Aika		Ke 22.5.2002 klo 13.00-15.30
Paikka		VM, Mariankatu 9, YK nh 1

Läsnä		Ritva Järvinen TM, puheenjohtaja
		Raija Hagman STM
		Hannele Anttila MMM
		Juhani Tikkanen Kansallisarkisto
		Jaana Kaakkola VM
		Aki Hietanen OM
		Eila Heikkinen SM
		Paula Mikkonen LVM
		Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM
		Virpi Johansson Eduskunta
		Pekka Kuittinen VNK
Ulla Virtasalo YM
Eeva Miettinen VM, sihteeri

1	Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen.
2	Edellisen kokouksen pöytäkirja 
Hyväksyttiin 17.4.2002 pidetyn kokouksen pöytäkirja.
3	Haren sähköinen lausuntokierrostoiminto ja muut muutostyöt
Konsultti Rami Saikkonen, Cap Gemini Ernst & Young, esitteli Hareen suunnitellun lausuntokierrosmenettelyn alustavaa  toteutusehdotusta ja muita Hareen suunniteltuja muutoksia.
Lausuntomenettelyn toteutusehdotus on liitteenä. Muita Hareen suunniteltuja muutoksia ovat Haren lisätietoihin lisättävät HE-tiedot (kausi, jolloin HE käsitellään, HE:n kiireellisyys, Kiireellisyyden perust, kausi, jolloin HE annetaan eduskunnalle), tilannetietoihin lisättävät tiedot (eduskunnan vastauksen numero, suora linkki HE:n käsittelyyn eduskunnassa) sekä nykyistä laajempi raporttitoiminto (tallennettujen raporttipohjien perusteella toteutettava).
Lausuntomenettelyehdotuskesta keskusteltaessa todettiin seuraavaa:
-	lausuntopyyntö pitäisi olla heti nähtävissä Haressa eikä vasta lausuntokierroksen päätyttyä. Lausuntopyyntölomakkeella pitäisi olla rajausmahdollisuus, jolla ei-julkisten asiakirjojen (lausuntopyyntö tai liite, tai koko asia) julkaiseminen voitaisiin estää.  Lausuntopyynnöt ovat kuitenkin kokonaisuudessaan pääsääntöisesti julkisia. Lausunnot julkaistaan vasta lausuntokierroksen päätyttyä. Myös lausunnoissa pitäsi olla rajausmahdollisuus mahdollisten ei-julkisten lausuntojen varalta. Lausuntojen julkaisemista pitää vielä selvittää Kuule kansalaista –hankkeen kanssa.
-	lausuntopyyntöjen ja lausuntojen tulosteita suunniteltaessa tulee ottaa huomioon asiakirjoihin tehtävien merkintöjen (kirjaus-ym. merkinnät) automatisointi.
-	lausuntopyynnöt ja lausunnot voidaan joko kirjoittaa suoraan Haren lomakkeille tai siirtää muilla tietojärjestelmillä laaditut ja käsitellyt asiakirjat Haren lomakkeille, kun ne ovat valmiit. Järjestelmä ei pakota käyttämään uutta toimintoa, vaan esim. lausunnot voidaan laatia myös muulla tavalla. Lomake ohjaa tallentamista. Laatija voi muokata tallentamaansa asiakirjaa.
-	tallentaminen Hareen on tällä hetkellä mahdollista vain rtf- ja doc-muodoissa. Haren lausuntoasiakirjojen siirtäminen ministeriöiden sisäisiin järjestelmiin ja XML-muotoisen tiedonsiirron mahdollisuus pitää selvittää ennen lausuntomenettelyn toteuttamista. 
-	lausuntojen lähettäjän tulee saada välittöämästi vastaanottokuittaus Hare-järjestelmästä.
-	 lausuntomenettelyssä käytettävät salasanat ja käyttäjätunnukset saa Haresta ja ne ovat voimassa vain lausuntokierroksen ajan. Tunnusten kadottamisen varalta pitäisi olla toiminto, jonka avulla lausuntopyynnön jakelun tai jakelun osan voi lähettää uudelleen.
-	keskeneräisiä lausuntoja ei pidä päästä katsomaan Haresta. Vain lausunnon laatijalla tulee olla oikeus avata ne. 
-	Saapuneet lausunnot tulisi voida lajitella Haressa.
Pekka Kuittinen esitti Senaattorin kannalta tärkeiksi kehittämiskohteiksi  Senaattorin ja Haren välisen tietojensiirron parantamista (Senaattorin työryhmäpalvelun ja Haren välinen tietojen siirto tärkeää) ja tallennettujen hakujen generointia Senaattoriin Haresta. Tietojen siirtoa Hareen ja Haresta tulee selvittää laajemminkin, esim. tallennetut haut tulisi saada Senaattorista ulos XML-muodossa.  Tietojen siirtoa suunniteltaessa tulisi tehdä yhteistyötä VNTHY:n ja Pekka Kuittisen kanssa.
4	Valtioneuvoston sisäisen sähköpostin käyttöohjeen laatiminen
Eeva Miettinen esitteli valtioneuvoston sisäisen sähköpostiohjeen laatimistilannetta. Ohjeen laatiminen on asiakirjahallinnon verkostoryhmän tämän vuoden tärkeimpiä tavoitteita. Verkostoryhmä on seurannut sähköpostiasiointia koskevan JHS 132:n valmistumista. JHS 132 on tulossa lausunnolle lähiaikoina. Ohje julkaistaan sitten, kun sähköistä asiointia koskeva uusi laki on käsitelty eduskunnassa. JHS 132:ssa on asioiden vireillepanoa sähköpostilla, asian käsittelyä, päätöksen tiedoksiantoa ja toimeenpanoa ja asiakirjojen arkistointia koskevat suositukset. 
