TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON 
TOIMINTOJEN TEHOSTUMISPOTENTIAALI 
SOSIAALI- JA TERVEYSMINISTERIÖN
HALLINNONALALLA

Kustannus-hyötytyövälineen avulla laadittu selvitys

SISÄLLYSLUETTELO
1	Asian taustaa
2	Kustannus-hyötytyöväline
2.1	Kustannus-hyötytyövälineen tiedonkeräys- ja analysointiprosessi
2.2	Tarkasteltavat prosessit
3	Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan kustannus-hyötyanalyysi
3.1	Työskentelyn organisointi
3.2	Työskentelyn vaiheistus
3.3	Taloushallinnon kustannus-hyötyanalyysi
3.4	Henkilöstöhallinnon kustannus-hyötyanalyysi
3.5	Kustannus-hyötyanalyysin arviointia
3.5.1	Kerätyn nykytiedon arviointi
3.5.2	Nykytilan kustannukset kustannuslajeittain
3.5.3	Johtopäätökset ja jatkotyöskentely
4	Liitteet

1	
Asian taustaa
Sosiaali- ja terveysministeriö päätti 13.12.2006 (Dnro STM/3805/2006), että ministeriö ja sen hallinnonalan virastot ja laitokset siirtyvät ministeriön allekirjoittaman pääsopimuksen perusteella 
sisäasiainhallinnon Joensuun palvelukeskuksen asiakkaiksi. Hallinnonalan pääsopimus allekirjoitettiin 15.12.2006. Asiakkaiksi siirtyminen toteutetaan vaiheittain vuosien 2007- 2009 aikana. Tarkemmin 
sisäasiainhallinnon palvelukeskukseen siirrettävistä tehtävistä, organisoinnista ja aikatauluista sovitaan virastoittain ja laitoksittain solmittavissa toimeksiantosopimuksissa. 

Ministeriön johtoryhmä esitti 7.11.2006, että talous- ja henkilöstöhallinnon kustannukset arvioitaisiin sekä nykytilanteessa että palvelukeskukseen siirtymisen jälkeen. Palvelukeskushanketta hallinnonalalla valmisteleva palvelukeskustyöryhmä päätti 10.11.2006, että kustannushyötyjä tarkastellaan käyttämällä valtiokonttorin kustannus-hyötytyövälinettä. Kappaleessa 2 esitellään kustannus-hyötytyöväline tukeutuen pääosin Kieku-ohjelmisto-sivujen materiaaliin (www. kiekuohjelma.fi).

2	Kustannus-hyötytyöväline
Valtiokonttorin Kieku-ohjelmassa on hankittu hallinnonalojen käyttöön talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien arviointia tukeva kustannus-hyötytyöväline. Kustannus-hyötytyöväline soveltuu erityisesti talous- ja henkilöstöhallinnon toimintamallia uudistavien kehittämishankkeiden kannattavuuden arviointiin.
Kustannussäästöpotentiaalin lisäksi sen avulla voidaan arvioida henkilöresurssien tarvetta eri prosesseissa. Välinettä voidaan hyödyntää olemassa olevan kehittämispotentiaalin määrittelyssä, tuottavuuden ja sen kehittymisen mittaamisessa, palvelujen hinnoittelussa sekä toiminnan tehokkuuden vertailussa.
Talous- ja henkilöstöhallintoon on työstetty erilliset kokonaisuudet, jotka sisältävät laskentamallin, ohjatun tiedonkeräys- ja analysointiprosessin sekä laskentaa ja prosessia tukevan excel-työkirjaston.
2.1	Kustannus-hyötytyövälineen tiedonkeräys- ja analysointiprosessi
Tiedonkeräyksen ja analysoinnin työvaiheet kustannus-hyötyanalyysissä ovat

1. Toimintalogiikan läpikäynti
2. Tiedonkeruu
3. Kerätyn tiedon käsittely ja analysointi
4. Kustannus-hyötyanalyysi.
Työskentelyssä ja erityisesti tietojen analysointivaiheessa on mukana hallinnonalaa ja tarkasteltavia prosesseja tunteva muutaman hengen asiantuntijaryhmä. Työ käynnistyy perehdyttämistilaisuudella, jossa väline ja työskentelyn eteneminen käydään läpi. Hallinnonalalta nimetty vastuuhenkilö organisoi tiedonkeruun, joka käsittää lähtötietojen kokoamisen virastoista. Kerätyn tiedon käsittelyvaiheessa tiedot kootaan ohjatusti tarvittavien tunnuslukujen laskemista varten. Sen jälkeen arvioidaan muutoksen vaikutus olemassa olevaan työnjakoon ja asetetaan eri prosesseille tehostumistavoitteet. Välituloksena saadaan tunnuslukuja mm. hinnoittelun ja toiminnan tehokkuuden arvioimiseksi nykytilanteessa sekä tavoitetilassa.
2.2	Tarkasteltavat prosessit
Kustannus-hyötytyövälineellä kerätään lähtötiedot viraston/laitoksen taloushallinto- ja henkilöstöhallintoyksiköistä ja vastaavista substanssiyksiköistä prosesseittain. Kukin prosessi on tarkasti rajattu sen suhteen, mitä tehtäviä katsotaan kuhunkin prosessiin kuuluvaksi. Prosesseista kootaan seuraavat tiedot:

