Sisäasiainhallinnon sähköisen asiankäsittelyn kehittämisen ohjausryhmä

Asettaminen

Sisäasiainministeriö on tänään asettanut sisäasiainhallinnon sisäisen sähköisen asiankäsittelyn kehittämisen ohjausryhmän.

Toimikausi
Ryhmän toimikausi on 1.10.2011 - 31.12.2014.

Tausta
Sisäasiainministeriö ja hallinnonalan virastot ovat vuosina 2008-2010 ottaneet vaiheittain käyttöön ministeriön hankkimaan yhteiseen ratkaisuun perustuvan sähköisen asiankäsittelyn ja dokumenttienhallinnan järjestelmiä (ASDO- ja ASPO-järjestelmät). Hallinnonalan virastoilla on järjestelmästä kullakin erillinen installaatio.

Yhteinen järjestelmä perustuu Documentum-valmisohjelmistoon, joka on valittu asiankäsittelyn ja sähköisten asiakirjojen hallinnan strategiseksi tuotteeksi sisäasiainministeriön hallinnonalalla. Järjestelmään on jo toteutettu hallinnonalan tarpeet täyttävät sähköisen asianhallinnan toiminnallisuudet, vahva sähköinen allekirjoitus ja arkistolaitoksen määräysten mukaiset sähköisen arkistoinnin, diaarin ja arkistonmuodostussuunnitelman ominaisuudet. 

Sisäasiainministeriön tavoitteena on jatkaa pitkäjänteisesti yhteisen ratkaisun kehittämistä. Järjestelmän jatkokehityksen turvaamiseksi ministeriö on tehnyt toimittajan (Fujitsu Services Oy) kanssa puitesopimuksen (SM-2005-0008/Yr-621) käyttöönotto-, ylläpito- ja lisäpalveluista sopimuskaudeksi 1.1.2011 - 31.12.2014. Järjestelmien käyttöpalvelun virastoille tuottaa hallinnonalan tietohallintokeskus HALTIK.

Keskeiset tavoitteet

Hankkeissa tähän mennessä tehtyjen investointien ja puitesopimuksen tehokkaan hyödyntämisen varmistamiseksi asetetaan uusi ohjausryhmä. Ryhmän keskeisenä tavoitteena on yhdenmukaistaa ja edelleen kehittää hallinnonalan virastojen asiankäsittelyjärjestelmiä, teknistä toimintaympäristöä sekä toimintatapoja kustannustehokkaasti. Lisäksi tavoitteena on tehostaa asiakirjahallinnon prosesseja niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa. Tarkoituksena on siirtyä tulevaisuudessa kaikilta osin sähköisiin toimintatapoihin hallinnollisessa asiankäsittelyssä. 

Ohjausryhmän tehtävät

1.	Hallinnonalan yhteisen asiankäsittelyjärjestelmän jatkokehittäminen,
2.	Yhtenäistää virastojen asiankäsittelyjärjestelmätoteutuksia ja kehittää kustannustehokkaita toimintatapoja,
3.	Ohjata asiankäsittelyjärjestelmien käyttöpalveluiden hyödyntämistä mahdollisimman kustannustehokkaalla tavalla,
4.	Toteuttaa järjestelmiin korotetun tietoturvatason vaatimukset ja siirtää ne lähtökohtaisesti yhteiselle Tuve-alustalle, 
5.	Kehittää hallinnonalan sähköisiä arkistointiratkaisuja,
6.	Edistää edelleen sähköisten toimintatapojen käyttöä hallinnonalan virastoissa ja niiden välisessä toiminnassa
7.	Toimia hallinnonalan valmistelu- ja yhteistyöelimenä järjestelmätoimittajan (Fujitsu Services Oy) kanssa.
	
Ryhmän jäsenet

Puheenjohtaja
Janne Kerkelä, hallintojohtaja, ministeriön hallintoyksikkö, SM

Varapuheenjohtaja
Manu Herna, tietopalvelupäällikkö, ministeriön hallintoyksikkö, SM	

Jäsenet

	Kaarlo Korvola	sisäasiainministeriö, HY
	Kaija Martiskainen	sisäasiainministeriö, HY
	Ari-Pekka Dag	sisäasiainministeriö, PO
	Iiro Clouberg 	Hätäkeskuslaitos
	Kaarina Koskinen	Maahanmuuttovirasto
	Antti Rissanen	Pelastusopisto
	Tapani Hämäläinen	Poliisihallitus
	Merja Lounaskorpi	Poliisihallitus
	Tuomas Laosmaa	Rajavartiolaitos
	Sami Mattila		Rajavartiolaitos (varajäsen)
	Paula Niska		Haltik

Ohjausryhmän sihteerinä toimii erityisasiantuntija Markku Kraft ministeriön hallintoyksiköstä.

