PROJEKTISUUNNITELMA 

Asiakkuuden valmisteluprojekti
Taloushallinnon palvelut

Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonala

Sisällysluettelo

1	Projektin tausta
2	Projektin tavoitteet
3	Projektin rajaukset
4	Projektin aikataulutus ja lopputulokset
4.1	Vaiheistus ja aikataulu
4.1.1	Vaihe I - Hallinnonalan yhteiset valmistelutehtävät
4.1.2	Vaihe II - Tilivirasto 557 Stakes
4.1.3	Vaihe III - Tilivirasto 550 Sosiaali- ja terveysministeriö
4.1.4	Vaihe IV - vuonna 2009 alkavat asiakkuudet
4.2	Asiakaskohtaiset tilivirastojen valmistelutehtävät
5	Projektiorganisaatio ja ohjausmenettely
5.1	Projektiorganisaatio
5.1.1	Ohjausryhmä
5.1.2	Taloushallinnon projektiryhmä
5.2	Ohjaus- ja hyväksymismenettelyt
6	Projektin TYÖMÄÄRÄ JA KUSTANNUKSET
7	Projektin hallintaMENETTELYT
7.1	Työmenetelmät
7.2	Viestintä
7.3	Muutoshallinta
7.4	Riskienhallinta
8	Projektin päättäminen ja jatkotoimenpiteet
8.1	Projektin päättäminen ja jatkotoimenpiteet
9	Liitteet

Dokumentin muutoshistoria

Versio	Päivämäärä	Muutoksen kuvaus 	Laatija 	
1.0	26.6.2007	Luonnos	Ikonen Irmeli	
1.1	28.8.2007	
Päivitys 
27.8 STM talousprojektin kokouksessa käsitellyt asiat	Ikonen Irmeli	

1.2	
16.9.2007	Päivitys
13.9. STM talousprojektin kokouksessa käsitellyt asiat	Ikonen Irmeli	
1.3	26.9.2007	Päivitys
Marketta Kangasojan kommentit 21.9
24.9 STM talousprojektin kokouksessa käsitellyt asiat	Ikonen Irmeli	
1.4	12.10.2007	Päivitys
Marketta Kangasojan kommentit 4.10
Birgitt Karhusaari-Pusan kommentit 3.10	Ikonen Irmeli	
1.5	16.10.2007	Päivitys
Projektiryhmän kokous	Ikonen Irmeli	
1.6	22.10.2007	Ohjausryhmän kokous 
Hyväksyminen		

1	
Projektin tausta 

Valtioneuvoston kehyspäätöksen mukaisesti eri ministeriöiden oli ohjattava hallinnonalansa virastot tekemään päätös talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen tuottamisesta palvelukeskusmallilla viimeistään vuonna 2009 (VM 5/214/2006, 23.3.2006).

Sosiaali- ja terveysministeriö päätti 25.9.2006, että hallinnonalan palvelukeskuksena tulee toimimaan Sisäasiainhallinnon palvelukeskus.

Yllä mainitun päätöksen mukaisesti Sosiaali- ja terveysministeriö ja Sisäasiainhallinnon palvelukeskus ovat sopineet 15.12.2006 talous- ja henkilöstöpalveluiden tuottamisesta palvelukeskusmallilla. Pääsopimuksen (Dnro 2/061/06) ehtojen mukaisesti hallinnon alaan kuuluvat virastot, laitokset sekä erikseen määritellyt yksiköt liittyvät erillisillä toimeksiantosopimuksilla palvelukeskuksen asiakkaiksi talous- ja henkilöstöpalvelujen osalta. 

