VALTIONEUVOSTON KANSLIA		MUISTIO
Valtioneuvoston istuntoyksikkö			5.3.2009
Ulla Kaipainen
Marika Paavilainen							

Rakenne 2008 –työryhmän ehdotukset ja tiivistelmä lausunnoista

Työryhmän ehdotukset ja lausuntopyyntö

Valtioneuvoston kanslian asettama työryhmä (VNK 007:00/2008) teki esiselvityksen säädöskokoelmassa ja valtiopäiväasiakirjoissa julkaistavien asiakirjojen laatimisen ja teknisen tuen uudistamiseksi. Työryhmä on selvittänyt käytettävissä olevat tekniset työvälineet sekä tarkastellut mahdollisuutta ostopalveluiden käyttöön. 

Työryhmä yksilöi asiakirjat, joiden laatiminen rakenteisina edistäisi valtioneuvoston ja eduskunnan välistä yhteistyötä, tietojärjestelmien yhteen sopivuutta sekä asiakirjojen sähköistä julkaisemista ja käytettävyyttä. Asiakirjojen rakenteiden tuottamisen edistämiseksi työryhmä ehdottaa, että valtioneuvosto ja eduskunta valmistelevat asiakirjojen tunnistetietoja, rakenteita (skeemat) ja julkaisuominaisuuksia koskevat yhteiset määritelmät. Työryhmä ehdottaa, että oikeusministeriö ja eduskunta valmistelevat säännösmuutokset, jotka mahdollistavat sähköisen säädöskokoelman ja sähköisen valtiopäiväasiakirjan virallistamisen. Lisäksi työryhmä ehdottaa, että ministeriöt valmistelisivat yhteisen valtioneuvoston päätösasiakirjojen ja säädösten rakenteista laatimista tukevan työvälineen. Työryhmä ehdottaa myös, että säädöskokoelman johtoryhmä kehitetään jatkossa toimimaan valtioneuvoston ja eduskunnan asiakirjojen rakenne- ja julkaisuyhteistyön johtoryhmänä.  

Valtioneuvoston kanslia lähetti 18.12.2008 työryhmän mietinnön lausunnoille. Lausunnon määräaika oli 13.2.2009. Helmikuun 2009 loppuun mennessä valtioneuvoston kansliaan on saapunut yhteensä 18 lausuntoa seuraavilta tahoilta: Eduskunnan kanslia, Oikeuskanslerinvirasto, valtioneuvoston kanslia, ulkoasiainministeriö, sisäasiainministeriö, puolustusministeriö, valtiovarainministeriö, maa- ja metsätalousministeriö, liikenne- ja viestintäministeriö, työ- ja elinkeinoministeriö, sosiaali- ja terveysministeriö, Valtiokonttori/ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö, Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä (VALTIPA), professori Airi Salminen (Jyväskylän yliopiston tietojenkäsittelytieteiden laitos), Edita Publishing Oy/ Edita Prima Oy sekä Hakoniemi Consulting Oy. Tasavallan presidentin kanslialla ja opetusministeriöllä ei ollut lausuttavaa mietinnöstä. 

Valtioneuvoston kanslian valtioneuvoston istuntoyksikkö odottaa edelleen 5.3.2009 säädöskokoelmasta vastaavan oikeusministeriön lausuntoa.  

Yleistä lausunnoissa esitetystä 

Lausunnoissa todettiin, että säädöskokoelmassa julkaistavien asiakirjojen laatiminen rakenteiseen muotoon on hyvä alku. Useissa lausunnoissa todettiin, että asiakirjojen rakenteistamista on jatkettava koskemaan myös muita kuin säädöskokoelmassa ja valtiopäiväasiakirjoissa julkaistavia asiakirjoja. 

Eräissä lausunnoissa todettiin, että asiakirjojen laatiminen rakenteisina edellyttää uutta työskentelytapaa, josta ei ole saatu kovin hyviä kokemuksia. Rakenteisen laatimisen vaihtoehtoja ehdotettiin vielä tarkasteltavaksi tarkemmin (esim. sääntökokoelma, jonka pohjalta eri organisaatiot voisivat kehittää tarpeisiinsa sopivan työtavan/välineen). Lisäksi useissa lausunnoissa todettiin, että tämä työ olisi liitettävä ministeriöiden asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmien kehittämiseen. Yhdessä lausunnossa todettiin, että esiselvitykseen kirjatut vaatimukset vastaavat pitkälle Valdan määrittelyjä. 

Lausunnoissa pidettiin tärkeänä, että ministeriöt ja eduskunta kehittävät edelleen valtioneuvoston ja eduskunnan yhteistyön kannalta tärkeiden valtiopäiväasiakirjojen ja säädösten laatimista rakenteisina ja niiden julkaisemista sähköisesti. 

Johtoryhmän ja asiantuntijaryhmien rakennetta pidettiin toimivana muotona valtioneuvoston ja eduskunnan välisen rakenne- ja julkaisuyhteistyön pysyvään organisointiin. Todettiin, että johtoryhmän taustalla pitää olla selkeitä vastuutahoja, jotka vievät hankkeet loppuun ja toteutukseen. Johtoryhmä ja asiantuntijatyöryhmät ovat yhteistyötä ja ohjausta varten.

