VALTIPAN TOIMINTAKERTOMUS VUODELTA 2000

Taustaa:

Valtipa-yhteistyöryhmässä ovat olleet mukana ministeriöiden tietopalvelusta tai sen osa-alueesta vastaava, Eduskunnan kirjaston ja eduskunnan tietopalvelun, oikeuskanslerinviraston sekä Kansallisarkiston asiakirjayksikön edustaja. Valtipa-verkoston muodostavat kaikkien em. organisaatioiden tietopalveluammattilaiset. Verkostossa toimii asetetun yhteistyöryhmän lisäksi eri ammattialojen verkostoja, kuten esimerkiksi arkistonhoitajien, kirjastojen ja kirjaajien verkostoryhmät. Monia kehittämiskohteita on työstetty projekteina eli hankkeina, ja niiden ympärille on usein jäänyt toimimaan sen aiheen verkostoryhmä, kuten esimerkiksi laaturyhmä ja Elki-ryhmä. 

Yhteistyöryhmässä toteutuu jaettu johtajuus, sillä ryhmän puheenjohtajuus kiertää. Kukin vastaa puheenjohtajuudesta puoli vuotta. Edellinen, istuva ja seuraava puheenjohtaja muodostavat Valtipan troikan, joka on koordinaattorin tukena. Valtipan koordinaattori toimii yhteistyöryhmän sihteerinä.

Valtipa asetettiin ensimmäisen kerran vuonna 1995 ja toisen kerran 1996. Toimikautta on sen jälkeen jatkettu vuosittain. 

Organisointi:

Valtipan puheenjohtajana toimi 1.1. – 30.6.2000  projektipäällikkö Juhani Tikkanen Kansallisarkistosta ja 1.7. – 31.12.2000 informaatikko Ulla Virtasalo ympäristöministeriöstä. Koordinaattorina toimi projektipäällikkö Pirkko Romakkaniemi valtiovarainministeriön hallinnon kehittämisosastolta. Troikassa olivat mukana em. lisäksi arkistopäällikkö Pentti Vesanen valtioneuvoston kansliasta 30.6. asti ja tietopalvelupäällikkö Paula Mikkonen 1.7. lähtien.

Kokoukset:

Valtipa piti vuoden aikana kuusi kokousta.

Verkostoryhmät:

Valtipa-verkostossa toimi vuoden aikana useita vapaamuotoisia verkostoryhmiä:
- arkistonhoitajien verkostoryhmä (oma toimintakertomus liitteenä, liite 2)
- asiakirjahallinnon verkostoryhmä
- Elki-verkostoryhmä
- kirjaamojen verkostoryhmä (oma toimintakertomus liitteenä, liite 1)
- kirjastojen verkostoryhmä
- laaturyhmä
- lehtiryhmä
- tietoympäristöryhmä (oma toimintakertomus liite 3)

Lisäksi Valtipa-verkostolla toimi Eurodoc- ja HARE-pääkäyttäjäryhmät. HARE-pääkäyttäjäryhmä osallistui uudistetun hankerekisterin toteutusprojektiin ja testaukseen.

Hankkeet:

Vuoden 2000 aikana Valtipalla oli käynnissä seuraavat hankkeet:

- Valtioneuvoston yhteisten asianhallintaprosessien kuvaukset ja suositukset, joka päättyi toukokuussa.

- Valtioneuvoston asiasanaston uudistaminen, jonka työ jatkuu vielä vuoden 2001 puolella.

- Kaikkien ministeriöiden sekä oikeuskanslerin viraston kirjastoihin tulevista aikakauslehdistä laadittiin yhteinen lehtilista Senaattoriin. 

Verkostoiltapäivät Valtipa-verkostoon kuuluville:

Valtipa järjesti vuoden aikana seuraavat verkostotilaisuudet:

- Virtuaalikirjastoseminari ”Eväitä 2000-luvun kirjastolle” 21.3.2000, johon osallistui 26 Valtipa-verkostoon kuuluvaa. 

