YHTEISTYÖRYHMÄN KOKOUS

Aika		6.11.2002 13-15.30

Paikka		OPM, Pohjoisranta 4 A 9, neuvotteluhuone 303

Läsnä 		Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM puheenjohtaja	
Aki Hietanen OM 	
		Manu Herna SM			
		Hannele Anttila MMM
		Anne Miettinen LVM
		Johanna Hartman STM
		Ritva Järvinen TM
		Ulla Virtasalo YM
		Juhani Tikkanen kansallisarkisto
		Maija Jussilainen VM sihteeri
		Suvi Metsärinta-Lehmusvaara, VM, asiantuntija
		Toini Salmenkivi, VM, asiantuntija (§§1-3)

1	Kokouksen avaus
2 	Edellisen kokouksen (9.10.2002) pöytäkirja
		Hyväksyttiin.	
3 	Eutori -tilannekatsaus
Toini Salmenkivi esitteli  EUTORIn tilannetta. Alkusyksystä EUTORIssa oli kaksi isoa ongelmaa: käyttäjähallinta ja tietokannan lukkiutumisongelmat. Lukkiutumisongelmat aiheuttavat hitautta; Documentum-tuotteessa on ollut vika ja asia on USA:ssa tuotekehityksessä korjattavana. Kaikkia virheitä ei vielä ole korjattu. Sovellysympäristö on käyty läpi ja varmistettu virheettömyys. Ongelmaksi jää hitaus, kun valitaan asiakirjatyyppi; tätä ei pystytä nopeuttamaan.

6.11. pidetään VM/VNTHY:n ja VNK:n välinen palaveri, jossa suunnitellaan käyttöönoton aikataulua. STM on jo ottanut EUTORIn käyttöön ja EU-edustusto aloittaa viikolla 45 tai 46; koulutus ja tuki menee paikan päälle. Muiden organisaatioiden käyttöönottotoiveita kysytään Toini Salmenkiven ja Markku Keinäsen allekirjoittamalla, EU-koordinaattoreille osoitetulla kirjeellä, joka lähtee lähiaikoina.

Toini ja VNK/EUTH käyvät ministeriössä ennen käyttöönottoa varmistamassa, että perusasiat ovat kunnnossa. Olennaista on, että työasema on kunnossa.

Tieturin kanssa on sovittu, että ministeriöt voivat tilata Tieturilta briifauskoulutusta, joka toteutettaisiin ministeriön auditoriossa tms. paikassa (ei vierihoitona tai niin että koulutettavilla on työasema käytettävissään). Tarkoituksena on palauttaa jo koulutettujen mieleen EUTORIn toiminnot.

Keskustelussa todettiin mm.
- käyttöönotto STM:ssä ei ole ollut ongelmatonta, salasanan vaihtoon liittyy ongelmia (myös muissa ministeriöissä on ollut samaan ongelmaa. Salasanan vaihto muuttaa käyttäjäoikeuksia. Yhteisyö kuitenkin pelannut hyvin VNTHY:n kanssa
- kysymys: miten käyttöönotto ajoittuu; vastaus: pari ministeriötä kerrallaan, syksyn aikana.
- kysymys: miten ministeriövierailut toteutetaan? Vastaus: työasematarkistukseen tullaan  pari pävää ennen käyttöönottoa.
- kysymys, joka liittyi  salasanan vaihtoon. Vastaus: teknisesti salasanan voi laittaa järjestelmään sisään; vielä on tarkistettavana, onko järkevää tehdä näin. 

4	Kirjaamiskäytäntöjen kartoitus
 
Suvi Metsärinta-Lehmusvaara esitteli Ministeriöiden kirjaamiskäytäntöjen kartoitus –hankesuunnitelman luonnosta (liitteenä). Tarvetta yhtenäistämiskäytäntöihin on ollut pitkään. Kirjaajien ryhmän alatyöryhmä alkoi vuosi sitten syksyllä selvittää asiaa.  Diaarikaavojen yhtenäistämiseen ei pyritä, sitä ei ole nähty realistiseksi, etsitään tiettyjä yhteisiä käytäntöjä; yhtenäistetään ne ja saavuteaan sillä hyötyä. Työryhmällä ei ollut resursseja saattaa työtä loppuun; työ osoittautui arveltua laajemmaksi. Todettiin päätoimisen selvittäjän tarve. VNTHY:ssä on näytetty vihreää valoa rahoituksen suhteen ja luvattu myös teknistä asiantuntemusta.

Hankkeen hahmotelma on kirjaajilla kommentoitavana. 

