Aika		9.5.2001 klo 13-15.30
Paikka		LVM, Etelä-Esplanadi 16, kh Kanava
Läsnä: 
Paula Mikkonen, liikenne- ja viestintäministeriö, puheenjohtaja 
Aki Hietanen, oikeusministeriö
Heikki Rosti, opetusministeriö
Johanna Hartman, sosiaali- ja terveysministeriö
Anja Vilo, ulkoasiainministeriö
Aulikki Pakanen, puolustusministeriö  
Ulla Virtasalo, ympäristöministeriö
Ritva Järvinen, työministeriö  
Hannele Anttila, maa- ja metsätalousministeriö 
Virpi Johansson, eduskunta
Päivi Hämäläinen, kauppa- ja teollisuusministeriö
Leena Airola, Kansallisarkisto
Eila Heikkinen, sisäasiainministeriö
Anna-Maija Marttila, valtiovarainministeriö
Sihteeri:
Maija Jussilainen, valtiovarainministeriö

1.	Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen.

2.	Edellisen kokouksen pöytäkirja
Hyväksyttiin edellisen kokouksen (28.3.2001) pöytäkirja.

3. Virtuaalikirjasto –hanke
Ansa Majuri esitteli valtioneuvoston virtuaalikirjasto –suunnittelua. Aiheesta on ilmestynyt julkaisu Valtioneuvoston virtuaalikirjasto (VM:n työryhmämuistioista 9/2001).  Julkaisussa ehdotetaan. että virtuaalikirjasto koostuisi seuraavista elementeistä:
- ELKI-linkkitietokanta (on olemassa)
- ministeriöiden kirjastojen yhteistietokanta
- valtioneuvoston yhteinen lehtilista (on olemassa)
- “kysy tietopalvelusta” –palvelu
- ministeriöiden julkaisut
- keskustelufoorumi
- tietopalveluiden yhteystiedot (helposti tehtävissä)
- palautejärjestelmä (Anoppi-palautejärjestelmä on olemassa)
Virtuaalikirjastoa on ideoitu 3.5. pidetyssä palaverissa, johon osallistui eri ministeriöden kirjastojen edustajia. Ansa Majuri ja Vesa Tuura VM:stä tutustuivat Kuopion ammattikorkeakoulun kirjastojärjestelmään 7.5.
Keskustelussa tuli esille:
- kysymys, kuinka paljon kannattaa uhrata resursseja kirjastotietokantaan ja paljonko kannattaa suuntautua laajempaan virtuaalikirjastovisioon. Todettiin, että tarjonta luo kysyntää: ministeriöiden kirjastojärjestelmien tuominen Senaattoriin on lisännyt ministeriöiden välistä lainausta.
- ministeriöiden julkaisujen tuottamisen kehittäminen on keskeistä. Pekka Kuittinen kertoi, että VNK:n julkaisut, sekä painetussa muodossa että sähköisesti, aletaan tuottaa Liston-julkaisujärjestelmällä. Julkaisut tuotetaan XML-muotoisina ja niissä on metadata mukana. Listonin  avulla aletaan tuottaa myös VN-internetsivuja, jotka avattaneen toukokuun aikana, ja Senaattoria. Muiden ministeriöiden tiedotteet, ml. julkaisutiedotteet ja puheet siirretään automaattisena siirtona Listonin kautta VN-internetsivuille ja Senaattoriin. 
- verkossa olevan tietoaineiston seuraamista pitäen hallitusohjelmaa lähtökohtana olisi syytä kehittää. Maija Jussilainen kertoi, että Senaattorin johtamisen näkymää suunnitellaan nimenomaan pitäen hallitusohjelmaa keskiössä, kytkien siihen strategiasalkku, valmisteilla olevat hankkeet ja ao. aihepiiriin liittyvää ympäristötietoa. Johtamisen näkymän kehittäminen on hyvin alkuvaiheessa. Virpi Johansson kertoi, että eduskunnassa käytetään BullsEye –ohjelmaa haravoitaessa internetissä olevaa uutta aineistoa. Kirjaston aiheasiantuntijat arvioivat kunkin lähteen ennen kuin se kuvataan Elkiin. 
Päätettiin valmistella virtuaalikirjastoasiaa siten, että kootaan ryhmä, joka valmistelee hankesuunnitelman. Hankesuunnitelma käsitellään syksyllä Valtipan kokouksessa. Maija Jussilainen tiedustelee ministeriöistä halukkaita hankesuunnitelmaa valmistelevaan ryhmään. Alustavia ehdotuksia: Ansa Majuri, Eila Leino, Irmeli Tuomimäki, Maija Jussilainen, sekä ELKIn ja OPM:n edustajat. 
Todettiin, että mahdollisen hankkeen onnistumisen kannalta on olennaista, että kaikista ministeriöistä on 1-2 edustajaa, jotka ovat sitoutuneet hankkeen eteenpäin viemiseen.

