Kotkan kihlakunnan syyttäjänviraston		
toimistohenkilökunta	
Kukkola, Marja-Liisa
Renlund, Anne
Soininen, Eija

Oikeusministeriö

PL 25

00023 VALTIONEUVOSTO

Viite	Lausuntopyyntönne 2.3.2005 numero 5/66/2004
	Syyttäjälaitoksen rakenne- ja resurssityöryhmän välimietintö

Lausunto

Kotkan kihlakunnan syyttäjänviraston toimistohenkilökunta kannattaa työryhmän esitystä noin 30 syyttäjänviraston perustamisesta.

Perusteluinamme esitämme seuraavaa:

Kotkan kihlakunnan syyttäjänvirasto on kooltaan ja henkilöstömäärältään riittävän suuri toimimaan itsenäisenä yksikkönä ja yksikön toiminta on tarkoituksenmukaista nykyisillä resursseilla.  Virasto on toiminut erillisenä syyttäjäyksikkönä jo ennen kihlakuntauudistusta. Virastoon on liitetty vuoden 2004 alusta Haminan kihlakunnanviraston syyttäjäosasto, jonka myötä Haminan, Miehikkälän ja Virolahden kihlakuntien syyteasioiden hoitaminen on siirtynyt Kotkan kihlakunnansyyttäjille.

Kotkan syyttäjänvirasto kuuluu tällä hetkellä Kymen yhteistoiminta-alueeseen, jonka keskusyksikkönä on Kouvolan kihlakunnanviraston syyttäjäosasto. Yt-alueen muodostavat henkilöstöltään ja työmääriltään tasavahvat Kotkan, Kouvolan ja Lappeenrannan yksiköt sekä näistä pienempi Imatran yksikkö. Yt-alue ei ole kokemuksemme mukaan tuonut yksiköllemme mitään lisäarvoa taikka osoittanut muutoinkaan tarpeellisuuttaan; kukin yksikkö on hoitanut itse omat juttunsa, eikä työmäärien tasaamiseen taikka sijaistamiseen ole ollut tarvetta.

Emme kannata työryhmän esitystä syyttäjäyksiköiden muodostamisesta nykyisten yhteistoiminta-alueiden pohjalta, koska koemme tässä vaihtoehdossa mm. seuraavat käytännön seikat yksikkömme järkevän toiminnan kannalta hankaloittaviksi ja rajoittaviksikin. 

Johtaminen ja henkilöstöhallinto

Mikäli syyttäjäyksikkö muodostuu keskusvirastosta ja sen alla olevista paikallistoimistoista jää yksikön johtaminen kasvottomaksi ja päällikön välitön vuorovaikutus koko henkilöstön kesken heikoksi. Viraston henkilökunnasta muodostuu epäilemättä ”kahden kerroksen väkeä” – on keskusviraston henkilöstö ja paikallistoimistojen henkilöstö. Yksikön päällikön mahdollisuudet tuntea paikallistoimistojen henkilöstöä ovat huonot; hän ei itse työskentele päivittäin kaikkien alaistensa kanssa.

Vaikka henkilöstön kehittämiskeskustelujen käyminen ja suoritusarviointien tekeminen kuuluisi kullekin paikallistoimiston päällikölle, on vastuu ja lopullinen päätös arvioinnista kuitenkin koko viraston päälliköllä. Mielestämme hänellä ei kuitenkaan tosiasiassa voi olla kykyä suorittaa arviointia muiden kuin oman yksikkönsä henkilöstön osalta. Tämän vuoksi objektiivisuus koko henkilöstön palkkaukseen liittyvässä arvioinnissa saattaa vaarantua.   

Lisäksi koemme, että tiedonkulku koko yksikköä ja sen henkilöstöä koskevissa asioissa hidastuu ja väärinymmärtämisen mahdollisuus kasvaa, kun tieto jaetaan, jos ylipäätään jaetaan, keskusviraston ”suodattimen” kautta paikallistoimistoille.  

