VALTIPAN TOIMINTASUUNNITELMA VUODELLE 2002

1	Johdanto

Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä, VALTIPA, on asetettu  vuoden 2002 loppuun asti. Valtiovarainministeriö tullee asettamaan Valtipan uudelleen vuoden 2003 alusta. Valtipa on  yksi valtioneuvoston tietohallinnon johtoryhmän, VATIn, valmisteluelimistä. Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon tietohallinnon kehittämisestä määrittelee Valtipan tehtäväksi valtioneuvoston sisäisten tietovarantojen ja –prosessien kehittämisen, ylläpitämisen, ulkoisten tietojen hankkimisen sekä niiden hyödynnettävyyden varmistamisen ja tiedon aktiivisen tarjoamisen. Tavoitteena on hyvän tiedonhallintatavan edistäminen valtioneuvostossa. 

Valtipa pyrkii tiivistämään yhteistyötä tietopalvelun, tietohallinnon, tiedotuksen ja koulutuksen välillä sekä tietopalvelujen eri osa-alueiden (tietopalvelu, kirjastot, asiakirjahallinto) välillä.

Valtipan visio vuodelle 2004 on: 

Vuonna 2004 Valtipa tunnetaan monialaisena, ammattitaitoisena ja asiantuntevana verkostona, joka 
•	tarjoaa kokonaispalveluna tuotettavaa ja yhtenäistä tietoa valtioneuvoston toimintaprosesseihin ja näissä prosesseissa hyvän tiedonhallintatavan mukaistesti tuotettua tietoa kansalaisille
•	toimii asiantuntijana valtioneuvoston tiedon johtamisen (Knowledge Management) strategian suunnittelussa ja toteuttamisessa
•	tuottaa lisäarvoa sekä valtioneuvoston päätöksentekoon että yksittäisen ministeriön tietopalveluun.

Valtipa on samalla
•	huipputason tietopalvelu
•	asiakkaiden valitsema ja valtioneuvoston johdon arvostama
•	ylpeyden aihe siihen kuuluville tietoammattilaisille
•	houkutteleva yhteistyökumppani.

Vision voi kiteyttää seuraavasti:
•	Valtipan tietoasiantuntemus valtioneuvoston toiminnan ja päätöksenteon ytimeen!

Valtipan strategia vuosille 2002 – 2004 on:

Strategia on ryhmitelty neljään kehittämisalueeseen: integroituminen, tiedon jakaminen, verkosto ja yhteistyö. Jokaiselle kehittämisalueelle on osoitettu sitä koskevat kehittämistoimenpiteet. Toimintasuunnitelmaa vuodelle 2002 on tarkoitus lukea rinnan strategian kanssa. Toimintasuunnitelma on samanrakenteinen strategian kanssa ja se konkretisoi strategiaa.

2	Valtipan toimintatapa

Valtipa jatkaa toimintaansa entiseen tapaan. Kukin organisaatio ehdottaa jäsenen ja varajäsenen yhteistyöryhmään. Koordinaattori toimii valtioneuvoston tietohallintoyksikössä valtiovarainministeriössä. Puheenjohtajuus kiertää puolivuosittain. Koordinaattorin tukena toimii troikka, joka koostuu istuvasta, entisestä ja tulevasta puheenjohtajasta. 

Ministeriöiden tietopalvelujen, Eduskunnan kirjaston, eduskunnan sisäisen tietopalvelun ja Kansallisarkiston tietopalveluammattilaiset muodostavat VALTIPA-verkoston, jossa ovat mukana kaikki tietopalvelun ammattiryhmät. Suurin osa verkoston toiminnasta perustuu jäsenten omaan aktiivisuuteen erilaisissa hankkeissa sekä verkostoryhmissä ja pääkäyttäjäryhmissä. 

Hanke on tiettyä tehtävää varten asetettu (yleensä ryhmä), jonka toimikausi on määräaikainen. Verkostoryhmät ovat syntyneet enemmän tai vähemmän eri ammattiryhmien tai eri aihealueiden ympärille. Ne toimivat omaan aktiivisuuteen perustuen. Osalla on pysyvä puheenjohtaja ja sihteeri, osalla roolit kiertävät. Verkostoryhmillä ei ole määräaikaa, vaan ne toimivat, jos on tarvetta ja niin kauan kuin on tarvetta. Osa on  jäänyt toimimaan jonkin hankkeen jatkona, kyseistä työtä tekevien henkilöiden tiedonvaihdon foorumina ja yhteisten pelisääntöjen laatijana. Pääkäyttäjäryhmät taas toimivat yhteisten järjestelmien kehittämisen ja ylläpidon tukena.