Lausunnoissa kannatettiin valtioneuvoston ja eduskunnan yhteistyön jatkamista asiakirjan yhteisten tunnistetietojen ja rakennemääritysten sekä julkaisuominaisuuksien valmistelemiseksi. Pidettiin tärkeänä, että työtä tehdään yhteistyössä valtioneuvoston metatietoyhteistyöryhmän kanssa.   

Lausunnoissa esitetyn mukaan on hyvä tarkistaa, voidaanko säädösasiakirjojen ulkoasuvaatimuksia selkeyttää. Eräissä lausunnoissa pidettiin myös yksipalstaisen esitystavan mahdollisuutta hyvänä. 

Sähköisen säädöskokoelman ja sähköisen valtiopäiväasiakirjan aseman virallistamista pidettiin yksiselitteisesti hyvänä. 

Lausunnoissa todettiin, että yhteisten määrittelyjen toimeenpanoa valtioneuvostossa koskevat ehdotukset olivat vielä aika yleisellä tasolla. Työssä on edettävä selvittäen konkreettisemmin vaihtoehtoja, kustannusarviota ja kustannusten jakoa käytännössä. 

Työryhmän ehdottamista vaihtoehdoista kannatusta saivat vaihtoehdot 1 ja 2. Vaihtoehto 1 tarkoittaa sitä, että valtioneuvosto ja eduskunta kehittäisivät yhteisen työvälineen asiakirjojen rakenteista laatimista ja julkaisua varten. Vaihtoehto 2 taas tarkoittaa sitä, että ministeriöt kehittävät yhteisen työvälineen asiakirjojen rakenteista laatimista varten ja yhteentoimivuus eduskunnan järjestelmien kanssa järjestetään valmistelemalla yhteisesti asiakirjojen tunnistetiedot ja rakennemäritykset.  

Lisäksi todettiin tarve yhtenäistää ja tarkentaa termien käyttöä. Pidettiin tarpeellisena yhdenmukaistaa eduskuntasanastoa ja valtioneuvostosanastoa. Esiselvityksessä käytettyjä termejä (esim. valtiopäiväasiakirja) olisi jatkotyössä määritettävä. Kehittämistyön aikataulua pidettiin tiukkana.

Lausunnonantajien kannanotot työryhmän ehdotuksiin 

I Valtioneuvoston ja eduskunnan asiakirjat, jotka tuotetaan rakenteisina

Eduskunnan ja valtioneuvoston päätösasiakirjoista tuotettaisiin rakenteisina ainakin 

1. kaikki säädöskokoelmassa julkaistava asiakirjat; sekä
2. valtiopäiväasiakirjoissa julkaistavista asiakirjoista ne, jotka 

-	julkaistaan jossakin myöhemmässä käsittelyn vaiheessa myös säädöskokoelmassa, tai jotka
-	ovat eduskunnan ja valtioneuvoston yhteistyön (parlamentarismin toteutumisen) kannalta tärkeitä asiakirjoja

Näistä asiakirjoista tuotetaan tällä hetkellä rakenteisina valtiovarainministeriön budjettiosastolla laadittava valtion talousarvioesitys, valtioneuvoston controllerin laatima valtion tilinpäätöskertomuksen nide 2 sekä kaikki eduskunnassa laaditut valtiopäiväasiakirjat.

Seuraavia ministeriöissä tuotettavia asiakirjatyyppejä ei laadita rakenteisina: hallituksen esitykset, valtioneuvoston asetukset, ministeriön asetukset, tasavallan presidentin asetukset, vahvistettava laki tai talousarvio, hallituksen kirjelmä, valtioneuvoston kirjelmä, valtioneuvoston selonteot, valtioneuvoston tiedonannot ja hallituksen kertomus.

Kaikissa lausunnoissa kannatettiin asiakirjojen rakenteistamisen aloittamista ehdotetuista asiakirjoista.  Rakenteistaminen tulisi kuitenkin laajentaa koskemaan myös muita valtioneuvostossa tuotettuja asiakirjoja. 

Eduskunnan lausunnossa todetaan, että valtioneuvoston kirjelmien osalta jää hieman epäselväksi tarkoitetaanko tällä myös U-,UTP- ja E-kirjelmiä. Lausunnossa todetun mukaan EU-kirjelmien rakenteistaminen tehostaisi ja helpottaisi huomattavasti EU-asioiden hallinnointia. 

Ulkoasiainministeriön lausunnossa todetaan, että rakenteistaminen koskisi myös sopimussarjaa. Suurin osa ulkoasianministeriön julkaisemista teksteistä on sopimustekstejä ja niiden hyväksymistä koskevia hallituksen esityksiä sekä voimaansaattamissäädöksiä. 

Työ- ja elinkeinoministeriö pitää tärkeänä, että lakien liitteet ja kansainväliset sopimukset kuuluisivat rakenteistettaviin asiakirjoihin.

