KOKOUS

Aika		Ke 13.2.2002 klo 13.00-14.40

Paikka		VM, Mariankatu 9, YK nh 1

Läsnä		Ritva Järvinen TM, puheenjohtaja
Manu Herna, SM
Ulla Virtasalo YM
	Irja Peltonen VM
Leena Vanhanen VNK
	Jyrki Paloposki UM
		Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM					Hannele Anttila MMM
		Raija Hagman STM		
Aki Hietanen OM				
		Juhani Tikkanen kansallisarkisto
Pekka Kuittinen VNK
Anne Kauhanen-Simanainen, 1-3§
		Eeva Miettinen VM sihteeri

1	Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen.
2	Edellisen kokouksen pöytäkirja
Hyväksyttiin 23.1.2002 pidetyn kokouksen pöytäkirja.
3	Valtipan strategia ja toimintasuunnitelma vuodelle 2002
Anne Kauhanen-Simanainen esitteli Valtipan visioon ja strategiaan 23.1.2002 kokouksessä käydyn keskustelun ja kokouksen jälkeen saadun palautteen perusteella tehdyt muutokset. Strategian on jaoteltu Valtipan toiminnan painopistealueiden mukaan. Se on jaettu neljään alueeseen, integroituminen, tiedon jakaminen, verkosto ja yhteistyö. Alueita koskevat tekstit on muokattu ja varustettu väliotsikoin. Lisäksi tekstiä on muokattu strategiasta annetun palautteen perusteella. 
Visiosta ja strategiasta käydyn keskustelun perusteella sovitiin, että 
-	Johdantoluvusta poistetaan Valtipan toimimista valtioneuvston tietohallintoyksikön asiantuntijaverkostona koskeva kohta.  Valtipan ja VNTHYn välinen yhteistyö huomioidaan strategiaosassa. 
-	Asiakirjahallinnon kehittämistä valtioneuvosto-kokonaisuuden näkökulmasta – kehittämistoimenpide siirretään Verkosto -luvusta Integroituminen -lukuun. 
-	Hyvää tiedonhallintatapaa ja julkisuuslain mukaista tiedon välitystä koskevan kehittämistoimenpiteen (Integroituminen) tektiä muokataan selkeämmäksi.
-	Yhteistyötä koskeviin Avtaan verkostoa ulospäin -kehittämistoimenpiteisiin lisätään: tarjoamalla asiantuntemusta valtioneuvoston tietohallintoyksikön käyttöön ja jatkamalla hallinnonalojen tietopalveluille järjestettävien verkostoiltapäivien järjestämistä.
	Päätettiin hyväksyä Valtipan visio ja strategia 2002-2004 kokouksessa sovituin muutoksin. Anne Kauhanen-Simanainen tekee strategiaan esitetyt muutokset ja Eeva Miettinen huolehtii julkaisemisesta ja jakelusta.
Päätettiin, että vuoden 2002 toimintasuunnitelmaluonnokseen tehdään strategian ja verkostorymien esitysten edellyttämät muutokset. Toimintasuunnitelma käsitellään seruaavassa kokouksessa.

4	Valtipan toimintakertomus vuodelta 2001
	Toimintakertomuksen laatiminen on viivästynyt, koska Valtipan koordinaattorin sijainen aloittaa työnsä vasta 25.2.2002. Osa verkostoryhmien toimintakertomuksista puuttuu vielä. Toimintakertomus käsitellään seuraavassa kokouksessa.