-	kustannukset (hlöstö, IT, yleiskustannukset)
-	työajankäyttö (htv)
-	volyymitiedot

Taloushallinnon tarkasteltavat prosessit ovat:
-	Ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra	
-	Matkalaskut	
-	Maksuliike (Lähtevä raha)	
-	Laskutus	
-	Myyntireskontra ja maksuliike (Saapuva raha)	
-	Kirjanpito ja tilinpäätökset	
-	Käyttöomaisuuskirjanpito	
-	Sisäinen laskenta	
-	Suunnitteluprosessi	
-	Raportointi ja analysointi	
-	Valtuusseuranta	

Henkilöstöhallinnon tarkasteltavat prosessit ovat:
-	Palkanlaskenta	
-	Palkkiolaskenta	
-	Työaikatietojen ylläpito	
-	Henkilötietojen, palvelusuhdetietojen
ja vakanssitietojen ylläpito	
-	Henkilöstön poissaolot	
-	Henkilöstön osaamisen 
kehittäminen	
-	Rekrytointi	
-	Perehdyttäminen	
-	Raportit ja tilastot	
-	Henkilöstösuunnittelu	
-	Palkkausjärjestelmän ylläpito 
ja kehittäminen
	
3	Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan kustannus-hyötyanalyysi
3.1	Työskentelyn organisointi
Ministeriön palvelukeskustyöryhmä asetti hallinnonalan kustannus-hyötyanalyysityöskentelyä varten talous- ja henkilöstöhallinnon analyysiryhmiin seuraavat henkilöt:

Taloushallinto
Marketta Kangasoja, päävastuuhenkilö, sosiaali- ja terveysministeriö 
Arto Mynttinen, sosiaali- ja terveysministeriö
Satu Seikkula, Stakes
Hannu Nummela, KTL
Marja-Liisa Hurme, LL
Raisa Salminen, STUK
(Carolina Sierimo, Palkeryhmän sihteeri, sosiaali- ja terveysministeriö)

Henkilöstöhallinto
Marketta Kangasoja, päävastuuhenkilö, sosiaali- ja terveysministeriö 
Arita Kaario, sosiaali- ja terveysministeriö
Kaarina Ikonen, Stakes 
Hannu Nummela (Ritva Parhamaan tilalla), KTL 
Annika Kutilainen, STTV
Eija Kariluoma, PIPA
(Carolina Sierimo, Palkeryhmän sihteeri, sosiaali- ja terveysministeriö)

Jokaisessa virastossa ja laitoksessa nimettiin lisäksi tiedonkeruun vastuuhenkilöt:

Taloushallinto
Riitta Helkiö, sosiaali- ja terveysministeriö
Marko Aarnio, Työttömyysturvan muutoksenhakulautakunta
Pekka Humalto, Sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunta 
Anneli Pathan, TEO
Minna Pennanen, Piirien palvelukeskus
Taina Mäkynen, Vaasan työsuojelupiiri
Satu Seikkula, Stakes
Tuomas Kauranne, Stakes, Valtion koulukodit ja Valtion mielisairaalat
Marja-Leena Raitanen, VVV 
Heidi Reilly, KTL
Piritta Oinonen, STTV
Raisa Salminen, STUK
Marja-Liisa Hurme, LL

Henkilöstöhallinto
Leila Kykkänen, sosiaali- ja terveysministeriö 
Marko Aarnio, Työttömyysturvan muutoksenhakulautakunta 
Pekka Humalto, Sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunta 
Anneli Pathan, TEO
Ulla Länsipuro, Piirien palvelukeskus
Kristina Silius, Työsuojelupiirit (Piirien palvelukeskus)
Kaarina Ikonen, Stakes / Juha-Petri Sievänen, Stakes
Tuomas Kauranne, Stakes, Valtion koulukodit ja Valtion mielisairaalat
Marja-Leena Raitanen, VVV 
Eeva Tarkiainen-Rinne, KTL
Annika Kutilainen, STTV
Sisko Laulajainen, STUK
Marja-Liisa Hurme, LL

Valtiokonttorista kustannus-hyötyanalyysin laatimista ohjasivat Helena Kanervo ja Ritva Laiho. Taloushallinnon analyysityöskentelyyn osallistui lisäksi Janne Lamminmäki ja henkilöstöhallinnon osalta Pirjo Rautio.
3.2	Työskentelyn vaiheistus
Kustannus-hyötyanalyysin laadinta aloitettiin talous- ja henkilöstöhallinnon analyysiryhmien kokoontumisella 17.1.2007. Tällöin esiteltiin tarkasteltavat prosessit ja tutustuttiin alustavasti eri työvaiheisiin. Analyysiryhmille ja tiedonkerääjille järjestettiin yhteinen tilaisuus 24.1.2007. Tässä tilaisuudessa perehdyttiin tarkemmin tiedonkeruulomakkeisiin, jotka oli myös jo etukäteen toimitettu ryhmien jäsenille.