Valtiokonttori (VNTHY) toteaa lausunnossaan, että ehdotettujen asiakirjojen rakenteistamisesta saatavat hyödyt ovat suuret, koska prosessit näiden asiakirjojen käsittelyssä ovat monimutkaisia. 

Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmän, Valtipan, lausunnon mukaan HARE:n uudistamishankkeessa on tullut esille tarve rakenteistaa mm. hankeasiakirjoja. 

Jyväskylän yliopiston prof. Airi Salminen viittaa Raske –hankkeiden kokemuksiin ja esittää, että rakenteistettavat asiakirjat kartoitettaisiin laajalti. Valtiopäiväasiakirjat -termille tulisi löytää selkeä merkitys.

Sisäasiainministeriön lausunnossa todetaan, että rakenteisilla dokumenteilla ja yhtenäisillä rakennemäärittelyillä mahdollistetaan myös metatietojen siirtäminen ja samalla vähennettäisiin manuaalisesti tehtävään työtä.

II Yhteistyö vuodesta 2009 alkaen

Ministeriöt ja eduskunta kehittävät edelleen valtioneuvoston ja eduskunnan yhteistyön kannalta tärkeiden valtiopäiväasiakirjojen ja säädösten laatimista rakenteisina ja niiden julkaisemista sähköisesti. 

Yhteistyötä jatketaan valmistelemalla asiakirjojen tunnistetietoja, rakennemäärityksiä (esim. skeemat) ja julkaisuominaisuuksia koskevat yhteiset määrittelyt 

-	jo nyt käytössä olevien asiakirjojen rakenteistamista ja julkaisemista tukevien teknisten ratkaisujen kehittämiseksi, sekä 
-	uuden valtioneuvostotasoisen asiakirjojen rakenteistamista ja julkaisemista tukevan työvälineen valmistelua varten.

Kaikki lausunnonantajat pitävät määrittelytyötä oikeana tapana jatkaa yhteistyötä. Yhteiset määrittelyt toimivat pohjana asiakirjayhteistyölle ja rakenteiden laatimisen tukivälineiden kehittämiselle. Lausunnoissa kiirehdittiin määrittelytyön aloittamista.

Valtiovarainministeriön lausunnossa todetaan, että mikäli vuoden 2009 aikana kootaan sekä asiakirjojen metatietoja, rakenteita, julkaisua, tiedonsiirtoa ja tietoturvaa koskevat määrittelyt että selvitetään tekninen ratkaisu, aikataulu voi olla haasteellinen. Myös maa- ja metsätalousministeriö pitää aikataulua haasteellisena. 

Sosiaali- ja terveysministeriö toteaa, että yhteisten metatietojen käyttöönotto valtioneuvostossa ja eduskunnassa on erittäin tarpeellista. 

III Jatkotyön organisointi

Valtioneuvoston ja eduskunnan edustajista kootaan asiakirjojen rakenne- ja julkaisuyhteistyön johtoryhmä, ja sille tarvittava määrä asiantuntijatyöryhmiä. Johtoryhmä jatkaisi nykyisen oikeusministeriön johdolla toimivan säädöskokoelman johtoryhmän työtä.

Johtoryhmä seuraisi eri organisaatioiden itsenäisesti toteuttamia rakenne- ja julkaisuyhteistyöhön liittyviä tai sitä tukevia hankkeita. Johtoryhmä valmistelee vuosittain toimintasuunnitelman valtioneuvoston ja eduskunnan asiakirjojen rakenne- ja julkaisuyhteistyöhankkeista sekä kustannusarvion. Kustannusarvio sisältäisi vastuunjaon yhteisesti toteutettavien hankkeiden kustannuksista (esim. vastuu rakennemäärittelyiden konsulttipalkkioista). 

Johtoryhmässä olisivat edustettuina 
-	säädöskokoelman julkaisemisesta vastaava taho (OM)
-	valtiopäiväasiakirjojen julkaisemisesta vastaava taho (EK)
-	asiantuntijaryhmien puheenjohtajat
-	eduskunnan asiakirjojen rakenteistamisen ja julkaisemisen yhteyshenkilöt
-	valtiovarainministeriön budjettiosaston talousarviojärjestelmän yhteyshenkilö VM/BO)
-	valtioneuvoston sähköisen päätöksentekojärjestelmän (PTJ) toiminnallisuudesta vastaava taho (VNK/VNI)
-	ministeriöiden vuonna 2009 hankkeistettavan yhteisen asiakirjojen rakenteista valmistelua ja julkaisemista tukevan järjestelmän yhteyshenkilöt 

Asiantuntijatyöryhmien tehtävänä olisi 
-	valmistella eduskunnan ja valtioneuvoston yhteistyön kannalta tärkeiden asiakirjojen - tunnistetietojen ja rakenteiden (skeemat) määrittelyt ja päivittää niitä
-	valmistella julkaisemiseen liittyvät yhteiset määritykset 
-	ylläpitää ja kehittää yhteisiä määrittelyjä ja/tai järjestelmiä 
-	seurata ja kehittää erillisten tietojärjestelmien yhteistoimintaa
-	järjestää käyttäjäkoulutusta ja yhteistyötä kokemusten ja tiedon kerryttämiseksi.