Pääsopimus sisältää siirtymäsuunnitelman, jossa määriteltiin virastoittain ja laitoksittain tavoiteaikataulut palvelukeskusasiakkuuden alkamiseksi. Siirtymäsuunnitelman aikatauluja on tarkennettu syksyn 2007 aikana. Palvelukeskusasiakkuuden alkamisen päivitetty aikataulu tilivirastoittain osalta on:

Virasto/Laitos

2007	
2008	
2009	
	Talous	Henkilöstö	Talous	Henkilöstö	Talous	Henkilöstö	

550 Sosiaali- ja 
terveysministeriö

•	Työttömyysturvan muutoksenhaku ltk
•	Sosiaaliturvan muutoksenhaku ltk
•	Terveydenhuollon oikeusturvakeskus
•	Työsuojelun piirihallinto

		

1.6.2008	

1.6.2008			

557 Stakes

•	Valtion koulukodit
•	Valtion mielisairaalat	
1.6.2007

1.4.2008
	
1.1.2008

	

1.1.2009	

558 Lääkelaitos					
1.1.2009	
1.1.2009	

560 Sosiaali- ja terveydenhuollon tuotevalvontakeskus					
1.1.2009
	
1.1.2009	

554 Kansanterveyslaitos					
1.4.2009	
1.4.2009	

555 Säteilyturvakeskus					
1.8.2009	
1.8.2009	

 
2	Projektin tavoitteet 

	Taloushallintoprojektin tavoitteena on koordinoida ja valmistella sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan tilivirastojen taloushallinnon palvelutuotannon käynnistäminen palvelukeskuksessa.

	Projektin tehtävänä on laatia koko hallinnonalalle mahdollisimman yhtenäinen taloushallinnon palvelukuvaus (toimeksiantosopimuksen liite 1 a) sekä palvelukuvaukseen liittyvät yhtenäiset taloushallintoprosessien prosessikortit ja työohjeet seuraavien prosessien osalta:

•	Menojen käsittely 
•	Ostoreskontran hoito
•	Matkahallinta
•	Laskutus, myyntireskontra ja saatavien valvonta sekä perintä
•	Maksuliike, maksatus ja tiliotteet sekä maksuliiketilien hallinta
•	Kirjanpito ja tilinpäätös
•	Käyttöomaisuuskirjanpito
•	Pääkäyttäjätoiminnot
o	Rondo  
o	Personec Travel matkahallintaohjelmisto 
o	Maksuliikeohjelmisto
o	Kirjanpitojärjestelmä
o	Käyttöomaisuus

Projekti vahvistaa palvelukeskuksessa tarvittavaa osaamista asiakkaaksi siirtyvän tiliviraston toimialasta, organisaatiosta ja muista asiakkuuteen kuuluvista erityispiirteistä tilivirastoittain asiakaskohtaisten koulutuksien ja laadittavien asiakirjojen sekä ohjeiden avulla   

Projekti tukee osaltaan valtionhallinnolle asetettuja tuottavuushyötytavoitteita keskittämällä taloushallinnon toimintoja palvelukeskukseen.

Palvelukeskusasiakkuus käynnistetään pääsääntöisesti tilivirastojen nykyjärjestelmin, sitoutuen kuitenkin jatkossa valtionhallinnon yhtenäisiin ja yhteisiin prosessi- ja tietojärjestelmäratkaisuihin

Tilivirastojen tietojärjestelmien käyttöön liittyvät tietoliikennemääritykset ja tarvittavat työasema-asennukset palvelukeskuksessa koordinoidaan hallinnonalan tietojärjestelmäverkoston (tietojärjestelmäprojektin) kanssa. 

Kukin tilivirasto valmistelee palvelukeskuksen kanssa talouspalveluiden osalta seuraavat palvelusopimusliitteet:

•	palvelukuvaus (toimeksiantosopimuksen liite 1a)
•	vastuunjakotaulukko (toimeksiantosopimuksen liite 3a)
•	hinnoittelu ja hinnoitteluperusteet (toimeksiantosopimuksen liite 2)
•	tietojärjestelmävastuut (toimeksiantosopimuksen liite 2b) 

Tilivirastoittain palvelukeskus ja asiakastilivirasto määrittelevät ja sopivat palvelujen käynnistymiseen liittyvät valmistelutehtävät. Projektin tavoitteena on, että tilivirastojen palvelukeskusasiakkuus käynnistyy suunnitellun aikataulun mukaisesti palvelusopimusliitteissä sovittujen palveluiden osalta. 