Keskustelussa todettiin mm. 
- Kansallisarkiston  rekisteröintiohje ollut luonnoksena jo useampia kuukausia; odotetaan eduskunnan hyväksyntää sähköisen asioinnin ja  sähköien allekirjoituksen laeille ennen kuin annetaan  ohjeet kentälle. Rekisteriöintiohje on hankkeen käytettävissä. 
-  Todettiin hanke  ja sen lähtökohdat kannatettaviksi. Lopputulosta (suosituksia, ehdotuksia) ei vielä voi ennakoida. 
- hankkeessa olisi selvitettävä myös, mitä ohjeistusta ministeriöissä on kirjaamisesta, mitä nykyisin kirjataan, mitä jätetään kirjaamatta, mitä päällekkäistä kirjaamista tapahtuu (diaarit, Hare, henkilöstöhallinnon rekisterit), miten sähköposteja käsitellään, millaiset pelisäännöt näihinn luodaan, mitä kehittämisajatuksia ministeriöissä on, mitä jatkossa pidetään tärkeänä kirjata; kirjaamisen yhtenäistäminen tavoitteena.
- diaarikaavojen yhtenäistämisen jättäminen ulkopuolelle liittyy AMS:iin. 
- on tärkeää selvittää, mikä on asiankäsittelyjärjestelmien, diaarien ja muiden rekistereiden suhde. 
- STM:n Doktoriin on tarkoitus viedä kaikki asiat, sekä kirjattavat että kirjaamattomat;  mikä on hallintodiaarin perimmäinen tarkoitus?
- Asiankäsittelyjärjestelmän yhteydessä ei kannata enää puhua hallintodiaarista; asiankäsittelyjärjestelmästä tuotetaan aineistoa eri välineisiin; hallintodiaari, salainen diaari ym. eivät ole erillisiä, vaan sisältyvät asiankäsittelyjärjestelmään. Käyttösäännöt, tietoturva ym olennaisia. Hankkeessa on tärkeää on  kokonaisvaltainen tarkastelu, vaikka itse hankkeessa selvitettäviä asioita rajaamaan. 
- Asiankäsittelyn toimintaympäristö muuttumassa. On tulossa asiaan liittyviä lakeja, asetuksia, arkistolaitoksen ohjeita. Koko asiankäsittelyssä tapahtuu mullistuksia, eri ministeriöissä on meneillään asiankäsittelyn uudistuksia.  Yhteinen hallintodiaari ei välttämättä ole se, mihin päädytään.
- kannattaa tutustua ohjeisiin ja käytäntöihin ja suunnitelmiin.
- hanke paisuu helposti; on syytä arvioida, mitä tässä hankkeessa voidaan tehdä.

Puheenjohtaja totesi, että asian käsittely jatkuu seuraavaksi kirjaajien ryhmässä. Kommentteja hankkeesta voi lähettää Suvi Metsärinta-Lehmusvaaralle.

5	Syksyn 2002 jäljellä oleva toiminta; toimintasuunnitelma vuodelle 2003 (1. käsittely)
Käytiin läpi loppuvuoden 2002 toimintakalenteri (liitteenä päivitetty versio).
OM:n asiankäsittelyjärjestelmään Oskariin tutustuminen siirrettiin alkuvuodella 2003.

Keskusteltiin verkostoiltapäivästä, jota on  suunniteltu  järjestettäväksi 28.11. 2002 OPM:n kirjastopoliittisen ohjelman ympäriltä. Todettiin, että Suomen tieteellisen kirjastoseuran erikoiskirjastojen työryhmä on perustettu (ks. www.stks.fi > työryhmät; Signum 3/2002) ja se on jo antanut lausunnon kirjastopoliittisesta ohjelmasta. On myös olemassa OPM:n asettama kansalliskirjastotyöryhmä (toimikausi päättyy 31.12.2002); työryhmä on järjestänyt seminaareja samantyyppisistä aiheista. Hallinnonalan kirjastojen (erikoiskirjastojen) piirissä ei siis ole erityistä tarvetta käsitellä tällä hetkellä asiaa. 

Keskusteltiin  Valtipan yhteydestä erikoiskirjastojen verkostoon; mikä olisi yhteistyön muoto Valtipan ja erikoiskirjastojen verkoston välillä. Yhteisenä intressialueena voisi olla mm. valtakunnalliseen kirjastopolitiikkaan osallistuminen. Valtipan kirjastoryhmä olisi luonteva ”verkostokumppani” Valtipa-verkoston ja erikoiskirjastojen verkoston välillä. Ulla Virtasalo lupasi olla linkkinä  erikoiskirjastojen verkoston ja Valtipan välillä. 

Johanna Hartman totesi, että STM:n hallinnonalalla yhteistyötä olemassa; mutta  käytäntö osoittanut, että tutkimuslaitosten ja hallinnon kirjastojen maailmat ovat aika erilaisia. Ulla Virtasalo totesi, että ymprästöhallinnossa tilanne on toinen: YM käyttää hyväksi ympäristöhallinnon tietoresursseja ja  ministeriön kirjasto supistettu minimiin.