Henkilöstöhallintoon liittyvien tehtävien uudelleenjärjestely on jo käynnissä oikeusministeriön Palvo-hankkeessa. Käsittääksemme yksikkötasolle joka tapauksessa jää hoidettavaksi henkilöstöportaalin kautta mm. poissaolo- ja vuosilomatietojen välittäminen oikeusministeriön palvelukeskukseen. Tämän tiedonvälityksen kierrättäminen syyttäjänviraston keskuspaikan kautta ei tuo mitään säästöä henkilöstöasioiden hoitamisessa. Päinvastoin – tällöin tulisi kaksinkertainen työ, kun paikallistoimistosta ensin ilmoitettaisiin keskusyksikköön, josta tieto välitettäisiin palvelukeskukseen. Mielestämme tieto on parhaiten toimitettavissa sieltä yksiköstä, jossa se syntyykin. Tällöin pienennetään riskiä tiedonsiirrossa tapahtuviin väärinkäsityksiin ja virheisiin.

Erikoistuminen ja ammattitaidon kehittäminen

Työryhmä viittaa mietinnössään sivulla 23 toimistohenkilöstön toimenkuvan kehittämiseen, joka mahdollistuisi suuria yksiköitä muodostettaessa. Kokemuksestamme toteamme, ettei ammattitaidon kehittäminen taikka erikoistuminen esimerkiksi haastehakemusten valmisteluun ole lainkaan riippuvainen yksikön koosta. Nykyisessä yksikössämme olemme kehittäneet jo vuosia työmenetelmiämme ja saaneet sitä kautta työmme sisältöön monipuolisuutta. Tällainen kehittämistyö vaatii henkilöstöltä omaa  kiinnostusta, tahtoa ja oma-aloitteellisuutta, jota ei voine kenellekään opettaa taikka pakkosyöttää isossakaan yksikössä. Yt-alueen aikana saamamme  yhteinen koulutus ja työtapakeskustelut ovat olleet varsin vähäisiä ja satunnaisia vailla suunnitelmallisuutta.

Toimistosihteeri Renlund on vuonna 2004 tehnyt yt-alueellamme kartoituksen toimistohenkilöstön työrutiineista. Tämän selvityksen perusteella tiedämme, että perusvalmiuksiltaan melko erilaisten yksiköiden työtapojen yhtenäistäminen on hankalaa, koska kukin yksikkö varsin todennäköisesti pitää kiinni omista vakiintuneista ja heidän henkilöstölleen sopivista työtavoista. 
  
Tyky/tyhy

Yt-alueen aikana saamamme kokemuksen mukaan eri yksikössä työskentelevien aikataulujen sovittaminen ja yksiköiden välimatkat vaikeuttavat työkyvyn ylläpitämiseen ja työyhteisön hyvinvointiin liittyvien yhteisten tilaisuuksien järjestämistä. Itsenäisessä yksikössä henkilökunnan saa usein melko pienellä varoajalla mukaan, eikä tilaisuuksien ”ex tempore” järjestäminen vaadi kohtuuttomasti aikaa taikka vaivaa keneltäkään.  

Sidosryhmät ja asiakaspalvelu

Valtakunnansyyttäjä on korostanut sidosryhmäyhteistyön merkitystä rikosketjun hoitamisessa. Tällainen yhteistyö vaatii onnistuakseen hyviä henkilösuhteita, joiden luomisessa avainasemassa ovat kunkin yksikön henkilöt nimenomaan omalla toimialueellaan. Pidämme mahdottomana, että syyttäjänviraston kaikissa yksiköissä pysyttäisiin tuntemaan kaikki sen eri sidosorganisaatioissa työskentelevät henkilöt niin hyvin, että yhteistyö sujuisi joustavasti.

