Aika		Ke 17.4.2002 klo 13.00-
Paikka		VM, Mariankatu 9, YK nh 3

Läsnä		Ritva Järvinen TM, puheenjohtaja
		Johanna Hartman STM
		Hannele Anttila MMM
		Juhani Tikkanen Kansallisarkisto
		Leena Lehtovuori VM
		Aki Hietanen OM
		Eila Heikkinen SM
		Paula Mikkonen LVM
		Aulikki Pakanen PLM
		Tarja Kaira-Hiekkavuo
		Virpi Johansson Eduskunta
		Pekka Kuittinen VNK
Vesa Liikanen VNK
Eeva Miettinen VM, sihteeri

1	Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen.
2	Edellisen kokouksen pöytäkirja 
Hyväksyttiin 13.3.2002 pidetyn kokouksen pöytäkirja.
3	Council Extranet –hanke 
Vesa Liikanen esitteli Council Extranet –hanketta. 
EU:n neuvoston sähköistä asiakirjavälitystä kehittävä työryhmä työskentelee kahdessa kokoonpanossa; yleisenä ja tietoturvaryhmänä. Työryhmässä ovat mukana edustajat VNK (yleisvastuu), UM:stä (EUE) ja VM:n VNTHY:stä (tekninen vastuu).
Council Extranet sisältää neuvoston luokittelemattomat asiakirjat, telexit, luokitellut asiakirjat (mukaan kun salauslaitteistot on asennettu). Sähköisten asiakirjojen lisäksi järjestelmään viedään paperimuotoisten asiakirjojen viitetiedot. SN-asiakirjoja ja muita epävirallisia asiakirjoja ei viedä järjestelmään. Asiakirjat on pyydetty Suomeen neljällä kielellä (su, ru, en, ra). Aineiston kattavuus on 99,2 %. Asiakirjat ovat joko Word97 – tai PDF –muodossa. Asiakirjoja välitetään sähköpostipalvelun avulla. Ne voidaan myös edelleenvälittää filtteröitynä esim. agronyymien mukaan. Asiakirjoihin liittyy aina envelope –tiedot, jotka voi tarvittaessa poistaa ministeriön osuudesta. Envelope –tiedot toimivat viitetietoina. Viitetietojen lisäksi hakuja voi tehdä hakulomakkeiden, valmishakujen ja kokotekstihaun avulla. Asiakirjoja säilytetään tietokannassa 1,5 vuotta. Neuvoston keskustietokannassa niitä säilytetään 5 vuotta. Asiakirjojen toimitusaika normaaleissa tapauksissa on 48 tuntia ja kiireellisissä tapauksissa (telexit) 24 tuntia. Tilastot toimituksista saa vikoittain. 
Council Extranet –pilotti päättyi 31.3.2002. Järjestelmän sähköpostiosion käyttöönoton vaatimuksina on, että palvelusopimus ja ohjeet saadaan valmiiksi ja järjestetään koulutusta administraattoreille. Myös sähköpostivälitys ministeriöihin ja EUTORI pitää olla kunnossa ennen varsinaisen käytön aloittamista. Paperiasiakirjoista luovutaan vasta sitten, kun jäsenmaa haluaa.
Keskustelussa todettiin, että
-	kun Council Extranetin sähköpostiosio on käytössä, koulutus on hoidettu ja järjestelmän kattavuus on 99,2 % voidaan ministeriöissä luopua paperiasiakirjojen jakamisesta. Asiakirjat voidaan jakaa paperisina vain tarvittaessa. Asiakirjat voidaan tallettaa paperimuodossa keskitetysti VNK:n EU-tiedonhallinnassa. Paperiasiakirjojen jakamisesta luopuminen edellyttää, että sähköpostivälityksen virheettömyyttä seurataan.
-	OPM:ssä Council Extranetin selainliittymä toimii vain päätalossa. VNTHY ei ole vielä löytänyt ongelmaan syytä. Council Extranet ei myöskään toimi STM:n Tampereen toimipisteessä. Vesa Liikanen lupasi selvittää asiaa.