3	Projektin rajaukset
Asiakkuuden valmisteluprojekti ei sisällä asiakasviraston uusien tietojärjestelmien käyttöönottoprojekteja. Pääsääntöisesti palvelukeskusasiakkuuden edellytyksenä on, että valtionhallintoa varten jo tässä vaiheessa keskitetysti hankitut taloushallinnon tietojärjestelmät on otettu käyttöön tai niiden käyttöönotto kuuluu asiakasviraston suunnitelmiin (Rondo ja Travel). 

Palvelukeskuksen toimialaan ei kuulu talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien käyttöpalvelujen tuottaminen tai käyttöpalvelujen kilpailuttaminen.
          
4	Projektin aikataulutus ja lopputulokset 
4.1	Vaiheistus ja aikataulu

Projektin päävaiheistus noudattaa tilivirastojen palvelukeskusasiakkuudelle suunniteltuja alkamisajankohtia. 

Taloushallinnon asiakkuuksien valmisteluprojekti jakaantuu tilivirastoittain erillisiksi vaiheiksi, joissa valmistellaan kunkin tiliviraston palvelukeskusasiakkuuden määrittely-, suunnittelu- ja valmistelutehtävät sekä toimeksiantosopimuksen palvelusopimusliitteet.

Projektin vaiheet:

•	Vaihe I Taloushallintoprojektin perustaminen, projektisuunnitelma sekä hallinnonalan yhteiset palvelukeskusasiakkuuden valmistelutehtävät 

•	Vaihe II Tilivirasto 557 STAKES palvelujen laajentaminen

•	Vaihe III Tilivirasto 550 STM asiakkuuden käynnistäminen

•	Vaihe IV Projektisuunnitelman päivitys ja tilivirastojen 554 KTL, 555 STUK, 558 LL, 560 STTV palvelukeskusasiakkuuden käynnistäminen 

4.1.1	Vaihe I - Hallinnonalan yhteiset valmistelutehtävät

Vaiheessa I käynnistetään projekti ja nimetään projektiorganisaatio.

o	Projektiryhmän puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan nimeäminen
o	Palken projektipäällikön ja varahenkilön nimeäminen 
o	Projektiryhmän jäsenten ja varahenkilöiden nimeäminen tilivirastoittain
o	Projektiryhmän jäsenten ja varahenkilöiden nimeäminen palvelukeskuksessa

Palvelukeskus ja hallinnonalan tilivirastot käyvät läpi palvelukeskuksen ylläpitämät prosessikortit ja työohjeet palveluittain. Vaiheen aikana tilivirastot vertaavat nykytilan prosesseja ja toimintamalleja palvelukeskusasiakkuuden vaatimiin prosesseihin ja toimintamalleihin sekä ennakoivat tarvittavat muutokset ja muut valmistelutehtävät kuten tietojärjestelmiin liittyvät toiminnallisuudet.

	Vaiheen lopputulokset:

•	Laaditaan talouspalvelujen osalta asiakkuuden valmisteluprojektin projektisuunnitelma ja projektin päävaiheiden aikataulusuunnitelma
•	Asiakasvirastot kartoittavat alustavasti palvelukeskuksen ja tilivirastojen välisen tehtävä- ja vastuujaon palveluittain.  
•	Valmistellaan Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan yhteiset prosessikortit ja työohjeet 
•	Tilivirastojen palvelukeskusasiakkuuden siirtymäaikataulumuutosten toteaminen ja huomiointi

	Aikataulu:

•	10/2007 projektisuunnitelma ja projektin aikataulusuunnitelma sekä tilivirastojen siirtymäsuunnitelman vahvistaminen
•	10/2007 - 12/2007 prosessikorttien ja työohjeiden valmistelu
•	12/2007 prosessikorttien ja työohjeiden katselmointi (palke/asiakasvirastot)
•	02/2008 prosessikorttien ja työohjeiden päivitys 
4.1.2	Vaihe II - Tilivirasto 557 Stakes 

Vaiheen II aikana jatketaan tiliviraston 557 Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskus (STAKES) palvelukeskusasiakkuuden valmistelutehtäviä seuraavien tilivirastoon kuuluvien virastojen ja laitosten osalta:

•	Valtion koulukodit, palvelutuotanto alkaa 1.4.2008
•	Valtion mielisairaalat, palvelutuotanto alkaa 1.4.2008

Samalla käynnistetään Stakes tiliviraston kirjanpito ja tilinpäätöspalvelujen palvelukeskusasiakkuuden valmistelutehtävät, joiden tuotanto käynnistyy 1.4.2008 palvelukeskuksessa.