Nykyiset tietoyhteydet mahdollistavat myös muiden kuin oman yksikön rikosasioiden löytämisen järjestelmästä ja siten helpottavat puhelimitse tapahtuvaa asiakaspalvelua. Kokemuksestamme kuitenkin tiedämme, että rikosasioiden laatu on usein sellainen, että asianosaiset haluavat henkilökohtaisen palvelutilanteen nimenomaan heidän asiaansa hoitavan syyttäjän kanssa. Mikäli rikosasioita lähetetään viraston sisällä hoidettavaksi eri paikallistoimistoihin, kuin minkä alueella epäilty rikos on tapahtunut, saattaa syntyä tilanne, jossa asiakas ei asuinpaikkansa ja paikallistoimiston välimatkan vuoksi pystykään kohtaamaan hänen asiaansa hoitavaa syyttäjää henkilökohtaisesti.

Syyttäjän diaarisarja,  muut arkistosarjat ja hankinnat

Työryhmän selvityksessä ei ole otettu kantaa siihen, säilyvätkö kunkin yksikön diaari- ja muut arkistosarjat itsenäisinä, vai muodostetaanko sarjoista koko syyttäjänviraston (= keskusyksikön ja paikallistoimistojen) yhteinen. Ymmärtääksemme arkistonmuodostajana tulisi olla nimenomaan koko syyttäjänvirasto.

Tässä tapauksessa yhteiseen sarjaan (esim. yhteinen diaarisarjan numerointi) kuuluminen käytännössä hankaloittaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen sijoittamista päätearkistoon. Kuka vastaa asiakirjojen arkistoimisesta yhteiseen sarjaan, jos samaan sarjaan kuuluvien asiakirjojen syntypaikat ovat erillään? Missä yhteinen päätearkisto sijaitsee, miten asiakirjat toimitetaan päätearkistoon, kuinka arkistossa olevia asiakirjoja tarvittaessa käytetään, jos päätearkisto ei sijaitse oman yksikön tiloissa? Nämä esittämämme käytännön kysymykset ovat varmasti ratkaistavissa, mutta pelkäämme ratkaisun hankaloittavan asiakirjahallintaa. 

Mietinnössä ei ole myöskään käsitelty keskusyksikön ja paikallistoimistojen toimivaltaa mm. hankintojen taikka sopimusten tekemisessä; säilyykö paikallistoimistoilla oikeus päättää itse omista hankinnoistaan ja sopimuksistaan, vai hoidetaanko ne  keskitetysti keskusyksikössä?

Mikäli toimivalta kuuluu keskusyksikölle, joka vastaa koko viraston määrärahojen riittävyydestä ja niiden seurannasta, joutuvatko paikallistoimistot pyytämään keskusyksiköltä luvan esimerkiksi toimistotarvikkeiden ja muiden käyttötavaroiden hankkimiseen sekä koneiden huollattamiseen? Tällainen byrokraattinen menettely on mielestämme kankeaa ja vanhanaikaista.

Yhteenvetona toteamme, että syyttäjäyksiköiden muodostaminen syyttäjänvirastoista (18)  ja niiden alaisista paikallistoimistoista (44) käytännössä johtaa kolmiportaisuuteen – valtakunnansyyttäjänvirasto, jonka alaisuudessa toimivat alueelliset syyttäjänvirastot, joiden alaisuudessa toimivat paikallistoimistot. Tällainen ”alistaminen” ei mielestämme tue yksikön joustavaa toimintaa eikä kannusta henkilökuntaa sitoutumaan toimintaan ja tavoitteisiin, koska vastuu varsinaisen työn suorittamisesta jää kylläkin paikallistoimistoon, mutta päätöksentekovalta on muualla eli keskusyksikössä.

Edellä esittämiimme näkökohtiin viitaten näemme noin 30 itsenäisen syyttäjänviraston muodostamisen yksiköiden tarkoituksenmukaisen toiminnan ja henkilökunnan kannalta parempana vaihtoehtona.

Kotkassa huhtikuun 27 päivänä 2005 

Marja-Liisa Kukkola	        Anne Renlund                        Eija Soininen