostossa, 
•	ajankohtaiset säädösmuutokset (mm. hallintolaki, sähköinen viranomaisasiointi, sähköinen allekirjoitus) sekä 
•	asiakirjahallinnon erikoistermit eri kielillä.

Ohjelmajohtaminen
•	koulutus tietoammattilaisille yhteistyössä Senaattorin toimitusneuvoston, ohjelmajohtamisen eri ryhmien ja VNTHY:n kanssa

Tiedonhaku –seminaari, aiheena Käsitemalli tiedonhaussa - case Tampereen yliopisto ja "Suomen media-arkisto" 

Yhteistyö

Valtioneuvoston tietomessut (ks. tietoympäristöryhmä)

Synergiafoorumit - aamukahvit
•	jatketaan  yhdessä muiden tieto- ja viestintäammattilaisten kanssa avoimet synergiafoorumeita aamukahvien merkeissä; käsitellään yhteisesti kiinnostavia asioita 

Verkostoiltapäivä 
•	hallinnonalan tietopalveluille järjestetään kaksi verkostoiltapäivää

Luodaan yhteydet erikoiskirjastojen verkostoon (Suomen tieteellinen kirjastoseura; erikoiskirjastojen työryhmä).

Seurataan valtakunnallista kirjasto- ja arkisto(asiakirja?)politiikan (?) ja suunnitelmien kehitystä, mm. kansalliskirjastotyöryhmän työtä.

IFLA-Government -libraries section
·	osallistutaan sektion työhön; IFLAn konferenssi on Berliinissä elokuussa 2003; Government Libraries -jaostolla on paitsi open session aihepiiristä kirjastot yhteiskunnan muutoksissa, myös off site -iltapäivä, jolloin vieraillaan ministeriöissä.

DLM-foorumi
•	seurataan EU:n asiakirjahallinnon keskeisen foorumin DLM-foorumin työtä.