Hallinnonalan koordinaatioryhmä

Virastoilla on puitesopimukseen perustuvat omat sopimuksensa järjestelmiensä ylläpidosta. Virastojen hankkeiden hankevastaavat tai järjestelmän pääkäyttäjät muodostavat ohjausryhmän alaisuuteen koordinaatioryhmän.

Hallinnonalan virastojen koordinaatioryhmän kokouksiin voi tarvittaessa osallistua järjestelmän kokonaisvastuullisen toimittajan, Fujitsu Services Oy:n, erikseen nimeämä tuotanto- tai asiakaspäällikkö. Toimittajan edustajan osallistuminen ryhmän kokouksiin sovitaan tapauskohtaisesti erikseen.

Ryhmän tehtävänä on

1.	Suunnitella yhteiset jatkokehityskohteet sekä vastata kehityksen kustannustehokkaasta toteutuksesta,
2.	Koordinoida toimitusprojekteissa tehtäviä ratkaisuja siten, että kehittämistehtäviä tehdään lähtökohtaisesti aina kustannustehokkaasti useita toimijoita hyödyttäen,
3.	Vaihtaa tietoja toimitusprojektien välillä,
4.	Seurata sähköisten toimintatapojen kehittämistä eri virastoissa,
5.	Vastata raportoinnista ohjausryhmälle.

Puheenjohtaja
Markku Kraft, erityisasiantuntija, hallintoyksikkö, SM

	Jäsenet

	Kaija Martiskainen	sisäasiainministeriö, HY
	Maarit Rajala	sisäasiainministeriö, HY
	Kaija Asikainen	sisäasiainministeriö, TAY
	Pia Jokela		Hätäkeskuslaitos
	Hanna Helinko	Maahanmuuttovirasto
	Sirkku Jänis-Korhonen	Pelastusopisto
	Johanna Kinnunen	Pelastusopisto
	Sami Leimola	Rajavartiolaitos
	Tarja Leino		Rajavartiolaitos
	Merja Tavajärvi-Mikkonen Haltik
Ulla Kytönen		Poliisihallitus
Eila Heikkinen	Poliisihallitus

5. Raportointi ja kustannukset

Ryhmien työ tehdään virka- ja konsulttityönä. Etenkin tietoteknisistä ratkaisuista raportoidaan säännöllisesti sisäasiainhallinnon tietohallinnon ohjausryhmä Tihrylle. Tarvittaessa asioita viedään myös osastopäällikkökokouksen käsittelyyn.

Hallinnonalan virastojen ja laitosten yhteisen ASDO-perusjärjestelmän kehittämiskustannukset maksetaan sekä hallinnonalan yhteiseltä tietohallintomomentilta että virastojen kesken hyväksytyn jatkokehityksen kustannustenjakoperusteen mukaisesti. Virastojen ja laitosten muut asiankäsittelyjärjestelmien kehittämiskustannukset rahoitetaan hallinnonalojen ja virastojen omilta momenteilta

6. Ryhmien kokoonpano ja naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annettu laki
Tasa-arvosta annetun lain mukaan toimielimissä tulee olla sekä naisia että miehiä kumpiakin vähintään 40 prosenttia, jollei erityisistä syistä muuta johdu.
Asetettavien ryhmien kokoonpanot eivät täytä tasa-arvolain 4 §:ssä asetettua minimivaatimusta toisen sukupuolen osalta. Laissa mainittuna erityisenä syynä poiketa osuudesta mainitaan:
Asetettavat ryhmät ovat hallinnonalan sisäisiä ja niiden tavoitteena on koota yhteen hallinnonalan paras sähköiseen asianhallintaan liittyvä asiantuntemus.
Ryhmien jäsenet edustavat laajasti ministeriön ja hallinnonalan eri toimialueita. Ryhmissä edustettuina olevilla tahoilla ei ole ollut esittää ryhmän jäseniksi riittävästi kumpaakin sukupuolta olevia asiantuntijoita

Kansliapäällikkö	Ritva Viljanen

Hallitusneuvos	Ismo Atosuo
Asiakirja on sähköisesti allekirjoitettu asiankäsittelyjärjestelmässä. Sisäasiainministeriö SM 29.09.2011 klo 14.32. Allekirjoituksen oikeellisuuden voi todentaa kirjaamosta.

Liitteet

Jakelu
	MMO, PO, TAY, RVLE, Poliisihallitus, Maahanmuuttovirasto, Pelastusopisto, Hätäkeskuslaitos, Haltik 	
Tiedoksi