Helmikuu varattiin tiedonkeruulle. Kaikkien virastojen ja laitosten vastaukset saatiin määräaikaan mennessä. Tietojen yhdistäminen ja analysointi toteutettiin maaliskuussa, jolloin sekä talous- että henkilöstöhallinnon analyysiryhmillä oli kolme istuntoa. Molempien ryhmien työskentely eteni samalla tavalla:

Ensimmäinen kokoontuminen käytettiin kerätyn aineiston loogisuuden ja oikeellisuuden tarkistamiseen.  Sekä talous- että henkilöstöhallinnon aineiston osalta pyydettiin joihinkin tietoihin tarkistuksia. 

Analyysiryhmien toisessa kokouksessa tarkasteltiin tietokantaa, johon oli yhdistetty talous/henkilöstöhallinnon osalta eri virastojen vastaukset. Aineisto eritteli erikseen talous/henkilöstöhallintoyksikön ja substanssiyksikön työmäärät. Aineiston pohjalta pyrittiin arvioimaan kunkin prosessin osalta, kuinka suuri osuus kustakin prosessista voidaan siirtää palvelukeskukseen. Arviointi tehtiin yhteisen keskustelun ja muiden hallinnonalojen vastaavien suunnitelmien pohjalta.

Kolmansissa analyysiryhmien kokouksissa asetettiin kullekin talous- ja henkilöstöhallinnon prosessille tavoitearvo. Tavoite annettiin kussakin prosessissa tietyille tunnusluvuille, jotka sisältyvät kustannus-hyötytyövälineeseen. Tavoitearvoja annettaessa analyysiryhmällä oli käytettävissään joillakin muilla hallinnonaloilla asetettuja vastaavia tavoitearvoja. Oman hallinnonalan tavoitearvot asetettiin ottaen huomioon sekä muiden hallinnonalojen vastaavat tavoitearvot että oman hallinnonalan parhaat yksittäiset nykyarvot.   

Työskentelyn edetessä syntyi sekä talous- että henkilöstöhallinnon aineiston osalta seuraavat ”välitaulukot”:

a) nykyinen työmäärä prosesseittain (htv)
b) nykyinen työnjako prosesseittain (%)
c) työnjako palvelukeskusmallissa (%)
d) vanha työmäärä uudella työnjaolla (htv)
e) uusi työmäärä uudella työnjaolla. (htv)

Kohdissa a) - e) mainitut kustannus-hyötytyövälineen taulukot on esitetty taloushallinnon osalta liitteessä 1 ja henkilöstöhallinnon osalta liitteessä 2.

3.3	Taloushallinnon kustannus-hyötyanalyysi
Taloushallinnossa hallinnonalan nykyinen työmäärä 160,6 htv jakaantuu siten, että 71,1 htv (44 %) työmäärästä tehdään talousyksiköissä ja 89,5 htv (56 %) substanssiyksiköissä.  Eniten henkilötyövuosia sitovia prosesseja ovat ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra 41,5 htv (26 %) ja matkalaskut 34,9 htv (22 %). 

Tarkastelussa mukana olevat taloushallinnon prosessit voidaan jakaa pääosin kahteen eri ryhmään, ns. kirjanpidon prosesseihin ja taloushallinnon lisäarvoprosesseihin. Jälkimmäisiin lukeutuvat sisäinen laskenta,   suunnitteluprosessi sekä raportointi ja analysointi. Analyysiryhmän käsityksen mukaan näihin taloushallinnon lisäarvoprosesseihin tulisi pikemminkin panostaa virastoissa ja laitoksissa lisää kuin poistaa niiltä resursseja. Lisäksi nämä ovat toimintoja, joista arvioidaan voitavan siirtää vain pieni osuus palvelukeskukseen. Ns. kirjanpidon prosesseista sen sijaan on mahdollista siirtää keskimäärin huomattavasti suurempi osuus palvelukeskukseen. Näihin prosesseihin sitoutuu tällä hetkellä noin ¾ kaikista taloushallinnon voimavaroista;   henkilötyövuosista tehdään talousyksiköissä noin 45 % ja substanssiyksiköissä 55 %.

Analyysiryhmän arvioimana työnjako palvelukeskuksen ja asiakkaan välillä olisi taulukossa 1 esitetyn mukainen.