Ehdotusta valtioneuvoston ja eduskunnan asiakirjojen rakenne- ja julkaisuyhteistyön johtoryhmästä  kannatettiin yleisesti. Lausunnoissa kuitenkin todettiin, että johtoryhmän taustalla tulisi olla selkeä vastuuorganisaatio, joka on sitoutunut vastaamaan työn etenemisestä ja tavoitteiden saavuttamisesta. Ehdotettu rakenne- ja julkaisuyhteistyön johtoryhmä ei käytännössä voi olla vastuutaho, ainoastaan yhteistyötä ohjaava elin. 

Valtiovarainministeriön lausunnossa todettiin, että yhteistyömalli, johon kuuluu johtoryhmä ja asiantuntijaryhmät on toimiva. Johtoryhmän taustalla on kuitenkin oltava selkeä vastuutaho, joka on sitoutunut vastaamaan työn etenemisestä ja tavoitteiden saavuttamisesta. 

Puolustusministeriön lausunnossa todetaan, että malli johtoryhmästä ja neljästä asiantuntijaryhmästä vaatii täydennystä, sillä epäselväksi jää, mikä taho vastaa yhteisen työvälineen käytännön kehittämisestä ja käytännön työn koordinoinnista. Käyttäjäyhteistyöryhmälle voisi osoittaa myös käyttäjätuen vahvistamisen. Jatkotoimenpiteet edellyttävät myös riittävää resursointia työn koordinointiin.

Työ- ja elinkeinoministeriö kannattaa työryhmän ehdottamaa jatkuvaa yhteistyötä ministeriöiden ja eduskunnan väillä. 

Valtiokonttori (VNTHY) kannattaa nykyisen säädöskokoelman johtoryhmän kehittämistä valtioneuvoston ja eduskunnan asiakirjojen rakenteistamis- ja julkaisemisyhteistyön johtoryhmäksi. 

Valtipan lausunnossa todetaan, että asiakirjojen rakenne- ja julkaisuyhteistyön organisaatiota on syytä miettiä yleisemmin eli valtioneuvoston tiedon hallinnan organisaatiota. Valtipan näkemyksen mukaan verkostomainen yhteistyö ei ole riittävää. Valtipan lausunnossa todetaan, että asiakirjojen kulku koko prosessin mitalta lähtien valmistelevasta ministeriöstä aina julkaisemiseen ja arkistointiin asti on tarpeen suunnitella. Tietoprosessin uudelleen suunnittelu edellyttää kaikkien prosessiin osallistuvien myötävaikutusta ja yhteistyötä. Valtioneuvoston metatietoryhmällä on rooli valtioneuvoston yhteisten metatietojen ylläpitämisessä ja käytön ohjaamisessa. 

IV Yhteisten määrittelyjen valmistelu

Vuonna 2009 aikana valtioneuvostossa ja eduskunnassa valmistellaan asiakirjojen yhteiskäytön kannalta tärkeät ja julkaisemista tukevat yhteiset määrittelyt. Määrittelytyö koskee erityisesti yhteisiä metatietoja, julkaisuteknisiä vaatimuksia, asiakirjojen siirtoa organisaatioiden välillä, tietoturvaa sekä asiakirjojen rakenteita (skeemat).  Määrittelytyö tehdään yhteistyössä metatietotyöryhmän kanssa.

Työryhmä ehdottaa, että valtiopäiväasiakirjoissa ja säädöskokoelmassa julkaistavissa asiakirjoissa olisi oltava vähintäänkin seuraavat pakolliset metatiedot (numero tunnuksen jälkeen viittaa vuoden 2005 Sähke-määrityksen numerointiin):

-	Nimeke (1)
-	Organisaatio (2.3)
-	Kieli (7)
-	Tila (9)
-	Identifiointitunnus (10)
-	Aikamääre (11.3)
-	Versio (12)

Lausunnoissa kannatettiin yhteistyötä VN:n metatietoryhmän kanssa. 

Puolustusministeriön lausunnossa todetaan, että skeemojen ja metatietojen määrittelyn osalta hankkeelle tulisi turvata riittävä resurssointi esim. metatietopäätoimittajan osalta. Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteinen metatietopalvelu puuttuu. Yhteentoimivuuden turvaamiseksi tarvitaan metatietomäärittelyjen ja teknisten järjestelmien lisäksi yhteisiä toimintatapoja. Ministeriö viittaa mietinnön sivulle 36, jossa todetaan, että ”loput pakolliset metatiedot noudetaan ulkoisesta palvelusta”. Tällaista palvelua ei ole vielä olemassa, mutta metatietoryhmä (ptk 2.12.2008) on esittänyt, että Valtion IT-palvelukeskus käynnistäisi hankkeen metatietopalvelun rakentamiseksi valtioneuvoston ja eduskunnan käyttöön. 

