VALTIPAN TOIMINTASUUNNITELMA VUODELLE 2001

Johdanto

Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä, VALTIPA, on asetettu  vuoden 2000 loppuun asti. Valtiovarainministeriö tulee asettamaan Valtipan uudelleen vuoden 2001 alusta. Valtipa tulee olemaan yksi valtion tietohallinnon johtoryhmän, VATIn, valmisteluelimistä. Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon tietohallinnon kehittämisestä määrittelee Valtipan tehtäväksi valtioneuvoston sisäisten tietovarantojen ja –prosessien kehittämisen, ylläpitämisen, ulkoisten tietojen hankkimisen sekä niiden hyödynnettävyyden varmistamisen ja tiedon aktiivisen tarjoamisen. Tavoitteena on hyvän tiedonhallintatavan edistäminen valtioneuvostossa. 

Valtipan visioksi on v. 1999 määritelty: 

Valtioneuvoston tietopalvelut jäsentävät ja tarjoavat aktiivisesti tietoa päätöksenteon tarpeisiin. Palvelut ovat helposti, nopeasti ja oikea-aikaisesti saavutettavissa.     
    
Tietopalvelut ovat tiiviisti mukana valtioneuvoston toimintaprosesseissa ja tiedon
välittämisessä kansalaisille.

Valtipa pyrkii tiivistämään yhteistyötä tietopalvelun, tietohallinnon, tiedotuksen ja koulutuksen välillä sekä tietopalvelujen eri osa-alueiden (tietopalvelu, kirjastot, asiakirjahallinto) välillä.

Valtipa jatkaa toimintaansa entiseen tapaan. Kukin organisaatio ehdottaa jäsenen ja varajäsenen yhteistyöryhmään. Koordinaattori toimii valtiovarainministeriön hallinnon kehittämisosastolla. Puheenjohtajuus kiertää puolivuosittain. Koordinaattorin tukena toimii troikka, joka koostuu istuvasta, entisestä ja tulevasta puheenjohtajasta. 

Ministeriöiden tietopalvelujen, Eduskunnan kirjaston, eduskunnan tietopalvelun ja Kansallisarkiston tietopalveluammattilaiset muodostavat VALTIPA-verkoston, jossa ovat mukana kaikki tietopalvelun ammattiryhmät. Suurin osa verkoston toiminnasta perustuu jäsenten omaan aktiivisuuteen erilaisissa hankkeissa sekä verkostoryhmissä ja pääkäyttäjäryhmissä. 

Hanke on tiettyä tehtävää varten asetettu (yleensä ryhmä), jonka toimikausi on määräaikainen. Verkostoryhmät ovat syntyneet enemmän tai vähemmän eri ammattiryhmien tai eri aihealueiden ympärille. Ne toimivat omaan aktiivisuuteen perustuen. Osalla on pysyvä puheenjohtaja ja sihteeri, osalla roolit kiertävät. Verkostoryhmillä ei luonnollisesti ole määräaikaa, vaan ne toimivat, jos on tarvetta ja niin kauan kuin on tarvetta. Osa on  jäänyt toimimaan jonkin hankkeen jatkona, kyseistä työtä tekevien henkilöiden tiedonvaihdon foorumina ja yhteisten pelisääntöjen laatijana. Pääkäyttäjäryhmät taas toimivat yhteisten järjestelmien (hankerekisteri ja Eurodoc)  kehittämisen ja ylläpidon tukena.

Verkostoryhmät ja pääkäyttäjäryhmät

Valtipa-verkostossa toimii useita verkostoryhmiä: 
- tietoympäristöryhmä
- arkistonhoitajien yhteistyöryhmä
- kirjaamojen yhteistyöryhmä
- asiakirjahallinnon yhteistyöryhmä
- ministeriöiden kirjastojen yhteistyöryhmä
- Elki-yhteistyöryhmä
- laaturyhmä
- asiasanastoryhmä

Pääkäyttäjäryhmät:
- HARE (valtioneuvoston hankerekisterin) –pääkäyttäjäryhmä
- Eurodoc (EU-asioiden tiedonhallintajärjestelmä) –pääkäyttäjäryhmä

Tietoympäristöryhmä kartoittaa, arvioi ja rajaa sellaista tietoaineistoa, joka on useimpien Valtipan piiriin kuuluvien organisaatioiden käytössä sekä tekee yhteishankintoja ja järjestää yhteisiä palveluita.

