PROJEKTISUUNNITELMA  ja ASETTAMISPÄÄTÖS
Muutosesitys projektin jatkamisesta  30.06.2007 asti
	
Katso lomakkeen täyttöohjeet  

1
Yleistiedot	Projektin nimi ja lyhenne 
Työhallinnon tietämyskeskus (sisäinen verkkopalvelu)	Diaarinumero
2610/021/2004TM	
	Asettaja
Työministeriö	Projektinumero
213017	Kustannuspaikka
213020	Alkamis- ja päättymispvm.
01.10.2004 – 31.12.2006	

Tausta 	Projektin lähtökohdat, tarve, perusteet,  liittymä strategiaan ja muut rajaukset ja liittymät

Työministeriö asetti työhallinnon sisäisen verkkopalvelun (intranet) uudistamisen käynnistämistä varten Työhallinnon tietämyskeskusta koskevan esiselvitysprojektin, jonka tehtävänä oli selvittää sisäisen verkkopalvelun kehittämistarpeita ja niiden toteuttamis-mahdollisuuksia sekä arvioida kustannuksia (Työhallinnon tietämyskeskusta koskeva esiselvitys –muistio, 31.3.2004).

Työhallinnon käytössä olevien sisäisten sähköisten kanavien kenttää leimaa tällä hetkellä hajanaisuus. Päällekkäisiä kanavia on käytössä useita ja niiden roolit ovat selkiytymättömiä. Käytössä on mm. useita intranet-palveluita (työvoimatoimistojen omia sisäisiä verkkopalveluita, TE-keskusten yhteinen TEPPO –intranet sekä yksittäisten TE-keskusten omat intranetit). Työhallinnon nykyinen yhteinen sisäinen verkkopalvelu (intra.mol.fi) on oletusarvoisesti vain työministeriön ja niiden työvoimatoimistojen käytössä, joilla ei ole omaa alueellista intranetiä. Intra.mol.fi-palvelu on syntynyt ja laajentunut yksittäisten tarpeiden kautta ja sen sivustokokonaisuutta ei ole suunniteltu perusteellisesti eikä sitä kehitetä systemaattisesti.

Tietämyskeskus –esiselvityksen tehnyt projektiryhmä esitti muistiossaan, että syksyllä 2004 perustettaisiin toteuttamisprojekti, joka jatkaa sisäisen verkkopalvelun sisällön määrittelytyötä (vaatimusmäärittely) sekä järjestää määrittelytyön pohjalta avoimen tarjouskilpailun, jonka avulla hankitaan riittävä tekninen infrastruktuuri ja palvelukokonaisuus tietämyskeskuksen käytännön toteuttamiseksi vuoden 2006 aikana. Edelleen projektiryhmä esitti, että määrittely-työssä käytetään apuna ulkopuolista konsulttia sekä workshop-työtapaa ja alatyöryhmiin jaettua projektiorganisaatiota. Esiselvitys ja sen ehdotukset käsiteltiin työministeriön johtoryhmässä ja hyväksyttiin siellä.

Työhallinnon yhteinen sisäinen verkkopalvelu tukee työhallinnon strategioita sekä tulosjohtamista
-	tehostamalla arkisia toimintaprosesseja,
-	lisäämällä taloudellisuutta ja tuottavuutta,
-	parantamalla työhallinnon sisäistä tiedonkulkua sekä tiedonhallintaa,
-	kehittämällä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä yhteisöllisyyttä ja
-	tukemalla oppimista. 

(Osa-alueet on esitelty tarkemmin esiselvityksessä).

Tarkennukset yleistietoihin	
	
Projektin lyhennenimeksi valittu nimi TYTTI kesällä 2005 pidetyn nimikilpailun tuloksena.

Projektin päättymispäivä muutettu 30.06.2007 valitun järjestelmätoimittajan, Mermit Business Applications Oy, kanssa tehdyn toimitussopimuksen ja –aikataululuonnoksen pohjalta.