Vaiheen lopputulos:

•	Tiliviraston toimeksiantosopimuksen liitteiden 1a, 2 ja 3a päivitys talouspalvelujen osalta sekä liitteen 2b tietojärjestelmävastuut laatiminen 
•	Palvelutuotannon käynnistyminen 1.4.2008

Aikataulu:

•	09/2007 - 10/2007 palvelutuotannon määrittely- ja suunnitteluvaihe
•	11-12/2007 Prosessikorttien ja työohjeiden katselmointi
•	
•	01/2008 - 03/2008 palvelutuotannon valmistelu-, koulutus- ja käynnistämisen hyväksyminen
•	03/2008 Sopimusliitteiden valmistuminen ja hinnoitteluarvio
•	04/2008 palvelutuotannon käynnistäminen 
•	08/2008 -10/2008 mahdollisesti välitilinpäätösharjoitus 
•	08/2008 - 09/2008 seurantavaihe, muutoshallinta sekä vaiheen päättäminen ja jatkotoimenpiteistä sopiminen

4.1.3	Vaihe III - Tilivirasto 550 Sosiaali- ja terveysministeriö

Vaiheessa toteutetaan tiliviraston 550 Sosiaali- ja terveysministeriön palvelukeskusasiakkuuden määrittely- ja suunnittelutehtävät, palvelusopimusneuvottelut sekä palvelutuotannon käynnistämiseen liittyvät valmistelutehtävät.

Vaiheen lopputulos

•	Prosessikorttien ja työohjeiden päivitys tiliviraston erityispiirteillä
•	Tiliviraston toimeksiantosopimuksen liitteiden 1a, 2, 2b ja 3a päivitys talouspalvelujen osalta
•	Palvelutuotannon käynnistyminen 1.6.2008

Aikataulu:

•	11/2007 Määrittely- ja suunnitteluvaihe
•	12/2007 Prosessikorttien ja työohjeiden päivitys tiliviraston erityispiirteillä
•	02/2008 Palvelusopimusliitteiden valmistuminen ja hinnoitteluarvio
•	03 - 05/2008 Tuotannon valmistelu- ja koulutusvaihe
•	05/2008 Palvelutuotannon käynnistämisen hyväksyminen 
•	06/2008 Palvelutuotannon käynnistäminen 
•	06 - 09/2008 Seuranta- ja muutoshallinta
•	09/2008 Vaiheen päättäminen ja jatkotoimenpiteiden suunnittelu vuodelle 2009

4.1.4	Vaihe IV - vuonna 2009 alkavat asiakkuudet

Vaihe IV käynnistetään projektisuunnitelman päivittämisellä kaudella 05/2008 palvelukeskuksen asiakkaana vuonna 2009 aloittavien tilivirastojen osalta. Päivittämisen yhteydessä projektisuunnitelman vaiherakennetta tarkennetaan vaiheen IV osalta ja tilivirastoittain suunnitellaan palvelukeskusasiakkuuteen liittyvien valmistelutehtävien aikataulu, resurssisuunnittelu sekä muut valmistelutehtävät.

Tilivirastojen asiakaskohtaiset määrittely- ja suunnittelutehtävät, palvelusopimusneuvottelut sekä palvelutuotannon käynnistämiseen liittyvät valmistelutehtävät käynnistetään tämän jälkeen tilivirastoittain päivitetyn projektisuunnitelman mukaisesti.