Sosiaali- ja terveysministeriön lausunnossa todetaan, että valtioneuvoston ja eduskunnan metatietojen määrittely ja käyttöönotto on tärkein lähtökohta tietojärjestelmien yhteensovittamiselle. Tässä on tehtävä yhteistyötä valtioneuvoston metatietotyöryhmän kanssa. 

Valtiovarainministeriön lausunnossa todetaan, että yhteisten määrittelyjen tekeminen erityisesti asiakirjojen tunnistetiedoille, rakenteille ja julkaisuominaisuuksille on välttämätöntä, jotta sekä yhteisiä, että ministeriöiden omia tietojärjestelmiä voidaan kehittää yhteisten periaatteiden mukaisesti ja parantaa asiakirjojen siirrettävyyttä. 

Valtipan lausunnossa todetaan, että metatietojen tulee seurata asiakirjaa koko prosessin ajan eri järjestelmiin. Tavoitteena tulisi olla käyttää hyväksi kerran tuotettua tietoa prosessin myöhemmissä vaiheissa ja toteuttaa monikanavajulkaisemista.

Editan lausunnossa on nostettu esiin paljon käytännön kysymyksiä, jotka tulisi ratkaista siirryttäessä sähköiseen julkaisemiseen
-	säädösnumeroiden hallinta
-	säädösviittaukset
-	säädösten oikaisut
-	tiedostomuodot
-	mistä julkaiseminen tehdään, jos painotalo jää pois. 

Arkistolaitos huomauttaa lausunnossaan, että hyvän tiedonhallintavan mukainen tietojen taloudellinen käyttö tulevaisuudessa ei välttämättä toteudu, jos valtiopäiväasiakirjat ja säädöskokoelman asiakirjat aiotaan arkistoida jatkossakin paperimuodossa (mietinnön sivu 39). Paperiarkistoinnissa pitäytyminen vaikuttaa epätarkoituksenmukaiselta, jos tarkoituksena on noudattaa asiakirjojen laadinnassa ja julkaisemisessa SÄHKE-metatietomääritystä (sivu 35). 

Professori Airi Salminen toteaa, että yhteiset asiakirjojen tunnistetiedot ja yhteiset rakenneskeemat voidaan nähdä minimitavoitteina. Julkaisuominaisuuksia ei ole määritelty, sitä on jatkossa syytä tarkentaa. 

V Hallituksen esitysten laadintaohjeen tarkistus

Rakennemäärityksiin liittyen olisi selvitettävä yhteistyössä oikeusministeriön kanssa, onko tarpeen tarkistaa hallituksen esityksen ja säädöksen rakenteet sellaisina kuin ne ovat voimassa nykyisissä hallituksen esitysten ja säädösten laadintaa koskevissa ohjeissa (erityisesti HELO, OM 2004, Lainlaatijan opas, OM 1996). 

Tässä yhteydessä olisi tarkasteltava muun muassa mahdollisuutta jatkossa valmistella sekä kaksipalstaisia että yksipalstaisia säädösehdotusten perusteluosia. Lisäksi olisi tarkistettava, voidaanko ulkoasua koskevia vaatimuksia selkeyttää (esim. tyhjät rivivälit, lihavoinnit jne).

Ulkoasiainministeriön lausunnossa todetaan, että säädösten yksipalstaisuutta harkitessa tulisi arvioida myös vaikutuksia sopimusten erikielisten rinnakkaisversioiden käsittelyyn. 

Työ- ja elinkeinoministeriö kannatti siirtymistä hallituksen esityksessä yksipalstaiseen rakenteeseen.

Sosiaali- ja terveysministeriö toteaa, että hallituksen esitysten kaksipalstaisuudesta voidaan siirtyä yksipalstaiseen tekstiin, mikäli se on perusteltua. Lukemisen kannalta kaksipalstainen teksti on helpompaa. 

VI Sähköisen säädöskokoelman ja sähköisen valtiopäiväasiakirjan aseman virallistaminen

Oikeusministeriö viimeistelee säännösmuutoksen, joka mahdollistaa sen, että sähköinen säädöskokoelma on virallinen painetun säädöskokoelman rinnalla. 

Eduskunta valmistelee tarvittavat säännösmuutokset, jotka mahdollistavat sen, että sähköinen valtiopäiväasiakirja on virallinen painetun valtiopäiväasiakirjan rinnalla.

Työ- ja elinkeinoministeriö kannattaa sähköisen säädöskokoelman virallistamista. Asian merkitys korostuu silloin kun laki vahvistetaan lähellä voimaantulopäiväänsä.

Valtiovarainministeriö kannattaa ehdotusta.

Ulkoasiainministeriön lausunnossa todetaan, että sähköisen säädöskokoelman virallistaminen koskisi myös sopimussarjaa. 

VII Yhteisten määrittelyjen toimeenpano valtioneuvostossa

Vuoden 2009 aikana valtioneuvostossa ministeriöiden yhteistyönä selvitetään, minkälaisella teknisellä ratkaisulla parhaiten tuetaan sitä, että jatkossa ministeriöiden tuottamat valtioneuvoston päätösasiakirjat ovat valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisesti sopimien asiakirjojen tunniste- ja rakennemääritysten sekä julkaisumääritysten mukaisia. Ministeriöiden yhteisen asiakirjojen rakenteista tuottamista tukevan työvälineen valmistelu ja toteutus hankkeistetaan siten, että se voidaan ottaa käyttöön viimeistään vuonna 2012. Työväline korvaa aikanaan nykyiset PTJ-asiakirjapohjat.