Jätettiin  mietittäväksi, mikä merkitys hallinnonalan tietopalveluille järjestettävillä verkostoiltapäivillä on ja mistä aiheista niitä järjestetään.  Hallinnonalan tietopalvelut eivät ole sama kuin erikoiskirjastot; myös asiakirjahallinto kuuluu tietopalveluun, vaikka olisikin organisoitu erikseen kirjastoista. Uutena verkostomuotona on valtioneuvoston tietoammattilaisille suunnatut teemalliset aamukahvit. Päätettiin olla järjestämättä suunniteltua verkostoiltapäivää OPM-kirjastopoliittisen ohjelman ympäriltä.

Keskusteltiin vuoden 2003 toimintasuunnitelmaan otettavista aiheista. 

Puheenjohtaja totesi, että nykyisen Valtipan toimikausi päättyy vuoden lopussa. VM lähettää lähiaikoina ministeriöille pyynnön jäseniksi uuteen Valtipa-yhteistyöryhmään. Vuoden 2003 syksyn puheenjohtajuus on auki. Kevään 2003 puheenjohtajana on SM.

Manu Herna esitti ”puheenjohtajan ohjelman” – mitkä teemat ovat SM:n kannalta tärkeitä. SM:ssä haetaan etuja yhteistyöstä.
1. Kirjastoyhteistyö; nostetaan virtuaalikirjaston ajatuksia uudestaan esille. Asia lähtee lähinnä ”Pretty Lib – kirjastoissa” toimivien ihmisten omasta aloitteesta. Alkutavoitteena on saada kirjastojärjestelmät  Senaattorissa käyttöön; uusia tietojärjestelmäpalveluita, yhteishakua; myöhemmin koordinointia; hankinta- ja muuta kokoelmayhteistyötä (poistot).
2. Verkostot: yleinen informaatikkopalvelu/kysy kirjastonhoitajalta –palvelu; Senaattoriin ohjelmajohtamisen tietotuen yhteydessä; Valtipa-verkoston informaatikkojen osaamisen kokoaminen voisi koota.
3. SM hankkii säädösvalmistelua tukevaa tietopalvelua eduskunnan kirjastosta.

Keskusteltiin ohjelmajohtamisen tietotuesta. Aki Hietanen totesi, että valmiuksien parantamista tietopalveluissa tarvitaan. Tarvitaan ohjelmajohtamisen tietotuen konkretisointia: mitä se tarkoittaa. OM:ssä on keskusteltu OM:ssä johdon tuesta. On strateginen asia, miten tietotukiasioita pitäisi järjestää.

Aki Hietanen kaipasi toimintasuunnitelmaan sähköisen asioinnin teemaa. Toteutetaanko aamukahvitilaisuuksilla, lakien tiimoilta? 

Asiakirjahallinnon ryhmässä on ollut esillä hahmotelma  Miten tietojärjestelmien yhteentoimivuuteen päästään (liite). Juhani Tikkanen totesi, että asiakirjahallinnon ryhmän asiat liittyvät kirjaamoselvitykseen ja KA:n SÄHKE-hankkeeseen, johon kuuluu pitkäaikaissäilytykseen liittyvää metatieto (ks. www.narc.fi/sahke). 

Vuonna 2002 tehtiin itsearviointi ja päätettiin, että itsearviointi tehdään säännöllisesti. Päätettiin, että vuoden  2000 arviointi lähetetään pöytäkirjan mukana ja  joulukuun kokouksessa, toimintsuunnitelman käsittelyn yhteydessä päätetään itsearvioinnista.

Johanna Hartman totesi, että Valtipa ensimmäinen kokous oli v. 1993 ja  10-vuotisjuhla  on vuonna 2003. Miten noteerataan? Todettiin, että asia kannattaa nostaa kunnolla esille.

Päätettiin tehdä toimintasuunnitelma samanrakenteisesti kuin vuoden 2002; kalenteria ylläpidetään erikseen. Verkostoryhmien toimintasuunnitelmat ja -kalenterit olisi hyvä saada mukaan, entiseen tapaan..

Todettiin, että puheenjohtajakierros on käyty läpi ja kyseltiin halukkaita syksyn 2003 puheenjohtajaksi: VM? STM?