Valtipa toimii ministeriöiden välisenä joustavana yhteistyöverkostona. Valtipassa keskustellaan yhteisesti kiinnostavista asioista ja sovitaan yhteisistä toimenpiteistä. Usein toimenpiteiden toteuttaminen edellyttää päätöksiä ministeriöiden tietopalveluissa.  Avoimuuden ja hyvän tiedonkulun varmistamiseksi jokaisella Valtipan toimintaan osallistuvalla on vastuu viestinnästä.

3	Verkostoryhmät ja pääkäyttäjäryhmät
Valtipa-verkostossa toimii useita verkostoryhmiä :
•	arkistonhoitajien yhteistyöryhmä
•	asiakirjahallinnon yhteistyöryhmä
•	asiasanastoryhmä
•	Elki-yhteistyöryhmä
•	kirjaamojen yhteistyöryhmä
•	laaturyhmä
•	tietoympäristöryhmä.

Pääkäyttäjäryhmät:
•	HARE (valtioneuvoston hankerekisterin) –pääkäyttäjäryhmä
•	EUTORI –tietopalvelupääkäyttäjäryhmä (EUTORI = valtioneuvoston EU-asiakirjojen ja -asioiden valmistelu- ja jakelujärjestelmä).
Verkostoryhmät
Arkistonhoitajien yhteistyöryhmä
Ryhmän tavoitteena on yhteisten tapaamisten ja mielipiteiden vaihdon kautta, asiakirjoihin liittyvän tietopalvelun laadun parantaminen ja arkistotoimen kustannusten vähentäminen. 
•	Yhteistyöryhmä käsittelee jäsenille yhteisiä ajankohtaisia asioita; arkistonhallintajärjestelmän kehittäminen (erillinen työryhmä), yhteisen arkistonmuodostussuunnitelman ylläpito, EU-arkistonmuodostussuunnitelman päivittäminen (erillinen työryhmä)
•	Arkistoalan koulutukseen ja kursseihin osallistuminen ja niistä tiedottaminen; DLM –FORUM 7.-8.5.2002, Mikkelin arkistopäivät 16.-17.5.2002 
•	Tutustumiskäynnit (parhaat käytännöt); VNA, UM/ARKKI –projekti.

Asiakirjahallinnon yhteistyöryhmä
Ryhmässä pyritään saamaan aikaan valtioneuvoston asianhallinnalle ja asiakirjojen käsittelylle menettelytapoja, joiden ansiosta valtioneuvoston asiakirjojen tuotanto-, rekisteröinti- ja tallennusjärjestelmät ja asiakirjojen käsittelyn menettelytavat muodostaisivat yhteisen kokonaisuuden. Ryhmä edistää asiakirjahallinnon järjestelmien integrointia.

•	asiakirjahallinnon järjestelmien integrointi  ja asiakirjojen rakenteistamisen edistäminen (ks. kehittämisalueet)
•	sähköinen asiointi valtioneuvostossa –hankkeen kehittämistavoitteiden toteuttamisen tukeminen
•	seurataan PTJ:n uudistamista (yhtenäiset metatiedot).

Asiasanastoryhmä
Ryhmä toimii asiasanoituksen asiantuntijaverkostona ja valtioneuvoston asiasanaston ylläpitäjänä.
•	Valtioneuvoston asiasanaston käytön edistäminen
•	Valtioneuvoston asiasanaston edelleen kehittäminen; puuttuvien ministeriöiden asiasanastojen lisääminen, sanojen toimittaminen YSAan, sanaston internetiin viemisen valmistelut, ruotsinkielisen version harkitseminen
•	Seminaari automaattisesta sisällönkuvailusta (ks. edellä).

ELKI -yhteistyöryhmä
Ryhmä ylläpitää yhteistä linkkitietokantaa eduskunnan ja ministeriöiden tarpeista. Tietokanta on julkisessa käytössä. Työryhmä jatkaa toimintaansa ainakin vuoden 2002 ajan.

