KOKOUS

Aika		Ke 12.9.2001 klo 13-15.45

Paikka		OM, Apollo-ravintolan kabinetin, Eteläesplanadi 10
(Amica-ravintola), käynti OM:n porraskongista, ravintolasalin perällä raput alas.
Läsnä		Aki Hietanen OM puheenjohtaja
		Pentti Vesanen VNK (3§ asti)
		Pekka Kuittinen VNK
		Anja Vilo UM
		Manu Herna SM
		Aulikki Pakanen PLM
		Irja Peltonen VM
		Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM
		Hannele Anttila MMM
		Paula Mikkonen LVM
		Päivi Tommila KTM
		Johanna Hartman STM (4§ asti)
		Ritva Järvinen TM
		Ulla Virtasalo YM
		Virpi Johansson eduskunnan kirjasto
		Päivi Repo-Lehikoinen kansallisarkisto
		Maija Jussilainen VM sihteeri
		Toini Salmenkivi VNK, asiantuntija (3§ asti)

1	Kokouksen avaus
2	Edellisen kokouksen pöytäkirja
Hyväksyttiin 9.5. 2001 pidetyn kokouksen pöytäkirja.
3	EUTORI -projektin tilanne
Pentti Vesanen kertoi, että hankkeessa on erotettava kaksi osaa: 1. järjestelmäprojekti ja 2. käyttöönottoprojekti. Käyttöönottoprojektin suunnittelu  on viivästynyt, koska järjestelmäprojekti ei kesän aikana edennyt aivan suunnitellulla tavalla. Järjestelmäkuvaus tulee lähiaikoina Senaattorin kautta luettavaksi. 13.9. pidetään ministeriöiden yhteyshenkilöille kokous, jossa käsitellään mm. järjestelmän metatietoja , asiakirjapohjia, jakeluratkaisuja ja koulutusta. 
	Toini Salmenkivi selosti hankkeen vaiheita: 30.8. määrittelyasiakirja valmistunut, järjestelmäkuvaus on viittä vaille valmis, viikoilla  38-39 on VNK:n sisäinen testaus, laajempi testauskierros viikoilla 42-43. Järjestelmän toimittaja on sitoutunut siihen, että 30.10. järjestelmä on toiminnallisesti valmis. Käyttöönottovalmistelut tehdään siten, että järjestelmä on otettavissa käyttöön 1.1.2002. Varsinainen käytön aloitusajankohta päätetään erikseen.
Keskustelussa tuotiin esille mm.:
- Vanhaa dataa ei ole vielä siirretty EUTORIin, ei edes koemielessä. Tämä tehdään marraskuussa tuotantoversion valmistuttua.
- Loppukäyttäjien koulutuksessa painottuu koko EU-asianhallinnan prosessi, pienempi osa on käyttäjän oman roolin selvittäminen ja järjestelmän käyttötekniikka.
- käyttöönottoprojekti ja käyttöönottovaihe on keskeinen tietopalveluille, koska  suunnitelmat kouluttamiseen pitää tehdä ja resurssit varata hyvissä ajoin. Tunnettiin huolta siitä, pitääkö luvattu aikataulu. 
- koska tavoitteena on, että virkamiehet itse käyttävät  järjestelmää eikä sihteerien kautta, koulutus vaatii suurta satsausta. Hyviä koulutusaineistoja tarvitaan. 
- ministeriöissä koetaan, ettei  järjestelmästä ole riittävästi tietoa, mm.siitä milloin ja miten dokumentit tulevat järjestelmään (Council extranetista, skannaten?). Pentti Vesanen totesi, ettei järjestelmä poista yhdellä kertaa paperijakelua, saapumisrekisterin tasoisia tietoja viedään järjestelmään, asiakirjojen skannaus tulee päätettäväksi (mm. skannataanko keskitetysti  vai ministeriöissä) EUTORIn 2. vaiheessa.
- hankkeen viestintäsuunnitelmaa kaivattiin
- Järjestelmän käyttöönottosuunnitelma tullaan käsittelemään EU-koordinaattorikokouksissa ja EU-asioiden komiteassa hankkeen johtoryhmän esitysten pohjalta .
- aikatauluissa pitää ottaa huomioon käyttöönotto ministeriöissä. UM:n Arkki-järjestelmän käyttöönotto osoitti, että käyttöönotto ja siihen liittyvä koulutus ja ohjeistus vie aikaa. Kysymys käyttöönotossa ei ole vain tekniikan käyttöönotosta, vaan uusien menettelytapojen luomisesta. Ministeriöihin pitää luoda valmiuksia käyttöönottoon (mm. tieto siitä, mitä tapahtuu).