6	Hare 
Maija Jussilainen esitteli ministeriöiden kannanottojen pohjalta tehdyn ehdotuksen Hare ja lausuntomenettely. Hyväksyttiin ehdotus. Ehdotusta käsitellään myös Hare-pääkäyttäjäkokouksessa 7.11. Ehdotuksen mukainen teksti on hyväksytty myös Kuule kansalaista – hankkeessa.  (liite)	

7	Verkostoryhmien kuulumisia
Suvi Metsärinta-Lehmusvaara kertoi, että kirjaajien ryhmässä käsiteltäviä aiheita ovat  tietoturva, Eutorin ja hallintodiaarien suhde, ensi vuoden toimintasuunnitelma ja kirjaamohanke.

Maija Jussilainen totesi, että asiakirjahallinnon ryhmän pöytäkirja (30.10.2002) lähetetään Valtipa-yhteistyöryhmälle.

8	Ilmoitusasiat
•	Pyyntö ministeriöiden edustajista Valtipan yhteistyöryhmään vuosille 2003-2004 lähetetään lähiaikoina
•	Tietopalveluissa tapahtunutta : STM:ssä 2 henkilöä jää osa-aikaeläkkeelle: Marja-Riitta Pitkänen, (sijalle Päivi Pelkonen projektisihteeri, tehtävänä EU-tietopalvelu, Doktorin projektisihteerin tehtäviä);  informaatikko Raija Hagman osa-aikaeläkkeelle; informaatikon valinta on loppusuoralla 
•	25.11.2002 klo 13-16 Tieteiden talossa (Kirkkokatu 6, juhlasali 104) on koulutus Henkilötieto- ja julkisuuslaki kirjaajan/arkistonhoitajan käytännön työssä
•	Anoppi -asiakaspalautetilaisuuden 29.10.2002 kalvot laitetaan VN-foorumille. 8.11. klo 9.45 on palaveri Anoppi-sopimukseen osallistuvien ministeriöiden kesken, tarkoituksena päättää sopimuksen kohtalosta. 
•	OPM:ssä on tekeillä Kulttuurin tietoyhteiskunta –strategia sen lisäksi että Opetuksen ja tutkimuksen strategia, ks.  www.minedu.fi/opm/hankkeet/sisu/index.html (Laitetaan muistiin Valtipan toimintasuunnitelmaan: esittely)
•	Kansallisarkistossa SÄHKE,  mallintamisen osahanke; etsitään yhteistyökumppania, omassa asiankäsittelyjärjestelmässä toteutettavaksi; kiinnostuneet voivat ilmoittautua; KA:n kotisivuilta www.narc.fi; ajankohtaista> siellä tietoa SÄHKE-hankkeesta.
•	PTJ-info on 15.11.; ministeriöille on lähetetty kutsu, ilmoittautumisaika päättyi 4.11. Maija Jussilainen huolehtii PTJ-hanke-esittelystä tavalla tai toisella Valtipalle.
•	Hallinnon tietoluovutusten hinnoittelu –hanke on asettettu (ks. Hare VM097:00/2002); asia liittyy julkisen sektorin tieto –direktiiviin ja sähköisen asioinnin toimintaohjelmaan (Kohti hallittua murrosta – julkiset palvelut uudella vuosituhannelle : julkisen hallinnon sähköisen asioinnin toimintaohjelma 2002-2003; ks. Maija Jussilainen lupasi lähettää painetun julkaisun kiinnostuneille; huom. painos on nyt loppu, vain englanninkielistä on jäljellä; ks. sähköinen versio Tietoyhteiskuntaneuvottelukunnan sivut: http://www.infosoc.fi/toimintasuunnitelma2002-2003.pdf
•	Tietopalveluseura järjestää koulutuksen Tietopalvelut päätöksenteon tukena – kuinka mittaan vaikuttavuutta; mm.Irja Peltonen luennoi.
•	TKK/Dipoli järjestää intranet-koulutusta alkaen 4.12.; ilmoitus lähetetty sähköpostitse.
•	OPM:n sisältötuotantohankkeella on strategia vuoteen 2007 tekeillä; lisätietoja OPM:n verkkosivuilta
•	Informaatiotutkimuksen yhdistys (ks. www.uta.fi >informaatiotutkimuksen laitos > linkit) järjestää 23.11. lauantaiseminaarin aiheesta Tietohallinnosta tietojohtamiseen.
•	www.kirjastot.fi –uudistuneet sivut; aiempaa parempi yhteistyö TILKEn (tieteellisten kirjastojen sivut) kanssa.
		
9	Seuraava kokous ja pikkujoulu
	Seuraava kokous on keskiviikkona 11.12. klo 13.  Kokouksen jälkeen on pikkujoulu koko Valtipa-verkostolle. Pikkujoulun suunnittelusta kiinostuneet ottakoot yhteyttä Maija Jussilaiseen; paikka ja ohjelma hakusessa.
10	Kokouksen päättäminen 
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.30

Maija Jussilainen VM
sihteeri