YHTEISTYÖRYHMÄN KOKOUS

Aika		9.10.2002 klo 13-16

Paikka		OPM, Meritullinkatu 10 nh 516

Läsnä		Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM puheenjohtaja
		Päivi Tommila KTM
		Aki Hietanen OM
		Raija Hagman STM
		Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö PLM
		Ulla Virtasalo YM
		Ritva Järvinen TM
		Hannele Anttila MMM
		Irja Peltonen VM
		Pentti Vesanen VNK
		Manu Herna SM
		Leena Airola, KA
		Maija Jussilainen VM sihteeri

Alustajat:		Juhani Koivunen, VM
		Kari Kekki VM

1	Kokouksen avaus
	Puheenjohtaja avasi kokouksen.	

2	Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen
Hyväksyttiin kokouksen  12.9.2002 pöytäkirja. 

3	Julkishallinnon XML-strategia –hanke 
Juhani Koivunen (VM/HKO/THY) esitteli XML:n hyötyjä ja strategiahanketta. Liitteenä kalvot.
Keskustelu
Aki Hietanen totesi, että Finlexissä on jo XML-rakenteet,  eduskunnan järjestelmissä SGML-rakenteet. Ministeriöiden tiedotteissa on käytetty XML-rakenteita ja saatu aikaan yhteinen tiedotevirta valtioneuvoston internet-sivuille. Juhani Koivunen totesi, että eri hallinnonaloilla on tehty XML-määrityksiä, mm. terveydenhuollossa on XML-hanke (Health level 7), jossa on määritelty mm. potilastietojen rekisteröintiin tarvittavia rakenteita. Todettiin, että järjestelmät voivat olla yhteensopimattomia, vaikka niissä olisikin SGML- tai XML-rakenteet (mm. budjettijärjestelmä); XML-rakenteet voivat olla keskenään yhteensopimattomia.

Todettiin, että Valtipan asiakirjahallinnon ryhmä on oikea paikka pohtia, miten XML-asiaa viedään eteenpäin Valtipan puitteissa. Toivottiin asiasta koulutusta, jossa selviäisi, mitä XML käytännössä merkitsee järjestelmille ja järjestelmien suunnittelulle.

Todettiin, että Juhtan XML-työryhmässä ei ole yhtään naista: miten se täyttää tasa-arvolain vaatimukset?

Päätettiin  järjestää yhdessä VNTHY:n kanssa aamukahvitilaisuuksia,  aiheena XML.

4	Julkisen sektorin tieto – EU:n kysely
Juhani Koivunen kertoi osallistuvansa 16.10.2002 EU:n Group to promote digital public data –kokoukseen. Kokousta varten on pyydetty tietoja julkisen sektorin tiedon saatavuuteen liittyvistä asioista. Juhani Koivunen pyysi valtipalaisten apua tietojen kokoamisessa.
Päätettiin, että Maija Jussilainen lähettää tietopyyntökirjeen esitäytettynä  valtipalaisille (liite).

5	VN-tietohallintostrategia (tekeillä; sisältöluonnos jo olemassa); tilanne, etenemistapa, Valtipan panos 

Kari Kekki kertoi kalvojen avulla VN-tietohallintostrategian valmistelusta. Strategiaa käsitellään torstaina 17.10. Vatin kokouksessa, jonka jälkeen esittelyaineisto jaetaan  myös Valtipalle.

Ensi vaiheessa on haastateltu  ministeriöiden edustajina Vatin jäseniä ja varajäseniä; näkemysten pohjalta Vatissa 17.10. päätetään painopistealueista. Tämän jälkeen valmistelijoiden piiri laajenee kattamaan myös verkostot (mm.Valtipa, Valtti). Syksyn aikana järjestetään 2-3 workshopia. Strategian valmisteluun on 4 kk aikaa. 

Strategiassa otetaan kantaa mm. 