Vaiheessa IV valmistellaan seuraavien tilivirastojen palvelukeskusasiakkuuteen liittyvät valmistelutehtävät:

•	560 Sosiaali- ja terveydenhuollon tuotevalvontakeskus, tuotanto 1.1.2009 
•	558 Lääkelaitos, tuotanto 1.1.2009
•	554 Kansanterveyslaitos, tuotanto 1.4.2009
•	555 Säteilyturvakeskus, tuotanto 1.8.2009 (siirtymäaikataulu tarkennetaan uudestaan, kun Valtiokonttorin yhteinen taloushallinnon tietojärjestelmähankinta on päätetty)

4.2	 Asiakaskohtaiset tilivirastojen valmistelutehtävät
	
1.	Määrittely- ja suunnittelu

o	Asiakasviraston nykytilan kuvaus käytettävistä tietojärjestelmistä, tietojärjestelmäsopimuksista sekä tietojärjestelmien liittymärajapinnat
o	Tiliviraston prosessien nykytilan toteaminen
o	Prosessikorttien ja työohjeiden päivitys tiliviraston erityispiirteillä
o	Toimeksiantosopimuksen sopimusliitteiden 1a, 2, 2b ja 3a valmistelu
o	Hinnoitteluun liittyvien tietojen keruu ja valmistelu 
o	Käytettävien tietojärjestelmien ja tietoliikenneyhteyksien määrittely ja suunnittelu
o	Palvelutuotannon resurssisuunnitelma (palke)
o	Koulutussuunnitelman laadinta

2.	Palvelutuotannon valmistelu- ja koulutus

o	Käytettävien tietojärjestelmien asennus- ja testaus palvelukeskuksessa 
o	Palvelukeskuksen henkilöstön koulutuksien järjestäminen (tiliviraston palvelujen ja asiakaskohtaisten piirteiden koulutus sekä tarvittavat tietojärjestelmäkoulutukset)
o	Palvelutuotannon yhteyshenkilöiden nimeäminen asiakasvirastossa ja palkessa sekä tiliviraston työohjeiden ja muiden palvelutuotantoa tukevien dokumenttien laadinta ja kokoaminen

3.	Palvelutuotannon käynnistämisen hyväksyminen

o	Sopimusliitteiden hyväksyminen ja allekirjoitus
o	Prosessikorttien ja työohjeiden hyväksyminen 
o	Koulutusvaiheen hyväksyminen
o	Tietojärjestelmien testauksien hyväksyminen
o	Muutoshallinnan käynnistäminen ja muutosten hyväksymismenettelyt

4.	Palvelutuotannon käynnistyminen 

5.	Seuranta ja muutoshallinta

o	Seurantapalaverit  
o	Muutoshallinnan seuranta ja käsittely

6.	Projektin päättäminen ja jatkotoimenpiteet

5	Projektiorganisaatio ja ohjausmenettely
5.1	Projektiorganisaatio
5.1.1	Ohjausryhmä
	
	Projektin ohjausryhmänä toimii Sosiaali- ja terveysministeriön palvelukeskustyöryhmä.

5.1.2	Taloushallinnon projektiryhmä

		Marketta Kangasoja 	puheenjohtaja, tilivirasto 550,
				tiliviraston 550 asiakkaan projektipäällikkö 
		Liisa Paajes		varajäsen, tilivirasto 550
	Eija Kariluoma		jäsen, tilivirasto 550 STM, PIPA
	Minna Pennanen		varajäsen, tilivirasto 550 STM, PIPA
	Pathan Anneli		jäsen, tilivirasto 550 STM, TEO
	Romo Silja		jäsen, tilivirasto 550 STM, TTLK
	Malinen Sirpa		jäsen, tilivirasto 550 STM, SOMLA	

	Hannu Nummela		jäsen, tilivirasto 554 KTL
	Ulla-Maija Sillanpää	varajäsen, tilivirasto 554 KTL

	Raisa Salminen		jäsen, tilivirasto 555 STUK
	Kerttu Lahti		varajäsen, tilivirasto 555 STUK

	Satu Seikkula		jäsen, tilivirasto 557 STAKES
	Kaija Sanez		varajäsen, tilivirasto 557 STAKES
	
	Marja-Liisa Hurme	jäsen, tilivirasto 558 LL
	Merja Vasander-Rikkinen	varajäsen, tilivirasto 558 LL

	Piritta Oinonen		jäsen, tilivirasto 560, STTV
	Seija Liimatainen		varajäsen, tiliviraston 560, STTV
	
	Irmeli Ikonen		palvelukeskuksen projektipäällikkö, sihteeri
	Birgitt Karhusaari-Pusa	jäsen, palvelukeskuksen talouspalvelupäällikkö
	 
Projektiryhmän työtä tukemaan kutsutaan asiantuntijoita niin asiakasvirastoista kuin myös palvelukeskuksesta sekä tarvittaessa tietojärjestelmätoimittajien ja tietojärjestelmien käyttöpalvelutoimittajien puolelta. 
	