- Valtipan verkostoryhmien toiminnan kehittäminen 23.3.2000, johon osallistui n. 20 Valtipa-verkostoon kuuluvaa henkilöä. Tilaisuudesta laadittiin yhteenveto.

-” Kysy tietopalvelusta” –seminaari 27.11. 2000, johon osallistui noin 20 Valtipa-verkostoon kuuluvaa henkilöä.

- Valtipan pikkujoulut teemalla verkostoryhmät esittäytyvät 11.12.2000. Tilaisuuteen osallistui 46 Valtipa-verkostoon kuuluvaa. 

Koulutus:

Yhdessä valtioneuvoston tietohallinto- ja viestintähenkilöstön kanssa suunniteltiin valtioneuvoston tietoammattilaisten synergiakoulutus-ohjelma, jonka toteutti teknillisen korkeakoulun täydennyskoulutuskeskus, Dipoli. Koulutusohjelmaan osallistui 21 henkilöä seitsemästä organisaatiosta.

Osallistuttiin asiasanastokoulutuksen järjestämiseen yhdessä Kansallisarkiston kanssa 30.5.2000. Tilaisuuteen osallistui 38 henkilöä.

Muuta toimintaa:

Valtipa osallistui valtioneuvoston tietojohtamisseminaarin suunnitteluun ja toteuttamiseen 16.3.2000. Seminaariin osallistui noin 90 henkilöä.

Documentan tekijänoikeudet myönnettiin Kansallisarkistolle, joka lupautui pitämään opasta ajantasalla ja tarjoamaan sen kaikkien käyttöön ilmaiseksi. 

Yhtenäisellä tavalla kerättyjä tilastotietoja toimitti seitsemän ministeriön tietopalvelua. Näistä laskettiin tunnuslukuja toiminnalle vuonna 1999. Tilastointia jatkettiin entiseen malliin v. 2000, paitsi rekistereiden laatua ja prosessein läpimenoaikoja, joita ei mitattu. Kokeiluna vuoden 2000 aikana mitattiin tietoverkkotyöhän käytettyä työaikaa.

Yhteishankinnat:

Kuuden ministeriön yhteishankintana ostettiin Anoppi-anonyymi palautepostijärjestelmä. 

Tietoympäristöryhmä teki yhteishankintoja sähköisten palvelujen ostamisessa, samoin kirjaamojen verkostoryhmä, joka hankki Triplan-diaariin päivityksen julkisuuslain aiheuttamien muutosten vuoksi. Arkistonhoitajien verkostoryhmästä neljä ministeriötä hankki yhdessä arkistonhallintajärjestelmän.

Markkinointi, tiedotus:

Tietoympäristöryhmä järjesti tietomessut toukokuussa 2000. 

15.11.2000 pidettiin seminaari hyvästä tiedonhallintatavasta, johon kutsuttiin myös hallinnonalojen virastojen ja laitosten asiakirjahallinnosta vastaavia henkilöitä. Tilaisuuteen osallistui 73 henkilöä.

Julkaisut:

Valtioneuvoston yhteisten asiankäsittelyprosessien kuvaukset ja suositukset. Valtiovarainministeriön työryhmämuistio 7/2000. 

Petteri Kangas & Päivikki Karhula. Valtipan linkkitietokantahanke: Elki Agenttiohjelmien testaus –lopuraportti (http://www.vn.fi/vm/kehittaminen/tietopalvelut/agenttiraportti.pdf).

Päivikki Karhula kirjoitti Elkistä artikkelit (Hallinto 3/2000 ja Tietopalvelulehti 3/2000) 

Pirkko Romakkaniemi kirjoitti HAREn uudistamisesta (Hallinto 5/2000) ja valtioneuvoston asianhallinnasta (Hallinto 572000).

Arviointi toimintasuunitelmaan:

Kun verrataan toteutunutta toimintasuunnitelmaan, ainoastaan räätälöity tietoverkko-atk-ajokorttikoulutus jäi toteutumatta.