5	Senaattori2 –hankkeen tilanne
Pekka Kuittinen esitteli Senaattorin versio 2:n käyttöönottosuunnitelmaa sekä Senaattori2n rakennetta ja sisältöä: 
-	Testiversio toimitetaan koekäyttäjien käyttöön ja arvioitavaksi viikolla 8. Testaus suorietetaan helmikuun lopussa.
Koekäyttäjille, toimitukselle, projektiryhmälle, ministeriöiden teknisille yhteyshenkilöille sekä muille asiasta kiinnostuneille järjestetään 26.2.2002 klo 13.00-16.00 VNK:ssa kh. Konseljissa Senaattori 2 toteutusvaihe 1 loppusuoralla –tilaisuus, jossa esitellään järjestelmän teknisiä toteutuksia. 
Ylläpitäjien koulutus järjestetään viikoilla 9-10.
Uudistettu Senaattori julkistetaan 1.3.2002  klo 12.00 Valtioneuvoston linnan tiedotustilassa. Kaikki valtipalaiset ovat tervetulleita julkistamistilaisuuteen.
Julkistamistilaisuuksien jälkeen järjestetään ministeriökohtaisia tiedotustilaisuuksia tarvittaessa. Pekka Kuittinen ottaa vastaan tilaisuuksia koskevia esityksiä.
Valtioneuvoston tietomessuilla 9.-10.4.2002 esitellään uuistettua Senaattoria.
-	Senaattorin etusivulla on yleinen näkymä sekä lainlaatijan, EU-asioiden valmistelun, taloussuunnittelun ja johtamisen näkymät. Taloussuunnittelun näkymä liittyy VM:n sivujen uudistamiseen ja otetaan käyttöön VM:n avatessa uudet internetsivunsa. Johtamiseen näkymää kehitetään simulointihankkeen yhteydessä. Se otetaan käyttöön myöhemmin. 
Seppo Kurkinen on selvittänyt HAREn tietojen hakemista Senaattorin kautta. HARE –haut ovat valmistumassa. Sovittiin, että koordinaattori tiedottaa hakutoiminnon valmistumisesta. Hakujen myötä HAREn tietojen ajantasaisuus tulee entistä tärkeämmäksi. Esitettiin, että koordinaattori laatisi tilastot vuonna 2001 HAREen viedyistä hankkeistä ministeriöittäin.
Senaattorin sisältö muodostuu valtioneuvoston tiedoista , käyttäjäryhmien tiedoista ja ostettujen palvelujen  tiedoista. 
Ministeriöiltä on pyydetty sisältöä koskevia esityksiä. Senaattoriin toivotaan vielä lisää ministeriötä koskevia tietoja. Ministeriöiden tietopalvelujen toivotaan toimivan tietotukena ja tiedon tuottajina. Asiasta käydyssä keskustelussa todettiin, että  ministeriöiden tietopalvelut voivat ottaa vastuun Senaattorin sisällöstä vain tuottamansa tiedon osalta. Pekka Kuittinen esitti, että tietotukiryhmälle pitäisi etsiä vetäjä Maija Jussilaisen poissaolon ajaksi.

6	Verkostoryhmien terveiset
Laaturyhmä:
Irja Peltonen kertoi, että ministeriöiden tietopalveluilta pyydettyjä tilastotieoja ovat toimittaneet samat ministeriöt kuin aikaisempinakin vuosina. Hän toivoi, että ministeriöt lähettäisivät ainakin suoraan järjestelmistä saatavat tilastotiedot (esim. diaareista tiedot avattujen asioiden lukumääristä) laaturyhmälle. Vain osa ministeriöistä on toimittanut tilastoviikoilla kerättyjä tietoja.