Kirjaamojen yhteistyöryhmä
Valtioneuvoston kirjaajien yhteistyöryhmässä käsitellään kirjaajien jokapäiväisessä työssä esiin nousevia asioita; jaetaan kokemuksia ja hankitaan tietoa. Tavoitteena on tukea omalta osaltaan kirjaamopalveluiden korkeaa laatua. 
•	käsitellään mm. julkisuuskysymyksiä, diaarien viemistä valtioneuvoston verkkoon. lakiuudistusten vaikutusta kirjaamiseen sekä sähköistä asiointia
•	suurin haaste on kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistämishanke, jota varten perustettiin vuonna 2001 alatyöryhmä
•	jatketaan tutustumisia eri kirjaamoihin ja niissä käytössä oleviin tietojärjestelmiin.
Laaturyhmä
Ryhmä jatkaa edelleen yhteisten rekistereiden laadun seurantaa ja laadun arvioinnin mittareiden kehittämistä.
•	tietopalvelujen yhteistilastojen kehittäminen ja käytäntöjen vakiinnuttaminen mahdollisimman monessa ministeriössä
•	tutustumiskäyntien (benchmarking) aloittaminen
•	EUTORIn laadun seurannan kehittäminen yhdessä EUTORI-pääkäyttäjäryhmän kanssa
•	HAREn laatupalkintotilaisuuden järjestäminen. Laatupalkinnon kriteereinä ovat: kattavuus, ajantasaisuus, virheettömyys, yhtenäinen tallennuskäytäntö, päällekkäisyyksien välttäminen ja käytettävyys.
Tietoympäristöryhmä
Ryhmä kartoittaa, arvioi ja tarjoaa tarvittavaa yhteistä ulkoista tietoaineistoa, käsittelee Senaattorin ulkoisen tietoaineiston tarjontaa ja järjestää Valtipan tietomessut keväällä 2002. Tietoympäristoryhmä huolehtii Senaattorin koulutuspaketin ylläpidosta.

Pääkäyttäjäryhmät
Hare -pääkäyttäjät
Hare-pääkäyttäjäryhmä kehittää Harea sekä ministeriöiden sisäisenä työvälineenä että hankkeista julkisuuteen tiedottamisen välineenä. Tavoitteena on edistää valtioneuvoston tietojärjestelmien integraatiota. Pääkäyttäjät muodostavat yhteisiä käytäntöjä Haren ylläpitämisessä ja huolehtivat kouluttamisesta ja tiedottamisesta ministeriöissä. 

	EUTORI –tietopalvelupääkäyttäjät 

Valtioneuvoston kanslia on keväällä 2002 nimennyt EUTORI-järjestelmän käyttöönoton ja käytön tukemiseksi kolmesta pääkäyttäjäryhmästä muodostuvan pääkäyttäjäorganisaation. Käyttöönotto toteutetaan vaiheittain vuoden 2002 aikana.

Muodostettavat pääkäyttäjäryhmät ovat:
-	toimintaprosessipääkäyttäjät
-	tietopalvelupääkäyttäjät ja
-	tekniset pääkäyttäjät.

Tietopalvelupääkäyttäjien ryhmä korvaa aiemman, valtioneuvoston kanslian asettaman Eurodoc-pääkäyttäjäryhmän. EUTORIn myötä Eurodoc-järjestelmän käyttö päättyy. Tietopalvelupääkäyttäjäryhmän keskeisenä tehtävänä on rekisteröintiin, arkistointiin ja jakeluihin liittyvistä menettelytavoista sopiminen.

VALTIPA tukee osaltaan EUTORI:n käyttöönottoa ja ryhmän työtä. 

4	Kehittämisalueet 2002
Integroituminen ja tiedon jakaminen 

Asiakirjahallinnon järjestelmien integrointi
Asiakirjahallintoa kehitetään valtioneuvosto –kokonaisuuden näkökulmasta yhteistyössä valtioneuvoston tietohallintoyksikön kanssa. Kehittämisessä otetaan huomioon sekä asioita valmistelevien virkamiesten, asiakirjahallinnon että tietopalvelun tarpeet. Kehittämisessä käytetään hyväksi valtioneuvoston yhteisistä asianhallintaprosesseista ja sähköisestä asioinnista tehtyjä selvityksiä ja suosituksia sekä Kansallisarkiston vastaavien hankkeiden tuloksia. Asiakirjahallinnon yhteistyöryhmä toimii asiantuntijana. 

