Aika		14.2.2001

Paikka		Liikenne- ja viestintäministeriö

Osallistujat		Mikkonen Paula, LVM, pj.
		Ulla Virtasalo, YM
		Heikki Rosti, OPM
		Päivi Hämäläinen, KTM
		Maija Jussilainen, VNK
		Hannele Anttila, MMM
		Anja Vilo, UM
		Anna-Maija Marttila, VM
		Ritva Järvinen, TM
		Leena Airola, KA
		Aulikki Pakanen, PLM
		Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö, STM
		Aki Hietanen, OM
		Virpi Johansson, eduskunta
		Leena Lodenius, SM
		Pirkko Romakkaniemi, VM, siht.		

1	Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.

2. Edellisen pöytäkirjan tarkastus
		
		Ei huomauttamista.

3. Uuden asettamispäätöksen esittely, uuden kokoonpanon ja uuden troikan esittely sekä toimintatavat
		
Puheenjohtaja esitteli lyhyesti asettamispäätökseen luonnoksen jälkeen VATIn puolelta halutut muutokset, jotka tulivat lähinnä tehtävät-kenttään. Troikassa ovat mukana edellinen puheenjohtaja Ulla Virtasalo, nykyinen pj, seuraava pj Aki Hietanen ja sihteeri. Valtipan toimintatapa halutaan jatkuvan entisellään. Troikan jäsenet toimivat tarvittaessa puheenjohtajana ja sihteerinä Valtipan kokouksissa. Pöytäkirjoja ei haluta Internet-sivuille, vaan todettiin, että käsitellyt asiat koskevat lähinnä vain valtioneuvoston piiriä. Internet-sivuille voidaan laittaa Valtipan toimitakertomus. Sovittiin, että pöytäkirjat laitetaan Tiimifoorumin lisäksi HAREen (vain intranet-versioon). 

4. Toimintakertomus vuodelta 2000

Sihteeri esitteli lyhyesti toimintakertomuksen. Sen liitteenä ovat kirjaajien ja arkistonhoitajien verkostoryhmien toimintakertomukset, tietoympäristöryhmän toimintakertomus saadaan myöhemmin. Kun se on saatu liitteeksi, jaetaan toimintakertomus valtipalaisille, verkostoryhmille, Vatille, VM:n johdolle ja laitetaan Internet-sivuille (Valtipan www-sivut + HAREn www-versio).

Maija Jussilainen ehdotti toimintakertomukseen lisättäväksi verkoston toimintatavan. Sovittiin, että se lisätään tausta-kappaleeseen. 

Sihteeri pyysi ilmoittamaan mahdollisista muistakin lisäyksistä toimintakertomukseen.

5. Itsearviointipäivän yhteenveto

Sihteeri esitteli laatimansa yhteenvedon Valtipan itsearviointipäivästä 25.1.2001. Maaliskuun 9. päivään mennessä voi lähettää Pirkolle ehdotuksia, mitkä parantamisalueista tai vahvuuksista valittaisiin vuoden 2001 ja vuoden 2002 ponnistuksiksi. Ehdotuksia pyydetään sekä itse Valtipalta että Valtipan verkostoryhmiltä. Seuraavaan Valtipan kokoukseen tuodaan ehdotukset parantamisalueiksi.

6.  Sähköinen asiointi valtioneuvostossa

Sihteeri esitteli lyhyesti Paula Kallioniemen ja Hannu Korkealan laatiman hanke-ehdotuksen. Keskustelussa tuli esille, että valtipalaiset pitävät asiaa kiireellisenä. On tarvetta päättää nopeasti, mitkä asiat voidaan tehdä ilman sähköisen allekirjoituksen vaatimista. Heikki Rosti ehdotti, että asiasta pitää saada VN:n asetus. Aki Hietanen toi esille, että hankkeeseen lähdettäessä kannattaa huomioida jo olemassa olevat hankkeet, joissa joillekin hallinnonaloille on sovittu käytäntöjä. Pidettiin tarpeellisena standardoida nopeasti ministeriöiden keskenäinen käytäntö ja siirto toiselle  viranomaiselle. Ritva Järvinen totesi, että sähköistä asiointia hoidetaan ministeriöiden kirjaamoissa jo nyt. Vain jos on syytä epäillä henkilöllisyyttä, vaaditaan vahvistettu allekirjoitus. Mutta asioita ei hoideta eteenpäin sähköisesti, vaan asioiden rekisteröinti tapahtuu paperitulosteelle.