Arkistonhoitajien yhteistyöryhmän tavoitteena on asiakirjoihin liittyvän tietopalvelun laadun                           parantaminen ja arkistotoimen kustannusten vähentäminen. Ryhmässä koordinoidaan arkistonmuodostusta koko valtioneuvoston ja eduskunnan laajuisesti.

Kirjaamojen yhteistyöryhmän tavoitteena on kirjaamojen työn ja tehtävien laadun parantaminen yhteistyön avulla. Ryhmässä mietitään ministeriöiden kirjaamoille yhteisten työvälineiden ja työprosessien kehittämistä, valtioneuvostossa ja ministeriöissä käytössä olevien rekistereiden rajapintoja ja                            rekisteröintikäytäntöjen standardointimahdollisuuksia.

Asiakirjahallinnon yhteistyöryhmässä pyritään saamaan aikaan valtioneuvoston                            asianhallinnalle ja asiakirjojen hallinnalle yhteisiä menettelytapoja, joiden ansiosta valtioneuvoston asiakirjojen tuotanto-, rekisteröinti- ja tallennusjärjestelmät ja asiakirjojen käsittelyn menettelytavat muodostaisivat yhteisen kokonaisuuden.

Ministeriöiden kirjastojen ryhmä ideoi virtuaalikirjastoa valtioneuvostoon. Elki-ryhmä rakentaa yhteistä linkkitietokantaa eduskunnan  ja ministeriöiden tarpeista. Tietokanta on julkisessa käytössä.

Laaturyhmä jatkaa työtään tietopalvelun laadun parantamiseksi. Kuuden ministeriön yhteishankintaa, anonyymi asiakaspalautepostijärjestelmää markkinoidaan. Yhteisiä laatumittareita kehitetään. Suoritetaan itsearviointi EFQM (Eurooppalainen laatupalkintoatrviointimenetelmä) –menetelmällä, jonka pohjalta saadaan analysoiduksi vahvuudet ja kehittämiskohteet.

Asiasanastoryhmä toimii asiasanoituksen asiantuntijaverkostona, hieman eri kokoonpanolla kuin vuonna 2000 toiminut asiasanastohanke.

Hankkeet vuonna 2001

Virtuaalikirjasto valtioneuvostoon

Tavoitteena on  saattaa valtioneuvoston tietopalvelut nykyistä paremmin valtioneuvoston intranetin kautta saavutettaviksi. Hanketta on jo edistetty ministeriöiden kirjastojen ryhmässä yhteisen lehtilistan tuottamisella sekä Elki-ryhmässä, jossa pyritään kokoamaan eduskunnan ja ministeriöiden tarvitsemat www-linkit samaan tietokantaan kaikkien käyttöön. Tavoitteena on vielä saada ministeriöiden kirjastojen kokoelmat yhteishaun piiriin valtioneuvoston verkossa ja parantaa asiakaspalvelua luomalla verkkoon yhteinen asiakaspalvelupiste.

Valtioneuvoston yhteisten asianhallintaprosessien suositusten eteenpäin vieminen

Kirjaamiskäytäntöjen yhteistäminen valtoneuvostossa

Yhteistyö hallinnonalojen tietopalvelujen kanssa

Yhteistyötä hallinnonalojen tietopalvelujen kanssa jatketaan ainakin kerran vuodessa järjestettävän yhteisen tilaisuuden muodossa.

Muu toiminta

Yhteishankinnat

Suurimman osan yhteishankinnoista koordinoi tietoympäristöryhmä. Osa yhteishankinnoista maksetaan Senaattorin budjetista, joidenkin kustannukset jaetaan organisaatioittain. 

Verkostoiltapäivät ja koulutus

Vuoden 2001 aikana järjestetään tiedotus- , koulutus- ja keskustelutilaisuuksia tarpeen mukaan.

Suunnitellaan ja toteutetaan koulutusohjelma sisällönkuvailusta ja tiedonhausta. Ohjelmaa tarjotaan ensin VALTIPA-verkostoon kuuluville, myöhemmin myös muille ryhmile, esim. sihteereille. 

Pirkko Romakkaniemi
Projektipäällikkö