Taulukko 1. Taloushallinnon työnjako palvelukeskusmallissa

PROSESSI	PALVELU-KESKUS	ASIAKAS	YHTEENSÄ	
Ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra	75 %	25 %	100 %	
Matkalaskut	20 %	80 %	100 %	
Maksuliike (Lähtevä raha)	90 %	10 %	100 %	
Laskutus	10 %	90 %	100 %	
Myyntireskontra ja maksuliike (Saapuva raha)	80 %	20 %	100 %	
Kirjanpito ja tilinpäätökset	50 %	50 %	100 %	
Käyttöomaisuuskirjanpito	70 %	30 %	100 %	
Sisäinen laskenta	10 %	90 %	100 %	
Suunnitteluprosessi	0 %	100 %	100 %	
Raportointi ja analysointi	15 %	85 %	100 %	
Valtuuskirjanpito	0 %	100 %	100 %	

Ostolaskuprosessista arvioidaan voitavan siirtää palvelukeskukseen noin ¾. Matkalaskuprosessi käsittää myös matkasuunnitelmien ja matkalaskujen laadinnan, joita hoidetaan pääosin virastojen ja laitosten substanssiyksiköissä. Siten matkalaskujen osalta palvelukeskukseen siirrettävissä ovat lähinnä maksatukseen liittyvät  tehtävät ja mahdollisesti pääkäyttäjätoiminnot. Maksuliike (lähtevä raha) -prosessi tehostuu lähettämällä maksut yhdestä paikasta eli palvelukeskuksesta. Lisäksi prosessia voidaan tehostaa poistamalla käteiskassat ja käyttämällä maksuaikakortteja. Laskutuksen osalta katsotaan järkevämmäksi tehostaa virastojen ja laitosten omaa toimintaa muun muassa luopumalla manuaalisista ja viitteettömistä laskutuksista kuin siirtämällä prosessia palvelukeskukseen. Myyntireskontran hoito tehostuu, kun laskutus hoidetaan omin voimin keskitetysti ja palvelukeskus voi käsitellä saapuvat suoritukset viitteellisinä.  Kirjanpitoprosessin osalta arvioidaan voitavan siirtää palvelukeskukseen noin puolet. Käyttöomaisuusprosessissa toimintaa voidaan järkeistää vain nostamalla käyttöomaisuushyödykkeiden aktivointirajaa ja luopumalla arvoltaan pienten tavaroiden inventoinnista. Näin toimien voitaneen prosessista siirtää palvelukeskukseen vajaa ¾.

Kustannus-hyötytyövälineellä asetettiin seuraavaksi tavoitearvoja eri prosessien tunnusluvuille/mittareille. Prosesseittain mittarit ja niiden nyky- ja tavoitearvot on esitetty taulukossa 2.

Taulukko 2. Taloushallinnon prosessien mittarit ja niiden nyky- ja tavoitearvot

PROSESSI	MITTARI	NYKYARVO	TAVOITEARVO	
Ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra	ostolaskut/htv	2 526	6 000	
Matkalaskut	matkalaskut/htv	725	1 700	
Maksuliike (Lähtevä raha)	tapahtumat/htv	36 858	200 000	
Laskutus	asiakaslaskut/htv	7 550	10 000	
Myyntireskontra ja maksuliike 	tapahtumat/htv	12 127	23 000	
Kirjanpito ja tilinpäätökset	kustannukset/toimintameno (%)	0,003	0,002	
Käyttöomaisuuskirjanpito	tapahtumat/htv	14 582	50 000	
Sisäinen laskenta	kustannukset/toimintameno (%)	0,002	0,002	
Suunnitteluprosessi	kustannukset/toimintameno (%)	0,004	0,004	
Raportointi ja analysointi	kustannukset/toimintameno (%)	0,003	0,003	
Valtuuskirjanpito	kustannukset/toimintameno (%)	0	0	

Tavoitearvojen asettamisen jälkeen kustannus-hyötytyöväline laskee uuden työmäärän uudella työnjaolla palvelukeskuksen ja asiakkaan kesken (taulukko3) ja tehostumisen henkilötyövuosissa ja henkilöstökustannuksissa (taulukko 4).