Parannetaan yhteisten tietojärjestelmien ylläpitoa, yhteiskäyttöä ja haettavuutta:
•	ottamalla käytäntöön yhtenäisiä käytäntöjä yhteisten järjestelmien ylläpidossa
•	edistämällä yhteisten metatietojen ja merkintäjärjestelmien käyttöönottoa (sähköisen asioinnin vaatimukset, yhtenäiset diaarit ja sähköiset arkistot)
•	edistämällä asiakirjojen rakenteistamista (XML)
•	laatimalla sähköpostin käsittelyä koskevat ohjeet. 

EUTORI:n käyttöönotto
•	Valtipa toimii asiantuntijaryhmänä ja tietopalvelujen yhteisenä keskustelufoorumina ja yhteisten sopimusten tekemisen paikkana.

HARE:n kehittäminen
Haren kehittämisessä otetaan huomioon yhteys PTJ:hin, uudistettavaan strategiasalkkuun, valtioneuvoston istuntoyksikön ylläpitämään eduskunnalle annettavien hallitusten esitysten luetteloon sekä muihin rekistereihin.
•	Harea kehitetään keskushallinnon uudistamisen Kuule kansalaista –toimeenpanohankkeen suuntaviivojen mukaisesti (lausuntomenettely Hareen)
•	Hare –tiedotus lehdistössä ja tietomessuilla
•	ylläpitäjän ohjeen kehittäminen aloitetaan
•	XML –tiedonsiirrot ministeriöiden järjestelmistä (OM:n asiakirjajärjestelmä)
•	Haren tallennettujen hakujen hyödyntäminen tiedonsiirroissa.
	
Senaattori 
Valtipa tukee Senaattori2:n kehittämistä osallistumalla aktiivisesti Senaattorin toimitusneuvoston, toimituksen, projektiryhmän ja yhteyshenkilöverkoston työskentelyyn.
•	toimitaan ministeriöiden intranettien, verkkopalvelujen ja järjestelmien sekä Senaattorin koordinoimiseksi ja integroimiseksi keskenään
•	vaikutetaan ministeriöiden diaarien ja kirjastojärjestelmien avaamiseksi Senaattorin kautta käytettäviksi 

Hallitusohjelman/strategisten politiikkaohjelmien tietotuen edistäminen
Valtipa osallistuu keskushallinnon uudistamisen ns. simulointihankkeeseen kehittämällä strategisten politiikkaohjelmien tietotuen kokeilua, osana Senaattori 2:n johtamisen näkymää.

Osaamisen kehittäminen
Kouluttaja- ja vuorovaikutustaitokoulutus
•	kouluttajakoulutus (erityisesti tietojärjestelmien kouluttamiseen), vuorovaikutustaidot ja kokouskäytännöt
•	kohderyhmänä kaikki valtipalaiset
 
Arkistonhoitajien ja kirjaajien koulutus
•	esittelymenettely asiakirjahallinnon näkökulmasta, asiakirjahallinto valtioneuvostossa, ajankohtaiset säädösmuutokset (mm. hallintolaki, sähköinen viranomaisasiointi, sähköinen allekirjoitus) sekä asiakirjahallinnon erikoistermit eri kielillä.

Asiasanastoryhmän seminaari automaattisesta sisällönkuvailusta 
•	automaattinen indeksointi, automaattinen luokitus, neuroverkot, asiasanastot hakukoneiden tukena ym.
•	kohderyhmänä myös viestintä ja tietohallinto 

Yhteisten metatieto- ja merkintäjärjestelmien käyttöönottoa koskeva koulutus vuoden 2002 aikana. 

Senaattorin koulutuspakettia ylläpidetään (tietoympäristöryhmä).

Yhteistyö
Valtioneuvoston tietomessut (ks. tietoympäristöryhmä)

Synergiafoorumit
•	käynnistetään yhdessä muiden tieto- ja viestintäammattilaisten kanssa avoimet synergiafoorumit, joissa käsitellään yhteisesti kiinnostavia asioita (esim. verkkojulkaiseminen)

Verkostoiltapäivä 
•	hallinnonalan tietopalveluille järjestetään kaksi verkostoiltapäivää
o	Kansallisarkiston sähköisen asioinnin ja sähköisten asiakirjojen pitkäaikaissäilytyksen hankkeiden esittely keväällä
•	opetusministeriön kirjastopoliittisen ohjelman esittely syksyllä