4. Valtioneuvoston asiasanastohankkeen loppuraportti
Maija Jussilainen esitteli loppuraporttia ja asiasanastoa osoitteessa: http://sunila.vn.fi/vnas
Asiasanastotietokanta on VNK:n tietopalvelun Trip-tietokantana. Asiasanaston koordinaattorina on Airi Ahopelto. Asiasanaston ylläpitämisestä vastaa Valtipan asiasanastoryhmä, jonka piiristä ministeriöt nimeävät vastuulliset henkilöt. 
Tietokannassa on edelleen joitakin teknisiä ongelmia, minkä vuoksi asiasanastosta ei ole vielä tiedotettu laajemmin. Valtipan suunnitteilla olevassa sisällönkuvailukoulutuksessa on tarkoitus esitellä myös vn-asiasanastoa.
Tietokannasta puuttuvat vielä OM:n, UM:n, OPM:n ja YM:n asiasanastot, jotka saataneen oman aikataulunsa mukaisesti vn-asiasanastoon.
5. Metadatan tilanne valtioneuvostossa
Pekka Kuittinen esitteli VN-nettihankkeen ja Senaattori 2 –hankkeen puitteissa tehtyjä metadata-ohjeita, vn-nettihankkeen DTD (Document Type Definition) –määrittelyjä ja URN-asiaa. Ohjeet ja muuta metadataan liittyvää aineistoa on VN-foorumin metadata-taululla. 
Metadata-ohjeet pohjautuvat Juhtan JHS 143 –suositukseen. Metadataa käytetään sekä tiedon siirtoon järjestelmästä toiseen (mm. ministeriöiden julkaisujärjestelmistä VNK:n Listoniin) että tiedon järjestämiseen sivuille ja tiedon hakemiseen. Ohjetta on syvennettävä muiden järjestelmien, mm. Senaattorin ja EU-torin tarpeisiin. Ohjeessa on mukana myös julkaisujen kuvailutiedot, joita käytetään VNK:n julkaisujen tuottamisessa.
Ohjetta ja mahdollisesti myös JHS 143 jouduttaneen päivittämään asiakirjojen pitkäaikaissäilytyksen kannalta. Myös asiakirjatyyppejä  joudutaan tarkistamaan, joskin ohjeessa on myös PTJ:stä VN-internetsivuille tuotettavien asiakirjojen tyyppejä.
VN-nettisivuille tiedon tuottajan ei pääsääntöisesti tarvitse syöttää metadataa (kuvailutietoa), vaan järjestelmä tuottaa automaattisesti pääosan tiedoista. Joitakin tietoja, kuten valtioneuvostotiedon ryhmittelyä,  ei saada ohjelmallisesti. Tietojen syöttöä varten on olemassa syöttöpohja, joka on pyritty saamaan mahdollisimman yksinkertaiseksi. Myös julkaisujen tuottamista varten on tarkoitus tehdä julkaisupohja. 
Valtioneuvoston URN (Universal Resource Number) -tunnusasia on käsitelty Valtipan asiakirjahallinnon yhteistyöryhmässä ja Vatissa (10.4.). Asian edelleen kehittäminen  on annettu VNK:n ja VM:n tehtäväksi.
Vesa Liikanen kertoi EUTORIn  asiakirjojen metatietomäärittelystä. EUTORIn metatietoryhmä aloittaa työnsä toukokuun puolivälissä ja työ olisi tarkoitus saada päätökseen kesäkuun loppuun mennessä.  Metatietomäärittelyissä on tarkoitus ottaa huomioon olemassa olevat EU-järjestelmät (Eurodoc, EU-saapumisrekisteri, EU:n neuvoston järjestelmä) ja ministeriöiden järjestelmät, sekä VN-nettihankkeen yhteydessä tehdyt määrittelyt.
Keskustelussa todettiin ongelmalliseksi toimintakulttuuri: miten virkamiehet saadaan toimimaan virallisten ohjeiden mukaisesti ja syöttämään tarvittava metadata asiakirjoihin. Todettiin, että UM:llä on perinteitä asiassa ja toivottiin, että syksyllä voitaisiin tutustua UM:n uuteen, 2.5.2001 käyttöön otettuun  Arkki-asiakirjajärjestelmään, joka on toteutettu Documentumilla. 
Jaettiin SFS:n lausuntopyyntö Dublin Core metadataformaatin suomalaisesta versiosta (E247). Valittiin ryhmä valmistelemaan Valtipan lausuntoa: Pentti Vesanen, Pekka Kuittinen, Vesa Liikanen, Maija Jussilainen, mahdollisesti edustaja UM:stä ja YM:stä. Tälle ryhmälle voi antaa kommentteja. Lausunnot on pyydetty 26.6. 2001 mennessä.
6. Hare-laatukriteerit
Maija Jussilainen esitteli Haren laatupalkinnon kriteereitä, joiden perusteella on tarkoitus valita vuoden 2002 alussa “Vuoden Hare” (liite). Laatupalkinnon tarkoituksena on innostaa  Haren ylläpitäjiä. Syksyllä 2001 on tarkoitus käynnistää Haren tiedotuskampanja, jonka avulla yritetään saada ymmärrystä Haren merkityksestä parannetuksi. Asiaan palataan syksyn Valtipa-kokouksessa.
7. Verkostoiltapäivät
Päätettiin järjestää syksyn verkostoiltapäivä julkisen hallinnon tiedosta. Asiaan liittyy EU:n vihreä kirja Julkisen hallinnon tieto: Euroopan avainresurrsi, OPM:n koordinoiman  sisältötuotanto-hankkeessan VM-vetoinen osahanke julkisen hallinnon tiedosta, EU-hankkeet eEurope ja erityisesti eContent, jossa on “action line:  improving access to and expanding the use of public sector information (osoite: http://www.europa.eu.int/comm/information_society/econtent/index_en.htm). Sihteeri valmistelee asiaa edelleen.