Pirkko Romakkaniemi
Projektipäällikkö

Liite 1.
VALTIPA
Kirjaajien yhteistyöryhmä

1	Yhteenveto v. 2000 toiminnasta

Kirjaajien yhteistyöryhmä kokoontui v. 2000 6 kertaa. Ryhmän puheenjohtajina ja sihteereinä toimivat tietopalvelupäällikkö Johanna Hartman (STM) ja tietopalvelupäällikkö Päivi Tommila (KTM) vuorovetoisesti. Ryhmä kokoontui vuorotellen eri ministeriöissä ja jokaisen kokouksen yhteydessä esiteltiin ao. ministeriön kirjaamon toimintaa.

Kirjaajien yhteistyöryhmän tavoitteet:
•	kirjaamojen työn ja tehtävien laadun parantaminen yhteistyö avulla,
•	ryhmässä mietitään ministeriöiden kirjaamoille yhteisten työvälineiden ja työprosessien kehittämistä,
•	valtioneuvostossa ja ministeriöissä käytössä olevien rekistereiden rajapintoja, sekä
•	rekisterikäytäntöjen standardointimahdollisuuksia.

Keskeisimmät aiheet ja tulokset:

1.	Kirjaamo-kysely, jossa selvitettiin:
•	ryhmän tarpeellisuutta
•	toiminnan tavoitetta
•	toiminnan heikkouksia ja vahvuuksia
•	toiveita tulevalle työskentelylle

Kyselyn tuloksena : Ryhmä haluaa jatkaa toimintaansa kokoontumalla säännöllisesti pohtimaan, työstämään ja keskustelemaan yhteisesti sovituista, kirjaamotoimeen ja asiakirjahallintoon liittyvistä aiheista sekä viemään niitä tarvittaessa joko VALTIPAn asiakirjahallinnon yhteistyöryhmään tai VALTIPAan käsiteltäväksi tai päätettäväksi.

2.	Laadittiin kommentit KA:n kirjaamisohjeen/määräyksen uudistamiseksi
3.	Hankittiin Triplan –diaareihin julkisuuslain toteuttamiseksi tarvittava sulkemismahdollisuus (Yhteishankinta).
4.	Järjestettiin keskustelutilaisuus Triplanin kanssa intra-diaarin kehittämisestä.
5.	Käytiin Tielaitoksella tutustumassa laitoksen Triplan tuotteiden ja dokumenttien hallintajärjestelmän integrointiin.
kutsuttiin lainsäädäntöneuvos Martti Simola (OM) esittelemään lakia sähköisestä asioinnista ja sen vaikutuksista kirjaamon työhön.

Liite 2.

Valtioneuvoston arkistonhoitajien yhteistyöryhmän toimintakertomus vuodelta 2000

Valtioneuvoston arkistonhoitajien yhteistyöryhmä piti vuonna 2000 yhteensä 8 kokousta (1.2., 7.3., 4.4., 2.5., 5.9., 10.10, 7.11. ja 5.12.). Tammikuussa ei kokousta pidetty vaan sen tilalla oli OPM:n uusien sovellusten (diaari, elektroninen IDA-arkisto ja OPM hanke) esittely 14.1.2000. Yhteistyöryhmän puheenjohtajina toimivat Salme Uitto opetusministeriöstä 1.1.-31.5.2000 ja Raija Pyykkö valtiovarainministeriöstä 1.9.-31.12.2000. Sihteeriysvastuu oli jokaisessa kokouksessa eri ihmisellä.