Koska JHS 132 edellyttää viranomaisilta toimenpiteitä (mm. virallinen sähköpostiosoite, viestien vastaanottoilmoitus, asiakirjan saapumisajankohdan toteaminen, kirjaaminen, tietoturvaluokittelu kirjattaessa, sähköisen allekirjoituksen ohjeistamista), aloittaa asiakirjahallinnon verkostoryhmä sisäisen ohjeen laatimisen, kun JHS 132 on lähetetty lausuntokierrokselle. Sisäistä ohjetta varten on koottu ministeriöissä tällä hetkellä käytössä olleita ohjeita työn pohjaksi. Kaikki ministeriöt eivät vielä ole lähettäneet ohjeita asiakirjahallinnon verkostoryhmälle.
5	Senaattorin uudistamisen vaihe 2
Pekka Kuittinen esitteli Senaattorin uudistamisen vaihetta 2. Uudistamistarpeiden selvittäminen aloitettiin 20.5.2002 pidetyssa workshopissa, johon osallitui 22 tietohallinnon, tietopalvelun ja viestinnän edustajaa. Workshopissa käsiteltiin viidessä työryhmässä Senaattoriin tehtyjä uudistuksia ja kehittämistarpeita. Työryhmien aiheet olivat: integraatiot (Senaattorin  ja ministeriöiden intranettien sekä valtioneuvoston yhteisten tietojärjestelmien väliset yhteydet), personointi (haut, käyttäjän tunnistaminen ja käyttöliittymä tulisi olla järjestelmäriippumattomia), dokumenttienhallinta ja VM-foorumin uusiminen, laajennetut haut (Dublin Core-metatietoformaatti ja JHS 143 pohjana) sekä tarkennukset ja avaaminen yhteityökumppaneille. 
Senaattorin workshopin tuloksia käsitellään Senaattorin seuraavassa ohjausryhmässä, joka pidetään 4.6.2002. Workshopin tuloksista lähetetään Valtipan yhteistyöryhmälle tietoa ennen ohjausryhmän kokousta. Tulosksista toivotaan kommentteja Pekka Kuittiselle ennen kokousta. 
Pekka Kuittinen toivoi Senaattorin visioon (aidosti VN:n yhteinen portaali) vedoten valtipalaisten lähettävän nykyistä enemmän Senaattoria koskevaa palautetta. Lopuksi hän ilmoitti, että Senaattorin puhelinpalvelut –osio avattiin 22.5.2002.
6	Vakuutusalan tietopalveluhenkilöstön ja Valtipan yhteistyörseminaari 12.6.2002
Yhteistyöseminaarin ohjelma on lähetetty valtipan yhteistyöryhmälle huhtikuussa. Myöhemmin tilaisuuden ohjelmaan on tehty tarkistus Eduskunnan kirjaston edustajan osalta. Päivikki Karhula kertoo tilaisuudessa Eduskunnan kirjaston linkkitietokanta ELKI:sta.
Ilmoittautumiset seminaariin pyydetään lähettämään  30.5.2002 mennessä Aira Vilolle (Aira.Vilo@vm.vn.fi). Myös niiltä, jotka ovat jo ilmoittautuneet Timo Suutarille toivotaan ilmoitusta Airalle.
7	Syksyn kokoukset ja troikka
Syksyn kokoukset päätettiin aloittaa syyskuussa. Tarkemmat päivämäärät ilmoitetaan myöhemmin.
Syksyllä Aki Hietasen tilalle troikkaan tulee Manu Herna SM:stä. Syksyllä Valtipan puheenjohtajana toimii Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM:stä ja keväällä 2003 Manu Herna. 
8	Verkostoryhmien terveiset
		Verkostoryhmien terveisiä ei ollut. 
9	Ilmoitusasiat
Eeva Miettinen on laatinut Valtipan kevätkauden tapahtumista luettelon. Toukokuun lopussa ja kesäkuun alussa on vielä tilaisuuksia. Arkistonhoitajien ja kirjaajien koulutustilaisuudet saatetaan joutua siirtämään syksyyn vähäisen osanoton vuoksi. Luettelo on liitteenä.
Juhani Tikkanen kertoi 7.-8.5.2002 Barcelonassa pidetystä DLM-foorumista (EU:n jäsenmaiden yhteinen arkistofoorumi) ja 15.-17.5.2002 Mikkelissä pidetyistä Suomen 6. arkistopäivistä. DLM-foorumista laaditut matkaraportit julkaistaan syksyllä Arkistoviestissä. Arkistopäivien keskeisenä aiheena olivat sähköinen arkistointi ja asiointi, pyrkimys sähköiseen hallintoon sekä ammatti-identiteetin säilyttäminen sähköisessä toimintaympäristössä. Arkistopäivien raportit julkaistaan seuraavassa Arkistoviestissä.
Hannele Anttila kertoi 27.5.2002 klo 12-16.15  UM:n lehdisto- ja kulttuuriosastolla  (Kanavakatu 3 c) pidettävästä verkkoviestintäseminaarista. Tilaisuuteen on lähetetty kutsut valtipalaisille.

10	Ministeriöiden kuulumiset
		MMM:ssä ollaan julistamassa auki arkistonhoitajan virka.
11	Muut asiat
		Eeva Miettinen jää kesälomalle kesäkuun alussa.
12	Kokouksen päättäminen
		Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.30.

Eeva Miettinen VM
sihteeri

LIITTEET		
	Haren lausuntokierrosmenettely
	Valtipan toiminta keväällä 2002