7 	Ilmoitusasiat
Suomi.fi –portaalin väliaikatiedote löytyy osoitteesta www.vn.fi/vm/kehittaminen/tietohallinto/portaali.htm. Portaali julkistetaan huhtikuun alussa.
Euroopan komission on järjestänyt verkkokuulemisen julkisen sektorin tiedon hyödyntämistä koskevista alustavista toimenpiteistä. Asiakirjat ja tiedot löytyvät osoitteesta www.cordis.lu/econtent/psi. Kuulemisen ja alustavien toimenpidehahmotelmien taustana on komission vuoden 1998 lopulla julkaisema vihreä kirja julkisen sektorin tiedon käytöstä tietoyhteiskunnassa sekä komission 223.10.2001 julkaisema eEurope 2002 –tiedonanto. 
TYT järjestää eTERM –sähköisen asiakirja- ja asianhallinnan kurssin (3 ov) 13.5., 4.6., 20.8. ja 24.9.2002. Kurssin kohderyhmänä ovat ensisijaisesti organisaatioiden tieto- ja asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt. Koulutusohjelmaa koskevia tietoja löytyy osoitteesta www.uta.fi/tyt/online/index.html.
Valtioneuvoston tietomessut järjestetään 9.4. ja 10.4.2002 klo 9.00-12.00 Säätytalon tiedotustilassa. Tietomessujen ohjelma on pöytäkirjan liitteenä.
Leena Vanhanen esitteli EU –arkistonmuodostussuunnitelman ajantasaistamista varten alustavaa kartoitusta tekevän epävirallisen työryhmän toimintaa. Työryhmään se piti ensimmäisen kokouksen 6.2.2002. Työryhmään kuuluu 15 eri ministeriöiden EU –tiedonhallintatehtävien edustajaa. Koska ministeriöiden EU –tiedonhallintatehtävien henkilöstön vaihtuvuus on suuri, tarvitsevat työryhmän jäsenet taustatietoja ministeriöittensä EU –tiedonhallintatehtävistä. EU –arkistonmuodostussuunnitelman ajantasaistamisen yhteydessä tullaan suunnitelman rakenteeseen ehdottamaan muutoksia. Pilarijakoa avataan, kaikille pilareille yhteiset asiakirjat kootaan yhteen, komitelogia-aineistoille laaditaan asiakirjatyyppejä koskeva runko, rakennerahastoasiakirjoja koskevaa alustavaa kartoitusta käytetään hyväksi ja EUTORIsta tulostettavien asiakirjojen vastuut selvitetään. Työryhmän  aloittaa EU –arkistonmuodostussuunnitelman päivittämisen toukokuun jälkeen. Suunnitelma pyritään päivittämään syksyyn mennessä, sillä tietoja tarvitaan EUTORIssa. Keskustelussa toivottiin, että ministeriöiden ei edellytettäisi säilyttävän lyhyen aikaa säilytettäviä asiakirjoja paperimuodossa. Paperiasiakirjojen säilytysvastuut pitää selvittää ja keskittää. Alaisen hallinnon ohjeistamisesta keskusteltaessa todettiin, että alaiselle hallinnolle riittää EU –arkistonmuodostussuunnitelman jakaminen tiedoksi.

8	Kevään kokousaikojen vahvistaminen
Keskusteltiin toukokuussa pidettävän kokouksen ajankohdasta. Kokous päätettiin pitää 22.5.2002.

9	Muut mahdolliset asiat
		Ministeriöiden kuulumiset:
VM.n tietopalveluun on nimitetty Anna-Maija Marttilan tilalle informaatikoksi Jaana Kaakkola. Tietopalvelusihteerin virka on julistettu auki.
SM:n kirjastojärjestelmän tiedot viedään Senaattoriin. Jos muiden ministeriöiden PrettyLib –järjestelmien tiedot saadaan myös Senaattoriin, voidaan kehittää kirjastotietojen yhteishakuja.
SM asettaa hankkeen tekemään erillistutkimusta asianhallinnan järjestämisestä SM:n hallinnonalalla 2005. Hankkeessa selvitetään, mitä asiankäsittelyltä odotetaan, mitä voidaan toteuttaa, eri asianhallintajärjestelmien yhteisiä piirteitä, niiden yhteyksiä eri tahoihin sekä XML:n käyttöä tiedonsiirtoformaattina. SM, VNK, VVTHY ja KA osallistuvat eistutkimukseen. Hankkeen avulla pyritään tehostamaan ASSI –järrjestelmän käyttöä ja etsimään parhaita käytäntöjä.
YM:n kirjasto- ja tietopalveluyksikkö yhdistetään 1.3.2002 tietohallintoyksiköön. Organisaatioudistuksen taustalla on YM:n hallintoyksikön organisaatiouudistus, ympäristöhallinnon verkkopalvelu-uudistus ja tietopalvelun atk-tuen parantaminen.
VM:n tietohallintoyksikkö on yhdistetty VNTHY:perustamisen yhteydessä. Irja Peltonen toimii yksikön päällikkönä.  
VNK:n tietohallintohenkilöstö siirrettiin VNTHY:öön. VNK ostaa tietopallintopalvelut VNTHY:ltä. 
 
10 	Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.40.

LIITTEET	Valtipan visio ja strategia 2002-2004
	Valtioneuvoston tietomessujen ohjelma 9.-10.4.2002

Eeva Miettinen VM
sihteeri