Tavoite
	Projektin lopputulos/tulokset

Työhallinnon tietämyskeskuksen visiona ja päämääränä on toimia työhallinnon virkailijoiden virtuaalisena työpöytänä. Tietämyskeskuksen käyttäjä saa yhdestä, koko työhallinnon yhteisestä sisäisestä verkkopalvelusta omassa työssään tarvitsemansa keskeisen tiedon ja sähköiset työvälineet. Verkkopalvelu on myös työhallinnon vuorovaikutuskanava ja osa johto- ja ohjausjärjestelmää.

Työhallinnon tietämyskeskus kattaa koko työhallinnon, myös TE-keskusten työvoimaosastot liittyvät palveluun tarpeellisilta osin. Tietämyskeskus toimii sisäisenä pääkanavana. Muiden työhallinnon järjestelmien (asiankäsittelyjärjestelmä, verkko-oppimisympäristö, ulkoinen verkkopalvelu, toimistotiimi) kytkemistä osaksi sisäistä verkkopalvelua selvitetään ja kytkettäviin järjestelmiin rakennetaan tarpeelliset liittymät, jotta niitä voidaan käyttää osana sisäistä verkkopalvelua tai sen kautta. Tällä tavoin yhdistettynä nämä järjestelmät antavat lisäarvoa toisilleen ja muodostavat tiedon kulkua tehostavan kokonaisjärjestelmän, ajankohtaistiedon kanavan, jota seuraamalla henkilöstöllä on mahdollisuus pysyä ajan tasalla työn sisältö-, henkilöstö- ja hallintoasioista sekä työhallinnon valtakunnallisella että yksikkötasolla.

Tietämyskeskukseen rakennetaan eri käyttäjille ja käyttäjäryhmille räätälöityjä näkymiä. Näkymät voivat esimerkiksi vaihdella aina yhteisestä valtakunnallisesta näkymästä yksikön tai työroolin mukaan järjestettyihin näkymiin. Räätälöitävyys myös edesauttaa sisäisen verkkopalvelun hyödyntämistä työkaluna jokapäiväisten työtehtävien suorittamisessa.

Projektin yhteisten kokonaistavoitteiden lisäksi jokaisella projektin yksittäisellä vaiheella on lisäksi oma, muita vaiheita ja kokonaisuutta tukeva osatavoitteensa:

-	Määrittelyvaiheen tavoitteena on laatia sellainen sisällöllinen ja tekninen vaatimusmäärittely, jossa on kuvattu yksityiskohtaisesti sisäiseltä verkkopalvelulta vaadittavat keskeiset toiminnot, prosessit sekä osa-alueet. Vaatimusmäärittely toimii tarjouspyynnön keskeisenä liitteenä ja sen avulla saatuja tarjouksia voidaan verrata tehokkaammin keskenään.
-	Tarjouskilpailuvaiheen tavoite on valita saaduista tarjouksista parhaiten vaatimusmäärittelyä vastaava ja siten soveltuvin tarjous tietämyskeskuksen toteuttamisen lähtökohdaksi.
-	Toteutusvaiheen keskeinen tavoite on laatia yhteistyössä valitun järjestelmätoimittajan kanssa sisäiselle verkkopalvelulle sellainen toiminnallinen, rakenteellinen ja sisällöllinen runko, joka vastaa aiemmin asetettuja vaatimuksia.
-	Käyttöönottovaiheen tavoitteena on sellainen sisäinen verkkopalvelu, joka toteuttaa mahdollisimman täydellisesti vaatimusmäärittelyssä esitetyt tavoitteet sekä työhallinnon tietämyskeskuksen vision.

Tarkennukset tavoitteisiin	
	Projektin lopputulos/tulokset

Työhallinnon tietämyskeskus (TYTTI) toteutetaan vaiheittain siten, että asetettuun visioon pyritään asteittain järjestelmää kehittämällä. Asteittain kehittämisessä erityisen tärkeää on seurata yleisen järjestelmäinfrastruktuurin kehittymistä työhallinnossa ja ottaa kehittämistyössä huomioon yleisen järjestelmäinfrastruktuurin asettamat haasteet ja mahdollisuudet TYTTI -järjestelmälle ja sen sidosjärjestelmille (kuten esimerkiksi ASKI ja johdon tietojärjestelmä ’Johdon ikkuna’).

