Oikeusministeriö
PL 25
00023 VALTIONEUVOSTO

Lausuntopyyntönne 28.12.2009 / OM/13/42/2009

KANSANELÄKELAITOKSEN  LAUSUNTO HALLITUKSEN ESITYSLUONNOKSESTA  SÄHKÖISESTÄ ASIOINNISTA VIRANOMAISTOIMINNASSA ANNETUN LAIN MUUTTAMISEKSI 

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettua lakia (asiointilaki) ehdotetaan muutettavaksi mahdollistamaan sähköisen tiedoksiannon joustavampi käyttö.

Ehdotetut muutokset mahdollistavat sähköisen asioinnin kehittämisen siten, että viranomaiset voivat toimittaa asiakirjoja asiakkaalle sähköisesti. Kelan kannalta asiakirjat voivat olla etuuspäätöksiä tai asiakirjeitä. Asiakaskirjeitä lähetetään myös tiedustelu- ja neuvontatilanteissa, ei pelkästään asiakkaan aloitteesta vireille tulleen asian käsittelyssä. Kelan asiakkaalle voitaisiin lähettää päätös tai muu kirje tiedoksi sähköisenä viestinä Kelan tarjoamalla tavalla. Asiakkaalta edellytetään suostumusta sähköiseen tiedoksiantamiseen. 

Sähköisen asioinnin käytön laajeneminen päätöksen ja kirjeen sähköisen tiedoksiannon mahdollistavaksi on joustava ja nykyaikainen tapa palvella asiakasta. Asiointilaki edellyttää jo tällä hetkellä, että viranomaisen on varmistettava riittävä tietoturvallisuus asioinnissa ja viranomaisten keskinäisessä tietojenvaihdossa. Erityisen tärkeää on käytännössä se, että laki antaa perustan sujuvalle tavalle suostumuksen antamiseen.

Kela vastaa hyvin monen sosiaaliturvaetuuden toimeenpanosta. Sama asiakas voi saada useampaa etuutta ja hänellä voi olla käsittelyssä useita eri hakemuksia tai muita asioita. Tämän vuoksi on tärkeää, että asiointilain tarkoittama suostumus olisi lähtökohtaisesti viranomaiskohtainen. Tärkeää olisi se, ettei laki rajaisi suostumuksen käyttöä vain asiakirjakohtaisuuteen vaan mahdollistaisi suostumuksen etuuskokonaisuuskohtaisesti (esimerkiksi sairaanhoitokorvaukset) tai kaikkiin Kelan toimeenpanemiin etuuksiin. Suostumuksen käytön pitäisi olla mahdollista myös silloin, kun käsittely käynnistyy viranomaisaloitteisesti.  Asian vireille tuleminen ei aina käynnisty sähköisellä hakemuksella eivätkä kaikki käsiteltävät asiat käynnisty asiakkaan aloitteesta. Jos päätöksen tai kirjeen sähköistä tiedoksiantoa ei voitaisi tällöin käyttää, sähköisen asioinnin hyödyt ja vuorovaikutteisuus eivät voisi toteutua parhaalla tavalla. 

Hallintolain 59 §:n mukaan tavallinen tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle.  Hallintolain 60 §:n mukaan todisteellinen tiedoksianto on toimitettava postitse saantitodistusta vastaan, jos se koskee velvoittavaa päätöstä, jonka tiedoksisaannista alkaa kulua muutoksenhakuaika tai muu vastaanottajan oikeuteen vaikuttava määräaika. Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 20 a §:n mukaan Kelan toimeenpantavaksi säädettyä etuutta koskeva päätös lähetetään postitse kirjeellä. Vastaanottajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Kelan päätökset ja asiakaskirjeet lähetetään viimeksi mainitun säännöksen perusteella asiakkaalle tavallisina kirjeinä. Hallituksen esitysluonnoksen mukaan tiedoksianto voisi tapahtua tavallisena sähköisenä tiedoksiantona, jos asiakas on suostunut sähköiseen asiointiin. 