•	tietohallinnon organisoinnin malliin, 
•	yhteisten ja yhteentoimivien järjestelmien kehittämiseen ja yhteyteen valtioneuvoston julkaisujärjestelmiin. 
•	paksunevan infran palveluihin
•	valtioneuvoston sisäisiin portaaleihin: Senaattori ja sen yhteys ministeriöiden intraneteihin; ohjelmajohtamisen tuomat paineet
•	valtioneuvoston ulkoiset portaalit: VNK:n , VN:n portaali ja sen yhteys ministeriöiden www-sivuihin
•	kansalaisportaali Suomi.fi ja sen yhteys mm. otakantaa.fi –keskustelufoorumiin, lomakepalveluun, alakohtaisiin teemaportaaleihin

Keskustelu
Kysymykseen,  onko valtioneuvoston asianhallinta näköpiirissä, Kari Kekki totesi, ettei tällä vuosikymmenellä ole mahdollista saada yhteistä asianhallintajärjestelmää; ydinprosessit vaativat  omia järjestelmiään ja kuviossa ovat mukana myös  hallinnonalojen prosessit. 
Kysymykseen sähköisen asioinnin valmiuksista Kari Kekki totesi, että tekniset valmiudet ovat olemassa, mutta että valtioneuvostotasolla tarvitaan paljolti tiedon jakamista ja yhteisiä käytäntöjä;  usein ministeriöissä vaaditaan tarpeettoman vahvaa tunnistamista. Irja Peltonen totesi, että käytännön tasolla mahdollisuudet eivät ole selvät. 
Kysymykseen VN-tietohallinnon vision tähtämestä, Kari Kekki vastasi sen olevan n. 4 vuotta eli seuraava hallituskausi. 
Pentti Vesanen esitti, että sähköisten asiakirjojen pitkäaikaissäilytys ja arkistointi otettaisiin mukaan strategiaan. Tarvitaan linjanvetoa, säilyttävätkö kaikki järjestelmät oman arkistonsa vai saadaanko valtioneuvoston yhteinen palvelin/palvelu, johon asiakirjat tallennettaisiin. Asian kehittämisessä on otettava huomioon myös HYK:n ja KA:n kehittämissuunnitelmat. 
Irja Peltonen totesi, että myös julkaisut kaipaavat pysyvää säilytyspaikkaa; nykyisin ongelmana on, että eri puolilla on linkkejä julkaisuihin, jotka on poistettu esim. internet-sivuilta niitä uudistettaessa.
Kari Kekki totesi, että pitkäaikaissäilytys tulee strategiaan. SÄHKE-projektin aineistot ovat käytettävissä asiaa pohdittaessa.

6	HARE – kehittämishankkeet, erityisesti lausuntomenettelyn tilanne, XML-siirrot; ministeriöiden halukkuuden/valmiuden kartoitus
Maija Jussilainen esitteli Haren ajankohtaisia asioita (kalvot liitteenä). Kokouskutsun yhteydessä oli jaettu asiakirja ”Haren kehittämissuunnitelmat syksy 2002”, jossa painopiste on haku- ja raporttitoiminnan kehittämisessä. Ministeriöiden toiveet pyydetään viimeistään 7.11. mennessä – asia on ollut vireillä jo vuoden. 

Vilkkaassa keskustelussa todettiin mm.:

XML-siirrot
- OM:ssä tavoitteena on, että kaikki asiakirjat tehdään ja tallennetaan OM:n asiankäsittelyjärjestelmään Oskariin. Oskarista on yhteys ulkoisiin järjestelmiin. Hareen yhteys on toteutettu. Tällä hetkellä menevät hankkeen perustamistiedot ja suunnittelun alla on myös hankkeen päivitystietojen siirtäminen automaattisesti Hareen. XML-siirtojen tavoitteena oli mm. vapauttaa Hare-ylläpidosta resursseja Oskarin ylläpitoon. Aki Hietanen piti julkisuuslain toteutumisen näkökulmasta kannatettavana, että Haressa olisi myös asiakirjoja, ei vain viitteitä asiakirjoihin. OM:n tavoitteena on saada Haren seuraava laatupalkinto.
- Maija Jussilainen totesi, että Haren näkökulmasta on samantekevää, tulevatko tiedot Hareen XML-siirtoina vai manuaalisti päivittäen, kunhan tiedot tulevat. XML-siirrot, jos ne ovat ministeriön puolesta mahdollisia, vähentävät työtä ministeriöissä ja sitä kautta todennäköisesti parantavat myös Haren kattavuutta.