Taulukko 3. Taloushallinnon uusi työmäärä (htv) uudella työnjaolla
 (asiakkaalla ei tapahdu tehostamista)		
					
PROSESSI	PALVELU-KESKUS	ASIAKAS	YHTEENSÄ		
Ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra	13,1	10,4	23,5		
Matkalaskut	3,0	27,9	30,9		
Maksuliike (Lähtevä raha)	0,6	0,4	1,0		
Laskutus	0,8	9,4	10,1		
Myyntireskontra ja maksuliike 	3,1	1,5	4,6		
Kirjanpito ja tilinpäätökset	5,2	7,9	13,1		
Käyttöomaisuuskirjanpito	0,9	1,4	2,3		
Sisäinen laskenta	1,2	10,9	12,1		
Suunnitteluprosessi	0,0	18,9	18,9		
Raportointi ja analysointi	1,7	9,6	11,3		
Valtuuskirjanpito	0,0	0,2	0,2		
YHTEENSÄ	29,7	98,3	128,0		

Taulukko 4.  Tehostuminen taloushallinnon henkilötyövuosissa ja henkilöstökustannuksissa

PROSESSI	Tehostuminen htv:ssa	Tehostuminen euroissa	htv %	euro %	
Ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra	18,0	616 487	43 %	43 %	
Matkalaskut	4,0	158 782	11 %	11 %	
Maksuliike (Lähtevä raha)	2,7	101 659	73 %	73 %	
Laskutus	0,3	9 397	2 %	2 %	
Myyntireskontra ja maksuliike 	2,8	98 933	38 %	38 %	
Kirjanpito ja tilinpäätökset	2,6	99 167	17 %	17 %	
Käyttöomaisuuskirjanpito	2,2	80 825	50 %	50 %	
Sisäinen laskenta	0,0	0	0 %	0 %	
Suunnitteluprosessi	0,0	0	0 %	0 %	
Raportointi ja analysointi	0,0	0	0 %	0 %	
Valtuuskirjanpito	0,0	0	0 %	0 %	
YHTEENSÄ	32,6	1 165 250	20 %	18 %	

	
Taulukossa 4 esitetty tehostuminen henkilötyövuosissa tarkoittaa prosessien kokonaistehostumista. Kustannus-hyötytyöväline laskee toiminnan tehostumisen vain palvelukeskukseen siirrettävien toimintojen osalta. Asiakkaan oman toiminnan tehostuminen ei tule näkyviin tehostumisprosenteissa. Erityisesti tämä tulee esiin laskutusprosessin kohdalla.  Laskutusta voidaan tehostaa – kuten jo aiemmin todettiin – asiakkaan omilla toimenpiteillä luopumalla manuaalisista ja viitteettömistä laskutuksista.

Kustannus-hyötytyövälineen mukaan taloushallinnon toiminnot tehostuvat 20 %, mikäli toiminnoista siirretään arvioidun mukaiset osuudet palvelukeskukseen ja mikäli asetetut tavoitearvot saavutetaan. Yli puolet tehostumispotentiaalista (32,6 htv) löytyy taulukossa 4 esitetyn mukaisesti ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra -prosessista (18,0 htv). Toiseksi suurin tehostumismahdollisuus on matkalaskut-prosessissa (4 htv).

3.4	Henkilöstöhallinnon kustannus-hyötyanalyysi
Henkilöstöhallinnossa hallinnonalan nykyinen työmäärä 100,5 htv jakaantuu siten, että 46,9 htv (47 %) työmäärästä tehdään henkilöstöhallinnossa ja 53,6 htv (53 %) substanssiyksiköissä. Eniten henkilötyövuosia sitova prosessi on henkilöstön poissaolot 20,7 htv ( 20,6 %).  Muita henkilötyövuosia sitovia prosesseja ovat henkilötietojen, palvelusuhdetietojen ja vakanssitietojen ylläpito 13,0 htv, palkanlaskenta 11,0 htv, työaikatietojen ylläpito10,9 htv ja rekrytointi 10,7 htv. 

Analyysiryhmän arvioimana työnjako palvelukeskuksen ja asiakkaan välillä olisi taulukossa 5 esitetyn mukainen.

Taulukko 5. Henkilöstöhallinnon työnjako palvelukeskusmallissa

PROSESSI	PALVELU-KESKUS	ASIAKAS	YHTEENSÄ	
Palkanlaskenta	90 %	10 %	100 %	
Palkkiolaskenta	60 %	40 %	100 %	
Työaikatietojen ylläpito	30 %	70 %	100 %	
Henkilötietojen, palvelusuhdetietojen
ja vakanssitietojen ylläpito	30 %	70 %	100 %	
Henkilöstön poissaolot	40 %	60 %	100 %	
Henkilöstön osaamisen kehittäminen	0 %	100 %	100 %	
Rekrytointi	5 %	95 %	100 %	
Perehdyttäminen	0 %	100 %	100 %	
Raportit ja tilastot	50 %	50 %	100 %	
Henkilöstösuunnittelu	0 %	100 %	100 %	
Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen	0 %	100 %	100 %	