4	eSTM – kohti sähköistä asiointia
Johanna Hartman esitteli eSTM – kohti sähköistä hallintoa –hanketta, joka on ministeriön tiedon hallinnan kehittämisohjelma. Hankkeen raportti on julkaistu samannimisena julkaisuna, jota on  saatavilla STM:n tietopalvelusta.  
Hanke  alkoi keväällä 2001 ja kesällä hankkeeseen palkattiin asiakirjahallinnon asiantuntija määräaikaiseksi projektipäälliköksi ja syksyllä palkataan vastaava tekninen asiantuntija vuoden 2004 loppuun ati. Konsultteja on käytetty prosessikuvauksien tekemisessä.
Hankkeessa  on käyty läpi yksityiskohtaisella tasolla EU-prosessit ja vastaavalla tavalla on tarkoitus käydä läpi muut ydinprosessit ja tukiprosessit ja  niitä tukevat asian- ja dokumentinhallinnan määrittelyt ja asian- ja dokumentinhallinnan toteutus. EU-prosessikuvausten tekeminen on ollut suuri, haastava ja opettavainen työ. Ministeriön johto on oivaltanut  asian tarpeellisuuden mm. keskushallinnon uudistamisen näkökulmasta.
	STM aikoo hyödyntää Senaattori 2:a  oman intranetin toteutuksessa  käyttäen hyväksi Senattorin profilointiominaisuuksia. Tavoitteena on Senaattorin ja STM:n intranetin integrointi niin, että ne näkyisivät käyttäjälle yhtenä järjestelmänä.
Keskustelussa tuli esille mm.
- Senaattori tarjoaa vastaavanlaista ratkaisua myös muille ministeriöille, jos ministeriöt ovat halukkaita käyttämään sitä hyväkseen. Intranetien integroinnit ovat kuitenkin Senaattori 2-hankkeesta erillisiä hankkeita
5	Virtuaalikirjastohanke/virtuaalitietopalvelu
Maija Jussilainen  esitteli virtuaalikirjastohankkeen käsittelyä ja vastaanottoa ministeriöissä. Kaavaillulla pohjalla ei tunnu olevan edellytyksiä hankkeeksi, vaan  hankesuunnitelman osia voidaan viedä eteenpäin ilman asetettua  hanketta.  Verkkoaineiston haltuunottoa on pidetty ministeriöiden vastauksissa keskeisenä asiana. Asiaa vie eteenpäin lokakuussa järjestettävässä Bulls Eye –agenttiohjelman esittely (eduskunnan kirjastossa käytössä),  funktionaalisen luetteloinnin seminaari 25.9., synergiafoorumit, joissa voidaan käsitellä mm. ministeriöiden julkaisujen tuotantoprosessin kehittämistä (ministeriöiden julkaisut verkkoon), kirjastoryhmä rationalisoi kokoelmia ja niiden  luettelointia, tietopalvelujen yhteystiedot on saatu Senaattoriin, laaturyhmä voi kehittää asiakaspalautteen järjestelmää. 
Maija Jussilainen esitteli uudenlaista näkökulmaa virtuaalitietopalvelun kehittämiseen. Ajatus lähtee liikkeelle keskeisistä strategioista, valtioneuvoston tapauksessa hallitusohjelmasta >strategiasalkusta. Ajatusta voi soveltaa myös ministeriötasolla. Liitteenä kalvot.
Keskustelussa tuli esille mm.
- Elkin kehittäminen on käynnissä eduskunnassa. Verkkojulkaisuja on tarkoitus luetteloida Voyager-kirjastojärjestelmään, ei Elkiin.
- VM:n kirjaston toimintaperiaatteita uudistetaan: siirrytään pitkälti virtuaalikokoelmaan, vähennetään painettujen kirjojen määrää, järjetetään tilat uudelleen, järjestetään keskustelutilaisuuksia ”Kerro kirjasta” –tilaisuuksien tapaan, työryhmille tarjotaan informaatikoiden työtä aineistojen kartoituksessa.
- eduskunta selvittää mahdollisuuksia osallistua valtakunnalliseen yleisten kirjastojen Kysy kirjastonhoitajalta –palveluun.
- yhteishakua valtioneuvoston järjestelmistä olisi selvitettävä, tarvetta ja toteutusmahdollisuuksia
- Valtipan omat jakelulistat olisi saatava yhteiskäyttöön
- tietopalvelujen keskinäinen keskustelufoorumi olisi saatava aikaan,  vastaavalla tavalla kuin maailmanlaajuinen EU-tallekirjastojen välinen eurodoc-keskustelufoorumi, joka toimii sähköpostitse. Foorumilla on myös arkisto, josta voi katsoa vastauksia aiemmin esitettyihin kysymyksiin. 
- oikeusministeriössä on valmisteilla johdon tietotuki –hanke, jossa lähdetään ministeriön sragegisista toimintaprossseista. Tarkoitus on selvittää, millaista tietotukea tarvitaan.
- hallitusohjelman tietotuki edellyttää aidosti verkostomaista yhteistyötä ministeriöiden tietopalveluiden kesken, jotta asioiden seuranta olisi mahdollista, tarvitaan hallinnonalojen välistä otetta
- hallitusohjelman tietotuki voisi ulottua eduskuntaan ja kansalaisille asti