Sovittiin, että sähköpostivälityksen virheettömyyttä seurataan ministeriöissä ja ilmoitetaan virhetilanteista Vesa Liikaselle EU –tiedonhallintaan. 
4	Kysely julkishallinnon arkistotoimen tilasta vuonna 2000
	Juhani Tikkanen esitteli Kysely julkishallinnon arkistotoimen tilasta vuonna 2000 –raporttia ja sen johtopäätöksiä ministeriöiden kannalta. Raportti on jaettu Valtipan yhteistyöryhmän jäsenille. Vaikka ministeriöiden arkistotoimissa on jonkin verran eroja, on tulisi niissä raportin perusteella kiinnittää entistä enemmän huomiota seuraaviin asioihin:
Arkistonmuodostussuunnitelmat
-	arkistonmuodostussunnitelmien ajantasaistamista tulisi tehostaa
-	arkistonmuodostussuunnitelmien kattavuutta tulisi parantaa erityisesti sähköisten tietojärjestelmien, sähköisen arkistoinnin, sähköisen asiankäsittelyn ja sähköpostin sekä kansainvälisten asiakirjojen osalta (EU-asiakirjojen arkistonmuodostussuunnitelman ajantasaistamishanke aloitettu jo). 
-	julkisuuslaki ja hyvä tiedonhallintatapa tulee ottaa huomioon tietojärjestelmien inventoinnissa ja asiakirjojen elinkaaren suunnittelussa.
-	arkistonmuodostussuunnitelmien käytettävyyttä tulisi parantaa.
Seulonta ja hävittäminen
-	asiakirjojen seulontaa ja hävittämistä tulisi tehostaa. Arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja –strategia tulee tiukkenemaan. 
-	arkistolaitokselle tehtävien seulontaesityksien laatua tulisi parantaa (esityksiin tulisi sisältyä mm. arviot kunkin sarjan tai asiakirjaryhmän vuosikasvuista)
-	asiakirjojen säilytysarvoa määriteltäessä otetaan huomioon asiakirjojen säilyttäminen muilla hallinnonaloilla ja –tasoilla.
-	hävittäminen suoritetaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti asiakirjojen säilytysajan kuluttua umpeen.
-	seulontaa koskevaa ohjeistusta ja koulutusta tulee parantaa.
Muut huomiot
-	vanhojen arkistojen kunnostamistarvetta on lähes kaikissa ministeriöissä
-	sähköisten tietoaineistojen luettelointia ja kuvailua tulee kehittää
-	hallinnonalojen ohjausta tulisi tehostaa (OM on hoitanut hyvin hallinnonalansa ohjauksen, KTM ja SM on aloittanut sen) ja yhteistyötä tulisi kehittää
-	arkistotilat ovat pääosin kunnossa
-	tietoturva- ja valmiussuunnitelmat ovat joko valmiita tai tekeillä
-	resurssit ovat yleensä riittämättömiä  ja vastuiden määrittelyissä on puutteita
-	arkistotyön arvostus on yleensä huono
-	koulutusta ja ammattitaitoa tulisi lisätä. Koulutuksen avulla voidaan parantaa työn tehokkuutta.
Raportin toimenpide-esitykset sisältyvät Valtipan strategiaan. Ne tulisi ottaa myös toimintasuunnitelmissa esille.
Keskustelussa todettiin, että seulontaa voi tehostaa hallinnon ylläpitoon ja tukitoimintoihin liittyvien asiakirjojen osalta, seulonnassa tulisi hyödyntää valtioneuvoston yhteisten asiakirjojen säilytyssuunnitelmaa, selvittää ministeriöiden välistä asiakirjojen säilytysvastuuta sekä tehdä entistä enemmän yhteistyötä ministeriöiden kesken.

