KOKOUS

Aika		Ke 10.10.2001 klo 13-15

Paikka		VM, Mariankatu 9, YK-kerros, nh 3

Läsnä		Aki Hietanen OM puheenjohtaja
		Pekka Kuittinen VNK
		Manu Herna SM
		Anna-Maija Marttila VM				
		Hannele Anttila MMM
		Paula Mikkonen LVM
		Päivi Tommila KTM
		Johanna Hartman STM
		Ritva Järvinen TM
		Ulla Virtasalo YM
		Virpi Johansson eduskunnan kirjasto
		Juhani Tikkanen kansallisarkisto
		Maija Jussilainen VM sihteeri
		
Katju Holkeri, asiantuntija VM (3§)

1	Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen.

2	Edellisen kokouksen pöytäkirja
Hyväksyttiin  12.9.2001 pidetyn kokouksen pöytäkirja.

3	Keskushallinnon uudistaminen ja  mitä haasteita se tuo tietopalveluille
Katju Holkeri VM:stä esitteli hankkeen ajankohtaista tilannetta. Kalvot liitteinä. Keskushallintohankkeiden suositusten toteuttaminen (HJ/26.9.2002) ja PM. Keskushallinnon rakenne (HJ/26.9.2001) –muistiot oli jaettu esityslistan mukana.
Maija Jussilainen esitteli Senaattorin johtamisen näkymän suunnittelu yhteydessä kehiteltyä ideaa hallitusohjelman>politiikkaohjelmien&kehysbudjetin tietotuesta; kalvot liitteenä (kokouksen jälkeen hieman kehitelty). Ideaa viedään eteenpäin ns. simulointihankkeessa (ks. Keskushallintohankkeiden suositusten toteuttaminen (HJ/26.9.2002) toimenpide 3).
Puheenjohtaja totesi, että Valtipan intressissä ovat ainakin toimenpiteet 2, 3, 4 ja 7. 
Keskustelussa tuli esille mm.
•	toimenpide-ehdotus 7: hanke, jonka tehtävänä on mm.  laatia yhtenäiset ohjeet lausuntomenettelyistä, liittyy Haren kehittämiseen ja kiinnostaa Valtipaa. Ehdotettiin Paula Mikkosta hankeryhmään.
•	Huoli tietopalvelujen ammattitaidon tunnistamisesta ja hyödyntämisestä hankkeissa. Asiakirjahallinto liittyy kaikkiin ydinprosesseihin. Todettiin Valtipan itsensä  tehtäväksi määritellä tietopalvelujen rooli hankkeissa.  Katju Holkeri rohkaisi tuomaan omaa asiantuntemusta esille; Valtipan edustus eri hankkeissa on mahdollinen.
•	Tietojohtamisen ja tietohallintostrategian ja toimintasuunnitelman valmistelussa tietopalvelujen osallistuminen on ehdottoman välttämätöntä. 
•	Kansallisarkiston näkökulmasta olisi hyvä, jos ministeriöt ohjaisivat myös hallinnonalan virastojensa asiakirjahallintoa (Keskushallinnon rakenne: ... ministeriöille syntyy luontevasti strategisen ohjaajan rooli...).

4	Valtipan toimintasuunnitelma vuodelle 2001 
Esityslistan yhteydessä toimitetut asiakirjat:Toimintasuunnitelma vuodelle 2001, Päivitetty aikataulu syksylle 2001.
Maija Jussilainen kävi läpi toimintasuunnitelmaa. Virtuaalikirjastohanke on edennyt takkuisesti. Hallitusohjelman/strategisen johtamisen tietotuessa on kysymys virtuaalisen tietopalvelun kehittämisestä, mutta halutaanko virtuaalikirjastoajatusta pitää myös toisella tavalla vireillä. Tarvitaanko esim. verkkotiedonhaun tai muuta verkon hyödyntämiseen liittyvää koulutusta tai toimintatapojen kehittämistä. Onko Valtipan tarpeen järjestää koulutusta vai hyödynnetäänkö muualta tarjottavaa koulutusta? Hankkeen edistämiseksi on järjestetty Funktionaalisen luetteloinnin seminaari 25.9. ja BullsEye –agenttiohjelman esittely on 25.10.  Näiden jälkeen on tarkoitus koota virtuaalikirjastohankkeen kehittämisestä kiinnostunut ryhmä pohtimaan tilannetta. 
Valtioneuvoston yhteisten asianhallintaprosessin suositusten eteenpäin vieminen on tapahtunut Sähköinen asiointi valtioneuvostossa esiselvityshankkeen puitteissa. Hanke on päättynyt  ja loppuraportti on valmistunut, loppuraportti julkaistaan VM:n työryhmämuistioita –sarjassa sähköisenä ja painettuna lähiaikoina.
Kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistäminen valtioneuvostossa on ollut kirjaajien ryhmän käsissä. Ritva Järvinen selvittää tilanteen.
Yhteistyö hallinnonalojen tietopalvelujen kanssa toteutuu verkostoiltapäivän muodossa: 19.11. 2001 Julkisen sektorin tieto ja EU.
Yhteishankinnat ovat vakiintuneet, niistä vastaavat tietoympäristöryhmä ja Senaattori.
Sisällönkuvailu ja tiedonhakukoulutus on toteutettu syys- ja lokakuussa, marraskuussa on vielä yksi koulutus. Koulutukseen on osallistuttu aktiivisesti ja se on saanut paljon kiitosta osallistujilta.