5.2	Ohjaus- ja hyväksymismenettelyt

Projektin ohjausryhmän tehtävänä on käynnistää projekti, seurata projektien edistymistä, sopia projektin kustannusten käsittelyperiaatteista sekä hyväksyä projektisuunnitelma ja päättää projekti.

Taloushallinnon projektiryhmä kokoontuu vaiheen I aikana säännöllisesti. Vaiheiden II-IV aikana projektiryhmä kokoontuu tarvittaessa erillisen kokouskutsun mukaan. Projektiryhmän koollekutsujana toimii projektiryhmän puheenjohtaja.

Vaiheisiin II - IV nimetään tilivirastoittain asiakkaan projektipäällikkö, joka vastaa vaiheen etenemisestä asiakkaan projektiorganisaatiossa, toimii vaiheen asiakaskohtaisten projektikokousten puheenjohtajana sekä tiedottaa vaiheen yhteydessä esiintyvistä merkittävimmistä poikkeamista taloushallinnon projektiryhmälle ja ohjausryhmälle. 

Palvelukeskuksen projektipäällikkö vastaa projektisuunnitelman laadinnasta sekä vastaa projektin vaiheiden toteuttamisesta yhdessä asiakastiliviraston projektipäällikön kanssa ja koordinoi vaiheiden tulokset palvelukeskuksessa. Palvelukeskuksen projektipäällikkö vastaa taloushallinnon projektin sekä tilivirastokohtaisten työryhmien kokousasiakirjoista ja toimii kokousten sihteerinä. 

Projektin vaiheisiin II-IV nimetään palvelukeskusasiakkuutta valmistelevat tilivirastokohtaiset projektityöryhmät kunkin tiliviraston osalta sekä palvelukeskuksen asiantuntijoista. Tilivirastotasoisten projektityöryhmien työtä tukemaan kutsutaan tarvittaessa tietojärjestelmätoimittajien asiantuntijoita.

6	Projektin TYÖMÄÄRÄ JA KUSTANNUKSET

Palvelukeskuksen taloushallinnon asiakkuuden valmisteluprojektin kokonaistyömääräarvio on 174 htpv.

Palvelukeskuksen asiakkuuden valmisteluprojektille vuonna 2007 kohdistettavien kustannusten jaosta sovitaan ohjausryhmän kokouksessa. 

Vuonna 2008 palvelukeskus siirtyy maksulliseen toimintaan ja tilivirastoille kohdistetaan kunkin tiliviraston asiakkuuden valmistelutehtäviin liittyvät kustannukset. Veloitettavat kustannukset laskutetaan toimeksiantosopimuksen hinnoitteluliitteeseen kirjattujen laskutus- ja maksuehtojen mukaisesti.

Tilivirastot vastaavat itse taloushallinnon tietojärjestelmien ylläpitokustannuksista sekä kolmansilta osapuolilta (esim. järjestelmätoimittaja) tilattavien muutostöiden tilaamisesta ja niistä aiheutuvista kustannuksista.

7	Projektin hallintaMENETTELYT
7.1	Työmenetelmät

Projektin työtä ohjataan ja seurataan hyväksytyn projektisuunnitelman sekä liitteen 1 aikataulun mukaisesti.

Vaiheille II-IV valmistellaan tilivirastokohtaisesti erillinen tehtäväluettelo ja tarkennettu aikataulu, jonka avulla vaiheen etenemistä ohjataan.

Kunkin asiakkuuden valmisteluvaiheen yhteydessä prosessikortit ja työohjeet päivitetään tilivirastoittain vaiheessa I tuotettuihin aineistoihin sekä tarvittaessa työohjeissa viitataan erillisiin tilivirastokohtaisiin ohjeisiin ja muuhun aineistoon.

Taloushallinnon projektiryhmä ja vaiheiden tilivirastokohtaiset työryhmät ennakoivat tarvittavat kokousajankohdat ensimmäisessä kokouksessa sekä sopivat tarkemmat kokouskäytännöt ja työskentelymenetelmät.