8. Valtipan johtotroikka syksyllä
Valittiin Ritva Järvinen TM:stä Valtipan puheenjohtajaksi OM:n jälkeen. Seuraavat puheenjohtajat ovat 
syksy 2001: OM, Aki Hietanen
kevät 2002 TM Ritva Järvinen
syksy 2002 OPM
kevät 2003 SM
Syksyllä troikassa ovat siis Paula Mikkonen Aki Hietanen ja Ritva Järvinen. 

Tiedotusasioita
-	Valtioneuvoston tietohallinnon organisointi, lausunnot pyydetty 5.5.2001 mennessä; muistio osoitteessa http://www.vn.fi/vm/kehittaminen/tietohallinto/hko1.htm Lausunnot VM:ssä toukokuun alussa.
-	Sähköinen asiointi valtioneuvostossa, esiselvitys –hanke (HARE VM065:00/2001) käynnistynyt 7.5.2001. Ensimmäinen kokous on 11.5.2001.
-	Pitkäaikaisen sähköisen arkistoinnin hanke, käynnistynyt, Kansallisarkisto, pj Raimo Pohjola; hankesuunnitelma liitteenä. 
-	Suomi.fi –portaalihanke käynnistynyt (Hare:  VM046:00/2001)
-	Sähköisen asioinnin teemapäivä 30.5.2001 Kansallisarkistossa (hinta 800 mk)
-	Sähköinen asianhallinta , ti 8.5.2001 teemapäivä, Oy Rastor Ab ja Liikearkistoyhdistys ry,  Marina Congress Centerissä. Paula Mikkonen kertoi sisällöstä. 

-	Sisällönkuvailu ja tiedonhaku –koulutus, on työn alla. Koulutus järjestettäneen vasta syksyllä.

-	Valtionhallinnon tiedotustyöryhmän raportti ilmestynyt, http://www.vn.fi/vnk/suomi/julkaisut/vnkjulkaisu20015/.  Todettiin, että Valtipan itsearviontipäivässä tuli esille sidoryhmästrategian tarve; erityisesti yhteistyötä tiedottajien kanssa on syytä kehittää. Tähän antanee mahdollisuuden synergia-foorumit, joita Vatin sihteeri valmistelee. Synergiafoorumit on tarkoitettu eri tietoammattilaisille ja niissä on tarkoitus keskustella yhteisesti kiinnostavista asioista ja kehittää sen pohjalta yhteisymmärrystä ja yhteistyötä.
-	EU-asetusluonnos  EU:n asiakirjojen julkisuudesta oli jaettu esityslistan liitteenä.
-	Maija Jussilainen pitää IFLAn (International Federation of Library Associations) konferenssissa elokuussa Bostonissa esitelmän Knowledge Management at the Finnish Government – now, never or later. Liitteenä.
10. Seuraavat kokoukset
Päätettiin pitää seuraavat kokoukset 12.9., 10.10, 14.11. ja 12.12. klo 13 pikkujoulu kaikille verkostoryhmille
11. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.30

Maija Jussilainen