Käytössä olevia asiakirjojen rakenteista valmistelua tukevia eduskunnan ja valtiovarainministeriön järjestelmiä kehitetään vuodesta 2009 alkaen ottaen huomioon yhteisesti sovitut asiakirjan metatietoja, rakenteita sekä julkaisuominaisuuksia koskevat määrittelyt.

Ministeriöiden lausunnoissa todetaan, että kytkentä ministeriöiden asiankäsittely- ja dokumentinhallintajärjestelmien ja asiakirjan rakenteistamistyövälineen välille tulee luoda. 

Valtioneuvoston oikeuskanslerin lausunnossa todetaan, että oikeuskanslerinviraston kannalta oleellista on, että esittelylistoihin tehtävät korjaukset olisi mahdollista tehdä mahdollisimman tehokkaasti. 

Ulkoasianministeriö kiinnittää huomiota siihen, että mittavia sopimustekstejä sisältävät hallituksen esitykset taitetaan usein edelleen Editassa. Myös Editan taittamissa esityksissä on esiintynyt lakiosan virhetilanteita, joihin työryhmän mietinnössä esitetyt keinot eivät tarjoa aina ratkaisua. 

Ulkoasiainministeriö toteaa, että lomakepohjainen työskentelyä ohjaava ja tarkistava ratkaisu sopisi hyvin ulkoasiainministeriölle, jossa osa esittelijöitä ja heidän avustajistaan vaihtuu usein.

Puolustusministeriö toteaa, että mietinnössä ei huomioida käynnissä olevaa valtiovarainministeriön ValtIT:n kärkihanketta valtion dokumentinhallinnasta ja arkistonnista (VALDA), jonka toiminnalliset vaatimusmäärittelyt vastaavat mietinnössä esitettyjä näkemyksiä. Ministeriö ehdottaa, että valtioneuvosto ja eduskunta rakentaisivat VIP:n VALDA:n tarjoamien palvelujen päälle PTJ:tä korvaavan yhteisen osuuden, jolla mietinnön kattamat asiakirjatyypit käsiteltäisiin. Suurin erikseen toteutettava osuus teknisellä tasolla olisi julkaisemisen toteuttaminen, koska VALDA-palvelun toiminnallisuuteen ei alkuvaiheessa kuulu julkaisukomponenttia. 

Puolustusministeriön lausunnossa todetaan edelleen, että jatkotoimenpiteisiin kuuluu myös kehitettävän työvälineen (tietojärjestelmän) ja tietosisällön omistajuuden määrittäminen ja sähköisen aineiston arkistointiin (esim. luettelointi ja siirrot Kansallisarkistoon) liittyvien vastuiden määrittäminen. 

Valtiokonttori (VNTHY) esittää, että heti määrittelytyön edettyä riittävän pitkälle ministeriöiden ja eduskunnan yhteistyökonsortiona on tarpeen toteuttaa valtioneuvoston päätös- ja lainvalmisteluasiakirjojen vaatimusten mukaiseen tuottamiseen, välittämiseen ja julkaisemiseen käytettävän työkalun toteuttaminen. Vaatimuksena on, että työkalu toimii kaikissa standardityöasemissa. 
Valtiokonttorin VNTHY pitää kannatettavana mietinnön luvussa 5.5. esitetyistä vaihtoehdoista vaihtoehtoa kaksi eli valtioneuvostolle ”itselleen” toteutettavaa uutta, rakenteisuuden takaavaa työvälinettä. VNTHY:n mielestä vaihtoehto kolme eli päätösasiakirojen ja säädösten rakenteisuus – ratkaisun ostaminen jatkuvana ostopalveluna ulkoistaisi ajan myötä myös kontrollin rakenteisuuden noudattamisesta ja sen kehittämisestä. Perusvaatimuksena on, että työkalu toimii ongelmitta kaikissa standardityöasemissa ja yleiskäytössä olevissa käyttöympäristöissä ja se on vaivattomasti kaikkien em prosessiin osallistuvien tahojen ylläpidettävissä. Lausunnossa todetaan, että jatkotyön onnistumisen kannalta tulisi määritellä selkeä omistajuus ja koordinointivastuu koko toteutettavalle toimenpidekokonaisuudelle.

Valtiovarainministeriö toteaa, että mietinnössä rakenteisia asiakirjoja tukevasta teknisestä ratkaisusta käytetään välillä nimitystä työväline, välillä järjestelmä. Jää epäselväksi, esitetäänkö rakennettavaksi kokonaan uusi tietojärjestelmä vai jokin kevyempi ratkaisu. Onkin vielä arvioitava, riittäisikö pelkkä yhteinen määrittely, tai sääntökokoelma, joiden perusteella organisaatiot kehittävät omia järjestelmiään yhteen toimiviksi. Lausunnossa todetaan, että aiemmat kokemukset rakenteisista työvälineistä peruskäyttäjän käytössä eivät ole rohkaisevia. Käytettävyyteen tulee kiinnittää huomiota. Lisäksi yhteisten asiakirjojen rakenteista valmistelua ja julkaisemista tukevan työvälineen tai järjestelmän omistaja on määritettävä. 