Palvelukeskuksen projektipäällikkö vastaa taloushallintoprojektiryhmän kokousaineiston ja esityslistan toimittamisesta taloushallintoprojektin puheenjohtajalle sekä vaiheiden II-IV kokousaineistojen toimittamisesta asiakkaan projektipäällikölle.

Taloushallintoprojektin puheenjohtaja vastaa kokouskutsujen toimittamisesta edelleen projektiryhmän jäsenille.

7.2	Viestintä

Taloushallintoprojektin puheenjohtaja sekä asiakastilivirastojen ja palken projektipäälliköt tiedottavat projektin etenemisestä projektin ohjausryhmälle ja projektiryhmän jäsenille. 
 Palvelukeskuksen projektipäällikkö vastaa sisäisestä viestinnästä palvelukeskuksessa.

7.3	Muutoshallinta
Tilivirastokohtaisten asiakkuuden valmisteluvaiheiden yhteydessä kirjatut muutospyynnöt ja avoimet asiat kootaan erilliseen tilivirastokohtaiseen asiakirjaan, josta vastaa palvelukeskuksen projektipäällikkö. Muutospyynnöt käsitellään ja mahdolliset toimenpiteet sovitaan tilivirastoittain pidettävissä työryhmäkokouksissa.
7.4	Riskienhallinta
Projektiryhmä kartoittaa projektikokousten yhteydessä mahdolliset esille tulevat riskit sekä niihin liittyvät varautumistoimenpiteet.
Riskikartoituksella ehkäistään, ennakoidaan ja arvioidaan mahdollisia ongelmatilanteita sekä suunnitellaan tilanteiden hallintaan käytettäviä menettelytapoja.

Projektiryhmän riskikartoitus:

Riski	
Varautuminen	

Henkilöresurssiriskit
(asiakasvirasto ja palke)
•	Projektin aiheuttama lisätyömäärä
•	Mahdolliset poissaolot, virkavapaudet, lomakuukaudet
	
Varahenkilöjärjestely asiakasvirastossa ja palkessa. Varahenkilöiden on seurattava asiakkuuden valmisteluprosessia aktiivisesti.

Työjärjestelyt ja töiden priorisointi mikäli lisäresursseja ei ole saatavilla	

Tietojärjestelmien yhteensopivuus suunnitellun palvelutuotannon kanssa sekä näihin liittyvät aikatauluhaasteet (liian kireä aikataulu). Tarvittavat liittymämuutokset ja lisäominaisuuksien käyttöönotto.
	
Vaiheistetaan riittävällä aikataululla.

	

Kustannusten nousu (ylimenokauden ajan)	Varaudutaan ylimääräisiin kustannuksiin budjetissa

Liian lyhyt perehdyttämisaika palvelukeskuksessa ja asiakasvirastossa
	
Koulutussuunnitelman realistinen laadinta
ja varataan riittävästi koulutuspäiviä
	
Tilivirastossa tarvittavan taloushallinnon henkilöstömäärän virheellinen arvio 
	Tilivirasto varautuu riittävään resurssointiin ylimenokauden ajaksi	
Tilivirastossa resurssien kohdentaminen ja mielekkäiden työtehtävien järjestäminen henkilöille, joiden tehtävät siirtyvät palvelukeskukseen 	Avoin, aktiivinen ja ennakoiva ote tiliviraston henkilöresurssien järjestelyissä	

Työrauhan ja positiivisen mielenrauhan menettäminen
	
Tiedottamisen ja yhteistyön tiivistäminen palken ja tiliviraston välillä 

Muutosvalmennus 

Suunnitelma henkilöstön uudelleen sijoittamisesta	

8	Projektin päättäminen ja jatkotoimenpiteet
8.1	Projektin päättäminen ja jatkotoimenpiteet

Palvelukeskuksen projektipäällikkö laatii yhdessä projektiryhmän kanssa projektin loppuraportin ohjausryhmäkäsittelyä varten.
	
	Ohjausryhmä päättää projektin sekä sopii tarvittaessa mahdollisista jatkotoimista. 

9	Liitteet

	Liite 1 Aikataulu