5	Haren tallennetut haut 
Eeva Miettinen esitteli Haren Tallennetut haut –toimintoa. Haut on otettu käyttöön Haren intra-versiossa. Seppo Kurkinen on vastannut tallennettujen hakujen suunnittelusta. 
Tallennettujen hakujen avulla voidaan tallentaa usein käytettyjä hakuja, linkittää hakuja Senaattoriin tai ministeriön intranettiin. Tallennetuissa hauissa voi käyttää kaikkia Laajan haun hakukenttiä hyväksi. Laajan haun hakukenttiin on tehty lisäyksiä aika- ja lajittelumäärityksiin. Haun sisältämien ajanjaksojen määriin voi tehdä lisäyksiä. Ajanjaksoihin olisi hyvä lisätä nykyisten viikon, kuukauden ja vuoden lisäksi puoli vuotta.
Pekka Kuittinen esitteli tallennettujen hakujen hyödyntämistä Senaattorissa. Senaattoriin. Senaattoriin on tehty Haresta muutama linkkaus malliksi Yleinen –näkymään (Ajankohtaista-Uudet hankkeet) ja Lainlaatija -näkymän aloitussivulle. Senaattorin kannalta olisi hyvä, jos Haren hakuihin lisättäisiin ajanjaksoksi puoli vuotta, haut saisi integroitua Senaattorin sisään (XML-muodossa) ja jos Hare voisi generoida haut automaattisesti suoraan Senaattoriin.  
Keskustelussa kysyttiin mahdollisuuksia linkittää Haren hakuja internettiin siten, että sisäisiksi määritellyt hankkeet eivät tulisi mukaan.
Sovittiin, että Eeva Miettinen selvittää käsittelyn yhteydessä esitettyjä tallennettuihin hakuihin ja hakujen linkittämiseen liittyviä kysymyksiä.	
6	Verkostoryhmien terveiset
		Verkostoryhmien terveisiä ei ollut.
7 	Ilmoitusasiat
Valtipan ja alaisen hallinnon verkostoiltapäivä pidetään 28.5.2002 klo 12.30-16.00 Kansallisarkiston Siltavuoren toimipisteessä. Iltapäivän teemana on sähköinen asiankäsittely ja arkistointi.
Hare- järjestelmän vuotta 2002 koskeva kehittämissuunnitelma on käynnistetty. Kehittäminen kohdistuu seuraaviin asioihin:
Hare valtioneuvoston istuntoyksikön HE –luettelon tuottamisen apuvälineenä ja HE:n käsittelyn seurantavälineenä: Istuntokausi, jolla HE on tarkoitus käsitellä, HE:n kiireellisyys, HE:n käsittelytapa eduskunnassa, HE:n suhde hankesalkkuun, istuntokausi, jolla HE on tarkoitus antaa eduskunnalle, HE:n sisällön lyhyt kuvaus. 
Eduskunnassa tapahtuvan käsittelyn seuranta (suora linkki HE –numerosta, eduskunnan vastauksen numerolle kenttä). Suora linkitys on onnistunut VEPS:stä Finlexiin. 
Lausuntomenettely Haren yhteyteen (sähköinen asiointitoiminto, joka sisältää lausuntopyynnön, lausunnon ja lausuntojen yhteenvedon; sähköposti ja sähköiset lomakkeet)
Selvitetään raporttigeneraattorin hankintaa Harea varten.
Arkistonhoitajien ja kirjaajien koulutusohjelma on valmistunut. Koulutus on jaettu useaan jaksoon, joista osa toteutetaan kevätkaudella 2002, osa syyskaudella 2002 ja loput ensi vuonna. Kouluttaja- ja vuorovaikutuskoulutuskoulutukseen voivat osallistua kaikki valtipalaiset. Ensimmäinen koulutusjakso pidetään Suomen Puheopistossa13., 20.5.2002. Syksyllä järjestetään tarvittaessa lisää koulutustilaisuuksia. Koulutusohjelma on pöytäkirjan liitteenä.
Suomen kuudennet arkistopäivät pidetään Mikkelissä 15.-17.5.2002. Päivien ohjelma on arkistolaitoksen internet-sivuilla (http://www.narc.fi/ajankoht.html).
Senaattorin ylläpitokoulutusta järjestetään viikolla 17 ja Senaattorin uudistushankkeen määrittelyä koskeva tilaisuus 20.5.2002. Tiedustelut ja ilmoittautumiset: Liisa Heikkinen, Pekka Kuittinen, VNK.
8	Ministeriöiden kuulumiset
-	Eduskunnan kirjastossa on ollut tietopalvelusihteerin virka auki (hakuaika päättynyt) ja asiakirjatoimistossa tulee lähiaikoina auki tiedostosihteerin virka.
-	Liisa Hyvärinen STM:n tietopalveluista on siirtynyt VM:öön ja Liisa Hyvärisen tilalle on tullut Helena Aunela KTM:stä.
-	SM:ssä suunnitellaan diaarin vireille tulleiden asioiden viemistä verkkoon 15.5. lähtien. Tätä varten diaarin Asia –kentistä poistetaan henkilöiden nimet. Salassa pidettäviä asioita ei viedä verkkoon. 
-	VNK:n sisäinen lehden Valtikan julkaiseminen Senaattorissa aloitetaan (Yleinen-Ajankohtaista-Ministeriöiden sisäiset lehdet).
9	Muut asiat
		Muita asioita ei ollut.
10	Kokouksen päättäminen
		Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.15.

Eeva Miettinen VM
sihteeri

LIITTEET		Arkistonhoitajien ja kirjaajien koulutusohjelma