Lisäksi valtiovarainministeriön lausunnossa todetaan, että päällekkäistä työtä on vältettävä ja siksi rakenteiden määrittelyn pohjana tulisi pitää valtion talousarvioesityksen ja eduskunnan asiakirjojen rakennemäärittelyjä.

Maa- ja metsätalousministeriön lausunnossa korostettiin järjestelmän käyttöönoton edellyttämää perinpohjaista koulutusta ja käyttäjätukea. Lausunnossa epäiltiin työryhmän arviota muutaman työpäivän mittaisesta koulutuksesta riittämättömäksi. samalla pidettiin hyvänä sitä, että se ohjaisi rakenteiden oikeaa käyttöä.  Ministeriön lausunnossa todettiin myös, että lähtökohtana pitäisi olla, että suuri osa metatiedoista syntyisi automaattisesti järjestelmissä ja käyttäjän tallentamia metatietoja ei tarvitsisi antaa useampaan kertaan missään prosessin vaiheessa. 

Liikenne- ja viestintäministeriö toteaa, että tietojen siirtoa helpottaisi huomattavasti asiakirjojen rakenteistaminen siten, että tarvittava työkalu toimisi jo ministeriön asianhallintajärjestelmän sisällä asiakirjaa laadittaessa. Olisi myös toivottavaa, että välinettä voisi hyödyntää myös muiden kuin valtioneuvoston käsittelyyn menevien asiakirjojen rakenteistamiseen. 

Sosiaali- ja terveysministeriön lausunnossa todetaan, että uudistuksen lähtökohtana tulee olla PTJ-asiakirjapohjien uusiminen siten, että ne eivät ole riippuvaisia tietystä ohjelmistosta tai sen versiosta. Käyttäjän kannalta pohjien on oltava helppokäyttöisiä.  Ministeriöiden kannalta on tarkoituksenmukaista, että säädös- ym. työryhmän ehdotusten kohteena olevat tekstit voitaisiin tuottaa ministeriöiden omissa asian- ja dokumentinhallintajärjestelmissä, jotka voitaisiin integroida esitettyyn yhteiseen järjestelmään. Tulee tavoitella rakenteisten asiakirjojen tuottamista ministeriöiden omissa järjestelmissä, joista tiedot siirtyisivät esim. webservices-rajapinnan kautta vastaanottaviin järjestelmiin sen sijaan, että asiakiroja luodaan useissa järjestelmissä eri prosesseja varten. 

Työ- ja elinkeinoministeriö kannattaa vaihtoehtoa 1, jossa ehdotetaan valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisen rakenteista asiakirjatuotantoa tukevan työvälineen kehittämistä. Lausunnossa todetaan, että on erittäin tärkeätä, että valittavaan vaihtoehtoon yhdistetään mahdollisuus hyödyntää ministeriöiden asianhallintajärjestelmiä.

Valtipan lausunnossa todetaan, että ministeriöillä ei ole asiakirjojen rakenteistamiseen tarvittavia työkaluja, siksi työryhmän tarjous työkalun hankkimisesta on tervetullut. Ministeriöissä on selvitettävä työkalun suhde muihin olemassa oleviin asiakirjojen tuotantotyökaluihin ja asiakirjojen tallennusjärjestelmiin, ennen kaikkea ministeriöiden käyttämiin asianhallinta/asiakirjajärjestelmiin. 

Professori Airi Salminen pitää kolmesta ehdotetusta vaihtoehtoehdosta vaihtoehtoa 2 ainoana mahdollisena. RASKE-projektin aikana tutkijat kehittivät rakenteistamismenetelmän, joka alkaa kohdealueen kuvauksella. Salminen toteaa, että 

-	kohdealueen kuvaus on tärkeää esimerkiksi siksi, että kaikki rakenteistamishankkeeseen osallistuvat, eri taustaiset ihmiset löytäisivät yhteisen käsitteistön keskinäiseen kommunikointiin. Koska eduskunnassa asiakirjojen rakenteistaminen on jo toteutettu, suunnitellun työn painopiste on luonnollisestikin valtioneuvostossa ja tämä näkyy myös mietinnössä. 
-	skeemasuunnittelua ei voi tehdä riippumattomasti toteutusympäristöstä
-	käytettävyys on arvioitava – esim. lomakepohjainen ratkaisu voi johtaa erittäin epätyydyttävään käytettävyyteen, mikäli kysymyksessä eivät ole lyhyet ja rakenteeltaan yksinkertaiset dokumentit
-	mietinnössä on esimerkkejä huolimattomasta terminologiasta ja kuvaustapojen epäselvästä ja epäjohdonmukaisesta käytöstä (esim. kohta 5.3. alussa ja kuvio 2). Tätä olisi hyvä jatkossa välttää. 