TYTIN ensimmäinen täysversio toteutetaan keväällä 2007 ja otetaan käyttöön asteittain kevään ja kesän 2007 aikana. Ensimmäisessä täysversiossa järjestelmän perusrakenne ja toiminnallisuus toteutetaan määrittelyjen ja suunnitelmien edellyttämällä tavalla ja tehdään ne tietojärjestelmäintegraatiot, jotka ovat mahdollista toteuttaa aikataulu ja kustannukset huomioonotettaessa.

2
Projekti-
ryhmä	Projektipäällikkö

Kimmo Kuusela, TM/HP/julkaisutiimi

Projektin jäsenet ja muut projektiin osallistuvat henkilöt

Projektiryhmä (8 jäsentä):
Helinä Tuominen, TM/PO
Irmeli Tuomarla, TM/HP
Kaisu Malinen, sisältöprojektisihteeri, TM/PO/viestintätiimi
Kimmo Mäkinen, TM/HP/tietotekniikkapalvelut
Marjo Jokela, projektisihteeri, TM/HP
Pirkko Oilinki-Nenonen, Pohjois-Pohjanmaan TE-keskus, Kenttä -asiantuntijaryhmän edustaja
Asiantuntija, TM/TO
Ulkopuolinen konsultti (tarvittaessa kokouksissa määrittelyvaiheen aikana)

- projektiryhmä kutsuu tarvitessa kokouksiinsa työhallinnosta tarvitsemiaan asiantuntijoita

Tekniikka-asiantuntijaryhmän jäsenet:
Heikki Haukirauma, TM/HP/tietotekniikkapalvelut
Kimmo Mäkinen, TM/HP/tietotekniikkapalvelut

- ryhmä kutsuu tarvitessa kokouksiinsa työhallinnosta tarvitsemiaan asiantuntijoita

Kenttä-asiantuntijaryhmän jäsenet:
Pirkko Oilinki-Nenonen, Pohjois-Pohjanmaan TE-keskus/työvoimaosasto (varajäsen Pekka Aarni)
Raija Pennanen, Savonlinnan työvoimatoimisto
Reima Kaipainen, Työlinja

- ryhmä kutsuu tarvitessa kokouksiinsa työhallinnosta tarvitsemiaan asiantuntijoita

Sisältö ja rakenne –asiantuntijaryhmän jäsenet:
Arja Salmi, TM/HP/julkaisutiimi
Jaakko Okkeri, TM/TO/työvoiman kehittäminen ja ohjaus (varajäsen Kirsi-Marja Putkonen)
Jarmo Palm, TM/PO/strategia ja työvoimapolitiikka
Kaisu Malinen, TM/PO/viestintätiimi
Liisa Ampio, TM/TO/työnvälitys ja työvoiman rekrytointi (varajäsen Mika Lindgren)
Mia Jacobsson, TM/HP/hallinto- ja talouspalvelut
Petri Syvänen, TM/HP/informaatiopalvelut (tilastot)
Päivikki Koskimies, TM/HP/informaatiopalvelut (AKJ)
Toni Lehtonen, TM/PO/viestintätiimi
jäsen, TM/HP/henkilöstön kehittäminen ja kansainväliset tukipalvelut

- ryhmä kutsuu tarvitessa kokouksiinsa työhallinnosta tarvitsemiaan asiantuntijoita

Muutokset projektiryhmän kokoonpanoon 01.06.2006 alkaen	
	Projektipäällikkö

Kimmo Kuusela, TM/HP/julkaisutiimi

Projektin jäsenet ja muut projektiin osallistuvat henkilöt

Marjo Jokela, TM/HP, projektisihteeri
Kaisu Aho, TM/HP/julkaisutiimi, sisältöprojektisihteeri