Asiakirjat Haressa ja lausuntomenettely
- Irja Peltonen totesi, että on linjattava, missä lausuntoasiakirjat tehdään ja missä ne säilytetään – Haressa vai asiankäsittelyjärjestelmässä. Haren ajantasaisuudesta on huolehdittava.
- Maija Jussilainen pohti, onko mahdollista/järkevää, että lausuntoasiakirjat siirtyisivät Haresta ministeriöiden järjestelmiin.
- Manu Herna totesi, että SM:ssä on tehty työnjako diaarin ja Haren välillä: asioita, jotka kirjataan Hareen, ei kirjata diaariin ja päinvastoin. On huomattava arkistoinnin näkökulma: missä asiakirjat arkistoidaan sähköisesti; Harella on arkistonmuodostussuunnitelma. 
- Irja Peltonen totesi, että VM:ssä on myös työnjako diaarin ja Haren välillä; lisäksi diaarista on linkki VM:n asiakirja-arkistossa Valdossa oleviin asiakirjoihin. 
- Päivi Tommila totesi, että myös KTM:ssä on diaarin ja Haren välillä työnjako; diaarista on kytkös tekstiarkistoon. Verkkostrategiakoulutuksen innoittamana Päivi näki Haren ministeriöiden palveluiden lopputulemana.
-Aki Hietanen totesi, että yhteisiin linjauksiin on vaikea päästä, koska joissakin ministeriöissä on asiankäsittelyjärjestelmä, jolloin menettely on toisenlainen.
- Pentti Vesanen totesi, että lausuntomenettely olisi ekstranet-tyyppinen ratkaisu ja että ehkä muitakin toiminnallisuuksia tarvittaisiin.
- Irja Peltonen totesi, että on myös työvoimakysymys ministeriöiden tietopalveluissa, tallennetaanko asiakirjoja Hareen.
- Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö totesi, että on tärkeää nähdä Haren hyöty ja tulevaisuuden näkymät; mikä Haren merkitys on.
- Manu Herna totesi, että hankkeen vastuuhenkilön (hankesihteerin) tehtävänä olisi viedä asiakirjat. Lausuntopyynnöt olisi fiksua olla Haressa. Manu kysyi Kari Kekin esitykseen  viitaten, mikä on Haren asema valtioneuvoston järjestelmien joukossa. Kannattaako Hareen rakentaa raskasta lausuntomenetteyä, eikö riitä, että mahdolliset lausunnonantajat saavat tietää lausuntopyynnöstä, hankkeen kohdalla on yhteyshenkilö, jolta saa lisätietoja ja lausunnot voi lähettää sähköpostitse kirjaamoon, kuten tähänkin asti.

Haren epätasainen laatu
- Päivi Tommila totesi, että hankkeiden  tiedot eivät ole yhteismitallisia. Päivi korosti yhteisesti sovittujen pelisääntöjen merkitystä ja totesi, että yhteisten käytäntöjen aikaansaaminen vaatii paljon työtä ja aikaa.
- Hannele Anttila totesi, että Harelle tarvitaan yhteiset kirjaamiskäytännöt
- Maija Jussilainen kertoi, että rekisteriöintiohjeen tekemisestä on sovittu Hare-pääkäyttäjäkokouksessa, mutta niiden tekeminen on viivästynyt