Arkistonhallintaohjelmisto hankittiin tarjouskierroksen perusteella Triplan Oy:ltä. Ohjelmisto on otettu käyttöön kolmessa ministeriössä (LVM, VM ja SM). Lisäksi VNK:lla on sovelluksen selailumahdollisuus. Sovelluksen hankinta on vireillä ainakin MMM:ssä sekä KTM:ssä. Sovelluksen hankkineiden ministeriöiden pääkäyttäjille pidettiin lokakuussa koulutustilaisuus. Sovellukseen syötettiin valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen ja niihin rinnastettavien tietoaineistojen säilytyssuunnitelma, jonka päivittämisestä niin paperi kuin sähköisessä muodossa päätettiin sopia aina erikseen tapauskohtaisesti. Suunnitelman kohta 14. ”Kansainvälisten järjestöjen aineistot” päivitettiin joulukuussa 2000 UM:n toimesta.

Arkistonhoitajien ryhmä on osallistunut aktiivisesti myös VALTIPAn toimintaan. 23.3.2000 ryhmän neljä jäsentä osallistui VALTIPAn verkostoryhmien roolit –keskustelutilaisuuteen ja 11.12.2000 ryhmän toimintaa esiteltiin VALTIPAn pikkujoulujuhlissa. Arkistonhoitajien ryhmä antoi myös kommentit arkistolaitoksen ohjeeseen ”Kirjaaminen valtion virastoissa ja laitoksissa” sekä VALTIPAn laaturyhmälle toimintojen laadun arvioinnista ja tilastoinnista. 

Arkistonhoitajien yhteistyöryhmän keskuudessa toimi EU:n aluepoliittiset asiakirjat –alatyöryhmä, joka selvitti EU:n alue- ja rakennepoliittisten ohjelmien asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä ministeriöissä ja niiden hallinnonaloilla. 

Yhteistyöryhmä teki myös suuren työn selvittäessään arkistotilojen kunnon ja asiakirjojen määrän eri ministeriöissä. Ryhmä myös laati tilastointia ja lainakuitteja koskevan yhteenvedon. Lisäksi ryhmässä keskusteltiin julkisuuslain aiheuttamista toimenpiteistä, arkistoalan tapahtumista ja koulutuksesta sekä myö muista ajankohtaisista arkistoasioista. Arkistonhoitajat kävivät lisäksi tutustumassa Tielaitoksen asiakirjahallintoon. Ryhmän motoksi muodostui lause ”yhteistyössä on voimaa”.
Liite 3: TIETOYMPÄRISTÖTYÖRYHMÄN TOIMINTA VUONNA 2000

Tietoympäristötyöryhmä on valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä, joka kartoittaa, arvioi ja tarjaa valtioneuvoston, eduskunnan ja Kansallisarkiston tarvitsemaa yhteistä ulkoista tietoaineistoa. Tietoympäristötyöryhmä käsittelee Senaattorin ulkoisen tietoaineiston tarjontaa.

Tietoympäristötyöryhmä tekee yhteishankintoja, järjestää yhteisiä tietopalveluja sekä tiedottaa niistä. Ryhmä järjestää sisäistä koulutusta tietopalveluhenkilöstön ammattitaidon ylläpitämiseksi erityisesti tietokantojen ja tietoverkkojen käytössä.

Ryhmän kokoonpano

Ryhmään kuuluu valtioneuvoston, eduskunnan ja Kansallisarkiston tietopalveluissa ja kirjastoissa informaatikon tehtäviä hoitavia henkilöitä. Ryhmän toimihenkilöitä ovat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri. Liitteessä on lueteltu ryhmän toimintaan osallistuneet henkilöt.

Toiminta

1. Yleistä

Tietoympäristötyöryhmä kokoontui vuoden aikana kuusi kertaa. 

Senaattorin toimituksen ja tietoympäristötyöryhmän tehtävien päällekkäisyyksistä johtuen syksyllä 2000 päätettiin, että tietoympäristötyöryhmä käsittelee ulkoisen tiedon saamista Senaattoriin. Senaattorin uusi toimitus tulee koostumaan ministeriöiden intranet-vastaavista.