Analyysiryhmän käsityksen mukaan henkilöstöhallinnon prosesseista palkanlaskenta on se prosessi, jonka tehtävistä voidaan siirtää suurin osa (90 %) palvelukeskukseen. Hallinnonalan laitoksista osa on jo nyt ulkoistanut palkanlaskentansa, joten palkanlaskentaan käytetään kuitenkin nykytilanteessa henkilötyövuosia vain11,0 htv (11 % henkilöstöhallinnon htv-määrästä). Palkkiolaskennassa on toimintoja, joista osa kuuluu tehdä jatkossakin substanssiyksiköissä. Näitä ovat esimerkiksi toimeksiantajan ja toimeksisaajan välisen sopimuksen teko ja palkkiolaskun tiliöinti, tarkastus ja hyväksyminen. Palkkiolaskentaprosessissa palvelukeskuksen osuus olisi siksi vain 60 %. Merkille pantavaa on, että yli 40 % kaikista hallinnonalan palkkiolaskuista kuuluu sosiaali- ja terveysministeriölle ja vastaavassa suhteessa on ministeriön prosessiin käyttämä htv-määrä koko hallinnonalan htv-määrään. Raportit ja tilastot ‑prosessista palvelukeskuksen osuus olisi 50 % ja henkilöstön poissaolot ‑prosessista, joka nykyisin sitoo viidenneksen henkilötyövuosista, palvelukeskukseen siirrettävä osuus olisi 40 %. Edellä mainitut prosessit  - palkanlaskenta, palkkiolaskenta, raportit ja tilastot sekä henkilöstön poissaolot -  vievät nykyisin 38 % henkilöstöhallinnon työvuosista. 

Analyysiryhmän mielestä sellaisia toimintoja ei kannata siirtää palvelukeskukseen, joissa tietoja jouduttaisiin tallentamaan kahteen kertaan, koska se ei ole toiminnan tehostamista. Näin esimerkiksi henkilötietojen, palvelusuhdetietojen ja vakanssitietojen ylläpito -prosessista palvelukeskukseen siirrettävissä oleva osuus olisi noin 30 %. Prosessiin sisältyy muun muassa nimittämiskirjojen laatiminen, jota ei haluttaisi siirtää palvelukeskukseen ennen kuin päästään yhden tallentamisen järjestelmään.

Niitä henkilöstöhallinnon prosesseja, joista analyysiryhmä katsoo voitavan siirtää vain vähän tai ei ollenkaan palvelukeskukseen ovat: rekrytointi (5 %) ja henkilöstön osaamisen kehittäminen, rekrytointi, perehdyttäminen, henkilöstösuunnittelu sekä palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen (kaikki 0 %). 

Kustannus-hyötytyövälineellä asetettiin seuraavaksi henkilöstöhallinnossakin tavoitearvoja eri prosessien tunnusluvuille/mittareille. Prosesseittain mittarit ja niiden nyky- ja tavoitearvot on esitetty taulukossa 6.

Taulukko 6. Henkilöstöhallinnon prosessien mittarit ja niiden nyky- ja 
tavoitearvot

PROSESSI	MITTARI	NYKYARVO	TAVOITEARVO	
Palkanlaskenta	palkkalaskelmat/htv	6 141	9 000	
Palkkiolaskenta	palkkiot/htv	2 314	3 500	
Työaikatietojen ylläpito	kustannukset/palkansaaja	109	95	
Henkilötietojen, palvelusuhdetietojen
ja vakanssitietojen ylläpito	kustannukset/palkansaaja	146	70	
Henkilöstön poissaolot	poissaoloilmoitusten lkm/htv	1 788	5 000	
Henkilöstön osaamisen kehittäminen	kustannukset/henkilöstön lkm	137	137	
Rekrytointi	kustannukset/tapahtuma	1 249	1 200	
Perehdyttäminen	kustannukset/tapahtuma	771	771	
Raportit ja tilastot	kustannukset/henkilöstön lkm	53	40	
Henkilöstösuunnittelu	kustannukset/henkilöstön lkm	71	100	
Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen	kustannukset/henkilöstön lkm	86	70	

Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalalla Stakesin tilivirastoon kuuluvat valtion mielisairaalat (2 kpl) ja koulukodit (6 kpl) poikkeavat toimintaympäristöltään muista hallinnonalan virastomaisesti toimivista yksiköistä. Henkilöstöhallinnossa sairaalat ja koulukodit sitovat muita enemmän henkilötyövuosia muun muassa palkanlaskentaan ja työaikatietojen ylläpitoon. Sairaaloiden ja koulukotien eri prosessien nykyarvot sisältyvät koko hallinnonalan nykyarvoon. Tämä vaikeutti jonkin verran tavoitearvojen asettamista eri prosesseille. 

Tavoitearvojen asettamisen jälkeen kustannus-hyötytyöväline laskee uuden työmäärän uudella työnjaolla palvelukeskuksen ja asiakkaan kesken (taulukko 7) ja tehostumisen henkilötyövuosissa ja henkilöstökustannuksissa (taulukko 8).