6	Verkostoiltapäivä  Julkisen sektorin tieto ja EU loka/marraskuussa
	Päätettiin valmistella edelleen verkostoiltapäivää esitetyn luonnoksen pohjalta.
7	Ilmoitusasiat
•	Irja Peltonen ja Maija Jussilainen kertoivat terveisiä IFLAsta Bostonista. Mielenkiintoista oli mm. parlamenttien tietopalvelujen kehittäminen, jossa pyritään turvaamaan opposition tiedonsaanti. VN-foorumilla Valtipa-yhteistyöryhmän taululla on aineistoja. 
•	OM:n tietopalvelun organisointi on meneillään. Työryhmän selvitys valmistuu syyskuun lopussa.
•	Valtipan syksy. Liitteenä luonnos. Marraskuulle lisättiin sisällönkuvailukoulutus ja 14.11. kokoukseen Senaattori-hankkeen esittely.
•	Keskushallinnon uudistuksen tilanne. Ministerityöryhmä käsittelee 28.9. hanketta.  Tarkoitus on asettaa  toimeenpanohankkeita  20.6.2001 iltakoulu-kannanoton pohjalta. 7 ensimmäistä suositusta käsittäviä toimeenpanohankkeita asetettaneen 4-5 kpl, hankkeet käynnistyisivät lokakuun alussa. 
•	VN-tietohallintoyksikön tilanne. Yksikkö aloittaa toimintansa vuoden 2002 alusta. Mm. Valtipan koordinaatio siirtyy yksikköön. Yksikön johtajan viran hakuaika päättyy 14.9. Hakijat näkyvät VM:n diaarista. Vuoden 2002 toimintasuunnitelmaa luonnostellaan.
•	Synergiafoorumien tilanne (ideointiryhmä Heikki Heikkilä, Maija Jussilainen, tiedottajat). Tiedottajien yhteyshenkilön nimeämistä odotetaan. Ehdotettiin yhdeksi aiheeksi automaattista sisällönkuvailua.
•	Sisällönkuvailu ja tiedonhakukoulutus 4.9./11.9. on pidetty, koulutusta on pidetty tarpeellisena ja onnistuneena; seuraavat: 2.10./10.10. ja  6.11/13.11.
•	SFS-metadatastandardi  (perustuu Dublin Coreen) on tarkoitus hyväksyä vuoden lopussa. JHS 143 –suositusta uudistetaan. Marit Olander ja Jani Stenvall HYKistä konsultoivat Maija Jussilaisen kautta valtioneuvoston metadata-asiantuntijoita.
•	Viestintästrategiat ja laatu –koulutus 3.10., järjestäjänä Suomen tieteellinen kirjastoseura.
•	Manu Herna on aloittanut SMn tietopalvelupäällikkönä. Toivotettiin hänet tervetulleeksi Valtipa-yhteistyöhön. Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö on siirtynyt STM:n tietopalvelusta KTMn tietopalveluun,  Leena Granlund on palannut OPMn tietopalveluun ja Päivi Erkkilä eduskunnan kirjastoon. Timo Turja on valittu eduskunnan kirjaston johtavaksi tietoasiantuntijaksi, erityisalana yhteiskuntatieteet, Marjut Kokko on Sari Pajulan sijaisena eduskunnan kirjastossa johtavana tietoasiantuntijana, erityisalana oikeustieteet, eduskunnan arkistonhoitajan virka on täytettävänä, samoin verkkotiedottajan virka. 
•	DLM Foorum 2002 Barcelonassa. Liitteenä tarkemmat tiedot.
•	Eduskunnan kirjasto tarjoaa valtipalaisille Voyager-koulutusta.

8	Seuraava kokous 
Seuraava kokous on 10.10. klo 13.

9 	Kokouksen päättäminen
	Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.45.

Vakuudeksi
Maija Jussilainen VM