Arja Salmi, TM/HP/julkaisutiimi
Birgit Kuisma, Työlinja
Eija Reeves, Helsingin työvoimatoimisto
Heikki Haukirauma, TM/HP/tietotekniikkapalvelut –tiimi
Irmeli Tuomarla, TM/HP/julkaisutiimi
Jaakko Okkeri, TM/TO/työvoiman kehittäminen ja ohjaustiimi
Jarmo Palm, TM/PO/strategia ja työvoimapolitiikkatiimi
Kimmo Mäkinen, TM/HP/tietotekniikkapalvelut –tiimi
Liisa Ampio, TM/TO/työnvälitys ja työvoiman rekrytointitiimi
Mia Jacobsson, TM/HP/hallinto- ja talouspalvelut tiimi
Petri Syvänen, TM/HP/informaatiopalvelut (tilastot)
Päivikki Koskimies, TM/HP/informaatiopalvelut (ASKI asiankäsittelyjärjestelmä)
Tiina Kairistola, TM/PO/viestintätiimi
Tiina Polo, Pohjois-Pohjanmaan TE-keskus, työvoimaosasto
Vuokko Keränen, TM/HP/henkilöstön kehittäminen ja kansainväliset tukipalvelut tiimi

- ryhmä kutsuu tarvitessa kokouksiinsa työhallinnosta tarvitsemiaan asiantuntijoita
	
	Lisätietoja

Projektin jäsenistön muutokset on hyväksytty erillisellä 29.05.2006 päivätyllä päätöksellä.	

3
Toteutus-
suunnitelma	Toteutusvaihe

1. Projektin organisointi

2. Vaatimusmäärittely

3. Työhallinnon tietämyskeskus –tarjouspyyntö

4. Tarjouskilpailu

5. Tarjousten vertailu

6. Toimittajan valinta

7. Määrittelyvaihe toimittajan toimitusprojektissa

8. Käytettävyystestaus

9. Toteutus määrittelyn pohjalta

10. Käyttöönoton valmistelu

11. Testausvaihe

12. Testauksessa havaittujen puutteiden korjaaminen

13. Sisällön syöttö (aloittaminen)

14. Projektin päättäminen

	Tulos

Alustava projektimalli

Työhallinnon sisäisen verkkopalvelun sisällöllinen ja tekninen vaatimusmäärittely

Valmis tarjouspyyntö

Tarjoukset

Tarjousten vertailuasiakirjat

Hankintapäätös

Toimitusprojektin vaatimusmäärittely ja projektisuunnitelma, käyttöliittymäprototyypit

Käytettävyysarviointi

Järjestelmän asennus, sivupohjat

-

Hyväksymistestaussuunnitelma

Valmis järjestelmä ja sivupohjat

Sisäisen verkkopalvelun perussisältö

Projektimuistio	Takaraja (pvm.)

30.11.2004

30.04.2005

20.06.2005

08/2005

10/2005

10/2005

tarkennetaan projektin edetessä

tarkennetaan 

tarkennetaan 

tarkennetaan 

tarkennetaan 

tarkennetaan 

tarkennetaan

tarkennetaan	Henkilö/tiimi

projektipäällikkö/ projekti

JUT/TP/projekti/  konsultti

JUT/TP/projekti

JUT/projekti

JUT/TP/projekti

JUT/TP/projekti

JUT/TP/projekti/ järjestelmätoimit- taja

Ulkop. testaaja/ järj.toimittaja

JUT/TP/projekti/ järj.toimittaja

JUT/TP/projekti/ järj.toimittaja

JUT/TP/projekti/ järj.toimittaja

JUT/TP/järj. toimittaja

VT/päivittäjät

projektipäällikkö/ projekti/JUT	Htkk (á 21 pv)

ulkop. konsultti:
10 pv
Jokela 2 htkk
Malinen 4  htkk
Mäkinen 2 htkk
Haukirauma 20 pv
Salmi 15 pv
Tuomarla 15 pv

Nimeämättömät, yhteensä:

Politiikkaosasto 2 htkk
Toimeenpano-osasto 2 htkk
Hallintopalvelu-yksikkö 2 htkk
Kenttä 2 htkk
	
	Liitteenä    työnositus  X aikataulu
Lisätietoja:
Projekti jakaantuu neljään vaiheeseen: määrittely-, tarjouskilpailu-, toteutus- sekä käyttöönottovaiheeseen. Kunkin vaiheen tarkka toteuttamissuunnitelma voidaan esittää edellisen vaiheen päättyessä.	Htkk yhteensä

17	

Muutokset toteutussuunnitelmaan 09/2006-06/2007 (toteutus- ja käyttöönottovaihe Mermit Business Applications Oy:n kanssa)	
	Toteutusvaihe

1. Suunnittelu ja määrittely

2. Järjestelmän toteutus

3. Käyttöönotto	Tulos

Määrittelydokumentaatiot, joiden perusteella voidaan toteuttaa tietojärjestelmä sekä suunnitella testaus.