7	Verkostoryhmien kuulumisia
Asiakirjahallinnon ryhmä 
suunnittelee kokoontuvansa kahdesti ennen joulua, teemoina sähköinen asiointi ja henkilötietolaki/julkisuuslaki/diaarit (yhteisesti kirjaajien ja arkistonhoitajien ryhmän kanssa).
Asiasanastoryhmä
Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö esitti VN-asiasanaston käyttöä ministeriöiden julkaisujen kuvailussa. Irja Peltonen totesi, että pitäisi päästä julkaisujen tuottamisen prosessiin kiinni; asiasanoitus on jossain kohtaa prosessia. 
Manu Herna toi esille EUTORIn asiasanojen ongelman: ne eivät täytä asiasanoille asettuja vaatimuksia (esim. Afganistanin tilanne). Niitä käytetään jakelun pohjana, ei varsinaisina sisällönkuvailun termeinä. Päätettiin ehdottaa, että EUTORIn ”asiasanat” –kentän nimi muutettaisiin ”jakelutermit” –nimiseksi.
Kirjaajien ryhmä
on suunnitellut diaarijärjestelmien tietosisällön yhdenmukaisuuden selvitystä konsulttityönä. VNTHY:n kanssa on keskusteltu hankkeen rahoittamisesta. Päätettiin, että Suvi Metsärinta-Lehmusvaaran kanssa  valmistellaan hankkeen asettaminen seuraavaan Valtipan kokoukseen mennessä. 

8	Verkostoiltapäivien aiheet
Puheenjohtaja kertoi yrittäneensä tavoittaa Kirsti Kekkiä suunnitellun  OPM:n kirjastopoliittisen ohjelman tiimoilta, vielä onnistumatta.

Valtipalaisia pyydettiin miettimään verkostoiltapäivien aiheita, etenkin niiden ministeriöiden, joilla on yhteydet hallinnonalaansa.

9	Syksyn toimintakalenteri	
Puheenjohtaja jakoi päivitetyn toimintakalenterin. 

10	Ilmoitusasiat
•	Asiakaspalaute-tilaisuus yhdessä VNTHY:n kanssa 29.10. klo 13 Mariankatu 9, YK-krs, nh 1-2. Ilmoittautumiset sinikka.karja@vm.fi 24.10. mennessä. 
•	Tietopalveluissa tapahtunutta
o	arkistonhoitaja Aino Heikkinen lopettanut MMM:ssä. Arkistonhoitajan/tietopalvelusihteerin virka on haettavana, 14.10. viimeinen hakupäivä. 
o	Anne Miettinen aloittaa 15.10.2002 LVM:n tietopalvelupäällikön sijaisuudessa; Paula Mikkosen virkavapaus kestää vuoden 2003 loppuun asti.
o	Raija Hagman kertoi, että hänen osa-aikainen sijaisuutensa (osa-aikaisen informaatikon tehtävä) on haettavana, hakuaika päättyy 11.10.2002.
•	Päivikki Koskimies Ritva Järvisen varahenkilö Valtipassa (TM), Marjatta Lahin Aki Hietasen varahenkilö Valtipassa (OM).
•	Puheopiston esiintymiskoulutuksessa (16. ja 25.9.2002) 8 henkilöä (arkistonhoitajat, kirjaajat); hyvä palaute; jatkotoiveet: esityksen jäsentäminen, havaintovälineet ja niiden sujuva käyttä, neuvottelutaitoja, vuorovaikutustaitoja kuulijoiden kanssa, äänen käyttöä. Kehotettiin valtipalaisia keskustelemaan ministeriöiden tietopalveluissa ja verkostoryhmissä, onko  tarvetta lisäkoulutukseen.
•	Kansallisarkiston näkemyksiä sähköiseen asiakirjahallintoon 18.9.2002, 18 osallistujaa.
•	Valtioneuvostosanastoa uusitaan; lausuntopyyntö lähetetty ministeriöille; määräaika 9.10.2002
•	Tietopalveluseura järjestää 14.11.2002 koulutuksen Tietopalvelut päätöksenteon tukena – Kuinka mittaan vaikuttavuutta.
•	Ympäristöhallinnon tietopalvelun strategia 2002-2005 on valmistunut.

11	Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja totesi, että seuraava kokous on 6.11. klo 13 ja päätti kokouksen klo 16.

Maija Jussilainen
sihteeri