Hakoniemi Consultin Oy:n lausunnossa todetaan, että hallituksen esityksen lakiosa syntyy rakenteiseen muotoon siten, että lainlaatijan työvälineelle laaditun ja samalla koodatun tekstin perusteella hallituksen esityksen lakiosa muunnetaan eduskunnassa SGML-rakenteeseen. Nykyisessä toimintamallissa hallituksen esitykset laaditaan lainlaatijalla ministeriöissä ja lakiosien muunnos rakenteiseen muotoon tehdään eduskunnassa. Muunnos voitaisiin tehdä keskitetysti VNK:ssa tai hajautetusti ministeriöissä tai kuten nyt, eduskunnassa. Muunnoksen suorittamispaikka on Hakoniemi Consulting Oy:n käsityksen mukaan työnjakokysymys. 

Hakoniemi Consulting Oy ehdottaa, että rakenteisten lakiosien tuottamiseen siirryttäisiin jo nykyjärjestelmän oloissa siten, että VNK:ssa tai ministeriöissä (ei eduskunnassa) tehtäisiin muunnos SGML-rakenteeseen. Tätä toteutettaisiin ensimmäisessä vaiheessa kokeiluna, jossa ministeriössä ja/tai keskitetysti VNK:ssa tehdään hallituksen esitysten lakiosien konversiot eduskunnan käyttämällä muunnosohjelmalla ja SGML/Frame editorilla. Rakenteisiksi muutettu lakiosa liitettäisiin PTJ-esittelylistaan liitteiksi hallituksen esitysten rinnalle ja vastaanotetaan eduskunnassa PTJ:n kautta. Asteittain kokemusten myötä lisättäisiin laadittavien asiakirjojen määrää tavoitteena lopullinen laajempi järjestelmä.

Tällaiseen lähestymistapaan liittyvät asiakirja- ja työvälineryhmittely sekä kuvaukset (raportin kuvat liite 1 ja 2) on esitetty VNK:lle Hakoniemi Consulting Oy:n konsulttiraportissa PTJ2-liiteasiakirjaratkaisuista (muistio 23.6.2003). 

Lausunnoissa todettiin lisäksi seuraavaa: 

Taloudellisten vaikutusten arviointi jää hankkeen osalta liian avoimeksi. Ministeriöiden on vaikea sitoutua hankkeeseen tietämättä mitä kustannuksia se mahdollisesti tulevina vuosina aiheuttaa. Jatkotyön kustannukset on arvioitava tarkemmin. Kustannusjaon periaatteet tulee määritellä selkeästi. Ministeriöiden halukkuutta osallistua kehittämistyöhön tulee tiedustella.

Valtioneuvoston kanslian teknisenä asiantuntijana toiminut VNTHY olisi toivonut, että raportissa olisi tuotu esiin nyt tehtyä teknisten hyötyjen esittelyä laajemmin ehdotettujen toimenpiteiden hyötyvaikutuksia, vaikutusten laajuutta ja merkittävyyttä. Esimerkkinä tällaisista ovat mm millaista mittaluokkaa olevia prosessihyötyjä sekä tietojärjestelmä- ja käytettävyyshyötyjä yhteisesti määritellyllä rakenneratkaisulla ja sille perustuvalla työkalulla voidaan saavuttaa, paljonko manuaalityötä tai asiakirjojen uudelleen käsittelytoimenpiteitä voidaan vähentää, mitä mittaluokkaa ovat tietoteknisten ratkaisujen integraatiohyödyt, mitä hyötyvaikutuksia on asiakirjan paremmalla saatavuudella ja hallittavuudella.  

Valtipan lausunnossa todetaan, että jatkotyön organisoinnin lisäksi on syytä miettiä pysyvää asiakirjojen rakenne- ja julkaisuyhteistyön organisaatiota yleisemmin: valtioneuvoston tiedon hallinnan organisaatiota. Kysymys on valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan vastuista, joihin jo Valtipan aloitteesta asetettu Valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan tila ja vastuut (SILAVA) –hanke kiinnitti huomiota. Sisällönhallinnan vastuita ei ole vielä määritelty. Asiaa edistää VM:n konserniohjauksen johtoryhmässä käynnistetty valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuuri –hanke-esityksen valmistelu. Valtipan näkemyksen mukaan verkostomainen yhteistyö ei ole riittävää, vaan Rakenne 2008 –työryhmän ehdottaman yhteistyön lisäksi tarvitaan valtioneuvoston tiedon hallinnasta vastaava yksikkö, jolla on tarvittavat valtuudet ja oikein mitoitetut resurssit. Yksikön tehtävänä olisi valtioneuvoston tiedon hallinnan (sisällönhallinnan) koordinointi yhteistyössä ministeriöiden, eduskunnan ja Kansallisarkiston kanssa, valtioneuvoston ydintoimintaprosessien omistajan ohjaamana. Metatietojen yhtenäisyyden turvaamiseksi tarvitaan metatietopäätoimittajan virka, joka jo määräaikaisena oli olemassa VM/VNTHY:ssä.