7. Tiedotusasiat

* Sihteeri tiedotti valtioneuvoston virtuaalikirjastohankkeesta seuraavaa:
- hanke-ehdotus tuodaan joko seuraavaan tai sitä seuraavaan Valtipan kokoukseen
- yhteiselle lehtilistalle on perustettu ”toimitusneuvosto”, joka kehittää listaa 
- Ansa Majurin selvitys ”Virtuaalikirjasto valtioneuvostoon ” julkaistaan VM:n työryhmämuistiona

* Asiakirjahallinnon seminaari on 12.3. 2001 klo 12-16. Maija Jussilainen ilmoitti, että Euro-askin uusi nimi on EUtori. 

* Sihteeri esitteli luonnoksen sisällönkuvailu- ja tiedonhakukoulutuksesta, joka järjestetään toukokuussa 2001  Valtipa-verkostoon kuuluville asiakirjahallinnon ihmisille. Syksyksi 2001 samaa koulutusohjelmaa voidaan tarjota ministeriöiden sihteereille, tiedotuksille ym.

* Aki Hietanen piti tilannekatsauksen Finlexiin. Hän jakoi asiasta tiedotteen. Finlexiin tulee uusi käyttöliittymä ja uusia palveluita: hallituksen lakiesitykset vuodesta 1992 lähtien ja EY-tuomioistuimen suomenkielistä ratkaisuaineistoa 1950-luvulta lähtien. Uutuutena on lisäksi uutisosa, joka sisältää lainsäädäntöä ja oikeuskäytäntöä koskevia uutisia.  Vuoden 2001 aikana tulevat tuomioistuinten ratkaisutietokannat. Määräyskokoelmaa on täydennetty ja täydennetään koko edelleen.  Vuoden 2001 lopussa on tulossa ajantasaistettua aineistoa lakikokoelmasta.
Palvelu on osoitteessa www.finlex.fi.

* Sihteeri piti tilannekatsauksen HAREen. Konversiosta johtuneita virheitä on korjattu reilusti yli puolet. Työ jatkuu. Yhteisiä koulutuksia jatketaan kevään aikana. Arkistonmuodostusohje on uusittu ja jaettu. HARE-opasta on lähetetty ministeriöihin. Lisää voi pyytää Aira Vilolta. HAREn kehittämistyö jatkuu. Uusia piirteitä tulee mm. hakumahdollisuuksiin. OPM:n kanssa kokeillaan XML-siirtoa OPM:n HAREsta VN:n HAREen. 

* Tietopalvelujen yhteistilasto tuodaan seuraavaan Valtipan kokoukseen.

* Aulikki Pakanen jakoi PLM:n asiakirjahallinnon palveluhinnaston ulkopuolisille asiakkaille. Sovittiin, että asiaa käsitellään asiakirjaryhmän kokouksessa. Asia liittyy julkisen hallinnon tiedon saantiin. Asiasta on tarkoitus  järjestää keväällä verkostoiltapäivä. 

* Virpi Johansson tiedotti eduskunnassa avoinna olevista työpaikoista. Häneltä voi kysellä lisätietoja.

* Maija Jussilaisen pyynnöstä oli jaettu ohje VN:n Internet-ja intranet-asiakirjojen metadataksi ja VN-tiedon aiheryhmittely. URN-ryhmä on selvittänyt URN:n käyttöönottoa ja tulee ehdottamaan sitä tämän kuun lopussa. 

8. Ympäristöministeriön tietopalvelujen esittely

Ulla Virtasalo esitteli ympäristöhallinnon organisointia, sen toimialaa ja sen kirjasto- ja tietopalveluita ja asiakirjahallintoa. 

Seuraava kokous on 28.3. klo 13.

Paula Mikkonen
tietopalvelupäällikkö

Pirkko Romakkaniemi
Projektipäällikkö

JAKELU	Valtipa
	Karjalainen, Köngäs, Terho (VATI)