Asiakkaan suostumus tulisi saada joko hakemuksessa tai asiointipalvelussa.. Hänellä tulisi olla mahdollisuus antaa suostumus toistaiseksi, määräajalle tai vain tiettyä, yksittäistä hakemusta taikka muuta asiaa koskien. Suostumuksen peruminen tai muuttaminen otettaisiin huomioon ilmoituksen tiedoksisaamisesta alkaen eteenpäin. Jos laissa ei määritellä kanavaa, jossa asiakkaan suostumus pitää antaa, suostumus voitaisiin antaa Kelan omassa asiointipalvelussa. Tämä mahdollistaisi asiakkaiden suostumusten ja yhteystietojen hallitsemisen tarvittavan tarkalla tasolla.

Hallituksen esitysluonnoksessa esitetään muutosta myös siihen, milloin tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen. Viranomaisen lähettämispäivän ollessa myös tiedoksisaantipäivä muutoksenhakukelpoisen päätöksen valitusaika alkaa tuosta päivästä. Asiakkaan oikeusturvan varmistamiseksi on paikallaan, että lähettämispäivä näkyy sekä asiakirjassa että siitä ilmoitettaessa. Myös lokimerkinnöin on pystyttävä todentamaan se päivä, jolloin päätös on lähetetty ja siis ollut saajansa käytettävissä. Asiakkaan oikeusturvan toteutumista varmistavat sekä henkilötietolain mukainen tarkastusoikeus että julkisuuslain mukainen tiedonsaantioikeus.   

Luonnos sisältää viranomaiselle asetetun velvollisuuden tiedottaa sähköisten asiointipalvelujen käyttökatkoksista hyvissä ajoin etukäteen.  Esimerkiksi huoltotehtävien vuoksi tapahtuvista katkoista tai muista vastaavista tiedossa olevista tilanteista tiedottaminen on suunnitelmallista toimintaa jo tänä päivänä. Sen sijaan häiriötilanteiden käyttökatkot eivät ole hyvissä ajoin etukäteen ennakoitavissa. Niiden ilmaantuessa noudatettava toimintatapa on olemassa myös nykyisin. Ajantasaisen tiedon antaminen asiakkaalle on haastavaa erityisesti yllättävissä tilanteissa. 

Kelassa on jo tällä hetkellä käytössä mahdollisuus saada useat omat päätökset ja kirjeet sähköisesti asiointipalvelusta katseltaviksi. Tätä palvelua olisi tarkoituksenmukaista kehittää edelleen lakiehdotuksessa tarkoitetulla tavalla. 

Kela kannattaa ehdotettua lainmuutosta, koska tämä mahdollistaa Kelan asiointipalveluiden kehittämisessä nimenomaan asiakasnäkökulman huomioon ottamisen, asioinnin helpottamisen ja yksinkertaistamisen. Muutoksesta seuraavan kustannussäästön määrään vaikuttaa ensisijaisesti se, miten nopeasti ja laajasti asiakkaat siirtyvät sähköisen tiedoksiannon piiriin, jolloin vastaavaa paperipostia ei tarvitse lähettää. Hallituksen esitysluonnoksessa on arvioitu taloudellisia hyötyjä Kelan vuosittain lähettämien päätösten perusteella. Arvio on varsin optimistinen eikä se toteutune heti lain voimaan tullessa. Toisaalta taloudellisissa vaikutuksissa ei ole huomioitu Kelan asiakkaille lähettämiä kirjeitä ja sitä kautta saatavia säästöjä, jos osa asiakaskirjeistä voidaan toimittaa sähköisesti.

Muutoksen toteuttaminen Kelassa esimerkiksi asiointitilihankkeena edellyttää huomattavaa työpanosta Kelan omilta suunnitteluresursseilta. Tällaisen suuren hankkeen aikataulu on suhteutettava muihin ajankohtaisiin ja välttämättömiin tehtäviin.  Suunnittelun käynnistyminen olisi mahdollista OIWA-hankkeen käyttöönoton jälkeen keväällä 2011.  

Juhani Rantamäki			Reijo Hyvönen	
osastopäällikkö 			vastaava lakimies