Järjestelmän varsinainen ohjelmointi- ja asennustyö, tietojärjestelmäintegraatioiden toteutus ja testaus.

Järjestelmän asennus tuotantoympäristöön, järjestelmän testaus ja ylläpitäjien, päivittäjien sekä käyttäjien koulutus	Takaraja (pvm.)

12/2006

05/2007

06/2007
(jonka jälkeen työtä jatketaan virkatyönä, joka resurssoitava erikseen)	Henkilö/tiimi

JUT/TP/projekti
Mermit

JUT/TP/projekti
Mermit

JUT/TP/projekti
Mermit	Htkk (á 21 pv)

Mermit: 26 htp
TM: 10 htp

tarkennetaan

tarkennetaan

arvio:
JUT: 5 httk
VT:   3 htkk
TP:   2 httk
Kenttä: 2 htkk

4
Kustannus-arvio 	Erittely; esim. matkat, koulutus, ostettavat palvelut, julkaisut, koulutuksen järjestämiskulut jne.

Määrittelyvaihe: lokakuu 2004 – kesäkuu 2005

- projektin vetäjän palkkakustannukset, A22 pl (+1 ikälisä)*,  9 htkk

- ulkopuolinen konsultti (2005)**

- Intranet – tavoitteista toteutukseen –koulutus, Infor (2004)
-	projektipäällikölle ja sisältöprojektisihteerille (á 1600 €)
-	1. jakso: 11.-12.10. ja 2. jakso: 10.11.-11.11.

- muut kustannukset yhteensä (2004-2005)
-	jäsenten kokousmatkat, kokousjärjestelyt
-	asiantuntijoiden kuulemiset, tutustumismatkat

Tarjouskilpailuvaihe: kesäkuu 2005 – lokakuu 2005

- projektin vetäjän palkkakustannukset, A22 pl, 5 htkk

- muut kustannukset yhteensä (2005)
-	jäsenten kokousmatkat, kokousjärjestelyt

Toteutusvaihe: marraskuu 2005 – heinäkuu 2006

- projektin vetäjän palkkakustannukset, A22 pl, 9 htkk

- sisällönhallintajärjestelmän hankinta (2005)
-	järjestelmän lisenssit
-	oheiskomponenttien (tietokanta, hakukone) lisenssit
-	järjestelmän toiminnallisuuksien räätälöintityö

- käytettävyystutkimus (2006)
-	käytettävyyssuunnitelma
-	asiantuntija-arviot
-	käytettävyystestaus

- muut kustannukset yhteensä (2006)
-	toimittajan projektityö (käyttöliittymä- ja visuaalinen suunnittelu, muu määrittelytyö
-	jäsenten kokousmatkat, kokousjärjestelyt

Käyttöönottovaihe: elokuu 2006 – joulukuu 2006

- projektin vetäjän palkkakustannukset, A22 pl, 5 htkk

- muut kustannukset yhteensä (2006)
-	koulutus ja käyttöönotto
-	jäsenten kokousmatkat, kokousjärjestelyt

*  palkkamenot kuukaudessa 3084 €  (summassa huomioitu sotu yms. työnantajamaksut)
** suluissa vuosi, johon kulut etupäässä kohdistuvat ko. kustannuskohdassa.	€

27 756 €

20 000 €

  3 200 €

2 000 €

15 420 €

1 000 €

27 756 €

170 000 €

15 000 €

50 000 €

15 420 €

5 000 €	
	Kokonaiskustannukset (htkk á 3448 €)
      €	Kustannukset yhteensä
352 552 €  
(josta projektin vetäjän palkkakulut 86 352 €, 
muut kustannukset 266 200 €)
Vuoden 2004 osuus:   13 452 €
Vuoden 2005 osuus: 229 008 €
Vuoden 2006 osuus: 107 008 €	