Taulukko 7. Henkilöstöhallinnon uusi työmäärä (htv) uudella työnjaolla
 (asiakkaalla ei tapahdu tehostamista)		
					
PROSESSI	PALVELU-KESKUS	ASIAKAS	YHTEENSÄ		
Palkanlaskenta	6,8	1,1	7,9		
Palkkiolaskenta	1,2	1,2	2,3		
Työaika	2,9	7,6	10,5		
Henkilötietojen, palvelusuhdetietojen
ja vakanssitietojen ylläpito	1,9	9,1	11,0		
Henkilöstön poissaolot	3,0	12,4	15,4		
Henkilöstön osaamisen kehittäminen	0,0	9,4	9,4		
Rekrytointi	0,5	10,2	10,7		
Perehdyttäminen	0,0	7,0	7,0		
Raportit ja tilastot	1,4	1,9	3,3		
Henkilöstösuunnittelu	0,0	5,6	5,6		
Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen	0,0	5,5	5,5		
YHTEENSÄ	17,6	71,0	88,5		

		
Taulukko 8.  Tehostuminen henkilöstöhallinnon henkilötyövuosissa ja
henkilöstökustannuksissa

PROSESSI	Tehostuminen htv:ssa	Tehostuminen euroissa	htv %	euro %	
Palkanlaskenta	3,1	112 941	29 %	29 %	
Palkkiolaskenta	0,6	23 819	20 %	20 %	
Työaikatietojen ylläpito	0,4	15 382	4 %	4 %	
Henkilötietojen, palvelusuhdetietojen ja vakanssitietojen ylläpito	2,0	73 165	15 %	15 %	
Henkilöstön poissaolot	5,3	207 677	26 %	26 %	
Henkilöstön osaamisen kehittäminen	0,0	0	0 %	0 %	
Rekrytointi	0,0	1 014	0 %	0 %	
Perehdyttäminen	0,0	0	0 %	0 %	
Raportit ja tilastot	0,5	18 303	12 %	12 %	
Henkilöstösuunnittelu	0,0	0	0 %	0 %	
Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen	0,0	0	0 %	0 %	
YHTEENSÄ	11,9	452 301	12 %	11 %	

	
Kustannus-hyötytyövälineen mukaan henkilöstöhallinnon toiminnot tehostuvat 12 % htv-määrässä ja 11 % euromääräisesti, mikäli toiminnoista siirretään arvioidun mukaiset osuudet palvelukeskukseen ja mikäli asetetut tavoitearvot saavutetaan. Tehostumisprosentti tarkoittaa tässäkin prosessien kokonaistyömäärää.

Henkilöstöhallinnon toiminnoissa eniten tehostumispotentiaalia vaikuttaa olevan seuraavissa prosesseissa: henkilöstön poissaolot (5,3 htv), palkanlaskenta (3,1 htv) ja henkilötietojen, palvelusuhdetietojen ja vakanssitietojen ylläpito (2,0). 

3.5	Kustannus-hyötyanalyysin arviointia
3.5.1	 Kerätyn nykytiedon arviointi
Analyysiryhmät arvioivat hallinnonalan virastoilta ja laitoksilta kerätyn tietoaineiston (kustannukset, työajankäyttö ja volyymitiedot) loogisuutta ennen tietojen koontia koko hallinnonalan tiedoiksi. Taloushallinnon tietoaineisto oli kenties keskenään vertailukelpoisempaa kuin henkilöstöhallinnon aineisto. Yhtenä selityksenä tälle lienee se, että taloushallinnossa ollaan tottuneempia prosessien numeraaliseen käsittelyyn. 

Sekä talous- että henkilöstöhallinnon vastauksissa oli kuitenkin selvää epäjohdonmukaisuutta välillisten kustannusten määrissä. Yhdessä vastauksessa arvioitiin esimerkiksi välilliset IT-kustannukset/htv alle euron suuruisiksi, kun toisilla  kustannus oli  4‑6 euroa, jollakin jopa 10 euroa/htv. Yleiskustannusten osuudessa oli samalla tavalla vaihtelevuutta. Välillisten kustannustietojen tarkistamiseen ei kuitenkaan ryhdytty, koska tiedettiin välillisten kustannusten määrän arvioimisen olevan vaikeaa ilman kehittynyttä kustannuslaskentaa. Pääsääntöisesti niissä virastoissa ja laitoksissa, joissa tiedettiin olevan tarkemmat laskentamallit, välilliset kustannukset on esitetty muita suurempina ja todennäköisesti enemmän realistisesti. Tietojen analysointivaiheessa oli jo selvää, että luotettavaa kokonaiskustannusten määrää ei jatkotyöskentelyllä saada selville. Henkilöstökustannukset on vastauksissa kuitenkin laskettu suhteellisen johdonmukaisesti.

