VALTIPAN ITSEARVIOINTIPÄIVÄ – EFQM-menetelmä

Valtipan itsearviointi suoritettiin suomalaisen ja kansainvälisen laatupalkinnon saajien arviointimenetelmää käyttäen. Menetelmässä käydään läpi yhdeksän arviointialuetta, arvioidaan niiden vahvuudet ja kehittämisalueet. Toimintaa arvioidaan myös numeerisesti asteikolla 0 – 100 % Niistä lasketaan pisteet painottaen eri tavalla eri arviointialueita. Laatupalkinnon saajien pisteet ovat olleet n.500.

Mallista lisää tietoa osoitteessa: http://www.efqm.org

Aika: 25.1.2001

Pisteitä tuli 200,5

Arviointialue 1: Johtajuus, 25 %

Vahvuudet:	Parantamisaluuet:	
jaettu / tasa-arvoinen johtajuus (troikka)	sitoutuminen / yhteisen vastuun ymmärtäminen	
sitoutuminen / henkilökoht. osallistuminen	priorisointi	
kokemuskentän laajuus / monipuolisuus	henkilöstön motivointi / sis. yht.työn edistäminen	
yhteisten kehittämishankkeiden käynnistäminen	johtamisprosessin arviointi	
yhteinen visio & missio	kumppanuussuhteiden kehittäminen	
vastuun jakautuminen verkostoryhmiin	troikan roolin selkiyttäminen	
	Valtipan työt osallistujien tulostavoitteiksi	

Tilaisuuden lopussa valittiin keskeisimmiksi parantamisalueiksi:
- kumppanuussuhteiden kehittäminen
- prioirisointi
- sitoutuminen – yhteisen vastuun ymmärtäminen

Arviointialue 2: Toimintaperiaatteet ja strategia, 30%

Vahvuudet:	Parantamialuuet:	
strategiaa ja visiota kehitetään, arvioidaan ja pidetään ajan tasalla	asiakkaisen tarpeiden ja odotusten ennakointi	
toimintaympäristön ja uusien teknologioiden vaikutusten ymmärtäminen ja ennakointi	prosessien (sekä Valtipan että yhteisten) kehittäminen	
jatkuva pyrkiminen kohti visiota	arviointi jatkuvaksi	
prosessien tunnistaminen	strategian päivittäminen	
strategia nivoutunut kehysorganisaatioon	strategian tietoinen toteuttaminen	
strategia valmisteltu laajapohjaisesti	strategian käytännön toteuttaminen / kanavoiminen verkostoryhmiin	
	toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten ennakoinnin tehostaminen varsinkin suhteessa sidosryhmiin	
	keskeisten prosessien omistajuuden selkiyttäminen	
	strategian tunnettuus	

Tilaisuuden lopussa valittiin keskeisimmiksi parantamisalueiksi:
- arviointi jatkuvaksi
- toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten ennakoinnin tehostaminen varsinkin suhteessa sidosryhmiin
Arviointialue 3: Henkilöstö, 25 %

Vahvuudet:	Parantamisalueet:	
perusammattitaito	henkilöstökiertoa liian vähän	
yhteiseen koulutukseen panostaminen	henkilöstön laajempi mukaankytkeminen	
verkostotyöhön osallistumista kannustetaan	palkitseminen	
parhaiden käytäntöjen ja tietämyksen jakaminen	oman osaamisen arvostaminen ja esille tuominen	
kommukaatio ja vuoropuhelu avointa	tietämyksen ja osaamisen kehittäminen laaja-alaisesti	
osaamisen kehittäminen	resurssien parempi suunnittelu	
monipuolisuus ja monialaisuus	meteliä hiljaisesta tiedosta	
alatyöryhmät / verkostoituminen		

Tilaisuuden lopussa valittiin keskeisimmiksi parantamisalueiksi:
- henkilöstön laajempi mukaankytkeminen
- oman osaamisen arvostaminen ja esille tuominen

Arviointialue 4: Kumppanuudet ja resurssit, 15 %

Vahvuudet:	Parantamisalueet:	
yhteistyökumppanit tunnistettu	sidosryhmästrategia puuttuu 	
yhteisiä taloudellisia resursseja on vuositasolla	kumppanuussuhteet organisoimatta, yhteistyömuodot löytämättä	
synergiaedut yhteishankinnoissa	uudet yhteistyökumppanit ( kans.väl. yht. työ, ulkoiset kumppanuudet)	
yhteistyö tuo valtaa Valtipana	taloudellisten resurssien jatkuvuus epävarmaa	
tiedon ja tietämyksen hallinta ja jakaminen hyvä	teknologian hallinta muiden käsissä - kumppaneiden	
	ammatillinen erikoistuminen mahdolliseksi	
	synergiaetujen markkinointi sidosryhmille	
	ministeriöiden johdon tuki Valtipan toiminnalle	

Tilaisuuden lopussa valittiin keskeisimmiksi parantamisalueiksi:
- sidosryhmästrategia