2. Yhteishankinnat

Tietoympäristötyöryhmä huolehti seuraavista yhteishankintasopimuksista, joista kaikista on tehty vuoden 1999 lopulla kaksivuotinen sopimus vuosiksi 2000-2001.
•	Suomen Laki CD
•	EU-laki CD
•	MOT sanakirjaohjelma

Seuraavia tietotuotteita käsiteltiin lisäksi tietoympäristötyöryhmässä. Näistä ei tehty yhteishankintaa.
•	KnowEurope, tietokanta sisältää lähinnä talousalan julkaisuja kokotekstinä sekä abstrakteina, esittely 6.3.2000 
•	FinElib, kansallinen elektroninen kirjasto, esittely kokouksen yhteydessä 6.4.2000
•	EIU Country Risk Service
•	NetMOT, sanakirjaohjelma
•	TrueStyle, englannin kielen kieliopin ja tyylin tarkastusohjelma

Lisäksi tietoympäristötyöryhmässä käsiteltiin Senaattorin hankintoja : uudistettiin  solmittuja sopimuksia sekä hankittiin käyttöoikeus Tilastokeskuksen AlueOnline -palveluun.

3. Tutustumiskäynnit

Seuraavissa kohteissa käytiin tutustumassa vuoden 2000 aikana:
•	Helsingin kauppakorkeakoulun kirjasto, 6.6.2000
•	Viikin tiedekirjasto, 29.8.2000
•	Yleisradion kirjasto, 14.12.2000

4. Hankkeet

2	Vuoden 2000 aikana käynnissä oli seuraavat tietoympäristötyöryhmää sivuavat hankkeet:

•	Valtipan virtuaalikirjastoseminaari ”Eväitä 2000-luvun kirjastolle” järjestettiin 21.3.2000. Ideariihessä syntyneet ideat ryhmiteltiin 19.4.2000 palaverissa. Ideariihessä esille tullut idea yhteisen sähköisen lehtilistan toteuttamisesta toteutui syksyllä 2000. Lehtilistahankkeessa laadittiin yhteinen sähköinen lehtilista kaikkien ministeriöiden sekä oikeuskanslerinviraston kirjastoihin tulevista lehdistä. 27.11.2000 järjestettiin Valtipan Kysy tietopalvelusta – ideariihi.
•	Sähköisen säädösaineiston koulutuspaketti valmistui alkuvuodesta ja linkitettiin Senaattoriin ja ministeriöiden intranetteihin. Koulutusaineiston ylläpitäjille järjestettiin 13.-14.4.2000 Front Page – koulutusta. 

5. Tietomessut

Tietomessut pidettiin säätytalolla 9. ja 10.5.2000 siten, että kumpanakin päivänä oli puolen päivän tilaisuus. Messuilla esiteltiin koulutusaineisto, Senaattorin tilasto- ja Reuters-paketit sekä hakupalvelu ja Elki. Tietomessuille osallistui noin 100 henkilöä.

6. Muuta

Osallistuttiin Valtipan verkostoryhmien rooleja pohtivaan keskustelutilaisuuteen 23.3.2000

Liite.

Tietoympäristötyöryhmän jäsenet vuonna 2000

Airi Ahopelto 	VNK
Hannele Anttila 	MMM, puheenjohtaja
Päivi Erkkilä		OPM, sihteeri
Raija Hagman 	STM
Päivi Hämäläinen 	KTM
Virpi Johansson 	eduskunta
Maija Jussilainen 	VNK
Marjaana Kallio	TM
Pekka Kuittinen	VNK
Leena Lehtovuori	VM, varapuheenjohtaja 9/2000 asti
Eila Leino 		STM
Leena Lodenius	SM
Diana Nyberg	VNK
Heta Oksanen	LVM
Elisa Orrman		KA
Aulikki Pakanen 	PLM
Pirkko Romakkaniemi	VM
Maija Simola		UM
Eeva-Maria Suikkanen	VM, varapuheenjohtaja 10/2000 alkaen
Martti Tanskanen	eduskunta
Taina Tiainen 	UM
Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö	PLM
Irmeli Tuomimäki	LVM
Ulla Virtasalo 	YM
Aini Sisko Wilska 	MMM