3.5.2	Nykytilan kustannukset kustannuslajeittain
Kustannus-hyötyanalyysin mukaan talous- ja henkilöstöhallinnon kustannukset kustannuslajeittain (1 000 euroa) olivat koko hallinnonalalla vuonna 2006 seuraavat:

	Talous-hallinto (160,6 htv)	Henkilöstö-hallinto (100,5 htv)	
Henkilöstökustannukset	

	6 304	4 149	
Välittömät IT-kustannukset	521	232	
Välilliset IT-kustannukset	546	336	
Yleiskustannukset	

	2 397	1 357	
Yksityisiltä palveluntarjoajilta ostettujen palvelujen 
kustannukset (ei IT)	

	43	262	
Muilta virastoilta ostettujen palveluiden kustannukset	121	52	
Edelleen veloitukset	0	13	
YHTEENSÄ	9 932	6 401	

3.5.3	Johtopäätökset ja jatkotyöskentely
Kustannus-hyötyanalyysissä saatiin kerättyä koko hallinnonalalta tiedot vuodelta 2006 sekä talous- että henkilöstöhallinnosta, niiden kustannuksista, työajan käytöstä sekä volyymitiedoista. Vaikka tiedot ovatkin edellä esitetyin rajauksin jonkin verran kustannusten osalta puutteellisia ja perustuvat työajan esittämisen osalta pääosin jälkikäteisarviointiin, kerätty tietoaineisto antaa hyvän pohjan jatkotyöskentelylle. Kerätyt tiedot antavat prosesseittain tietoa niiden vaatimista henkilötyövuosista ja myös siitä, miten tällä hetkellä työajan käyttö eri prosesseissa jakaantuu talous/henkilöstöyksikön ja substanssiyksiköiden kesken.

Kustannus-hyötyanalyysityövälineellä on mahdollista myös vertailla nykytilan ja tavoitetilan kustannuksia halutulla aikajänteellä ottaen huomioon investointien vuotuiset kustannukset sekä toiminnan tehostumisesta saatavat hyödyt.  Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan kustannus-hyötyanalyysissä edettiin vain siihen vaiheeseen, että tunnistettiin potentiaaliset toimintojen tehostumismahdollisuudet. Vielä ei ole mahdollisuuksia laskea palvelukeskusratkaisusta saatavia kustannus-hyötyjä, koska vaihtoehtoiskustannukset, mm. palvelukeskuksen hinnat, eivät ole selvillä.

Taloushallinnon osalta kustannus-hyötyanalyysissä päädyttiin henkilötyövuosimäärän osalta 20 %:n tehostumispotentiaaliin. Henkilöstöhallinnon osalta vastaava tehostumisprosentti on 12 %.  Muihin hallinnonalan tavoitteisiin verrattuna lukuja pidettiin maltillisina. Tavoitteita ei ollut mahdollista simuloida kovin monilla eri vaihtoehdoilla. Analyysiryhmät eivät myöskään ehtineet miettiä perusteellisesti sitä, mitä tavoitteet merkitsevät käytännössä. 

Jos tehostumistavoitteita tarkastellaan vain hallinnonalan omasta näkökulmasta, tavoitteet tuntuvat kovilta, jopa hieman epärealistisilta. Kun nykyisin taloushallinnon toimintoihin sitoutuu hallinnonalalla yhteensä 160,6 htv, uudella työnjaolla asiakaspäässä htv-määrä olisi 98,3 htv. Tavoitelaskelman mukaisen tehokkuuden saavuttaminen edellyttäisi siis asiakaspäässä tehtävän taloushallinnon työmäärän vähentämistä 62,3 htv:llä (39 %). Henkilöstöhallintoon sitoutuva htv-määrä on nyt 100,5 htv ja uudella työnjaolla asiakaspäässä 71,0 htv. Henkilöstöhallinnon henkilötyövuosimäärän tulisi siis pienentyä 29,5 htv:llä (29 %). Tavoitteiden saavuttamiseksi toimintaa on tehostettava sekä talous- että substanssiyksiköissä.

Jatkotyöskentelyssä kunkin viraston ja laitoksen tulisi nyt arvioida omien prosessiensa tehostamismahdollisuuksia samalla kun ne valmistautuvat palvelukeskuksen kanssa tehtäviin toimeksiantosopimusneuvotteluihin. Tehostumisprosessi asiakaspäässä ei tarkoita vain talous- ja henkilöstöyksiköistä tapahtuvia henkilöstövähennyksiä, vaan tarkasteluun on otettava myös substanssiyksiköissä tehtävä työ ja sen tehostaminen. Lisäksi on huomioitava, että henkilötyövuodet eivät suoraan korreloi henkilöstömäärän kanssa. Henkilöitä, jotka osallistuvat talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin on htv-määrää enemmän. Toisaalta talous- ja henkilöstöhallintoyksiköissä hoidetaan myös tehtäviä, jotka eivät sisältyneet kustannus-hyötyanalyysin tarkoittamiin prosesseihin.
4	
Liitteet

Virhe. Linkki ei kelpaa.

Virhe. Linkki ei kelpaa.