5  Valtipan strategia ja toimintasuunnitelma vuodelle 2002
Valtipan voimassa oleva strategia on Valtioneuvoston tietopalvelujen tulokset ja tulevaisuus. Valtipan strategia (Valtiovarainministeriön työryhmämuistioita 2/99). VM:n internetsivuilla sähköisessä muodossa. 
Todettiin, että keskushallinnon uudistaminen ja tietohallinnon uudelleenorganisointi asettaa sellaisia haasteita tietopalveluille, että strategian uusiminen on tarpeellista. Strategiaprosessissa tuotetaan myös vuoden 2002 toimintasuunnitelma.
Päätettiin valmistella uutta strategiaa koko päivän kestävässä seminaarissa, mahdollisesti viikolla 48. Varmistetaan, ettei Eutorin testaus osu samalle viikolle.  Troikka ottaa mielellään vastaan ideoita strategiaseminaarin järjestämisestä. 
7 	Ilmoitusasiat
•	Verkostoiltapäivä  Julkisen sektorin tieto ja EU 19.11.2001 klo 12-16. Ohjelmaluonnos liitteenä.  Esitettiin idea  mahdollisesti keväällä järjestettävän verkostoiltapäivän aiheeksi OPM:n kulttuuriperinnön digitointi hankkeen ja kansallisarkiston pitkäaikaissäilytyksen hankkeen esittely.
•	Sähköinen asiointi valtioneuvostossa-esiselvityshanke päättynyt. Loppuraportti julkaistaan VM:n työryhmämuistioita –sarjassa sähköisenä ja painettuna lähiaikoi
•	OM:n tietopalvelun organisointi hanke on saanut lisäaikaa lokakuun loppuun asti.

•	VN-tietohallintoyksikön tilanne. Hakijoista 9 on valittu haastatteluihin, haastattelut ovat meneillään, haastattelijoina Mercur Urval, AVS Juhani Turunen, hallintopäällikkö Heikki Euramo ja tietohallintopäällikkö Olavi Köngäs, kaikki VM:stä. Valinta on tarkoitus tehdä lokakuun aikana ja toiveena on, että valittu henkilö voisi ottaa viran vastaan joulukuussa 2001. Tietohallintoyksikköön VNK:sta ja VM:stä siirtyvät suunnittelevat vuoden 2002 toimintaa, mm. 11.10. pidettävässä seminaarissa. Keskusteltiin uuden yksikön kattamasta alueesta: on tarpeellista muistuttaa, että tietohallinto kattaa myös tietopalveluja (Suomi.fi, Hare, Valtipan koordinointi) ja mm. asiakirjahallinnon ja metadata-kysymysten asiantuntemusta tarvitaan.  Näiden asioiden ymmärrys pitäisi näkyä myös yksikön toimintaa ohjaavan VATIn kokoonpanossa.
•	Synergiafoorumien käynnistäminen (ideointiryhmä Heikki Heikkilä, Maija Jussilainen, tiedottajat) odottaa tiedottajien nimeämää henkilöä. Iiris Sauli on luvannut tuoda asian esille tiedotuspäällikkökokouksessa.
•	JHS 143- asiakirjojen metadataformaatin päivitysehdotus pitää jättää 26.10.2001 mennessä.  Asian valmistelusta vastaa HYK (Marit Olander ja Jani Stenvall). Maija Jussilainen koordinoi  lokakuuksi palaveria, jossa valtioneuvoston edustajat voivat kommentoida ehdotusta. Asiakirjat ovat VN-foorumin Metadata-taululla. Maija Jussilainen lähettää aineistot Juhani Tikkaselle Kansallisarkistoon. Tieteellisten kirjastojen kansallinen tilastointistandardi on tekeillä; Virpi Johansson lähettää Maija Jussilaiselle, edelleen laaturyhmälle lähetettäväksi.
•	Eduskunnan arkistopäälliköksi on valittu Juhani Lomu Helsingin kaupunginarkistosta.  Eduskunnan sisäisessä tietopalvelussa ollutta tutkijan virkaa haki 93 henkilöä. Kansallisarkiston sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytyksen (SÄHKE)-hankkeeseen on valittu Riku Moisio, aiemmin RTSEssä tekemässä mm. Suomi.fi –portaalia. Aloittaa 22.10.2001; hanke päättyy 05.2003.
•	Asiakirjahallinnon, arkistonmuodostussuunnitelmien sekä tietojärjestelmäselosteiden ja henkilörekistereiden tila pitää julkisuusasetuksen mukaan arvioida joulukuuhun 2001 mennessä.  Esitettiin, että asiakirjahallinnon työryhmä tarttuu pikimmin asiaan. Paula Mikkonen organisoi.
•	Demokratian kivijalka  vai susi jo syntyessään –moniste on osoitteessa: www.kaapeli.fi/tutki/julkisuusperiate.pdf Suositeltiin luettavaksi. 
•	VM:n ja OM:n yhteishankkeena vuoden 2002 aikana tehdään selvitys hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta viranomaisissa (Tietohallinnon normiohjauksen ja sitä koskevan lainsäädönnön tarve –työryhmän mietinnössä ehdotettiin selvitystä julkisen hallinnon tietohallintoa koskevien ohjeiden, suositusten ja muun informaatio-ohjauksen merkityksestä ja vaikuttavuudesta. Tietohallinnon ohjaus ehdotettiin otettavaksi julkisuuslakiin. Ks. VM:n työryhmämuistioita 13/2001).
•	EUTORI-määrittelyasiakirjat ja järjestelmäkuvaus on Senaattorissa, samoin tieto siitä, että marraskuussa järjestetään tiedotustilaisuus, jossa kerrotaan käyttöönottoaikataulu sekä esitellään järjestelmän testiversiota.

8	Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.

Maija Jussilainen VM
sihteeri