Arviointialue 5: Prosessit, 15 %

Vahvuudet:	Parantamisalueet:	
mittarit olemassa	suunnitteluprosessien selkeä määrittely – menettelytapojen kuvaus	
mahdollisuus jatkuvan asiakaspalautteen antamiseen olemassa – myös yhteinen malli asiakastyytyväisyyskyselylle	Valtipan prosessien ja tietopalveluprosessien erot epäselviä	
markkinointi yhdessä	hankeprosessin kuvaus	
prosessiajattelu tunnetaan	vaikutusmahdollisuuksien kehittäminen	
intensiivinen työskentely	asiakaskysely Valtipalaisille – tarpeiden kartoitus	
läpinäkyvyys ja avoimuus	prosessien omistajuuden selkiyttäminen	
yhteishankintaprosessi kuvattu	yhteistyökumppaneita ei kiinnosta Valtipan suunnitteluprosessi	
joka prosessiin voidaan kutsua / valita sopivia osaajia		
organisaation keveys mahdollistaa joustavuuden		

Tilaisuuden lopussa valittiin keskeisimmiksi parantamisalueiksi:
- hankeprosessin kuvaus

Arviointialue 6: Asiakastulokset, 15 %
(osa ryhmistä käsitti asiakkaiksi myös ministeriöiden tietopalvelujen henkilöstön)

Vahvuudet:	Parantamisalueet:	
mittarit olemassa	asiakastulosten määrittely	
asiakastyytyväisyyden kyselymalli + Anoppi + muut palautejäejestelmät	asiakkaisen tarpeiden kartoitus	
monopoliasema	suullinen palaute seurantaan	
rekisterivirheiden seuranta	verkkotiedon käytön mittareiden kehittäminen	
tilastot, volyymit, tapahtumamäärät, kokousten määrät, koulutustilaisuudet	asiakastyytyväisyyden mittaus	
tietopalveluhenkilöstön Valtipa-arviointi (verkostoryhmät) – parannusehdotuksia toimintaan 	palautteen analysointi	

Tilaisuuden lopussa valittiin keskeisimmiksi parantamisalueiksi:
- asiakastulosten tavoitteiden määrittely suhteessa virkamiesasiakkaisiin ja kansalaisiin + kumppanuussuhteissa (tietohallinto, viestintä jne, jotka eivät vars. asiakkaista vaan kumppaneita)

Arviointialue 7: Henkilöstötulokset, 20 %

Vahvuudet:	Parantamisaluuet:	
verkostoryhmien toiminnan arviointi – henkilöstön näkemyksiä kartoitettu	Valtipan mahdollisuudet vaikuttaa tehtäväkuvuksiin -> palkkarakenne, työn arvostus	
yhteiset ilmoitustaulut (pöytäkirjat)	osallistumisaktiivisuuden mittaaminen	
räätälöity ammatillinen koulutus	mukanaolemattomien mukaan saaminen	
henkilöstökierto	henkilöstökierron mittaaminen	
toimintaan sitoutuneet pysyvät mukana	koulutuksen annin mittaaminen	
mittarit olemassa, myös ”tuottavuutta” mitataan	mittareiden osuvuuden kehittäminen	
	henkilöstömittareiden päivittäminen	
	henkilöstökyselyt säännöllisiksi	

Tilaisuuden lopussa valittiin keskeisimmiksi parantamisalueiksi:
- henkilöstökyselyt säännöllisiksi
- mittariston osuvuuden kehittäminen

Arviointialue 8: Yhteiskunnalliset tulokset, 15 %

Vahvuudet:	Parantamisalueet:	
luennointi konferensseissa	rahoituksen järjestäminen opiskelijoiden saannin turvaamiseksi	
tietopalvelualan kehitykseen vaikuttaminen (Tietopalveluseura, PD-koulutus, KA)	TET-jaksolaiset (9.luokkalaiset työharjoittelussa)	
näkyvyys (artikkelit)	kansainvälisen tunnettuuden lisääminen	
kansainvälinen tunnustus (PUMA)	julkishallinnon tietovarantojen määrittelyyn osallistuminen	
alan järjestöissä toimiminen		

Arviontialue 9: Keskeiset suorituskykytulokset, 25 %

Vahvuudet:	Parantamisalueet:	
massa-alennukset (hankinnoissa, matkoissa, koulutuksessa)	mittareiden luomimnen ja kehittäminen	
EU-pj-dokarijakelut (mittaus)	suorituskykytavoitetta ei ole määritelty	
yhteistyötä, eikä päällekkäistyötä eri ministeriöissä	IT-toimittajiin vaikuttaminen	
toimintasuunnitelma ja –kertomus mittareina	standardien kehittäminen ja läpivienti	
talousarvion toteutuminen	verkkopalvelujen käytön seuranta	
yhteinen tilastointi + laatumittarit	projektien toteutumisen arviointi	
julkaisut, järjestelmät, koulutus, seminaarit	toimintakertomuksen ja –suunnitelman sisältö - arviointiväline	
osallistuminen työryhmin		
yhteistyön joukkovoima		

Tilaisuuden lopussa valittiin keskeisimmiksi parantamisalueiksi:
- laatumittareiden kehittäminen
- projektien toteutumisen arviointi
- standardien kehittäminen + läpivienti + vaikuttaminen toimittajiin

Pirkko Romakkaniemi