Muutokset ja tarkennukset kustannusarvioon 10/2006 – 06/2007 osalta	
	Tilanne 10/2006

Projektin kokonaiskulut 19.10.2006 mennessä yhteensä

Projektille varatusta määrärahasta jäljellä (19.10.2006 tilanne)

Erittely projektin arvioiduista kustannuksista ajalla 10/2006-06/2007

- projektin vetäjän palkkakustannukset 11/2006-06/2007 (8 htkk)
-	Tehtäväpalkka T08 + henkilökohtainen palkanosa, noin 3200 € / htkk

- TYTIN tietojärjestelmäkokonaisuuden toteuttaminen / Mermit 
-	suunnittelu ja määrittely, toteutus ja käyttöönotto
-	10/2006 - 06/2007
-	173 htp (arvio)

- TYTIN käyttöliittymä- ja graafinen suunnittelu / Mermit
-	40-50 htp

- käytettävyystutkimus (2007)
-	käytettävyyssuunnitelma
-	asiantuntija-arviot
-	käytettävyystestaus

- TYTIN lanseeraaminen ja työhallinnon henkilöstön koulutus (2007)
-	ylläpitäjä-, päivittäjä- ja käyttäjäkoulutus
-	opetusmateriaali
-	lanseerauskampanja ja sen vaatimat toimenpiteet, materiaali tms.

- muut kustannukset yhteensä (2007)
-	jäsenten kokousmatkat, kokousjärjestelyt	

63 919,35 €

288 633,00 €

25 800,00 €

170 000,00 €

25 000,00 €

10 000,00 €

30 000,00 €

20 000,00 €	
	
Arvioidut kokonaiskustannukset ajalla 10/2006-06/2007 yhteensä

-	josta vuoden 2007 osuus arviolta noin	
280 800,00 €

230 000,00 €	

5
Ohjaus-
suunnitelma
	Projektitiedote  liitteenä
Tiedotussuunnitelma (laaditaan tarvittaessa)  liitteenä
	
	Raportointi

Liite: Työhallinnon tietämyskeskus –projektin päätöksenteko- ja raportointijärjestelmä –kaavio	

Päiväys ja
allekirjoitus	Päiväys

31.08.2004	Projektisuunnitelman laatijan allekirjoitus

Projektipäällikkö Kimmo Kuusela	
Muutosten päiväys ja allekirjoitus	Päiväys

25.10.2006	Projektisuunnitelman laatijan allekirjoitus

Projektipäällikkö Kimmo Kuusela	
			
Esittelijä täyttää

PROJEKTIN
ASETTAMIS-
PÄÄTÖS

	Projektin asettaja (ministeri, kansliapäällikkö, ylijohtaja, johtaja, tulosyksikön päällikkö) 
Hallintopalveluyksikön päällikkö, hallitusneuvos Matti Ilonen
on tänään tekemällään päätöksellä asettanut em. projektisuunnitelman mukaisen projektin
ja nimennyt projektin valvojaksi/ohjausryhmän jäseniksi
Työministeriön johtoryhmä
Projektille on myönnetty määrärahaa yhteensä  352 552   €  vuosille 2004-2006

Päiväys 21.10.2004

Asettaja Hallintopalveluyksikön päällikkö, hallitusneuvos Matti Ilonen

Esittelijä Julkaisutiimin vetäjä, julkaisupäällikkö Irmeli Tuomarla
	
PROJEKTIN
MUUTOS-
PÄÄTÖS	Projektin asettaja (ministeri, kansliapäällikkö, ylijohtaja, johtaja, tulosyksikön päällikkö) 
Hallintopalveluyksikön päällikkö, hallitusneuvos Matti Ilonen
on tänään tekemällään päätöksellä myöntänyt projektille jatkoajan 30.06.2007 asti.

Päiväys 10.11.2006

Asettaja Yksikön päällikkö,  hallitusneuvos   Matti Ilonen

Esittelijä Tiedottaja                                        Suoma Salonen	
TIEDOKSI: 	kirjaamo
projektiryhmän jäsenet ja muut projektiin osallistuvat
	Heino/HT, Rantoma/HT, Lumenko/TAS
Keränen/HK (sähk. muodossa)
      
 TM/projektilomake 1